Pajak Gaji Usaha Kecil:Cara Menghitung dan Cara Memotong

Sangat menyenangkan bahwa bisnis kecil Anda membuat orang bekerja, tetapi mengelola proses yang membayar upah mereka adalah tantangan finansial utama. Tetap, mengelola penggajian—dan khususnya pajak penggajian—adalah penting dan perlu. Penanganan pajak gaji yang salah dapat menyebabkan Anda kehilangan karyawan atau bahkan menghadapi masalah hukum, jadi sangat penting untuk memahami kewajiban Anda, praktik terbaik untuk meminimalkan biaya dan ke mana harus mencari bantuan dan wawasan.

Apa itu Pajak Penggajian Bisnis?

Pajak gaji pokok termasuk pajak penghasilan, Undang-Undang Kontribusi Asuransi federal, lebih dikenal sebagai FICA, dan Undang-Undang Pajak Pengangguran Federal, atau FUT. Semua karyawan tetap harus mengisi Formulir Layanan Pendapatan Internal AS (IRS) W-4, memberi tahu majikan berapa banyak pajak gaji yang harus dipotong dari gaji mereka berdasarkan status pengarsipan dan tanggungan.

Karyawan harus memiliki kesempatan untuk memperbarui W-4 mereka setiap tahun untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai ditahan.

• Pajak penghasilan federal pemotongan ditentukan menggunakan informasi yang telah dibagikan karyawan pada Formulir W-4 dan tabel pemotongan dalam Formulir IRS 15, Panduan Pajak Majikan.
• pendapatan negara, pajak lokal dan lainnya , sebagaimana berlaku, ditentukan oleh Formulir negara bagian W-4 atau oleh formulir federal. Perhatikan bahwa tidak semua negara bagian memiliki pajak penghasilan.
• FICA mencakup iuran Jaminan Sosial dan Medicare.
• FUTA mengumpulkan dana yang kemudian dialokasikan ke negara bagian dan dibayarkan kepada pekerja pengangguran yang memenuhi syarat.
• Pajak asuransi disabilitas harus dibayar oleh majikan di California, Hawai, Jersey baru, New York, Pulau Rhode dan Puerto Riko.

Ingatlah bahwa IRS menggunakan istilah "pajak kerja" daripada istilah yang lebih umum "pajak gaji".

Berapa Tarif Pajak Gaji untuk tahun 2020?

FICA adalah tanggung jawab bersama; tarif pajak saat ini untuk jaminan sosial adalah 6,2% untuk majikan dan 6,2% untuk karyawan, atau total 12,4% hingga $137, 700 penghasilan karyawan. Jumlah yang dibayarkan ke rekening Jaminan Sosial karyawan selama karir kerja mereka menentukan manfaat Jaminan Sosial yang mereka terima sebagai pensiunan—atau manfaat yang diterima keluarga jika penerima meninggal dunia.

Medicare didanai oleh pembayaran 1,45% dari pemberi kerja dan pemotongan 1,45% dari karyawan, atau 2,9% dari total pendapatan. Jika karyawan memperoleh lebih dari jumlah ambang berdasarkan status pengarsipan, mereka harus membayar tambahan 0,9% persen.

FUTA dibayar sendiri oleh pemberi kerja; pajak ini tidak dapat dipotong dari gaji karyawan. Tarif pajak FUTA 2020 sebesar 6% diterapkan pada $7 pertama, 000 karyawan mendapatkan. Bisnis menggunakan Formulir IRS 940 untuk melaporkan pembayaran pajak FUTA dan, jika mereka membayar pajak pengangguran negara secara penuh dan tepat waktu, mungkin memenuhi syarat untuk kredit pajak federal hingga 5,4%.

Gagal melakukan pembayaran pajak federal tepat waktu membuka perusahaan Anda terhadap denda dan hukuman yang serius, jadi sangat penting untuk memenuhi kewajiban Anda dengan menghitung secara akurat jumlah pajak gaji yang harus Anda bayar dan membayarnya dengan tenggat waktu IRS.

Apa Kewajiban Pajak Penggajian Anda sebagai Usaha Kecil?

Pajak gaji federal adalah “bayar sesuai pemakaian, ” yang berarti pajak harus dibayar sebagai penghasilan yang diterima sepanjang tahun. Karyawan memiliki status, pajak lokal dan federal dipotong dari cek mereka setiap periode pembayaran.

Sebagai pemilik bisnis, Anda harus menyimpan catatan pajak pekerjaan setidaknya selama empat tahun dan menyediakannya untuk IRS berdasarkan permintaan. Catatan Anda harus mencakup item di bawah ini.

Daftar Periksa Dokumen Pajak Ketenagakerjaan IRS

Daftar Periksa Dokumen Pajak Ketenagakerjaan IRS EIN Anda Nama, alamat, SSN dan pekerjaan karyawan dan penerima pembayaran Jumlah dan tanggal semua upah, pembayaran anuitas dan pensiun Setiap salinan formulir W-2 dan W-2c karyawan yang dikembalikan kepada Anda sebagai tidak terkirim Jumlah tip yang dilaporkan kepada Anda oleh karyawan Anda yang menerima tip Tanggal kerja untuk setiap karyawan Catatan tunjangan tambahan dan penggantian biaya yang diberikan kepada karyawan Anda, termasuk catatan/tanda terima T&E Periode di mana karyawan dan penerima dibayar saat tidak hadir karena sakit atau cedera dan jumlah dan tingkat pembayaran mingguan yang Anda atau pembayar pihak ketiga lakukan kepada mereka Nilai pasar yang adil dari upah dalam bentuk barang, seperti barang atau jasa sebagai pengganti uang tunai Salinan pengembalian diajukan dan nomor konfirmasi. Salinan sertifikat pemotongan pajak penghasilan karyawan dan penerima (Formulir W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S, dan W-4V) Tanggal dan jumlah setoran pajak yang Anda buat dan nomor pengakuan untuk setoran yang dilakukan oleh EFTPS Catatan tip yang dialokasikan, itu adalah, tips tambahan yang Anda bayarkan kepada karyawan

Apa itu Pekerja Kena Pajak?

Khas, pekerja kena pajak adalah karyawan yang diarahkan dan dikendalikan oleh perusahaan Anda dalam pelaksanaan pekerjaannya. Karyawan di semua negara bagian dikenakan pajak gaji, dan pemberi kerja harus memotong semua pajak yang berlaku dari cek gaji karyawan dan mengirimkan bagian pemberi kerja dan karyawan secara teratur.

Warga negara A.S. yang dipekerjakan di wilayah atau wilayah A.S. umumnya dikenai pajak gaji, kecuali untuk beberapa penyedia layanan yang dikecualikan.

Karyawan kontrak membayar pajak mereka sendiri berdasarkan pendapatan yang Anda laporkan di Formulir IRS 1099.

Apa itu Upah Kena Pajak?

Upah kena pajak termasuk kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan dan terdiri dari gaji, tip, bonus, pembayaran dalam bentuk barang, komisi penjualan dan hadiah. Pengusaha menggunakan Formulir IRS W-2 untuk melaporkan jumlah ini kepada karyawan dan Formulir IRS W-3 untuk melaporkan Formulir W-2 ke Administrasi Jaminan Sosial.

Bagi mereka yang mungkin telah mem-PHK karyawan, ingat bahwa pembayaran pesangon dianggap sebagai upah dan tunduk pada pajak Jaminan Sosial dan Medicare, pemotongan pajak penghasilan dan FUTA.

Bagaimana jika Saya Tidak Dapat Membayar Pajak Gaji Saya atau Saya Terlambat Membayarnya?

IRS mengharapkan semua pajak gaji disetorkan pada tanggal tertentu setiap tahun, baik bulanan atau dua mingguan, dan memberikan hukuman jika pemberi kerja melewatkan tenggat waktu tersebut—hingga 10% jika pembayaran terlambat lebih dari 16 hari.

Salah satu hukuman terberat dalam undang-undang perpajakan disebut sebagai "hukuman 100 persen". Jika Anda bertanggung jawab untuk mengirimkan pajak federal perusahaan—yang telah dipotong dari gaji karyawan—dan gagal melakukannya, Anda dapat dianggap bertanggung jawab secara pribadi untuk 100 persen dari jumlah yang belum dibayar. Jika Anda merasa kekurangan dana, ada cara yang lebih baik untuk mengatasi masalah arus kas daripada dengan mempersingkat Paman Sam.

Bisakah Bisnis Kecil Melakukan Penggajian Sendiri?

Perusahaan besar biasanya memiliki staf khusus untuk menangani penggajian. Perusahaan kecil dan menengah umumnya tidak mampu membelinya. Jadi bagaimana mereka mengelola?

Beberapa beralih ke perangkat lunak penggajian online dan layanan penggajian untuk menangani seluruh proses, termasuk menghitung upah dan pajak dan membayar karyawan dengan setoran langsung atau cek. Layanan ini biasanya mengenakan biaya bulanan.

Untuk usaha kecil yang memutuskan untuk menangani penggajian sendiri daripada menggunakan layanan, seseorang perlu "memiliki" proses penggajian, karena membutuhkan cukup banyak pekerjaan dan keahlian untuk mengatur dan mengelola. Dalam banyak kasus, tugas ini akan jatuh ke pemegang buku, baik internal maupun kontrak.

Bagaimanapun Anda memilih untuk melanjutkan, pastikan pakar keuangan atau penyedia layanan internal Anda tetap mengetahui tentang perubahan undang-undang.

4 Langkah Dalam Proses Penggajian

Proses penggajian mencakup beberapa langkah, yang harus didokumentasikan dan diulang setiap periode pembayaran:

1. Catat gaji. Tidak ada jam yang dikumpulkan untuk menjalankan penggajian setiap minggu untuk karyawan yang digaji, jadi catat gaji, menentukan frekuensi pembayaran dan mengumpulkan jam.
2. Kumpulkan dokumentasi jam kerja. Itu bisa dari kartu waktu, spreadsheet manual atau perangkat lunak pelacakan waktu.
3. Hitung pendapatan dan pengurangan. Pemotongan didasarkan pada bagaimana karyawan mengisi formulir W-4 federal dan negara bagian mereka. (Lihat “Cara Menghitung Pemotongan, ” di bawah.) Asisten Pemotongan Pajak Penghasilan IRS menghitung pengurangan pajak penghasilan federal setiap periode pembayaran dan berguna jika Anda tidak menggunakan sistem penggajian otomatis.
4. Bayar karyawan Anda. Metode pembayaran karyawan termasuk uang tunai, pemeriksaan kertas, setoran langsung atau kartu pembayaran. Paycards berfungsi mirip dengan kartu debit; pada hari gajian, dana dimuat ke kartu, yang dapat digunakan karyawan untuk melakukan pembelian atau penarikan dari ATM.

Cara Menghitung Pemotongan

Formulir IRS W-4 yang diisi karyawan selama orientasi memiliki lembar kerja untuk membantu mereka menentukan pemotongan. Selain itu, karyawan dapat menggunakan Pengukur Pemotongan Pajak IRS untuk melakukan pemeriksaan W-4 setiap tahun. Itu penting dilakukan terutama jika undang-undang perpajakan berubah atau mereka mengalami perubahan keadaan, seperti kelahiran anak atau kehilangan pekerjaan pasangan.

Pemotongan yang terlalu sedikit dapat menyebabkan tagihan atau denda pajak yang tidak terduga, terlalu banyak mengambil uang dari kantong mereka yang tidak perlu.

Pajak pendapatan negara bagian terpisah dari pajak federal. Negara bagian mungkin mengharuskan karyawan untuk mengisi W-4 negara bagian; Namun, IRS W-4 dapat digunakan untuk menghitung pemotongan pajak penghasilan negara bagian dan/atau lokal sebagai pengganti bentuk lain yang tersedia. Perhatikan bahwa sembilan negara bagian tidak memiliki pajak penghasilan:Alaska, Florida, nevada, New Hampshire, Dakota Selatan, Tennessee, Texas, Washington dan Wyoming—dan lagi, mempertimbangkan pajak pendapatan daerah.

4 Langkah Menghitung Pajak Penggajian FICA

Menghitung pajak gaji FICA mencakup empat langkah:

1. Hitung pemotongan Jaminan Sosial. Kalikan gaji kotor setiap karyawan untuk periode pembayaran dengan tarif pajak Jaminan Sosial (6,2%).
2. Hitung pemotongan Medicare. Kalikan gaji kotor setiap karyawan dengan tarif pajak Medicare (1,45%). Jika pendapatan karyawan melebihi jumlah ambang batas, mengurangi tambahan 0,9%.
3. Kurangi jumlah itu—FICA—dari gaji kotor karyawan.
4. Cocokkan jumlah tersebut dengan kontribusi pemberi kerja dan kirimkan total pajak FICA kepada pemerintah federal menggunakan Formulir 941.

Anda harus mendaftar di Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS) untuk melakukan pembayaran.

Pajak Federal vs. Negara

Tabel ini merangkum kewajiban pajak gaji federal dan negara bagian untuk pemberi kerja dan karyawan.

Jenis pajak Bagaimana cara menghitungnya? Pajak penghasilan federal Asisten Pemotongan Pajak Penghasilan IRS menghitung pengurangan pajak penghasilan federal setiap periode pembayaran, berdasarkan Formulir IRS W-4 karyawan, jika Anda tidak menggunakan sistem penggajian otomatis. Pajak Jaminan Sosial Federal Majikan memotong 6,2% dari hingga $137, 700 dari pendapatan kotor karyawan dan mencocokkan jumlah ini dengan kontribusi 6,2%. Pajak Federal Medicare Majikan memotong 1,45% dari penghasilan kotor karyawan, ditambah tambahan 0,9% dari penghasilan yang melebihi $200, 000; majikan memberikan kontribusi 1,45% dari pendapatan kotor. Pajak Pengangguran Federal (FUTA) Tarif pajak FUTA 2020 sebesar 6% diterapkan pada $7 pertama, 000 karyawan mendapatkan. Bisnis mungkin memenuhi syarat untuk kredit pajak federal hingga 5,4% jika mereka membayar pajak pengangguran negara bagian secara penuh dan tepat waktu. pajak penghasilan negara Badan pajak negara menerbitkan tabel tahunan untuk menentukan jumlah pajak yang akan dipotong dari setiap gaji tergantung pada pendapatan kotor karyawan, status pengarsipan, jumlah pengecualian dan frekuensi pembayaran. Tidak semua negara bagian memiliki pajak penghasilan, seperti yang disebutkan di atas. Asuransi Cacat Negara (SDI) SDI dibayar oleh majikan di California, Hawai, Jersey baru, New York dan Pulau Rhode. Tarif pajak dan ambang batas untuk pendapatan kotor yang berlaku berbeda-beda di setiap negara bagian.

Menyetor dan Melaporkan Pajak Pekerjaan Anda

Semua setoran pajak federal—pajak penghasilan, FICA dan FUTA—harus dilakukan dengan transfer dana elektronik (EFTPS).

Pajak pendapatan federal dan FICA: Ada dua jadwal setoran, bulanan dan setengah mingguan, dan sebelum awal setiap tahun kalender, bisnis harus menentukan salah satu yang harus mereka gunakan. Hal ini ditentukan oleh total kewajiban pajak yang dilaporkan pada Formulir 941. Perhatikan bahwa jadwal penyetoran dan pelaporan pajak tidak sama.

Bisnis yang melaporkan $50, 000 atau kurang dalam kewajiban pajak untuk empat kuartal sebelumnya harus menyetor pajak setiap bulan. Perusahaan yang melaporkan lebih dari $50, 000 dalam pajak untuk empat kuartal sebelumnya harus disetorkan semi-mingguan (dua kali per bulan). Menurut IRS, majikan pada kedua jadwal dapat melaporkan simpanan mereka setiap tiga bulan atau setiap tahun dengan mengisi Formulir 941 atau Formulir 944.

FUTA: Setor pembayaran FUTA setiap tiga bulan, pada hari terakhir bulan pertama setelah akhir kuartal itu. Sebagai contoh, jika kuartal berakhir 31 Maret, menyetor dana selambat-lambatnya tanggal 30 April. Laporkan pembayaran pada Formulir 940.

Tanggal Jatuh Tempo Pelaporan Pajak Ketenagakerjaan

Batas waktu berikut adalah untuk pengajuan informasi pajak untuk karyawan tetap Anda.

Pada 31 Januari:

• Formulir Berkas 940, Pengembalian Pajak Pengangguran Federal Tahunan (FUTA) Majikan. Jika Anda menyetor semua pajak FUTA saat jatuh tempo, IRS memberi Anda 10 hari kalender tambahan untuk mengajukan.
• File Copy A semua kertas Form W-2, Pernyataan Upah dan Pajak, dengan Formulir W-3, Pengiriman Laporan Upah dan Pajak, atau mengajukan Formulir W-2 elektronik dengan Administrasi Jaminan Sosial (SSA) untuk melaporkan upah, tip dan kompensasi lainnya yang dibayarkan kepada karyawan.

Pada 30 April, 31 Juli, 31 Oktober, dan 31 Januari (untuk kuartal keempat tahun kalender sebelumnya):

• Formulir Berkas 941, Pengembalian Pajak Federal Triwulanan Majikan. Jika Anda menyetor semua pajak saat jatuh tempo, Anda memiliki 10 hari kalender tambahan untuk mengajukan pengembalian.

Mengelola Pajak Penggajian dengan Perangkat Lunak Penggajian

Penyedia perangkat lunak penggajian dapat menyederhanakan proses dengan menawarkan mesin penghitung dan pelaporan penggajian. Tapi mereka juga menyediakan layanan penuh, dan mereka akan menyetor dan membayar semua pajak terkait penggajian untuk Anda guna mengurangi risiko penalti dan denda. Mereka juga memungkinkan Anda untuk mencetak cek secara lokal, memberikan dukungan bagi karyawan multi-negara bagian, dan menangani pengajuan pajak akhir tahun untuk karyawan dan kontraktor Anda.