Cara Menulis Laporan Pengeluaran Usaha Kecil

Manajemen biaya menghadirkan banyak tantangan untuk bisnis kecil. Mengekang pengeluaran, mempertahankan kontrol atas siapa yang membelanjakan dana perusahaan dan memahami implikasi pajak semuanya berdampak langsung pada laba. Membuat laporan pengeluaran yang menyeluruh akan membantu bisnis Anda memanfaatkan pengurangan pajak dan memastikan penggantian karyawan secara efektif.

Selain itu, karena bisnis semakin memungkinkan karyawan untuk bekerja dari rumah, banyak bisnis mengelola permintaan baru dan/atau peningkatan untuk penggantian biaya terkait pekerjaan jarak jauh. Untuk meningkatkan likuiditas jangka pendek, banyak usaha kecil melihat dari dekat di mana mereka dapat memotong biaya dan apa yang harus mereka ganti.

Apa itu Laporan Pengeluaran Usaha Kecil?

Laporan pengeluaran melacak pengeluaran yang dikeluarkan karyawan selama menjalankan fungsi bisnis. Salah satu tujuan utama laporan pengeluaran adalah untuk penggantian biaya yang dibayar oleh karyawan secara langsung atau dengan kartu kredit perusahaan. Kami akan membahas kedua skenario tersebut di sini.

Takeaways Kunci

• Dilakukan dengan benar, laporan pengeluaran memungkinkan bisnis untuk menerima pengurangan pajak untuk penggantian kepada karyawan.
• Laporan terorganisir membantu para pemimpin bisnis kecil memahami di mana karyawan menghabiskan uang paling banyak dan dapat mempermudah menemukan penipuan.
• Perusahaan kecil dapat menggunakan template Excel dasar untuk laporan pengeluaran untuk mencatat informasi karyawan dan detail yang relevan untuk setiap pengeluaran selama periode tertentu.
• Ketika bisnis dewasa, mereka dapat mewujudkan manfaat besar dengan sistem manajemen pengeluaran yang mengotomatiskan sebagian besar proses.

Mengapa Laporan Pengeluaran Penting?

Bisnis yang mengharuskan karyawan untuk menyerahkan laporan pengeluaran dapat memanfaatkan potongan pajak. Ketika biaya diganti berdasarkan apa yang disebut rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, penggantian tidak dikenakan pajak sebagai upah untuk karyawan dan perusahaan dapat mengurangi penggantian sebagai biaya bisnis. Di bawah rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, penggantian diperlakukan dan dikenakan pajak sebagai pendapatan kotor untuk karyawan.

Untuk menjadi rencana yang akuntabel, IRS mengharuskan pengaturan penggantian biaya mematuhi tiga aturan ini:

1. Pengeluaran harus memiliki koneksi bisnis. Karyawan harus membayar atau mengeluarkan biaya yang dapat dikurangkan saat melakukan layanan sebagai karyawan.
2. Karyawan harus memperhitungkan secara memadai kepada pemberi kerja untuk pengeluaran-pengeluaran ini dalam jangka waktu yang wajar. Hal ini dicapai dengan memberikan majikan pernyataan biaya (biasanya laporan pengeluaran) dan bukti dokumenter dari biaya, seperti kuitansi.
3. Karyawan harus mengembalikan kelebihan penggantian atau tunjangan dalam jangka waktu yang wajar.

Manfaat Laporan Pengeluaran untuk Usaha Kecil

Mewajibkan karyawan untuk menyerahkan laporan pengeluaran untuk biaya bisnis yang dapat diganti dapat memberikan beberapa keuntungan bagi usaha kecil. Berikut adalah tiga manfaat utama:

• Manfaatkan penghematan pajak. Dengan mengharuskan karyawan menyerahkan laporan pengeluaran untuk biaya bisnis yang dapat diganti, bisnis dapat memanfaatkan keringanan pajak dengan menggantinya sesuai dengan aturan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan. Karena pembayaran biaya dapat dikurangkan, yang mengurangi beban pajak perusahaan.
• Lebih memahami biaya perjalanan dan pengeluaran lainnya. Dengan kebijakan pelaporan pengeluaran rutin, usaha kecil dapat lebih memahami penjualan dan pengeluaran terkait karyawan lainnya. Lonjakan biaya penerbangan akan berdampak pada bisnis kecil yang membutuhkan tenaga penjualan atau layanan untuk melakukan perjalanan ekstensif, Misalnya. Demikian pula, beberapa bisnis menghabiskan banyak uang untuk makan klien atau prospek. Laporan pengeluaran yang diformalkan memberikan visibilitas ke dalam biaya tersebut dan manajemen dapat mengubah pedoman untuk menyesuaikan pengeluaran yang sesuai.
• Menolak pengeluaran yang meragukan dan mencegah penipuan langsung. Laporan pengeluaran membantu bisnis melihat area pengeluaran tinggi dan membuat perubahan. Ini penting, karena 56% CFO dalam survei Robert Half Management Resources mengatakan mereka telah melihat peningkatan jumlah "pengajuan penggantian yang tidak pantas" dari pekerja selama tiga tahun terakhir. Beberapa mudah dikenali dan ditolak tanpa argumen—kapal pesiar, perjalanan ke Italia dan tongkat pogo adalah tiga hal yang dikatakan eksekutif kepada Robert Half bahwa mereka telah melihat karyawan mencoba mengeluarkan biaya. Orang lain mungkin lolos karena validitasnya di bawah polis kurang jelas, seperti penitipan anak, krayon atau penghilang kutu busuk.

Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Pengeluaran?

Klaim pengeluaran yang tidak tepat mungkin merupakan produk sampingan dari kebijakan pengeluaran yang tidak jelas atau tidak realistis atau yang tidak dikomunikasikan dengan baik. Dan ketika kebijakannya tidak jelas, ada dampak yang berlarut-larut, termasuk waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan, menolak, mengajukan kembali dan memproses klaim biaya dan penggantian.

Setiap laporan pengeluaran harus mencakup:

• Nama karyawan
• Tanggal penyerahan laporan
• Nomor yang digunakan untuk merujuknya
• Nama manajer karyawan
• Periode di mana mereka meminta biaya untuk diganti
• Daftar terperinci dari setiap pengeluaran yang mencakup:
• Tanggal terjadinya biaya
• Akun pengeluaran dari bagan akun yang harus ditautkan (yaitu perjalanan karyawan, peralatan Kantor)
• Besarnya biaya
• Penjelasan rinci tentang biaya, termasuk apa itu dan di mana itu, dan tujuan bisnis atau hubungan bisnis
• Tanda terima untuk semua pengeluaran, jika memungkinkan

Pengeluaran jarak tempuh harus mencakup informasi tentang:

• Alamat lokasi awal
• Alamat lokasi akhir
• Jarak tempuh yang tepat antara titik-titik itu
• Tarif jarak tempuh standar federal IRS untuk menghitung total penggantian jarak tempuh (tarif untuk tahun 2020 adalah 57,5 ​​sen per mil).

7 Langkah Membuat Laporan Pengeluaran untuk Usaha Kecil Anda

• Jika bisnis tidak memiliki perangkat lunak manajemen biaya, mulai membuat template di Microsoft Excel. Ada banyak template berbasis Excel gratis yang tersedia.
• Templat harus menyediakan area di bagian atas formulir untuk memasukkan informasi dasar. Ini termasuk nama karyawan dan/atau nomor identifikasi karyawan, tanggal formulir diserahkan, nomor referensi/nomor faktur, nama manajer mereka dan periode permintaan penggantian biaya.
• Buat kolom untuk tanggal pengeluaran. Di sinilah karyawan akan memasukkan tanggal setiap pengeluaran terjadi.
• Buat kolom untuk akun pengeluaran pada bagan akun tempat pengeluaran akan diganti. Di Excel, ini bisa menjadi menu tarik-turun di mana tim keuangan telah mengimpor akun pengeluaran yang paling relevan untuk penggantian biaya karyawan.
• Buat kolom untuk jumlah pengeluaran. Di sinilah karyawan akan memasukkan jumlah persis yang sesuai dengan kwitansi mereka.
• Buat kolom untuk deskripsi pengeluaran. Karyawan tersebut akan menjelaskan untuk apa penggantian itu diminta dan mengapa itu merupakan pengeluaran bisnis yang sah.
• Minta karyawan untuk memberi nomor kuitansi agar sesuai dengan baris yang merinci setiap pengeluaran.

Menggunakan Excel untuk Membuat Laporan Pengeluaran

Langkah-langkah di atas dapat mengarahkan karyawan dengan membuat dan memasukkan pengeluaran secara manual ke dalam spreadsheet Excel. Microsoft menawarkan templat laporan pengeluaran berbasis Excel gratis. Contoh di bawah ini diedit sedikit untuk menghilangkan kolom hiburan, yang menurut Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan tidak lagi memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis dan tidak dapat dikurangkan dari pajak.

Excel dapat menjadi alat yang berguna untuk mengelola pelaporan pengeluaran usaha kecil, tetapi bisnis dapat dengan cepat menemukan dirinya melampaui proses manual yang dibutuhkannya. Asosiasi Perjalanan Bisnis Global (GBTA) memperkirakan dibutuhkan rata-rata $58 untuk mengirimkan dan memproses satu laporan pengeluaran dan tambahan $52 untuk memperbaikinya. Rata-rata, 20% mengandung kesalahan, masing-masing membutuhkan waktu 18 menit untuk memperbaikinya. Mengotomatiskan lebih banyak proses—dari pembuatan laporan pengeluaran, untuk persetujuan, untuk integrasi dengan hutang—membawa keuntungan efisiensi yang besar.

Menggunakan Software Akuntansi dan Manajemen Beban

Technavio mengatakan investasi dalam otomatisasi manajemen biaya diperkirakan akan tumbuh pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 12% hingga 2021, dengan pendorong utama adalah tenaga kerja mobile yang terus berkembang.

Sistem manajemen biaya memanfaatkan teknologi seperti optical character recognition (OCR) untuk menggunakan foto tanda terima untuk secara otomatis mengisi bidang dalam laporan pengeluaran. Teknologi pengumpulan data ini menyederhanakan pelaporan pengeluaran untuk tenaga kerja mobile. Selain itu, integrasi dengan perangkat GPS dapat menciptakan cara yang mudah dan akurat untuk merekam jarak tempuh.

Perangkat lunak manajemen biaya juga dapat secara otomatis menandai biaya yang berada di luar kebijakan dan melarang karyawan melanjutkan pengeluaran yang meragukan. Ini juga mengarahkan laporan ke orang yang tepat untuk disetujui, memastikan kontrol yang tepat dan menghemat waktu tim hutang usaha. Dan jika solusinya ditautkan dengan perangkat lunak hutang bisnis, itu dapat merampingkan proses pembayaran—sesuatu yang akan dihargai oleh tim akuntansi dan karyawan.

Ambil Spark MicroGrants, contohnya, sebuah startup yang memberikan hibah benih kepada komunitas di Afrika Timur sehingga penduduk dapat memulai bisnis mereka sendiri. Untuk masing-masing dari empat negara di mana ia beroperasi, petugas keuangan butuh satu hari untuk merekonsiliasi semua laporan pengeluaran. Direktur keuangan akan meninjau laporan tersebut dan kembali dengan pertanyaan, menyebabkan banyak bolak-balik. Manajemen pengeluaran yang lebih baik—yaitu, menerapkan perangkat lunak manajemen pengeluaran—menghemat Spark MicroGrants 64 jam setiap bulan.

Ketika perusahaan mulai melanjutkan perjalanan bisnis setelah COVID-19 dan menawarkan fleksibilitas kerja dari rumah yang lebih besar, masalah baru pasti akan muncul. Bisnis dapat mempersiapkan dengan menyederhanakan kebijakan dan proses sekarang, dan pastikan bahwa laporan pengeluaran tidak menambah tekanan bagi karyawan yang hanya mencoba melakukan pekerjaan mereka.