Tips dan Trik Kebijakan Penggantian Biaya untuk Usaha Kecil

Terkadang lebih nyaman bagi karyawan untuk membayar pengeluaran bisnis sendiri. Baik itu makan malam dengan klien, alat baru untuk pekerjaan khusus atau gas untuk menghadiri rapat, biaya bisnis sering berakhir pada kartu kredit pribadi karyawan. Ini adalah praktik umum untuk membayar kembali karyawan. Dan melakukannya dengan benar dan cepat dapat membuat karyawan Anda senang sekaligus mengurangi beban pajak Anda secara keseluruhan.

Apa Itu Penggantian Biaya?

Penggantian biaya adalah pembayaran kepada seorang karyawan untuk pengeluaran bisnis yang dia bayar sendiri. Sebagai aturan umum, jika pengeluaran tersebut merupakan pengeluaran bisnis yang sah, bahwa penggantian tidak dikenakan pajak, dan perusahaan dapat mengklaim baik biaya penuh atau sebagian dari biaya sebagai pengurang pajak.

Kebijakan IRS menyatakan, “dikurangi, pengeluaran bisnis harus biasa dan perlu. Pengeluaran biasa adalah pengeluaran yang umum dan diterima di industri Anda. Pengeluaran yang diperlukan adalah pengeluaran yang bermanfaat dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis Anda. Pengeluaran tidak harus sangat diperlukan untuk dianggap perlu.”

Apa itu Kebijakan Penggantian Biaya?

Untuk mengklaim penggantian biaya sebagai pengurangan pajak, pembayaran perlu dilakukan di bawah apa yang disebut rencana akuntabel. IRS mengatakan pengaturan penggantian biaya di bawah rencana yang bertanggung jawab harus mengikuti tiga aturan ini:

1. Pengeluaran harus memiliki koneksi bisnis. Karyawan harus membayar atau mengeluarkan biaya yang dapat dikurangkan saat melakukan layanan sebagai karyawan.
2. Karyawan harus cukup memperhitungkan pengeluaran ini dalam jangka waktu yang wajar. Karyawan melakukan ini dengan mengajukan laporan pengeluaran dan menyertakan bukti dokumenter seperti tanda terima.
3. Karyawan harus mengembalikan kelebihan penggantian atau tunjangan dalam jangka waktu yang wajar.

Jika penggantian biaya tidak memenuhi persyaratan tersebut, mereka perlu diperlakukan sebagai penggantian di bawah rencana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Penggantian biaya ini akan dikenakan pajak dan diperlakukan sebagai upah. Memiliki rencana yang dapat dipertanggungjawabkan dan tidak dapat dipertanggungjawabkan dapat berguna jika kebijakan pengeluaran bisnis memungkinkan penggantian pengeluaran non-bisnis seperti biaya keanggotaan gym sebagai insentif bagi karyawan.

IRS tidak memerlukan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan ditulis, tapi itu ide yang bagus untuk melakukannya. Banyak dari persyaratan ini mungkin sudah diatur dalam kebijakan pengeluaran bisnis.

Mengapa Bisnis Memiliki/Membutuhkan Kebijakan Penggantian Biaya?

Kebijakan penggantian biaya menetapkan harapan yang jelas bagi karyawan tentang pengeluaran apa yang dapat mereka harapkan untuk dibayar kembali. Semakin jelas kebijakan semakin besar kemungkinan karyawan untuk mematuhi. Memiliki kebijakan juga membantu merampingkan proses persetujuan dan pembayaran dan memastikan bahwa penggantian tersebut tetap bebas pajak.

Karakteristik penting dari kebijakan penggantian adalah bahwa setiap transaksi harus dibuktikan, yang berarti perlu ada bukti bahwa itu terjadi dan untuk tujuan bisnis. Ini meminimalkan peluang penyalahgunaan dan penipuan.

Sebelum 2018, karyawan dapat mengklaim potongan pajak terperinci lainnya untuk biaya terkait pekerjaan yang tidak dibayar kembali seperti kantor pusat, seragam dan ujian kesehatan yang dimandatkan oleh majikan. Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan menghapus pemotongan ini, yang membuatnya sangat penting bahwa karyawan Anda dapat dengan mudah diganti untuk biaya terkait bisnis.

Pengeluaran Apa yang Harus Ditanggung Bisnis?

Tidak ada undang-undang federal yang secara eksplisit mewajibkan penggantian biaya. Di bawah Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil, pengusaha diharuskan mengganti uang karyawan jika biaya terkait pekerjaan membawa gaji karyawan di bawah upah minimum federal, menurut Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM).

Namun, persyaratan penggantian berbeda-beda di setiap negara bagian. California, Illinois, rendah, Massachusetts, montana, New York dan Washington, D.C. memerlukan penggantian biaya tertentu. Sebagai contoh, California mengharuskan majikan untuk mengganti beberapa biaya telepon seluler jika karyawan menggunakan telepon selulernya untuk penggunaan bisnis.

Penggantian biaya adalah praktik terbaik yang diterima secara luas dan disepakati karena manfaat pajak dan keterlibatan karyawannya. Pengeluaran yang ditanggung bisnis bervariasi sesuai dengan apa yang dilakukan bisnis dan budayanya. Beberapa hal yang mungkin diizinkan oleh bisnis untuk penggantian biaya mungkin tidak dapat dikurangkan dari pajak, seperti penggantian biaya pindahan (tidak dapat dikurangkan kecuali orang tersebut berada di militer) atau perjalanan bersepeda. Tetapi bisnis masih dapat memilih untuk memberikan mereka di bawah pengaturan penggantian untuk kepentingan karyawan.

Item dasar yang perlu dipertimbangkan termasuk dalam kebijakan penggantian biaya meliputi:

• Biaya perjalanan bisnis seperti penginapan, makan dan transportasi, tapi bukan hiburan.
• Penggunaan kendaraan pribadi untuk keperluan bisnis.
• Biaya Telekomunikasi, seperti telepon dan internet, mungkin diperlukan di bawah beberapa undang-undang negara bagian.

Manfaat Kebijakan Reimbursement untuk Usaha Kecil

Selain manfaat pajak utama, berikut adalah beberapa alasan lain mengapa bisnis kecil harus memiliki kebijakan penggantian biaya:

• Tingkatkan kepatuhan. Untuk biaya yang dapat dikurangkan dari pajak, mereka harus memenuhi pedoman IRS untuk dianggap sebagai bagian dari rencana yang akuntabel. Kebijakan tertulis dan formal membantu Anda dan karyawan Anda mengetahui pengeluaran mana yang memenuhi syarat untuk penggantian. Komunikasi yang jelas membantu karyawan Anda mematuhi kebijakan dan mengikuti batasannya.
• Menekan penipuan. Sekitar 56% CFO dalam survei Robert Half Management Resources mengatakan mereka telah melihat peningkatan jumlah pengajuan penggantian yang tidak pantas dari pekerja selama tiga tahun terakhir. Tidak semua penggantian yang tidak pantas mudah dikenali, seperti mencoba mengeluarkan biaya untuk pembelian kapal. Sebagai gantinya, beberapa kurang jelas dan mungkin meluncur, seperti penitipan anak atau perlengkapan kantor untuk penggunaan pribadi. Kebijakan penggantian biaya yang berkembang seiring dengan perubahan peraturan dan penggerak eksternal memberikan panduan bagi karyawan—paling sering yang bermaksud baik—yang mencari penggantian biaya.
• Kurangi komunikasi yang tidak perlu. Ketika harapan sudah jelas, itu merampingkan proses persetujuan karena karyawan cenderung tidak mengklaim pengeluaran yang berada di luar kebijakan. Ini mengurangi waktu dari pengajuan hingga penggantian dan meningkatkan kepuasan bagi semua orang dalam proses itu, termasuk karyawan, manajer mereka yang menyetujui dan departemen hutang yang memproses klaim.

6 Langkah Membuat Kebijakan Penggantian Biaya

Untuk membuat kebijakan penggantian biaya, ikuti langkah ini:

1. Tentukan apa yang tercakup dan apa yang tidak. Sebagai contoh, dalam hal penggantian biaya perjalanan, item umum untuk dikecualikan adalah upgrade maskapai, menjaga anak, menjaga rumah, biaya penitipan hewan peliharaan / kandang dan perjalanan antara rumah dan lokasi kerja utama.
2. Beri batasan berapa banyak yang harus dibelanjakan karyawan, dan pastikan mereka memperkirakan penggantian jika memungkinkan. Untuk perjalanan, agen federal memberikan beberapa pedoman yang dapat Anda pertimbangkan. Biro Statistik Transportasi memposting rata-rata harga tiket pesawat domestik. Dan IRS merilis tarif penggantian jarak tempuh standar setiap tahun. Jangan lupa untuk menutupi hubungan dengan pemasok dan kontraktor dalam kebijakan pengeluaran.
3. Pertimbangkan bagaimana karyawan Anda dapat memanfaatkan kebijakan manajemen pengeluaran di luar perjalanan bisnis, seperti mengajukan penggantian biaya kantor pusat. Untuk tujuan pajak—dan di beberapa negara bagian untuk kepatuhan terhadap undang-undang—mungkin masuk akal untuk mengganti uang karyawan untuk barang-barang ini.
4. Untuk memanfaatkan pengurangan pajak, pastikan biaya dapat diganti berdasarkan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan. Tuliskan pengaturan penggantian biaya rencana bisnis Anda yang akuntabel. Banyak dari persyaratan ini mungkin sudah didefinisikan dalam kebijakan pengeluaran.
5. Buat laporan pengeluaran untuk diserahkan kepada karyawan Anda untuk penggantian yang mencakup informasi berikut:
   • Nama
   • Nomor Induk Pegawai
   • Tanggal pengiriman
   • Jangka waktu penggantian
   • Pusat biaya (misalnya proyek tertentu, klien, dll.)
   • Jumlah
   • Kepentingan Bisnis
   • Dokumentasi apa pun, seperti kuitansi dan faktur
6. Mengotomatiskan bagian proses yang rawan kesalahan. Menerapkan perangkat lunak manajemen biaya memiliki banyak manfaat. Beberapa sistem menggunakan teknologi pengenalan karakter optik (OCR) yang mengubah dokumen yang dipindai seperti tanda terima ke PDF yang dapat dicari. Untuk perhitungan jarak tempuh yang akurat, sistem memiliki integrasi GPS built-in. Mengintegrasikan perangkat lunak pengeluaran dengan sistem penggajian mempercepat penggantian. Perusahaan terbaik di kelasnya memproses laporan pengeluaran karyawan dalam 3,5 hari, menurut Grup Aberdeen, sebuah perusahaan pemasaran B2B. Saat Anda mengotomatiskan proses, perangkat lunak menandai pengeluaran dan kesalahan yang tidak pantas, memberi tahu pemberi persetujuan dan bahkan terintegrasi ke dalam penggajian.

4 Praktik Terbaik Penggantian Biaya untuk Usaha Kecil

Tujuan dari proses penggantian yang terbaik adalah menghilangkan hambatan pembayaran. Berikut adalah empat langkah yang dapat diambil oleh bisnis kecil untuk membantu membuat kebijakan dan prosedur Anda seefisien mungkin.

1. Periksa kebijakan secara teratur. Pastikan kebijakan mengikuti perubahan kode pajak serta kondisi lingkungan dan ekonomi. Praktik terbaik adalah membentuk komite perjalanan dan pengeluaran dengan perwakilan dari beberapa bagian bisnis, seperti komunikasi perusahaan, keuangan, sumber daya manusia, penjualan, dan mungkin legal untuk bertemu bulanan dan meninjau serta memperbarui kebijakan sesuai kebutuhan.
2. Komunikasikan kebijakan di luar orientasi. Kirim email secara teratur dan berikan sesi pelatihan tentang pembaruan signifikan bagi manajer dan karyawan lainnya. Jika suatu kebijakan perlu diperbarui, pesan harus datang dari seseorang di tim kepemimpinan Anda dan jelaskan dengan jelas mengapa perubahan dilakukan dan di mana karyawan dapat menemukan informasi terbaru. Berikan contoh tanpa memanggil karyawan tertentu untuk menyoroti area rumit dan menjelaskan cara menghindarinya. Jika Anda memiliki intranet karyawan, posting memo itu di bagian yang mudah diakses.
3. Mengganti biaya bisnis di bawah rencana yang akuntabel untuk menurunkan pendapatan usaha kena pajak.
4. Menegakkan kebijakan di tingkat tertinggi. Lebih dari seperempat penipuan penggantian berasal dari eksekutif dan manajemen atas, menurut survei oleh Association of Certified Fraud Examiners. Harus jelas bahwa kebijakan berlaku untuk semua orang.

Templat Kebijakan Penggantian Biaya Karyawan untuk Usaha Kecil

Perhatikan baik-baik jenis pengeluaran yang umum untuk bisnis Anda. Sebagai contoh, jika Anda memiliki banyak perjalanan bisnis, pertimbangkan untuk membuat template untuk diisi oleh karyawan Anda. IRS menyediakan contoh template untuk jarak tempuh pada kendaraan dan template untuk penggantian biaya perjalanan bisnis. Template akan membantu Anda mengidentifikasi pengeluaran umum dan menyederhanakan kebijakan penggantian dengan semua informasi yang diperlukan di satu tempat. Template juga membantu Anda menjaga agar persyaratan rencana yang akuntabel tetap terkendali sehingga pengeluaran dapat dikurangkan dari pajak.

Manajemen biaya dapat menjadi proses yang membosankan dengan banyak entri data manual dan dokumen yang rawan kesalahan. Otomatisasi manajemen biaya membuat proses itu lebih cepat, lebih mudah dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan penipuan. Dan popularitasnya semakin meningkat. Faktanya, sebuah survei oleh Technavio, kelompok riset pasar, memperkirakan perangkat lunak manajemen perjalanan dan pengeluaran tumbuh 12% setiap tahun. Dengan mengetahui peraturan federal dan negara bagian, kode pajak dan memastikan kebutuhan karyawan terpenuhi Anda dapat mengganti uang karyawan dengan cara yang bertanggung jawab baik untuk keuntungan bisnis Anda maupun kebutuhan karyawan Anda.