6 Praktik Terbaik Manajemen Biaya:Panduan Lengkap untuk CFO dan Pakar

Setelah gaji dan tunjangan karyawan, perjalanan dan hiburan (T&E) adalah pengeluaran terkendali terbesar kedua bagi perusahaan. Itu membuat praktik terbaik manajemen biaya berikut—proses dan teknologi yang terlibat dalam penggantian biaya perjalanan kepada pekerja, hotel, makanan, hiburan dan pengeluaran lain yang tidak terduga—masalah besar.

Manajemen biaya otomatis dapat menyederhanakan proses pengiriman laporan, meminimalkan dokumentasi yang hilang, mengurangi kesalahan dan mengganti karyawan lebih cepat. Tetap, teknologi perlu didukung oleh kebijakan. Ketika menetapkan prosedur yang mengatur laporan pengeluaran, perusahaan dari semua ukuran harus mengikuti praktik terbaik industri. IRS dan auditor mengharapkan tidak kurang.

Keuntungan Melacak dan Mengelola Pengeluaran Karyawan Secara Efektif

Anda mungkin memiliki beberapa pedoman untuk pelaporan pengeluaran, tetapi apakah mereka terus berpacu dengan perubahan realitas bisnis? Jika tidak, saatnya untuk penyegaran. Ketika membuat kasus untuk inisiatif seperti itu, CFO harus menunjukkan bahwa organisasi yang secara efektif melacak dan mengelola pengeluaran karyawan dapat:

• Manfaatkan sepenuhnya potongan pajak . Dengan memelihara dokumentasi yang tepat untuk periode waktu yang tepat, dan memastikan bahwa semua pemotongan adalah valid, perusahaan dapat yakin bahwa mereka dapat mengambil semua potongan yang diizinkan dan memiliki tingkat pelaporan yang benar untuk IRS.
• Kembangkan penganggaran dan peramalan yang lebih akurat. Pengeluaran T&E merupakan bagian besar dari anggaran operasional rata-rata perusahaan. Ketika pengeluaran ini tidak dilacak dan diproses dengan benar, yang dapat mengganggu kemampuan CFO untuk secara akurat menganggarkan dan meramalkan masa depan.
• Kelola pengeluaran. Tidak mengetahui berapa banyak orang yang menghabiskan waktu mereka di jalan (atau di rumah) bekerja membuat sulit untuk mengelola arus kas secara efektif. Dengan peningkatan pengawasan di bidang ini, Anda tidak hanya akan tahu siapa yang menghabiskan apa, Anda juga akan memiliki kendali lebih besar atas pengeluaran ini, sehingga lebih mudah untuk mencegah karyawan menyalahgunakan sistem.
• Meminimalkan penipuan biaya bisnis. Penipuan pekerjaan termasuk melebih-lebihkan biaya bisnis, menyerahkan catatan penipuan dan penyalahgunaan lainnya yang dapat dikurangi melalui pengawasan yang baik, kebijakan dan kontrol.

6 Praktik Terbaik Manajemen Biaya

Mungkin Anda sudah memiliki rencana manajemen pengeluaran dan membutuhkan pendekatan yang ditingkatkan untuk proses bisnis penting ini. Atau, mungkin Anda telah beroperasi selama bertahun-tahun tanpa rencana yang matang dan sekarang siap untuk mengembangkannya dari awal. Terlepas dari spektrum mana perusahaan Anda berada, praktik terbaik ini akan membantu Anda mengembangkan pendekatan manajemen biaya yang efektif.

1. Kebijakan Biaya

Salah satu cara terbaik untuk mengontrol pengeluaran karyawan adalah dengan menerapkan kebijakan manajemen pengeluaran yang harus diikuti oleh semua orang di organisasi. Kebijakan Anda harus menguraikan dengan tepat apa yang dapat dan tidak merupakan pengeluaran yang dapat disetujui berdasarkan peraturan IRS terkini yang mengatur penggantian biaya dan budaya serta realitas anggaran perusahaan Anda.

Kebijakan pengeluaran di seluruh perusahaan juga membantu departemen akuntansi dan/atau pemberi persetujuan dengan cepat memutuskan—dan membuat aturan otomatis yang mengatur—apakah pengeluaran dapat diganti atau tidak. Pastikan untuk menetapkan anggaran untuk setiap kategori; Misalnya, setiap penerbangan yang melebihi ambang batas biaya tertentu memerlukan persetujuan terlebih dahulu dari supervisor.

Kebijakan tersebut juga harus mencakup informasi tentang kapan karyawan dapat mengharapkan penggantian atas pengeluaran mereka, biasanya 30 hari atau kurang, tergantung perusahaan, dan jalan apa yang mereka miliki jika suatu pengeluaran ditolak atau dipertanyakan. Dengan cara itu, kebijakan Anda akan berfungsi sebagai standar untuk membuat keputusan akhir tentang apakah akan mengganti biaya (atau tidak).

Apa yang membuat kebijakan pengeluaran yang baik?

Dalam beberapa kata, keadilan, transparansi, kelengkapan dan kejelasan.

Kami telah menyebutkan agar semua orang di perusahaan tunduk pada kebijakan. Tambahan, meninjau undang-undang negara bagian dan federal yang mengatur pelaporan pengeluaran dan penggantian biaya dan mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan undang-undang ini. Mintalah masukan dari karyawan dan manajer senior Anda:Teknologi apa yang akan membuat proses lebih mudah bagi mereka? Aturan apa yang perlu dinyatakan dengan lebih jelas? Gunakan masukan ini untuk membuat program yang memenuhi kebutuhan semua orang.

2. Pelaporan Biaya

Aturan No. 1:Jika Anda ingin meminta, pelaporan lengkap, memberi karyawan cara mudah untuk menyerahkan pengeluaran mereka. Semakin banyak lembar kerja Excel, formulir, antarmuka dan dokumentasi yang kikuk yang harus dihadapi orang, semakin mereka menunda, semakin tinggi tingkat frustrasinya dan semakin banyak kesalahan yang harus Anda perbaiki.

Dengan manajemen biaya tradisional, perusahaan menggunakan sistem pemrosesan berbasis kertas dan spreadsheet, membayar dan mengaudit pengeluaran karyawan mereka. Ini biasanya mencakup perjalanan, akomodasi, makanan dan biaya lain yang dikeluarkan saat seorang karyawan melakukan “bisnis resmi.”

Dengan kata lain, saat mereka di jalan. Mengapa tidak membiarkan mereka memotret dan mengirimkan tanda terima dari aplikasi daripada mencatat kertas?

3. Mengumpulkan Informasi Pengeluaran Kritis

Saat bekerja di luar kantor, karyawan Anda akan mengumpulkan tanda terima dalam format yang berbeda untuk mendukung pengeluaran mereka dan untuk mendapatkan penggantian. Tanda terima elektronik diterima oleh IRS; dengan mengikuti, Anda menyederhanakan proses akumulasi, mengirimkan dan meninjau dokumentasi pendukung.

Untuk mengendalikan biaya operasi dan meminimalkan birokrasi, Anda memerlukan cara otomatis untuk mengumpulkan faktur, tanda terima dan dokumen pendukung dari karyawan. Uraikan dengan jelas proses ini dalam kebijakan manajemen pengeluaran bisnis Anda, yang dapat dirujuk oleh rekanan saat mengirimkan dokumentasi mereka untuk disetujui.

4. Membangun Akuntabilitas

Proses yang mapan hanya sebaik orang-orang yang mengandalkannya dan merujuknya secara teratur. Untuk memastikan bahwa rencana pengeluaran bisnis Anda dan kebijakan terkait diprioritaskan, Anda harus meminta pertanggungjawaban rekanan. Untuk memulai, manajer dan penyelia harus diberi tahu tentang kebijakan pengeluaran organisasi dan, pada gilirannya, membuat tim mereka bertanggung jawab untuk mengikuti mereka.

Untuk memastikan tingkat akuntabilitas yang tinggi di bidang ini, memberikan manajer cara yang mudah untuk mengakses, meninjau dan memberikan umpan balik pada laporan pengeluaran karyawan mereka. Menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran yang dapat diakses melalui perangkat seluler, Misalnya, menempatkan lebih banyak kekuatan ke tangan manajer Anda dan membantu mereka membimbing anggota tim mereka menuju proses manajemen pengeluaran bisnis yang baik.

5. Ketepatan waktu

Tidak ada yang mau membayar $1, 000 dalam biaya perjalanan di luar kantong untuk perjalanan bisnis dan kemudian menunggu selama berbulan-bulan sementara biaya tersebut ditinjau, disetujui dan diganti.

Sayangnya, inilah yang terjadi tanpa adanya kebijakan dan proses manajemen pengeluaran bisnis yang solid.

Untuk menghindari masalah ini, dan karyawan yang tidak bahagia yang menyertainya, membuat kerangka waktu tingkat layanan yang sesuai untuk perusahaan dan karyawan. Sebagai contoh, memperjelas bahwa rekanan harus menyerahkan laporan pengeluaran mereka selambat-lambatnya pada hari “X” setiap bulan, dengan kelengkapan dokumen yang diperlukan, untuk menerima penggantian pada hari “Y”. Jika mereka melewatkan tenggat waktu ini, jelaskan dengan jelas berapa banyak waktu tambahan yang diperlukan untuk memproses laporan dan penggantian biaya mereka.

Pastikan manajer dan pemimpin senior juga memahami pentingnya menyetujui pengeluaran yang dilaporkan dengan segera. Ketika setiap orang memahami kewajiban masing-masing dalam membuat sistem berjalan dengan lancar, pelaporan, proses otorisasi dan penggantian akan berlangsung lebih cepat.

6. Audit Proses Reguler untuk Penipuan

Melakukan audit rutin terhadap proses manajemen pengeluaran Anda dan melakukan tinjauan rutin untuk kemungkinan penipuan adalah dua praktik terbaik yang harus diikuti oleh semua CFO. Audit manajemen biaya dapat mengidentifikasi area peningkatan potensial sementara juga menunjukkan dengan tepat varians yang mungkin secara substansial meningkatkan biaya operasi.

Proses audit juga membantu mengungkap penipuan biaya. Dari skema penipuan internal yang dilaporkan oleh usaha kecil, mereka yang memiliki kurang dari 100 karyawan, dan organisasi yang lebih besar, Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) mengatakan 20% usaha kecil dan 13% perusahaan besar telah melaporkan penggantian biaya penipuan.

ACFE mengatakan kegiatan penggantian biaya penipuan teratas adalah:

• Biaya yang salah ditandai
• Biaya yang dilebih-lebihkan
• Pengeluaran fiktif
• Beberapa penggantian untuk biaya yang sama

Sistem otomatis dapat menandai anomali, seperti pengarsipan ganda, dan dengan demikian membantu perusahaan menemukan dan menindak klaim penipuan.

7 Strategi Kunci untuk Manajemen Biaya

Untuk rekap, berikut adalah strategi manajemen pengeluaran teratas yang dapat mulai digunakan semua organisasi hari ini untuk meningkatkan proses yang ada—atau, mengembangkan yang baru:

1. Tulis kebijakan pengeluaran yang solid yang mencerminkan kebutuhan perusahaan Anda, manajer dan pemimpin dan karyawannya.
2. Adil, transparan dan komprehensif dengan kebijakan Anda.
3. Menyediakan cara mudah bagi karyawan untuk mengirimkan laporan pengeluaran mereka.
4. Kumpulkan dan simpan informasi pengeluaran penting sebagaimana diwajibkan oleh hukum.
5. Jauhkan semua orang, dari manajer ke karyawan hingga staf keuangan, bertanggung jawab di seluruh proses.
6. Tepat waktu dengan penggantian karyawan sehingga mereka tidak membawa saldo.
7. Lakukan audit rutin terhadap proses Anda, dan perhatikan anomali yang ditandai yang dapat menandakan penyalahgunaan dan penipuan.

Buat Prosesnya Mudah (dengan Perangkat Lunak Manajemen Biaya)

Dengan 43% perusahaan masih menggunakan proses manual untuk mengelola laporan pengeluaran mereka—dan 46% organisasi tidak melacak biaya terkait—menerapkan perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis adalah satu lagi praktik terbaik yang perlu dipertimbangkan perusahaan.

Menurut 82% perusahaan yang telah berinvestasi atau berencana untuk berinvestasi dalam teknologi untuk memfasilitasi peningkatan manajemen biaya, menyederhanakan proses pelaporan untuk karyawan dan manajer adalah motivator utama.

Secara khusus, koleksi tanda terima yang disederhanakan, proses penyimpanan dan pengiriman menghilangkan kesulitan pelaporan pengeluaran dan memudahkan rekanan untuk mengirimkan laporan pengeluaran mereka. Disimpan di lokasi sentral, laporan tersebut kemudian dapat diakses oleh semua pemberi persetujuan dan peninjau, mempercepat proses persetujuan, memungkinkan audit reguler dan mendukung kepatuhan yang baik.