16 Tantangan Penggajian Teratas untuk Usaha Kecil dan Cara Mengatasinya

Sebagian besar pengusaha tidak terjun ke bisnis dengan tujuan menghabiskan waktu mereka memproses penggajian. Jika Anda seperti mereka, Anda mungkin lebih suka fokus untuk menjaga produk atau layanan Anda tetap kompetitif dan klien Anda senang. Namun, mengelola penggajian adalah aspek penting dalam menjalankan bisnis apa pun dengan karyawan, dan dapat menghadirkan berbagai macam tantangan. Sangat penting untuk melakukannya dengan benar:Membayar karyawan secara tidak akurat atau terlambat dapat secara serius merusak moral staf, dan ketidakpatuhan terhadap pajak atau undang-undang tenaga kerja dapat menyebabkan hukuman yang signifikan.

Apa yang Penting bagi Pembukuan Saat Memproses Penggajian

Untuk pemegang buku di usaha kecil yang mengelola penggajian dapat menghadirkan beban yang signifikan, terutama karena mereka umumnya juga menangani banyak tugas akuntansi lainnya setiap hari. Ketika ditangani secara manual, menghitung upah, pajak dan pemotongan gaji lainnya dapat menjadi proses yang memakan waktu yang membutuhkan ketelitian tinggi untuk memastikan karyawan dibayar secara akurat dan bahwa perusahaan mematuhi semua peraturan.

Jika alat yang mereka gunakan untuk mengelola penggajian tidak terintegrasi dengan sistem akuntansi mereka, mereka harus memasukkan data penggajian beberapa kali agar akun perusahaan tetap mutakhir. Apa pun yang menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas pemrosesan penggajian kemungkinan akan disambut.

16 Tantangan Umum untuk Usaha Kecil dan Solusinya

Berikut adalah 16 tantangan penggajian paling umum yang dihadapi oleh usaha kecil, dan solusi mereka.

1. Proses penggajian manual. Pemrosesan manual dengan spreadsheet atau alat dasar lainnya tampaknya merupakan pilihan yang murah, dan mungkin cukup untuk bisnis yang sangat kecil. Tapi itu memakan waktu dan rawan kesalahan, dan kompleksitas serta risiko meningkat saat bisnis Anda berkembang dan Anda menambah karyawan. Tidak ada mekanisme bawaan untuk menghindari kesalahan, tetap up to date dengan peraturan atau melindungi informasi rahasia. Itulah mengapa umumnya masuk akal bagi bisnis yang sedang berkembang untuk mengotomatisasi proses menggunakan teknologi dari perangkat lunak atau penyedia layanan penggajian.

2. Tetap mengikuti perkembangan hukum ketenagakerjaan dan perubahan peraturan. Alangkah baiknya jika undang-undang dan peraturan tidak berubah. Tapi mereka melakukannya—dan ada federal, peraturan negara bagian dan lokal untuk bersaing. Jika Anda gagal untuk melihat perubahan peraturan dan salah menghitung gaji karyawan atau kewajiban pajak sebagai akibatnya, Anda bisa menghadapi denda dan hukuman yang signifikan. Penyedia solusi penggajian yang baik harus secara otomatis mengikuti perkembangan peraturan, tetapi pelatihan staf reguler juga penting:Anda tidak ingin belajar dengan cara yang sulit.

3. Pencatatan. Memelihara catatan yang akurat adalah penting tidak hanya untuk tujuan bisnis tetapi juga untuk kepatuhan. Fair Labor Standards Act (FLSA) mengamanatkan bahwa catatan pendapatan karyawan harus disimpan setidaknya selama tiga tahun, Misalnya. Bahkan jika Anda memiliki spesialis penggajian staf yang terobsesi dengan pencatatan, masuk akal untuk menggunakan solusi penggajian yang dirancang untuk memastikan penyimpanan yang akurat dan sesuai.

4. Privasi dan kerahasiaan. Baca berita utama:Suatu hari, pelanggaran data lainnya. Tetapi Anda tidak dapat menjalankan sistem penggajian tanpa data yang sangat sensitif seperti rekening bank dan nomor jaminan sosial, alamat rumah dan tarif pembayaran. Itu membuat bisnis Anda berisiko. Setiap perusahaan membutuhkan kebijakan privasi yang jelas dan lingkungan yang aman untuk catatan penggajian, serta kontrol internal yang ketat atas siapa yang dapat mengakses informasi sensitif terkait pembayaran.

5. Di bawah atau di atas pembayaran. Orang tidak suka dibayar rendah—atau diminta mengembalikan uang jika mereka tidak sengaja membayar lebih. Jika Anda tidak menangkap masalah lebih awal, kesalahan ini juga dapat mempersulit akuntansi akhir tahun dan pemrosesan W-2 dan memerlukan koreksi yang memakan waktu di tahun berikutnya. Solusi otomatis dapat membantu dengan mengurangi kemungkinan entri data manual atau kesalahan perhitungan. Jika Anda menemukan pembayaran yang salah, memberi tahu karyawan tersebut sesegera mungkin dan bekerja dengan bijaksana bersama mereka untuk memperbaikinya tanpa menyebabkan kesulitan keuangan.

6. Salah klasifikasi. Bahkan perusahaan kecil mungkin memiliki campuran karyawan penuh waktu dan paruh waktu, kontraktor sementara dan independen. Kesalahan klasifikasi—seperti salah mengkategorikan karyawan sebagai kontraktor—dapat menyebabkan masalah serius bagi bisnis dan karyawan. Sebagai contoh, karyawan berhak atas tunjangan perusahaan dan kompensasi pengangguran, sedangkan kontraktor umumnya tidak. Pastikan Anda memahami aturannya; kesalahan klasifikasi dapat mengakibatkan hukuman yang signifikan.

7. Ketidakpatuhan pajak. Umumnya tanggung jawab bisnis untuk menghitung dan memotong pajak karyawan dengan benar, serta membayar bagian majikan dari pajak gaji. IRS memiliki motif kuat untuk mengejar bisnis yang salah:pajak gaji yang dipotong oleh pemberi kerja mencakup hampir 72% dari semua pendapatan yang dikumpulkan oleh agensi. Itulah alasan lain untuk mencari solusi penggajian yang mengotomatiskan pemotongan dan pengarsipan pajak dan mengurangi kemungkinan kesalahan manual.

8. Mengelola perubahan. Bahkan perubahan kecil pada informasi karyawan dapat menyebabkan masalah penggajian. Jika seorang karyawan pindah ke yurisdiksi pajak yang berbeda dan Anda tidak segera memperbarui alamat mereka, Anda mungkin salah menghitung pemotongan pajak, Misalnya. Solusi penggajian yang mencakup kemampuan swalayan dapat membantu, memungkinkan karyawan memperbarui informasi mereka dan meringankan beban staf penggajian Anda.

9. Manajemen dan pelaporan data. Karena penggajian seringkali merupakan biaya terbesar perusahaan, sangat penting untuk dapat menganalisis data penggajian dan dampaknya terhadap profitabilitas. Mungkin sulit untuk melakukannya jika Anda mencoba mengelola penggajian secara manual. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, “Berapa banyak kami harus menambah staf kami untuk memotong biaya lembur kami sebesar 80%?” Perangkat lunak yang mempermudah pelaporan dapat membantu mendukung pilihan taktis dan bahkan strategis untuk seluruh perusahaan.

10. Integrasi teknologi. Manfaat potensial dari perangkat lunak penggajian yang kuat dapat dikompromikan oleh kurangnya integrasi dengan sistem bisnis organisasi lainnya. Mentransfer data secara manual di antara beberapa sistem adalah sumber umum masalah integritas data. Mentransfer data dalam batch antar sistem mungkin cukup untuk perubahan yang tidak peka waktu, tetapi untuk integrasi penuh, Anda biasanya perlu menggunakan aplikasi yang disediakan sebagai suite atau terhubung melalui antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang mentransfer data secara real time.

11. Mempertahankan atau menurunkan biaya penggajian. Untuk biaya administrasi seperti gaji, bisnis terus-menerus ditantang untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Untung, sebagian besar solusi penggajian modern memerlukan upaya dan biaya administratif yang jauh lebih sedikit daripada mengelola penggajian secara manual—yang juga membebaskan waktu staf untuk aktivitas yang lebih produktif. Solusi penggajian berbasis cloud diakses melalui internet dan dibeli sebagai langganan, jadi Anda biasanya tidak memerlukan spesialis TI atau investasi modal dalam sistem komputer lokal.

12. Pembelian C-Suite. Selalu menantang untuk membujuk semua orang dalam organisasi untuk beralih ke sistem, bahkan jika Anda tahu itu akan lebih efisien. Untuk membujuk pengambil keputusan agar menyetujui solusi penggajian baru, pilih metrik yang penting bagi orang yang Anda ajak bicara. CEO akan berhubungan dengan produktivitas karyawan yang lebih besar yang mengarah pada kinerja bisnis yang lebih baik. Untuk CFO, ROI selama lima tahun mungkin merupakan metrik terbaik. Untuk CIO, semboyan adalah keamanan yang ditingkatkan, kecepatan, otomatisasi dan keandalan.

13. Akurasi penggajian. Kesalahan manusia adalah penyebab utama ketidakakuratan penggajian—yang dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan hukuman kepatuhan. Solusi penggajian mengurangi kebutuhan entri data, menghemat waktu dan meningkatkan akurasi. Ini sangat membantu jika sistem memungkinkan karyawan untuk memeriksa dan mengedit informasi pribadi mereka sendiri. Data yang akurat juga berarti Anda dapat menggunakan informasi penggajian untuk peramalan dan analisis bisnis dengan lebih percaya diri.

14. Sistem cadangan. Anda tidak perlu menjadi ahli penggajian untuk memahami skala bencana jika sistem gagal dan tidak ada cadangan yang baik. Jika Anda menjalankan penggajian pada sistem internal, pertimbangkan untuk menyimpan data cadangan atau seluruh sistem yang direplikasi di lokasi fisik lain untuk melindungi dari masalah seperti kebakaran atau pencurian. Jika Anda menggunakan sistem penggajian berbasis cloud, data Anda harus dicadangkan secara otomatis di cloud—tetapi pastikan Anda menggunakan penyedia dengan rekam jejak yang baik.

15. Penipuan gaji. Penipuan penggajian adalah ancaman serius bagi bisnis, seperti seorang karyawan yang memalsukan kartu waktu dengan memasukkan lembur berlebih atau shift dengan gaji lebih tinggi. Penandatanganan absen dan audit pengeluaran adalah solusi standar. Penipuan dapat lebih mudah dikenali dengan solusi penggajian yang memungkinkan Anda dengan cepat menjalankan laporan dan menganalisis data untuk tren dan penyimpangan yang mencurigakan. Ancaman lain yang berkembang adalah pengalihan gaji, di mana penjahat mendapatkan login karyawan melalui email phishing dan menggunakan kredensial untuk mengubah informasi pembayaran. Pelatihan keamanan siber dapat membantu karyawan menemukan ancaman.

16. Standardisasi. Ketika bagian yang berbeda dari perusahaan yang sedang berkembang menggunakan berbagai proses dan alat yang berbeda, itu dapat menghambat efisiensi dan mempersulit untuk mendapatkan pandangan yang baik tentang kinerja. Standarisasi pada sistem penggajian tunggal dapat mengurangi keseluruhan upaya pemrosesan penggajian yang diperlukan dan menyederhanakan analisis dan pelaporan.

Bagaimana Otomasi dan Perangkat Lunak Dapat Membantu

Mengotomatiskan pemrosesan penggajian melalui perangkat lunak dapat membantu mengatasi tantangan ini. Penyedia perangkat lunak penggajian yang baik akan mengikuti semua undang-undang pajak dan persyaratan hukum lainnya, secara otomatis memperbarui perhitungan penggajian, dan membayar karyawan melalui setoran langsung atau metode lainnya. Itu dapat membantu menjaga karyawan tetap bahagia dan menjaga hukum perusahaan. Perangkat lunak penggajian menghilangkan sebagian besar entri data manual, apalagi jika terintegrasi dengan akuntansi, sumber daya manusia, dan aplikasi bisnis lainnya. Ini membantu perusahaan menganalisis pengeluaran gaji—biasanya salah satu biaya bisnis terbesar—untuk memaksimalkan efisiensi dan membuat perkiraan yang lebih baik.

“SuitePeople Payroll telah merampingkan sebagian besar proses personel kami dan telah menghilangkan banyak risiko integritas data untuk menjaga beberapa sistem tetap mutakhir.”