ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> Bisnis

Ditetapkan Point of Sale (POS):Cara Kerja &Mengapa Penting

Ada banyak hal yang terjadi di balik sistem point-of-sale (POS) saat ini. Selain memproses pembelian, mereka memberikan wawasan tentang tren penjualan, produktivitas karyawan, tingkat persediaan, preferensi pelanggan dan banyak lagi. Sistem POS modern dengan kemampuan omnichannel dapat meningkatkan operasi, terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya, meningkatkan profitabilitas dan menjadi pembeda bagi banyak industri vertikal, dari startup e-niaga hingga salon dan restoran.

Pertimbangkan pengecer alas kaki dengan operasi online dan fisik. Seorang pelanggan menjelajah online, menemukan sepatu yang diinginkannya tetapi tidak menyelesaikan pesanan karena ukurannya habis. Beberapa hari kemudian, pelanggan masuk ke toko — yang baru saja pagi itu menerima sepatu yang diinginkan dalam ukuran tubuhnya.

Dengan sistem POS omnichannel, rekanan dapat dilengkapi dengan perangkat seluler yang mengikat inventaris saat ini dan menawarkan untuk menemukan sepatu di ruang belakang. Itu adalah kemenangan bagi pelanggan, penjual dan bisnis. Bahkan lebih baik, aplikasi seluler yang menghadap pelanggan dapat memungkinkan pembeli menelusuri ukuran dan gaya yang tersedia saat mereka masuk ke toko, menghilangkan kebutuhan tenaga penjualan untuk bolak-balik memeriksa stok.

Apa itu Point of Sale (POS)?

Point of sale adalah saat di mana pelanggan membayar barang atau jasa. Proses tersebut akan lebih aman dan lancar dengan sistem point-of-sale (POS). Pada tingkat dasar, sistem POS terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang bekerja sama untuk memproses dan melacak transaksi. Mereka digunakan oleh bisnis mulai dari toko bunga lingkungan hingga restoran hingga rantai grosir nasional. Perusahaan dengan penjualan offline dan online menyukai sistem POS yang terintegrasi dengan platform e-niaga mereka.

Perangkat keras POS termasuk terminal dengan tampilan, printer tanda terima dan kemampuan menangkap tanda tangan yang memproses transaksi serta alat tambahan seperti pemindai kode batang, timbangan dan printer mampu menghasilkan tanda terima dan label.

Tablet dan smartphone semakin banyak digunakan sebagai perangkat keras utama untuk sistem POS.

Apa itu Perangkat Lunak Point-of-Sale (POS)?

Perangkat lunak POS adalah mesin yang memungkinkan perangkat keras POS untuk menyelesaikan transaksi. Minimal, perangkat lunak ini menghitung harga produk atau layanan yang dibeli ditambah semua pajak dan biaya yang relevan, memproses pembayaran kartu kredit dan mengeluarkan tanda terima baik secara fisik maupun melalui email. Tambahan, perangkat lunak POS saat ini dapat melacak dan melaporkan tren penjualan, tingkat persediaan dan jam kerja. Beberapa secara opsional menangkap informasi pelanggan, seperti alamat email, yang dapat ditambahkan ke catatan pelanggan dan digunakan untuk inisiatif pemasaran.

Perangkat lunak POS Multisaluran membantu bisnis beroperasi lebih efisien dan menguntungkan dengan mengelola pesanan secara terpusat dari mana pun asalnya dan mengatur pemenuhan dari berbagai lokasi. Kemampuan untuk mencari termasuk melacak dan memperbarui perubahan tingkat persediaan, menyesuaikan harga berdasarkan penjualan atau diskon, mengakomodasi kebutuhan pelanggan B2B dan menangkap informasi loyalitas.

Beberapa perangkat lunak POS dapat berintegrasi dengan sistem bisnis back-end perusahaan, seperti software akuntansi untuk menghasilkan data yang akurat, laporan keuangan terkini.

Takeaways Kunci

  • Sistem POS saat ini melakukan lebih dari sekadar memproses transaksi pelanggan, meskipun itu tetap merupakan kemampuan kritis.
  • Sistem POS terdiri dari perangkat lunak yang memproses pembelian, terintegrasi dengan perangkat keras, seperti tampilan layar, pencetak tanda terima dan pemindai kode batang.
  • Perangkat lunak dalam sistem POS berbasis cloud semakin banyak diakses melalui internet, yang memungkinkan pembaruan dan pemeliharaan yang lebih mudah dan investasi di muka yang lebih rendah.
  • Sistem POS seluler, biasanya menggunakan tablet atau smartphone untuk memproses transaksi, semakin populer.
  • Perusahaan yang melayani pelanggan di toko fisik dan online memerlukan sistem POS yang terintegrasi dengan platform e-niaga mereka dan mampu menarik informasi dari satu database untuk inventaris, harga dan catatan pelanggan.

Point of Sale (POS) Dijelaskan

Istilah “tempat penjualan, ” atau POS, mengacu pada sistem perangkat keras dan perangkat lunak terintegrasi yang memungkinkan bisnis memproses transaksi secara efisien. Tambahan, Sistem POS menyediakan kemampuan yang dapat membantu pemilik bisnis meningkatkan operasi mereka — pikirkan pelacakan penjualan secara terperinci menggunakan unit penyimpanan stok (SKU) dan pelaporan tingkat inventaris dan penjualan karyawan untuk menghitung komisi jika berlaku.

Bagaimana Sistem POS Bekerja?

Ketika pelanggan telah memilih item untuk dibeli, itu masuk ke sistem POS, biasanya dengan memindai kode batang atau memasukkan kode produk secara manual. Sistem kemudian menghitung harga saat ini untuk semua item ditambah pajak penjualan yang berlaku, biaya dan deposito. Pelanggan memutuskan metode pembayaran, dan sistem menyelesaikan transaksi.

Setelah transaksi selesai, sistem POS dapat mencetak tanda terima atau mengirimkannya melalui email ke pelanggan.

Apa yang Dilakukan Sistem POS?

Pada dasarnya, sistem POS memproses dan mencatat transaksi penjualan dan memberikan tanda terima. Tetapi sistem POS omnichannel yang secara asli terkait dengan solusi bisnis operasional Anda melakukan lebih banyak hal.

Analisis data: Sistem POS mencatat penjualan secara terperinci dan dapat menyediakan data untuk analisis tren penjualan, membantu bisnis menentukan harga dan tingkat persediaan yang optimal, pasar lebih efektif dan mengoptimalkan rantai pasokan.

Pelacakan inventaris: Sistem POS juga melacak tingkat inventaris dan dapat mengeluarkan peringatan ketika inventaris mencapai ambang batas tertentu dan sudah waktunya untuk memesan ulang produk sebelum terjadi kehabisan stok, berpotensi mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Bantuan SDM &penggajian: Beberapa sistem POS memungkinkan pekerja per jam untuk masuk dan keluar dan menghitung penjualan oleh karyawan atau komisi yang diperoleh.

Tambahan, sistem POS yang kuat juga menerima dan memproses pengembalian dan terus memperbarui harga per SKU untuk mencerminkan penjualan atau diskon. Sistem yang terintegrasi dengan platform e-niaga memberdayakan pengecer untuk mengadopsi BOPIS yang populer, atau beli online, ambil di toko, model.

Mengapa Sistem POS Penting?

Sistem POS memungkinkan bisnis memproses dan mencatat pembelian pelanggan dengan cepat dan akurat. Meskipun dimungkinkan untuk menangani penjualan secara manual, melakukannya akan menjadi tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan dan penipuan. Pelanggan menjadi terbiasa untuk dapat menyelesaikan pembelian dengan cepat, terkadang dengan opsi pembayaran tanpa kontak, dan tidak mau melalui proses yang panjang, proses pembayaran manual.

Untuk bisnis, Sistem POS membantu mengidentifikasi produk mana yang paling populer dan harus dipesan ulang — mungkin dalam jumlah yang lebih besar — ​​dan produk yang tidak laku dan mungkin harus dihentikan, diskon atau didukung dengan pemasaran tambahan.

Sistem POS juga mengurangi penipuan. Karena mereka secara otomatis melacak penjualan, Sistem POS dapat melihat dan menandai transaksi yang tidak sah atau diskon yang tidak disetujui. Dan dengan menangani data sensitif secara aman, seperti nomor kartu kredit, Sistem POS membantu pengecer dalam menjaga kepatuhan terhadap Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS) dan peraturan lainnya dan mengurangi risiko informasi pelanggan dikompromikan.

Sistem POS secara otomatis menghitung pajak dan biaya penjualan yang relevan; integrasi dengan sistem akuntansi memudahkan pengecer untuk menghasilkan catatan yang dibutuhkan untuk membuat tepat waktu, pembayaran pajak yang akurat.

Kapan Bisnis Membutuhkan Sistem POS?

Bisnis apa pun yang perlu memproses transaksi pelanggan dengan cepat, akurat, aman dan efisien akan mendapatkan keuntungan dari sistem POS. Jika pengecer menerima pembayaran kartu kredit, standar PCI DSS memerlukan perangkat lunak POS untuk mengubah data pemegang kartu menjadi permintaan transaksi pembayaran yang aman.

Tetapi ada kasus di mana perusahaan dapat memilih untuk melampaui sistem dasar. Ini termasuk:

Kebutuhan untuk melacak komisi atau penjualan oleh karyawan: Sebagian besar sistem POS menghasilkan info tentang jam kerja karyawan untuk digunakan oleh sistem penggajian. Lebih dari itu, beberapa dapat mengaitkan total penjualan oleh karyawan untuk membantu manajer toko memahami penjual mana yang paling efektif membantu pelanggan. Sistem POS juga penting dalam bisnis yang menghitung komisi penjualan.

Tim pemasaran yang ingin melacak interaksi pelanggan: Banyak sistem POS membantu bisnis mengasah upaya pemasaran mereka dengan menangkap informasi, seperti nomor loyalitas pelanggan atau alamat email, yang dapat digunakan untuk membangun profil pelanggan yang unik. Data ini membantu tim mengembangkan kampanye yang dipersonalisasi, termasuk menghasilkan rekomendasi dalam sistem e-niaga berdasarkan barang yang dibeli di toko.

Sebuah keinginan untuk konsistensi: Untuk bisnis dengan banyak lokasi, sistem POS memastikan harga yang konsisten di seluruh toko; ketika terintegrasi dengan platform e-niaga, pengecer juga dapat menghilangkan kasus produk yang sama dengan harga yang berbeda secara online dibandingkan di toko.

Tantangan inventaris: Sistem POS dengan integrasi ke dalam sistem bisnis back-end dapat memanfaatkan database terpadu untuk melacak inventaris di semua lokasi. Jika satu toko kehabisan barang, staf penjualan atau pelanggan dapat memeriksa produk di tempat lain dan mengirimkannya, memaksimalkan penjualan.

Menjadi nasional atau global: Tidak ada perusahaan yang dapat menegosiasikan kekusutan undang-undang pajak penjualan negara bagian dan lokal — apalagi konversi mata uang internasional dan perpajakan global — tanpa sistem POS yang kuat.

Manfaat Sistem POS

Seperti yang dibahas, karena mereka secara akurat dan efisien memproses dan mencatat transaksi, Sistem POS meningkatkan kepuasan pelanggan, menghemat waktu karyawan, mengurangi kesalahan, memudahkan akuntansi pajak dan meminimalkan penipuan.

Tambahan, mereka:

Bantu pengecer menjadi benar-benar omnichannel: Pembeli saat ini menginginkan pengalaman yang dipersonalisasi yang memberikan tingkat konsistensi tertentu baik saat mereka berbelanja online atau di toko. Itu berarti pengecer omnichannel harus menyelaraskan inventaris dan harga tetapi juga menarik riwayat pesanan, mendukung tiket dan preferensi untuk menciptakan pengalaman yang meningkatkan loyalitas pelanggan.

Bantu penjual bata-dan-mortir membedakan diri mereka sendiri: Dengan kemajuan teknologi, bahkan pengecer terkecil dapat menggunakan sistem POS mereka untuk menambahkan “lonceng dan peluit, ” seperti visibilitas waktu nyata ke inventaris dan riwayat pelanggan, yang melengkapi rekanan toko dengan informasi yang diperlukan untuk upsell/cross-sell dan membuat rekomendasi produk yang cerdas.

Tangkap lebih banyak data dan gunakan dengan lebih cerdas: Dengan sistem POS, pengecer dapat memperoleh wawasan tentang kinerja toko individu, kebiasaan membeli pelanggan, kinerja anggota tim, SKU apa yang tumbuh dan berkurang popularitasnya dan gangguan inventaris yang dapat mengindikasikan gangguan rantai pasokan. Mereka dapat mengawasi KPI inventaris yang penting.

Dapatkan integrasi yang kuat: Data dari sistem POS dapat disinkronkan secara otomatis dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), untuk melacak stok barang, harga dan kinerja toko, serta dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk melacak preferensi pembeli, nilai seumur hidup dan banyak lagi. Ini membuat sebagian besar investasi dalam sistem bisnis.

POS Lokal vs. Cloud POS:Apa Perbedaannya?

Sistem POS dapat berupa on-premise, artinya di-host di server dan jaringan yang dimiliki bisnis, atau berbasis cloud, di mana karyawan mengakses sistem melalui internet. Pendekatan yang optimal akan tergantung pada bisnis, tetapi ada beberapa perbedaan utama yang perlu dipertimbangkan.

Sistem POS Lokal

Perangkat lunak POS lokal di-host di pusat data pusat perusahaan atau toko individu. Perusahaan atau kontraktor mengelola penyimpanan data, keamanan, pemeliharaan perangkat keras dan pemeliharaan perangkat lunak.

Karena bisnis bertanggung jawab untuk memelihara perangkat lunak, mungkin memerlukan staf TI khusus atau kontraktor khusus. Sedangkan untuk keamanan, karena sistem terdapat dalam jaringan bisnis dan tidak harus dapat diakses dari jarak jauh, ia menawarkan kontrol yang lebih besar atas keamanan. Namun, bisnis harus terus berinvestasi dalam melindungi datanya untuk mencegah risiko yang sedang berlangsung.

Investasi awal cenderung lebih besar untuk lokal dibandingkan dengan sistem berbasis cloud, karena bisnis harus membeli perangkat keras server dan jaringan tambahan untuk memberi daya pada perangkat POS mereka dan mengintegrasikan perangkat lunak berlisensi atau khusus dengan solusi yang dipesan lebih dahulu. Biaya pemeliharaan mungkin signifikan.

Bisnis tidak perlu bergantung pada koneksi internet untuk menjaga sistem tetap beroperasi.

Perangkat Lunak POS Berbasis Cloud

Perangkat lunak POS berbasis cloud diakses melalui internet dan terintegrasi dengan perangkat keras POS yang digunakan oleh pengecer. Biasanya dibeli dalam model berlangganan "sebagai layanan", terkadang dengan biaya penyiapan di muka. Karena bisnis tidak harus membeli perangkat keras khusus, membayar kontrak pemeliharaan atau mengembangkan perangkat lunak itu sendiri, investasi di muka cenderung lebih rendah dibandingkan dengan solusi lokal.

Khas, pembaruan secara otomatis diluncurkan ke semua toko oleh penyedia perangkat lunak; jadi setiap lokasi selalu memiliki versi terbaru. Pemeliharaan yang sedang berlangsung kurang intensif dibandingkan dengan sistem di tempat karena sebagian besar pekerjaan itu jatuh pada vendor.

Sistem berbasis cloud memerlukan koneksi yang andal — jika internet mati, sistem mungkin tidak bekerja. Dan, pengecer bertanggung jawab untuk mengasimilasi perangkat keras POS dengan perangkat lunak dan mengelola akses pengguna.

Sistem POS berbasis cloud semakin populer berkat investasi waktu dan uang yang lebih rendah dan fakta bahwa mereka tidak akan cepat ketinggalan zaman seperti sistem lokal.

Perangkat Lunak Lokal vs. Cloud POS

Di tempat Awan Pengecer membeli lisensi satu kali sesuai kebutuhan berdasarkan lokasi, penjualan, karyawan yang menggunakan sistem atau kriteria lain kemudian membayar biaya pemeliharaan. Umumnya CapEx. Pengecer membeli langganan berdasarkan lokasi, penjualan, karyawan yang menggunakan sistem atau kriteria lainnya. Penyedia perangkat lunak menjaga sistem tetap terkini. Berpotensi biaya pengaturan satu kali. Umumnya OpEx. Pengecer membeli perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak dan mempekerjakan staf atau melibatkan penyedia layanan untuk memelihara dan mengamankan sistem. Penyedia perangkat lunak menghosting perangkat lunak dan bertanggung jawab atas sistem yang dijalankannya. Pengecer bertanggung jawab untuk mengontrol akses pengguna akhir ke sistem. Pengecer bertanggung jawab untuk mengontrol akses pengguna akhir ke sistem. Data disimpan di tempat dan harus dicadangkan secara teratur. Data disimpan oleh penyedia cloud, yang mengelola backup. Data hanya dapat diakses ketika pengguna terhubung ke sistem POS di tempat. Data dapat diakses oleh pengguna yang berwenang di mana pun ada koneksi internet.

Salah satu pertimbangan penting adalah kepatuhan dengan standar PCI DSS, yang mengharuskan data sensitif dienkripsi saat dikirim melalui jaringan publik. Jadi, baik sistem POS lokal maupun berbasis cloud memerlukan koneksi yang aman ke pemroses kartu kredit.

Jika informasi sensitif pelanggan disimpan di tempat, itu harus dienkripsi “saat istirahat, " itu adalah, ketika disimpan dalam jaringan. Penyedia sistem Cloud POS memiliki pengalaman dengan PCI DSS dan dapat membantu kepatuhan.

Contoh Sistem Point-of-Sale

Sementara semua sistem POS melakukan fungsi penting yang sama untuk menyelesaikan dan mencatat transaksi, mereka dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu. Contohnya, sistem POS toko kelontong kemungkinan akan mencakup kemampuan untuk menimbang barang, sementara sistem POS spa memungkinkan pelanggan menjadwalkan janji temu. Sistem POS di restoran memungkinkan pelanggan menambahkan tip mereka di layar. Beberapa juga menyarankan jumlah tip, seperti 20% dari total pesanan.

Jenis Perangkat Lunak POS

Semua perangkat lunak POS memiliki dua aspek:Antarmuka yang digunakan oleh rekanan toko dan bagian belakang, yang mana proses transaksi yang sebenarnya terjadi. Tergantung pada kekokohan perangkat lunak, bagian belakang juga memberikan analisis data asli dan/atau integrasi dengan ERP, CRM, akuntansi, persediaan dan sistem bisnis lainnya. Perangkat lunak POS dapat dikirimkan dalam berbagai model.

Di tempat

Seperti yang dibahas, sistem POS di tempat berjalan di jaringan perusahaan sendiri. Dalam beberapa kasus, sebuah server, mungkin terletak di back office, menyimpan semua transaksi POS yang ditangani oleh beberapa terminal di lantai penjualan. Sistem di tempat dipasang pada sistem perangkat keras milik pengecer dan dikelola oleh staf atau kontraktor TI. Biasanya ada investasi awal yang besar untuk lisensi perangkat lunak dan infrastruktur hosting ditambah pengeluaran berkelanjutan untuk pemeliharaan perangkat lunak serta penyimpanan data, keamanan dan cadangan. Tambahan, perusahaan mungkin dikenakan biaya untuk tetap mematuhi PCI DSS dan standar peraturan lainnya yang terkait dengan pengamanan kartu kredit pelanggan dan data lainnya.

Berbasis awan

perangkat lunak POS, seperti banyak program perangkat lunak bisnis, semakin di-host di cloud dan disampaikan dalam model as-a-service. Vendor menangani pemeliharaan dan peningkatan. Karena data penjualan dan inventaris disimpan di cloud, sistem ini lebih mudah menangani gabungan penjualan online dan fisik karena data tersedia di mana saja, dan integrasi dengan platform e-niaga menjadi lebih sederhana.

Namun, sistem ini memang membutuhkan koneksi internet yang andal dan pembayaran langganan berkelanjutan. Dan, pengecer masih perlu mengamankan antarmuka POS mereka dan mengontrol akses.

Jenis tambahan

  • POS Seluler (mPOS): Dalam POS seluler (mPOS), tablet atau smartphone digunakan untuk memproses transaksi. Sistem ini seringkali hanya membutuhkan investasi awal yang sederhana dalam perangkat kelas konsumen ditambah dongle pembaca kartu, yang menjadikannya POS “pemula” yang sangat populer untuk pengecer kecil atau yang beroperasi di luar, seperti truk makanan atau penjual di pameran kerajinan atau pasar petani. Tetapi perangkat seluler adalah tambahan yang berharga untuk sistem POS yang lebih kuat, juga — pikirkan memasok rekan toko sepatu kami dengan tablet yang menunjukkan dengan tepat ukuran dan gaya apa yang tersedia, diperbarui secara real time.

    Khas, Sistem mPOS berbasis cloud, membuat pembaruan perangkat lunak relatif mudah. Namun, sistem mPOS mandiri mungkin kurang kuat dibandingkan sistem POS tradisional — dan lebih mahal. Karena mereka bekerja secara nirkabel, jaringan Wi-Fi yang andal dan aman sangat penting.

  • Desktop: Beberapa sistem POS memungkinkan perusahaan untuk menggunakan komputer desktop melalui aplikasi lokal dan menyimpan data POS di komputer itu atau mengunggahnya ke database pusat.

  • Aplikasi POS: Aplikasi seluler, biasanya tersedia melalui pasar aplikasi, dapat dengan cepat mengubah smartphone atau tablet menjadi sistem POS. Beberapa mungkin memerlukan perangkat keras tambahan, seperti pemindai kartu kredit.

  • Sistem daring: Sistem ini memungkinkan bisnis untuk mengakses perangkat lunak POS melalui internet.

  • POS sumber terbuka: Perangkat lunak POS sumber terbuka dibuat menggunakan kode yang tersedia secara bebas di bawah lisensi sumber terbuka yang memungkinkan kode untuk digunakan di bawah syarat dan ketentuan yang ditentukan. Perangkat lunak open source umumnya jauh lebih murah daripada sistem berpemilik, meskipun mungkin memiliki fungsionalitas yang lebih sedikit, dan integrasi perangkat keras, keamanan dan dukungan mungkin memerlukan biaya tambahan dan memerlukan keahlian khusus. Periksa total biaya kepemilikan penuh.

  • POS multisaluran: Sistem POS ini mengambil dari satu database untuk penjualan dan inventaris. Ini membantu memastikan harga yang konsisten dan informasi yang akurat tentang tingkat inventaris di berbagai saluran, termasuk pasar online, situs e-niaga dan di toko. Suatu keharusan bagi penjual omnichannel.

  • Pos Terminal: Jenis POS ini banyak ditemukan di toko retail. Sistem ini menggabungkan perangkat keras, seperti laci uang, layar atau monitor, printer dan pemindai kode batang, dengan perangkat lunak yang memproses transaksi.

  • POS Ritel: Seperti sistem POS lainnya, sistem di tempat ini menangani dan melacak pembelian pelanggan. Beberapa juga menggabungkan kemampuan khusus untuk lingkungan ritel, seperti kemampuan untuk membuat daftar hadiah atau melacak inventaris di beberapa lokasi. Banyak yang dapat berintegrasi dengan platform e-niaga.

  • Sistem POS khusus: Fungsi ini mirip dengan semua sistem POS lainnya tetapi mungkin menyertakan fitur unik untuk berbagai industri vertikal. Sebagai contoh, POS penyedia perhotelan mungkin dapat mengaktifkan kartu kunci, sementara dealer mobil mungkin mencari pelacakan inventaris yang kuat, staf khusus dan manajemen komisi dan antarmuka dengan sistem pabrikan.

  • POS Restoran: Contoh POS khusus, sistem ini sering menggabungkan fitur unik untuk pengaturan restoran, seperti reservasi dan bagan tempat duduk. Contohnya, beberapa langsung mengirimkan pesanan server ke dapur, sehingga staf dapat segera mulai mempersiapkannya. Mereka membantu melacak KPI kritis restoran.

Fitur Sistem POS Utama

Sementara sistem POS yang berbeda menawarkan kemampuan yang berbeda, sebagian besar pemilik bisnis dapat memanfaatkan fitur berikut:

Manajemen persediaan: POS harus meningkatkan manajemen inventaris, melacak tingkat stok saat produk dijual, membantu manajemen menentukan, antara lain, popularitas berbagai item dan kapan harus memesan ulang. Gambar yang lebih besar, POS adalah mekanisme pengumpulan data "garis depan" untuk dimasukkan ke dalam upaya analisis inventaris — yaitu, studi tentang bagaimana permintaan produk berubah dari waktu ke waktu. Analisis ini membantu pengecer memesan barang yang tepat dan memproyeksikan apa yang diinginkan pelanggan di masa depan.

Manajemen karyawan: Banyak sistem POS berfungsi sebagai jam waktu dan dapat melacak jam kerja karyawan. Jika karyawan dibayar komisi atau bisnis perlu melacak angka penjualan, perusahaan perlu memastikan kemampuan ini disertakan.

Manajemen pelanggan: Beberapa sistem dapat memproses dan menyimpan informasi pelanggan, seperti riwayat penjualan, pengeluaran tahunan, tingkatan program loyalitas dan informasi kontak. Ini dapat membantu bisnis menyegmentasikan audiens dan mempersonalisasi kampanye pemasaran mereka untuk meningkatkan nilai umur pelanggan.

Pemrosesan pembayaran terintegrasi: Sebagian besar sistem POS menyertakan fungsi pemrosesan pembayaran terintegrasi. Ketika pelanggan membayar dengan kartu kredit, data kartu mereka langsung masuk ke POS, meningkatkan efisiensi dan akurasi. Tanpa ini, data kartu harus dimasukkan secara manual.

Pemrosesan kartu kredit: Pembaca kartu kredit menangkap informasi dari kartu kredit pelanggan dan mengubahnya menjadi format yang dapat dienkripsi dan dikirimkan ke prosesor kartu kredit sambil tetap mematuhi PCI DSS.

Pelaporan penjualan: Beberapa sistem POS melacak penjualan, termasuk oleh departemen, produk atau metrik lainnya. Ini membantu bisnis mengidentifikasi penjual terbaik (dan terburuk) mereka dan menentukan kapan harus menyusun ulang inventaris, antara fungsi lainnya. Contohnya, jika sistem menunjukkan bahwa selusin kaus biru terjual setiap minggu, dan hanya lima yang tersedia, Anda perlu mengirimkan pesanan pembelian baru ASAP.

Manajemen pesanan: Sistem manajemen pesanan, atau OM, menyediakan satu, sistem terpusat untuk mengelola pesanan dari semua saluran penjualan — toko, web, pusat panggilan, seluler dan kios — dan mengaktifkan BOPIS. Karena menangani semua fungsi yang terlibat dalam memenuhi pesanan pelanggan, sebuah OMS memungkinkan karyawan dan pelanggan untuk melacak pesanan dan memberikan pelaporan sehingga penjual dapat melacak KPI ritel kritis mereka sendiri.

Komponen Utama Sistem POS

Seperti halnya perangkat lunak, komponen perangkat keras dalam solusi POS akan bervariasi tergantung pada kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah umum untuk sebagian besar solusi:

Monitor atau daftar layar: Ini memberikan catatan visual dari transaksi saat itu terjadi, memungkinkan pelanggan dan rekan penjualan untuk melihat item saat mereka dibunyikan, serta pajak dan total tagihan.

Pemindai kode batang: Perangkat ini memindai kode batang pada produk untuk mencatat harga dan penjualan berdasarkan SKU. Pemindai mempercepat proses checkout dan meningkatkan akurasi harga.

Laci kas: Sementara konsumen semakin menggunakan kartu kredit untuk melakukan pembelian mereka, kas masih menyumbang sekitar seperempat transaksi, menurut Federal Reserve. Dalam transaksi di bawah $10, pelanggan menggunakan uang tunai hampir separuh waktu.

Pembaca kartu kredit dan debit: Sebagian besar sistem POS saat ini menggabungkan semacam pembaca kartu. Sering, pembaca adalah perangkat yang terpisah, sehingga pelanggan dapat memasukkan atau menggesek kartu sendiri. Sistem yang lebih baru menggabungkan kemampuan "ketuk untuk membayar" tanpa kontak yang disinkronkan dengan kartu chip, ponsel dan perangkat yang dapat dikenakan.

pencetak tanda terima: pencetak tanda terima, seperti namanya, mencetak kuitansi pelanggan. Sementara banyak sistem POS sekarang dapat mengirim tanda terima melalui email, banyak pelanggan lebih memilih slip fisik.

Skala: Untuk beberapa pengecer, seperti toko kelontong, sistem POS menyertakan timbangan yang menimbang produk dan menghitung harganya.

Pencetak label: Seperti timbangan, sistem ini sering digunakan di toko kelontong, seperti di konter deli atau salad bar, di mana label harga dengan barcode perlu dicetak, terkadang oleh pelanggan, pada saat item dipilih dan sebelum masuk ke register.

Sejarah Sistem POS

Hingga menjelang pergantian abad ke-20, bisnis menangani pembelian pelanggan dengan kertas dan pena. Prosesnya lambat, rawan kesalahan dan menawarkan sedikit perlindungan terhadap penipuan.

Itu mulai berubah ketika penemu James Ritty mematenkan mesin kasir mekanis pada tahun 1883. Mesin mencatat setiap pembelian di salon Ritty, memungkinkan pelanggan dan pemilik untuk memeriksa setiap transaksi. Dia kemudian menjual penemuannya kepada John Patterson, yang kemudian mendirikan National Cash Register (NCR) Company. NCR tetap dalam bisnis hari ini dan membuat, antara lain produk sistem POS.

Sekitar satu abad kemudian, pada tahun 1970, IBM memperkenalkan mesin kasir elektronik. Ini memungkinkan bisnis untuk menelepon pembelian pelanggan dengan lebih akurat dan cepat. Pada tahun 2002, sistem POS berbasis cloud pertama diperkenalkan di Inggris. Selama beberapa dekade terakhir, Sistem POS terus berkembang dan maju. Fitur yang ditawarkan oleh sistem saat ini secara dramatis meningkatkan operasi banyak bisnis.

Membeli Sistem POS Terbaik

Tidak ada sistem point-of-sale tunggal yang akan menjadi pilihan terbaik bagi setiap perusahaan. Namun langkah-langkah berikut dapat membantu Anda memilih salah satu yang sesuai untuk organisasi Anda:

  1. Tetapkan anggaran dan pilih struktur harga yang tepat: Mulailah dengan menentukan seberapa banyak Anda mampu untuk berinvestasi dalam suatu sistem. Pikirkan apakah Anda ingin membuat pengeluaran modal yang lebih besar untuk lisensi sistem lokal atau lebih memilih untuk memanfaatkan model berlangganan.
  2. Putuskan kemampuan apa yang penting: Contohnya, jika Anda beroperasi baik online maupun di toko fisik, Anda memerlukan sistem yang dapat terintegrasi dengan platform e-niaga Anda. Apakah Anda memerlukan perangkat keras khusus, seperti pemindai yang kokoh atau kemampuan untuk mencetak label?
  3. Pilih struktur harga terbaik untuk kebutuhan Anda: Jika Anda membayar di muka dan kemudian memiliki sistem, Anda akan dapat menggunakan sistem selama yang Anda butuhkan. Namun, Anda mungkin perlu membayar pembaruan secara teratur dan akhirnya menggantinya dengan solusi yang lebih modern. Jika sistem dijual dengan perjanjian sewa, Anda harus mendiskusikan struktur sewa dan biaya apa pun sebelum Anda dapat memperkirakan investasi yang sedang berlangsung. Perangkat lunak cloud sering dijual secara berlangganan.
  4. Identifikasi metode pembayaran yang Anda terima: Sistem apa pun saat ini harus mengakomodasi kartu kredit dan debit yang mendukung chip. Makin, sistem perlu menerima metode pembayaran nirsentuh juga, jadi perhatikan kemampuan itu.
  5. Uji sistem: Lakukan uji coba untuk menentukan seberapa ramah sistem bagi karyawan dan pelanggan. Dapatkah rekanan dengan cepat mencari produk atau memasukkan diskon? Investasi dalam sistem dengan kemudahan penggunaan yang lebih baik dapat menghemat waktu karyawan dan pelanggan secara signifikan.
  6. Tinjau bagaimana sistem melacak penjualan: Fitur yang diperlukan dapat berbeda dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Bengkel mungkin memerlukan sistem yang memungkinkannya untuk tetap membuka pesanan sampai semua perbaikan selesai, sementara restoran dengan layanan lengkap mungkin ingin berintegrasi dengan sistem manajemen bar dan dapur khusus.
  7. Identifikasi kemampuan integrasi: Cari tahu betapa mudahnya sistem POS terintegrasi dengan perangkat lunak bisnis yang vital, seperti ERP, CRM, akuntansi, penggajian dan manajemen persediaan. Integrasi langsung tidak hanya menghemat waktu, ini dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk menghasilkan berbagai laporan yang bermanfaat. Plus, Sistem POS yang dapat melakukan penjualan fisik dan online dapat meningkatkan pengalaman membeli dan melacak inventaris dengan lebih akurat, antara manfaat lainnya.
  8. Evaluasi opsi dukungan dan pelatihan: Layanan dari vendor ini dapat membantu memastikan sistem POS berjalan dengan lancar dan efisien. Itulah mengapa penting untuk memahami tingkat dukungan yang ditawarkan, dan jika itu datang dengan biaya tambahan. Perusahaan mungkin juga perlu menyewa penyedia dukungan TI.
  9. Periksa keamanan sistem: Ini harus melindungi kartu kredit dan data sensitif lainnya dan menghasilkan jejak audit yang membantu meneliti masalah. Kepatuhan PCI DSS bersertifikat adalah suatu keharusan.
  10. Pertimbangkan kemampuan tambahan yang mungkin berguna: Jika Anda menjual di beberapa negara bagian atau global, Anda akan menginginkan sistem yang dapat menghitung pajak di berbagai yurisdiksi. Fitur seperti melacak penjualan berdasarkan produk atau kemampuan untuk mendukung program loyalitas dapat membantu Anda menjalankan bisnis dengan lebih efektif.

Kembangkan Bisnis Anda Dengan NetSuite

Solusi ini menyatukan belanja fisik dan digital dalam satu platform melalui sistem POS terhubung yang mendorong pengalaman belanja yang lebih memuaskan bagi pelanggan dan lebih menguntungkan bagi pengecer. Dengan satu platform yang bekerja secara online, di toko dan di pusat panggilan, NetSuite SuiteCommerce menyediakan pribadi, pengalaman belanja sederhana dan memungkinkan rekanan melibatkan pembeli, memfasilitasi penjualan dan mengoptimalkan persediaan.

Sistem POS saat ini menawarkan banyak fungsi yang dapat membantu bisnis tidak hanya memproses pembelian pelanggan secara efisien, tetapi lebih baik mengelola penjualan, persediaan dan hubungan pelanggan. Idealnya, sistem terintegrasi dengan perangkat lunak ERP Anda sehingga semua informasi ini dikumpulkan dan dianalisis di satu tempat. Kemampuan ini dapat membantu bisnis berkembang dalam lingkungan yang semakin kompetitif.

FAQ Point of Sale (POS)

T:Apa itu POS?

A: Sistem POS menggabungkan perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan bisnis memproses dan melacak transaksi penjualan secara efisien. Mereka digunakan oleh berbagai perusahaan, termasuk restoran ibu-dan-pop, kantor dokter gigi dan pengecer nasional besar.

Q:Apakah cash register sistem POS?

A: Mesin kasir dapat dianggap sebagai bentuk awal dari sistem POS, karena mereka memungkinkan pemilik bisnis untuk menyelesaikan dan melacak penjualan dengan cara yang lebih efisien. Namun, sistem POS saat ini menawarkan kemampuan tambahan. Contohnya, beberapa dapat melacak penjualan berdasarkan produk, menghitung komisi penjualan karyawan atau mengizinkan pelanggan menambahkan tip.

T:Bagaimana cara kerja sistem POS?

A: Barang customer masuk ke sistem POS, biasanya dengan memindai kode batang atau memasukkan kode produk. Sistem kemudian menghitung harga. Pelanggan memutuskan metode pembayaran, dan sistem menerima pembayaran. Setelah transaksi selesai, sistem POS dapat mencetak tanda terima atau mengirim email ke pelanggan.

Q:Apa keuntungan dari sistem POS?

A: Manfaat paling relevan dari sistem POS meliputi:

  • Memungkinkan bisnis menyelesaikan dan melacak pembelian pelanggan dengan cepat dan akurat.
  • Membantu bisnis melacak penjualan berbagai produk. Sistem POS yang digunakan untuk penjualan online seringkali dapat menghitung metrik yang berbeda, seperti persentase gerobak yang ditinggalkan. Dengan informasi ini, bisnis dapat mengambil langkah, seperti merampingkan proses checkout, untuk mengurangi jumlah ini.
  • Mengurangi pencurian karyawan dengan secara otomatis melacak penjualan.
  • Menyediakan catatan yang membantu dalam pengarsipan tepat waktu, pengembalian pajak yang akurat dengan melacak penjualan dan pajak.
  • Berfungsi sebagai penunjuk waktu, enabling employees to clock in and out.
  • Ensuring consistent pricing across multiple locations.

Q:What’s the difference between on-premises and cloud-based POS systems?

A: POS systems can be hosted either on the business's own network (on-premises) or based in the cloud (cloud-based) and accessed over the internet. The best approach will depend on the business, but generally speaking, cloud systems have lower upfront costs and can be implemented faster. On-premises solutions, di samping itu, give the company more control over data and system security.

Bisnis

Bisnis