ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> Akuntansi

Apa itu Pengadaan? Jenis,

Proses &Teknologi

Pengadaan telah menjadi hal yang vital, bagian transaksional dari menjalankan bisnis selama hampir selama perdagangan telah ada. Meskipun hari-hari para ahli Taurat melacak pembelian pada gulungan papirus sudah lama berlalu, proses pemilihan dan pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi bisnis sehari-hari dengan hati-hati tetap sama pentingnya seperti sebelumnya. Dengan memungkinkan perusahaan untuk secara andal mendapatkan pasokan yang dibutuhkan dengan biaya terendah, pengadaan dapat secara langsung berdampak pada bottom line.

Apa itu Pengadaan?

Pengadaan mencakup berbagai kegiatan yang terlibat dalam memperoleh barang atau jasa. Apa tujuan pengadaan? Secara umum, tim pengadaan bekerja untuk mendapatkan pasokan dengan harga bersaing yang memberikan nilai paling tinggi. Namun, tidak semua perusahaan mendefinisikan pengadaan dengan cara yang sama. Banyak perusahaan menganggap bahwa pengadaan mencakup semua tahapan, mulai dari mengumpulkan kebutuhan bisnis dan mencari pemasok hingga melacak penerimaan barang dan memperbarui persyaratan pembayaran, sementara yang lain mendefinisikan pengadaan sebagai rentang kegiatan yang lebih sempit, seperti menerbitkan pesanan pembelian dan melakukan pembayaran.

Takeaways Kunci

  • Pengadaan adalah fungsi bisnis yang vital. Ketika dikelola secara efisien dan dilakukan dengan baik, ini dapat membantu meningkatkan profitabilitas bisnis Anda.
  • Ini mencakup berbagai kegiatan yang terlibat dalam memperoleh barang dan jasa, termasuk sumber, persyaratan negosiasi, melakukan pembelian, pelacakan ketika persediaan diterima dan memelihara catatan.
  • Penting untuk terus memantau dan menilai proses pengadaan untuk memperbaiki titik lemah atau inefisiensi.
  • Teknologi dapat mengurangi biaya pengadaan dan biaya administrasi dengan mengotomatisasi dan melacak proses pengadaan.

Pengadaan Dijelaskan

Secara tradisional, beberapa bisnis telah menggunakan istilah pengadaan secara sinonim dengan pembelian. Tapi sekarang, pembelian sering dilihat hanya sebagai satu tahap dalam tahap yang lebih besar, proses pengadaan yang lebih strategis. Jadi, apa sebenarnya pengadaan itu?

Pengadaan melibatkan setiap kegiatan yang terlibat dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung operasi sehari-hari, termasuk sumber, persyaratan negosiasi, membeli barang, menerima dan memeriksa barang seperlunya dan mencatat semua langkah dalam proses.

Mengapa Pengadaan Penting dalam Bisnis?

Pengadaan merupakan langkah penting dalam memahami rantai pasokan, karena membantu perusahaan menemukan pemasok terpercaya yang dapat menyediakan barang dan jasa dengan harga bersaing yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Itu kasus apakah perusahaan mencari bahan baku untuk manufaktur, penyedia layanan pemasaran atau perlengkapan kantor baru.

Sebagai contoh, jika perusahaan membutuhkan pemasok baru untuk menyediakan layanan berkelanjutan untuk jangka waktu tidak terbatas — seperti solusi keamanan email — proses pengadaan membantu perusahaan memilih pemasok yang paling memenuhi semua persyaratan bisnis dengan harga yang wajar. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menghindari membuang-buang waktu, uang dan sumber daya berharga berurusan dengan pemasok yang tidak memadai.

Meminimalkan biaya adalah salah satu aspek penting untuk meningkatkan proses pengadaan Anda. Tetapi juga penting untuk mengidentifikasi pemasok yang menyediakan kualitas barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dan memiliki kapasitas untuk memberikan dengan andal dan rekam jejak dalam melakukannya.

Jenis Pengadaan

Pengadaan dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Ini dapat diklasifikasikan sebagai pengadaan langsung atau tidak langsung, tergantung bagaimana perusahaan akan menggunakan barang yang dibeli. Itu juga dapat dikategorikan sebagai pengadaan barang atau jasa tergantung pada barang yang dibeli.

  • pengadaan langsung mengacu pada memperoleh apa pun yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir. Untuk perusahaan manufaktur, ini termasuk bahan baku dan komponen. Untuk pengecer, itu termasuk setiap barang yang dibeli dari grosir untuk dijual kembali kepada pelanggan.
  • Pengadaan tidak langsung biasanya melibatkan pembelian barang-barang yang penting untuk operasi sehari-hari tetapi tidak secara langsung berkontribusi pada laba perusahaan. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari perlengkapan kantor dan furnitur hingga kampanye iklan, jasa konsultasi dan pemeliharaan peralatan.
  • pengadaan barang sebagian besar mengacu pada pengadaan barang fisik, tetapi juga dapat mencakup item seperti langganan perangkat lunak. Pengadaan barang yang efektif umumnya bergantung pada praktik manajemen rantai pasokan yang baik. Ini mungkin termasuk pengadaan langsung dan tidak langsung.
  • Pengadaan jasa berfokus pada pengadaan layanan berbasis orang. Tergantung pada perusahaan, ini mungkin termasuk mempekerjakan kontraktor individu, tenaga kerja kontingen, firma hukum atau layanan keamanan di tempat. Ini mungkin termasuk pengadaan langsung dan tidak langsung.

Jenis Pengadaan

Pengadaan Langsung Pengadaan Tidak Langsung Pengadaan Barang Pengadaan Jasa Apa itu? Setiap barang atau jasa yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir Semua barang atau jasa yang tidak berhubungan dengan produksi Barang fisik biasanya disimpan sebagai persediaan, baik untuk tujuan pengadaan langsung atau tidak langsung Semua layanan berbasis orang yang diperoleh, baik untuk tujuan pengadaan langsung maupun tidak langsung Contoh Bahan baku, komponen dan suku cadang, mesin, barang yang dibeli untuk dijual kembali Perlengkapan kantor, layanan pemasaran, utilitas Bahan baku, barang grosir, perlengkapan kantor firma hukum, kontraktor, tenaga kerja kontingen, layanan keamanan di tempat

Cara Kerja Pengadaan

Proses pengadaan umumnya melibatkan beberapa langkah. Bisnis mengidentifikasi barang dan/atau jasa tertentu yang dibutuhkan, sumber pemasok yang akan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya, menegosiasikan persyaratan dan biaya dan kemudian membeli dan menerima item yang relevan.

Sebuah perusahaan kecil mungkin hanya memiliki satu orang yang menangani pengadaan semua barang dan jasa. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki tim yang terdiri dari orang-orang yang berspesialisasi dalam berurusan dengan pemasok yang berbeda atau mendukung kelompok bisnis internal tertentu. Untuk beberapa item, tim mungkin perlu mengumpulkan masukan dari beberapa kelompok bisnis yang berbeda untuk menentukan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan.

Penting untuk diingat bahwa pengadaan tidak terdiri dari serangkaian tindakan yang terisolasi — ini adalah proses yang berkelanjutan. Sebagai contoh, bisnis umumnya bertujuan untuk menjalin hubungan dengan pemasok utama untuk membantu mendapatkan layanan terbaik dan biaya serendah mungkin, yang pada akhirnya diterjemahkan ke dalam margin keuntungan yang lebih tinggi. Perusahaan mungkin juga perlu melakukan pemeriksaan jaminan kualitas dan analisis kinerja secara teratur untuk memastikan pemasok secara konsisten memenuhi harapan.

9 Langkah Proses Pengadaan

Proses pengadaan sangat bervariasi tergantung pada struktur dan kebutuhan masing-masing perusahaan, tetapi umumnya mencakup sembilan langkah inti berikut:

1. Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Pertama, bisnis harus mengidentifikasi persyaratannya untuk item atau layanan tertentu. Ini mungkin barang baru yang belum pernah dibeli perusahaan sebelumnya, restock barang yang sudah ada atau perpanjangan langganan. Langkah ini biasanya melibatkan menggali detail seluk beluk apa yang dibutuhkan bisnis, seperti spesifikasi teknis yang tepat, bahan, nomor bagian atau karakteristik layanan. Di panggung ini, ada baiknya untuk berkonsultasi dengan semua departemen bisnis yang terpengaruh oleh keputusan pembelian untuk memastikan barang yang dibeli secara akurat mencerminkan kebutuhan masing-masing departemen.

2. Kirim permintaan pembelian. Ketika seorang karyawan atau kelompok bisnis perlu mendapatkan pasokan atau layanan baru dalam jumlah yang signifikan, mereka membuat permintaan pembelian formal (juga dikenal sebagai permintaan pembelian). Permintaan pembelian memberi tahu perusahaan bahwa ada kebutuhan, biasanya melalui manajer departemen, staf pembelian atau tim keuangan, serta spesifikasi seperti harga, kerangka waktu yang dibutuhkan, kuantitas dan hal-hal penting lainnya untuk diingat oleh tim pembelian. Departemen yang mengawasi pembelian kemudian dapat menyetujui atau menolak permintaan pembelian. Jika disetujui, tim pengadaan dapat melanjutkan dengan memilih vendor dan melakukan pembelian.

3. Menilai dan memilih vendor. Dengan daftar persyaratan yang jelas dan permintaan pembelian yang disetujui, sekarang saatnya untuk menemukan vendor terbaik dan mengajukan permintaan penawaran (RFQ) – inilah yang dikirim oleh tim pembelian ke pemasok potensial untuk menerima penawaran – penting untuk sedetail mungkin agar Anda dapat membandingkan apel untuk apel. Penilaian vendor harus fokus tidak hanya pada biaya tetapi juga pada reputasi, kecepatan, kualitas dan keandalan. Banyak perusahaan mempertimbangkan etika dan tanggung jawab sosial juga, karena pengadaan sering dikaitkan dengan identitas perusahaan. Pengecer yang bangga akan keberlanjutan akan mendapat manfaat dari bermitra dengan pemasok yang bertanggung jawab terhadap lingkungan, contohnya.

4. Nego harga dan persyaratan. Praktik terbaik yang umum adalah mendapatkan setidaknya tiga penawaran dari pemasok sebelum membuat keputusan. Periksa setiap kutipan dengan hati-hati dan negosiasikan jika memungkinkan. Jika Anda perlu meninggalkan kesepakatan, pastikan bahwa Anda memiliki pilihan alternatif yang konkret. Setelah Anda menyetujui persyaratan akhir, pastikan untuk mendapatkannya secara tertulis.

5. Buat pesanan pembelian. Isi pesanan pembelian (PO) dan kirimkan ke pemasok. PO harus cukup rinci untuk mengidentifikasi layanan atau barang yang tepat yang dibutuhkan dan untuk memungkinkan pemasok memenuhi pesanan.

6. Menerima dan memeriksa barang yang dikirim. Hati-hati memeriksa pengiriman untuk setiap kesalahan atau kerusakan. Pastikan semuanya terkirim seperti yang ditentukan dalam PO dan kualitasnya memenuhi atau melebihi harapan.

7. Melakukan pencocokan tiga arah. Hutang dagang harus melakukan pencocokan tiga arah dengan membandingkan pesanan pembelian, tanda terima pesanan atau daftar kemasan dan faktur. Tujuannya adalah untuk memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian dan untuk mencegah pembayaran untuk faktur yang tidak sah atau tidak akurat. Soroti perbedaan antara ketiga dokumen dan selesaikan masalah sebelum mengatur pembayaran.

8. Menyetujui faktur dan mengatur pembayaran. Jika pertandingan tiga arah akurat, menyetujui dan membayar tagihan. Bisnis harus berusaha untuk memiliki proses pembayaran faktur yang konsisten melalui hutang dagang yang memeriksa bahwa pembayaran sesuai dengan jumlah faktur dan tanggal jatuh tempo. Proses standar dapat membantu memastikan faktur selalu dibayar tepat waktu, yang dapat mencegah biaya keterlambatan dan membangun hubungan baik dengan pemasok.

9. Pencatatan. Penting untuk memelihara catatan untuk seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga negosiasi harga, faktur, kuitansi dan segala sesuatu di antaranya. Catatan ini mungkin berguna karena berbagai alasan. Mereka membantu perusahaan memesan ulang barang dengan harga yang tepat di masa depan, serta membantu proses audit dan penghitungan pajak. Jernih, catatan yang akurat juga dapat membantu menyelesaikan setiap potensi perselisihan.

Tahapan Pengadaan

Sembilan langkah utama dari proses pengadaan juga dapat dianggap dalam tiga tahap yang berbeda:tahap pengadaan, tahap pembelian dan tahap penerimaan.

  • Tahap pengadaan: Ini mencakup langkah-langkah awal di mana bisnis mengidentifikasi kebutuhannya, membuat permintaan pembelian dan menilai vendor. Bahkan setelah langkah sumber awal selesai, Ini adalah praktik yang baik untuk membangun hubungan yang kuat dengan pemasok. Mereka dapat membangun dasar bagi pemasok untuk belajar dari mitra, meningkatkan produk dan proses dan mengembangkan kepercayaan.
  • Tahap pembelian: Tahap ini meliputi syarat-syarat negosiasi, membuat pesanan dan menerima serta memeriksa barang dan jasa.
  • Tahap pembayaran: Hutang usaha melakukan pencocokan tiga arah untuk memastikan keakuratan pesanan dan faktur. Faktur kemudian dapat disetujui dan pembayaran diatur. Catatan semua faktur, pesanan dan pembayaran harus disimpan dan dipelihara dengan hati-hati.

Siklus Hidup Pengadaan

Organisasi umumnya menganggap langkah-langkah dalam proses pengadaan sebagai siklus hidup. Perspektif ini memberikan pengingat bahwa semua tugas dan tahapan dalam proses pengadaan tumpang tindih dan bergantung satu sama lain dan bahwa prosesnya berkelanjutan. Siklus hidup pengadaan yang dipikirkan dengan cermat juga mengakui integrasi antara proses dan bisnis secara keseluruhan, termasuk kebutuhan untuk menyelaraskan dengan aturan dan prosedur perusahaan yang ada yang mencakup bidang-bidang seperti penganggaran. Prosesnya tidak selalu linier, dan terkadang penyesuaian perlu dilakukan untuk memperhitungkan rantai pasokan digital yang dinamis dengan pemasok yang berpindah, ketersediaan dan biaya.

Tiga Komponen Pengadaan

Tiga komponen kunci bekerja sama untuk membuat proses pengadaan terjadi:orang, proses dan kertas kerja.

  • Rakyat: Orang umumnya bertanggung jawab untuk memulai atau mengotorisasi setiap langkah proses pengadaan. Selain spesialis pengadaan, orang-orang yang terlibat termasuk pemangku kepentingan lainnya, seperti utang usaha dan kelompok usaha yang meminta barang dan jasa. Jumlah orang yang terlibat seringkali tergantung pada nilai barang dan jasa; lebih banyak pemangku kepentingan mungkin terlibat dalam menentukan dan menyetujui pembelian bernilai tinggi.
  • Proses: Proses pengadaan yang efektif dapat membantu keberhasilan perusahaan dengan menekan biaya dan memastikan pasokan tiba saat bisnis membutuhkannya. Proses yang dirancang dengan baik dan metodis membantu meningkatkan akurasi dan ketepatan waktu karena setiap orang yang terlibat tahu persis apa yang harus mereka capai dan berapa lama mereka harus menyelesaikan tugas. Sebaliknya, proses pengadaan yang tidak terorganisir menghasilkan inefisiensi dan kesalahan yang berpotensi mahal. Lebih bayar, Misalnya, dapat mempengaruhi garis bawah, sementara pembayaran yang terlambat berdampak negatif pada hubungan dengan pemasok.
  • Dokumen: Penting untuk menyimpan catatan untuk setiap tahap proses pengadaan dan memastikannya mudah diakses. Catatan ini bertindak sebagai penyimpan pengetahuan organisasi tentang persyaratan pembayaran dan kinerja pemasok, membantu bisnis mempertahankan proses pengadaan yang efisien — bahkan jika staf pengadaan berubah seiring waktu. Dalam kasus audit atau perselisihan, sebuah bisnis harus dapat dengan mudah mengikuti jejak kertas atau elektronik melalui setiap tahap proses pengadaan.

Pengadaan, Pembelian dan Rantai Pasokan:Apa Bedanya?

Istilah pengadaan, pembelian, sumber dan rantai pasokan sering digunakan secara bergantian. Namun, ada perbedaan penting di antara mereka.

  • Pengadaan vs. pembelian: Jika pengadaan melibatkan pembelian, Anda mungkin bertanya-tanya:Apa perbedaan antara pembelian dan pengadaan? Jawabannya adalah bahwa pembelian pada dasarnya bersifat transaksional, berfokus pada pengelolaan pesanan khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pengadaan adalah serangkaian proses yang jauh lebih luas dan lebih kompleks, termasuk membangun dan memelihara hubungan pemasok. Cara lain untuk memikirkan perbedaan antara pembelian dan pengadaan adalah pengadaan mengambil pendekatan proaktif yang dimulai dengan menganalisis kebutuhan perusahaan, sedangkan pembelian adalah pendekatan reaktif — hanya berfokus untuk memperoleh apa yang telah diputuskan oleh perusahaan sebagai kebutuhannya.
  • Pengadaan vs. pengadaan: Sumber, seperti membeli, hanya bagian dari keseluruhan proses pengadaan. Sumber adalah tahap awal dari siklus pengadaan. Ini mencakup kegiatan seperti mengidentifikasi dan menilai pemasok potensial barang atau jasa, menegosiasikan persyaratan dan memilih vendor yang paling memenuhi kebutuhan perusahaan.
  • Pengadaan vs. s rantai pasokan : Pengadaan mencakup salah satu aspek manajemen rantai pasokan. Pengadaan meliputi pengadaan, memperoleh dan membayar barang dan jasa. Manajemen rantai pasokan juga mencakup logistik yang terlibat dalam memperoleh barang, seperti manajemen pengiriman dan gudang, serta mengubah barang yang dibeli menjadi produk dan mendistribusikannya ke pelanggan.

Pengadaan, Pembelian dan Rantai Pasokan:Apa Bedanya?

Pengadaan Pembelian Sumber Manajemen rantai persediaan Definisi Semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan perolehan barang dan jasa secara hati-hati yang diperlukan untuk mendukung operasi bisnis Membeli barang dan jasa Memilih dan menyeleksi vendor untuk menyediakan barang dan/atau jasa Mengelola jaringan perusahaan yang terkoordinasi, fasilitas dan kegiatan bisnis yang terlibat dalam pengadaan, mengembangkan, manufaktur dan pengiriman produk Cakupan Termasuk pengadaan, perundingan, pembelian, penerimaan dan pencatatan Bagian dari proses pengadaan Bagian dari proses pengadaan Mencakup seluruh proses pengadaan Fokus Memastikan perusahaan mendapatkan nilai maksimal dari barang atau jasa untuk meningkatkan profitabilitas bisnis Biasanya berfokus pada mendapatkan harga yang baik. hubungan jangka panjang dengan pemasok Memotong biaya sambil mengirimkan barang ke pelanggan secepat mungkin, tanpa mengorbankan kualitas atau akurasi

Prinsip Pengadaan

Dalam organisasi sektor publik, proses pengadaan umumnya mirip dengan proses di organisasi sektor swasta — tetapi dengan beberapa perbedaan penting. Karena orang-orang yang terlibat menangani dana publik, mereka umumnya harus mengikuti prinsip-prinsip yang ketat selama proses pengadaan. Prinsip-prinsip ini dapat dianggap sebagai kode etik yang membuat pegawai negeri bertanggung jawab atas pembelian mereka. Beberapa prinsip mungkin juga bermanfaat bagi organisasi sektor swasta.

Prinsipnya agak bervariasi tergantung pada organisasi. Berikut adalah tujuh prinsip pengadaan yang paling umum:

  1. Nilai untuk uang: Organisasi harus mengelola dana secara efisien dan ekonomis saat pengadaan barang dan jasa. Ini mungkin termasuk melakukan analisis biaya-manfaat dan penilaian risiko. Perlu dicatat bahwa biaya rendah tidak selalu sama dengan nilai yang lebih besar; karakteristik seperti kualitas dan daya tahan juga menjadi faktor dalam menentukan apakah pembelian tersebut mewakili nilai uang.
  2. Keadilan: Pengadaan tidak boleh memberikan perlakuan istimewa kepada individu atau pemasok. Semua penawaran harus dinilai secara objektif, berdasarkan seberapa baik mereka memenuhi kebutuhan organisasi.
  3. Kompetisi: Organisasi harus mencari tawaran kompetitif dari banyak pemasok, kecuali ada alasan khusus untuk tidak melakukannya, seperti penyedia sumber tunggal di mana barang atau jasa hanya tersedia dari satu vendor.
  4. Efisiensi: Proses pengadaan harus dilakukan secara efisien untuk membantu memaksimalkan nilai dan menghindari penundaan.
  5. Transparansi: Organisasi harus membuat informasi pengadaan yang relevan tersedia untuk semua orang, termasuk masyarakat serta pemasok. Informasi harus dijaga kerahasiaannya hanya jika ada alasan hukum atau alasan sah lainnya untuk melakukannya.
  6. Integritas: Mereka yang mempraktikkan pengadaan publik harus selalu berusaha untuk dianggap dapat dipercaya, dapat diandalkan, jujur ​​dan bertanggung jawab. Dana harus digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan dan untuk kepentingan umum.
  7. Akuntabilitas: Orang-orang yang terlibat dalam proses pengadaan bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan mereka. Mereka diminta untuk melaporkan kegiatan pengadaan secara akurat, termasuk kesalahan apa pun.

Pengadaan &Keuangan

Di banyak perusahaan, tim pengadaan dan keuangan beroperasi sebagai departemen terpisah. Secara historis, mereka terkadang berselisih karena satu alasan utama:Pengadaan menghabiskan uang, sementara keuangan berfokus pada profitabilitas, yang terkadang berarti menemukan cara untuk menghabiskan lebih sedikit.

Namun, kemitraan strategis antara kedua kelompok dapat menguntungkan bisnis secara keseluruhan, sebagian karena setiap kelompok dapat memberikan wawasan unik ke dalam operasi bisnis. Sebagai contoh, tim pengadaan yang dikelola dengan baik mungkin memiliki pemahaman yang mendalam tentang bagaimana barang dan jasa yang diperoleh dengan hati-hati dapat membantu kelompok bisnis memaksimalkan keuntungan. Ini membantu kelompok keuangan mendapatkan gambaran keseluruhan yang lebih baik tentang pengeluaran perusahaan dan bagaimana hal itu memengaruhi laba. Perangkat lunak manajemen rantai pasokan terintegrasi yang dapat menghubungkan informasi dari seluruh bisnis, termasuk keuangan, adalah alat penting untuk menjembatani kesenjangan tradisional dan membantu tim bekerja sama untuk memajukan tujuan bisnis. Perangkat lunak manajemen rantai pasokan juga dapat membantu Anda melacak kemajuan menuju sasaran dengan memberikan informasi yang Anda butuhkan untuk indikator kinerja utama (KPI) dalam format yang mudah dipahami untuk tim pengadaan Anda.

KPI Pengadaan

Dengan memantau KPI pengadaan, bisnis dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan mereka, melacak kemajuan menuju tujuan bisnis dan mengidentifikasi area untuk perbaikan. Berikut adalah beberapa KPI pengadaan yang biasanya diukur:

Waktu siklus pesanan pembelian: Pantau jumlah rata-rata jam atau hari yang diperlukan untuk memproses permintaan dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok.

Waktu siklus pesanan pembelian = # jam atau hari yang diperlukan untuk memproses permintaan dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok / # pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok

Waktu tunggu pemasok: Rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan pemasok untuk mengirim barang setelah mereka menerima pesanan pembelian.

Waktu tunggu pemasok = # hari yang dibutuhkan barang untuk tiba setelah pemasok menerima pesanan pembelian / total # pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok

Jumlah pemasok: Memiliki lebih banyak pemasok memberi perusahaan lebih banyak pilihan tetapi juga meningkatkan pekerjaan administratif. Banyak kelompok pengadaan memantau jumlah vendor di jaringan pemasok mereka dan secara berkala menghapus pemasok yang jarang digunakan untuk meningkatkan efisiensi.

Tingkat kerusakan pemasok: Ukuran penting dari kualitas pemasok, ini biasanya diukur sebagai jumlah suku cadang yang rusak dibagi dengan jumlah suku cadang yang dipasok.

Tingkat cacat pemasok = # suku cadang rusak dari vendor / total # suku cadang dari vendor yang sama

Ketersediaan pemasok: Ini mengukur kemampuan masing-masing pemasok untuk menanggapi permintaan menit terakhir atau darurat.

Ketersediaan pemasok = # kali pemasok memenuhi pesanan bisnis / # pesanan dikirim ke pemasok

Akurasi pemenuhan: Ini mengukur persentase pesanan yang diisi pemasok secara akurat dan sama persis dengan pesanan pembelian.

Akurasi pemenuhan = # pesanan akurat dari pemasok / total # pesanan dari pemasok yang sama

Total ROI proses pengadaan: Ini mengukur nilai yang diberikan oleh strategi pengadaan bisnis kepada organisasi. Ini adalah rasio penghematan tahunan yang dihasilkan oleh grup pengadaan dengan total jumlah tahunan yang dihabiskan untuk pengadaan.

Video:Apa itu Perangkat Lunak Pengadaan?

Bagaimana Teknologi Dapat Membantu Mengelola Pengadaan

Seperti hampir semua bidang bisnis lainnya, teknologi dapat meningkatkan produktivitas kelompok pengadaan, sekaligus mengurangi biaya proses sebanyak 30%. Anda juga dapat menyederhanakan langkah-langkah seperti meminta tawaran, membuat pesanan dan membayar persediaan menggunakan solusi ERP dengan perangkat lunak pengadaan. Ini juga dapat memungkinkan tim untuk menganalisis penghematan dan melacak kinerja pemasok dengan lebih baik.

Dasbor pengadaan tampilkan KPI dan metrik pengadaan yang dipilih pada satu layar sehingga perusahaan dapat dengan mudah memantau tren penting dan menemukan masalah. Anda dapat melacak metrik seperti kinerja vendor, total pembelanjaan, transaksi yang luar biasa. Solusi terkemuka mencakup dasbor yang telah dikonfigurasikan sebelumnya untuk berbagai peran dalam perusahaan, dengan kemampuan untuk menyesuaikan dasbor berdasarkan kebutuhan setiap pengguna.

Pengadaan dapat memainkan peran kunci dalam profitabilitas bisnis dan kesuksesan secara keseluruhan. Ini mencakup berbagai kegiatan terkait, masing-masing membutuhkan perhatian terhadap detail untuk memastikan bisnis mendapatkan nilai terbaik. Solusi perangkat lunak manajemen rantai pasokan dapat membantu mempercepat, menyederhanakan, menganalisis dan mengurangi biaya seluruh proses pengadaan.

Akuntansi

Akuntansi