Apa itu Otomatisasi AP dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Karena sebagian besar tim keuangan tahu betul, proses utang usaha manual bisa membosankan dan rawan kesalahan. Bekerja melalui tumpukan faktur kertas, secara individual menghubungi pemberi persetujuan dan cek surat yang relevan tidak hanya lambat, itu membuka perusahaan terhadap penipuan dan membuat audit menyakitkan.

Teknologi otomasi hutang (otomasi AP) bertujuan untuk menyediakan layanan yang lebih efisien, cara cepat dan akurat untuk menangani proses keuangan back-end ini. Dengan menghilangkan proses manual dan tumpukan kertas, Otomatisasi AP dapat meningkatkan hubungan Anda dengan pemasok dan mitra sekaligus menghemat waktu dan uang, mengurangi hari penjualan yang luar biasa (DSO), sehingga meningkatkan arus kas.

Video:Apa itu Otomatisasi AP?

Apa itu Otomasi Hutang Usaha (AP Automation)?

Teknologi otomatisasi AP mengotomatiskan langkah-langkah rutin seperti menerima faktur, pengkodean, rute untuk persetujuan, pembayaran dan rekonsiliasi. Anda mungkin menemukan istilah pemrosesan "tanpa sentuhan", yang umumnya berarti bahwa otomatisasi AP menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual pada tahap apa pun, meskipun pemberi persetujuan mungkin masih perlu menandatangani pembayaran dengan klik mouse.

Perangkat lunak otomatisasi AP biasanya juga menyediakan dasbor dan alat analitik yang membantu Anda mengelola proses AP dan mendiagnosis masalah. Karena semua data hutang usaha didigitalkan dan disimpan dalam satu sistem, lebih mudah untuk mencari dan mengaudit informasi.

Bagaimana Cara Kerja Otomatisasi Hutang?

Perangkat lunak otomatisasi AP mengubah faktur pemasok Anda menjadi format digital standar dan kemudian mendorongnya melalui alur kerja digital yang berujung pada pemasok yang membayar.

Pada awal proses ini, Otomatisasi AP menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) untuk mengekstrak informasi dari faktur. Beberapa produk menggunakan pembelajaran mesin untuk mengenali pola dari waktu ke waktu dan meningkatkan akurasi; Misalnya, mereka mungkin menyarankan kode buku besar umum tertentu atau perutean persetujuan berdasarkan pengalaman masa lalu. Dengan menyesuaikan aturan untuk bisnis Anda, seperti varians yang dapat diterima atau hierarki persetujuan, Anda mungkin dapat menghilangkan kebutuhan akan intervensi manual untuk sebagian besar faktur.

Mengapa Mengotomatiskan Hutang Usaha?

Ada banyak alasan untuk mengotomatisasi AP. Beberapa melibatkan pengembalian investasi yang nyata dan cepat. Dengan mengurangi kebutuhan akan usaha manual, Otomatisasi AP dapat menurunkan biaya pemrosesan Anda. Ini juga dapat membantu Anda menskalakan AP dengan lebih mudah seiring pertumbuhan bisnis Anda dengan mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan lebih banyak orang.

Otomatisasi AP juga menyediakan alat yang dapat membantu Anda mengelola pembayaran dan arus kas dengan lebih ketat. Dengan membuat proses pembayaran lebih cepat dan lancar, Otomatisasi AP juga dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk mendapatkan diskon pembayaran pemasok.

Manfaat lainnya termasuk lebih sedikit penipuan, lebih sedikit kesalahan dan audit yang lebih lancar.

Tugas Hutang Teratas untuk Diotomatisasi

Tugas AP yang paling diuntungkan dari otomatisasi adalah tugas di mana Anda dapat memotong waktu pemrosesan atau meningkatkan akurasi, keduanya menghemat uang. Dibandingkan dengan pemrosesan manual, Otomatisasi AP dapat sangat meningkatkan langkah-langkah berikut:

• entri data. Mengotomatiskan pengambilan data dari semua dokumen sumber lebih cepat dan tidak rentan terhadap kesalahan daripada memasukkan data secara manual.
• Pencocokan faktur . Faktur dapat secara otomatis dicocokkan dengan dokumen pendukung, seperti pesanan pembelian dan dokumen penerimaan (pencocokan tiga arah). Pencocokan otomatis ini lebih cepat dan lebih akurat daripada pencocokan manual, terutama untuk bisnis yang mungkin harus mencocokkan dokumen yang disimpan di lokasi berbeda.
• Pengkodean faktur . Anda dapat menetapkan aturan yang secara otomatis mengatur kode buku besar umum yang benar untuk setiap faktur, menghilangkan waktu dan inkonsistensi yang melekat dalam pengkodean manual.
• Perutean persetujuan . Perutean elektronik ke semua pemberi persetujuan yang diperlukan lebih cepat daripada pengiriman dokumen secara manual ke masing-masing pemberi persetujuan, dan juga menyediakan pelacakan yang lebih baik di seluruh alur kerja.

Bagaimana Mengotomatiskan Hutang?

Perusahaan umumnya menerapkan perangkat lunak otomatisasi AP dengan mengimplementasikan perangkat lunak AP, baik dalam model perangkat lunak sebagai layanan, tempat aplikasi dihosting di cloud, atau di tempat, untuk perusahaan yang lebih memilih untuk meng-host dan mengelola sistem mereka sendiri.

Setelah sistem diterapkan, staf keuangan serta pemberi persetujuan perlu dilatih, dan ada baiknya menghabiskan waktu untuk mengonfigurasi aturan sehingga Anda dapat mengotomatiskan langkah sebanyak mungkin. Dan sementara proses AP cukup standar, perusahaan mungkin memiliki beberapa persyaratan unik yang ingin Anda pastikan solusinya dapat mengakomodasi alur kerja tersebut. Ini akan memberikan pengembalian investasi paling banyak.

Apa Manfaat Otomasi AP?

Otomatisasi AP juga dapat memberikan manfaat tidak hanya untuk grup keuangan tetapi di seluruh organisasi:

• Ada lebih sedikit kebutuhan untuk menyimpan kertas dan membayar ongkos kirim dan biaya pengiriman.
• Lebih sedikit kesalahan manual mengurangi kebutuhan banyak departemen untuk menghabiskan waktu menyelidiki masalah dan menangani keluhan pemasok.
• Audit dan upaya kepatuhan lebih mudah. Fitur keamanan dan akuntabilitas bawaan dapat menandai aktivitas yang mencurigakan, membantu mendeteksi penipuan.
• Membayar dengan segera dan dapat diprediksi dapat meningkatkan reputasi Anda dan membantu Anda dalam negosiasi masa depan dengan pemasok.
• Staf dapat dipindahkan untuk tugas-tugas bernilai lebih tinggi, seperti menganalisis data pembayaran, daripada menghabiskan waktu mereka untuk entri data manual.

Bagaimana Memilih Perangkat Lunak AP?

Memilih perangkat lunak otomatisasi AP yang tepat untuk bisnis Anda harus mencakup empat langkah berikut:

• Perencanaan. Kumpulkan tim lintas fungsi yang dapat menentukan tujuan perusahaan Anda untuk otomatisasi AP.
• Pengumpulan kebutuhan. Departemen AP Anda mendokumentasikan cara kerja pemrosesan hutang Anda saat ini dan membuat daftar persyaratan untuk solusi otomatisasi AP. Pada akhir tahap ini, Anda membuat request for proposal (RFP) dan mengirimkannya ke vendor terpilih yang memenuhi kriteria.
• Evaluasi vendor . Anda mengevaluasi proposal dari vendor yang menjawab RFP Anda, memeriksa aspek-aspek dari solusi yang mereka usulkan, seperti fitur, biaya dan pendekatan implementasi.
• Pemilihan vendor . Anda menggali lebih dalam untuk mengetahui dengan tepat seberapa baik vendor yang paling menjanjikan memenuhi kebutuhan Anda; ini mungkin melibatkan pengembangan dokumen penemuan terperinci dan meminta demo. Kemudian, pilih pemasok Anda.

Otomatisasi Hutang dengan NetSuite

Solusi Hutang NetSuite membantu bisnis menghemat waktu, meningkatkan kontrol dan produktivitas dengan mengotomatiskan pemrosesan dan pembayaran faktur. Sebagai contoh, perangkat lunak dapat meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk memproses faktur dengan menghilangkan entri manual dan secara otomatis menghitung diskon. Secara otomatis menangani pemrosesan pengecualian ketika ada ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan pembelian. NetSuite juga memberikan wawasan real-time ke seluruh proses hutang untuk mengurangi potensi kehilangan tagihan atau pembayaran faktur penipuan.