Apa Itu Pengeluaran Bisnis? Jenis yang berbeda,

Cara Mencatatnya dan Pertimbangan Pajak

Kekhawatiran tentang pengeluaran bisnis menempati peringkat tinggi bagi perusahaan yang mengambil bagian dalam Survei Masalah dan Prioritas Bisnis Kecil 2020 NFIB. Responden melaporkan bahwa tantangan No. 1 mereka adalah biaya asuransi kesehatan, dengan lokal, pajak negara bagian dan federal serta harga persediaan dan inventaris juga masuk dalam 12 besar.

Dengan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang nuansa berbagai biaya, pemilik bisnis dapat memutuskan ke mana harus membelanjakan lebih banyak, di mana harus memotong dan bagaimana memproyeksikan hutang untuk menjaga arus kas tetap fokus.

Apa Itu Pengeluaran?

Untuk tujuan akuntansi hutang usaha (AP), semua pengeluaran adalah biaya, tetapi tidak semua biaya adalah pengeluaran.

A biaya adalah jumlah yang dibayarkan untuk membeli persediaan, memproduksi dan menjual produk dan memperoleh peralatan melalui pengeluaran modal. Pengeluaran adalah apa yang dibelanjakan bisnis untuk menghasilkan pendapatan selama periode tertentu dan dicatat pada laporan laba rugi sebagai pengimbang pendapatan atau pendapatan tersebut.

Pada dasarnya, pengeluaran adalah pengeluaran yang berhubungan dengan menjalankan bisnis sehari-hari, seperti gaji, tagihan utilitas, pembayaran sewa dan lainnya.

Pengeluaran modal adalah pembelian aset, seperti kendaraan, izin usaha atau mesin. Biaya untuk memperoleh aset ditampilkan pada laporan laba rugi perusahaan, seperti biaya pemeliharaannya. Aset itu sendiri, modal dan likuid, melakukan bukan muncul di laporan laba rugi, Namun. Mereka muncul di neraca.

Itu tidak berarti bahwa aset tidak membawa pengeluaran:Apa yang membuat belanja modal tetap dalam pelayanan — gas, pemeliharaan, orang yang mengoperasikan mesin — adalah biaya operasional. Juga, penyusutan dan amortisasi aset adalah beban dan dimasukkan dalam laporan laba rugi atau P&L sebagai beban operasional, biasanya di bawah penjualan, umum dan administrasi (SG&A).

Perhatikan bahwa penyusutan didasarkan pada estimasi masa manfaat aset, bukan jumlah tahun yang diharapkan untuk digunakan. Aset sering disimpan dalam layanan lama setelah mereka sepenuhnya disusutkan.

Biaya Dijelaskan

Pada dasarnya, jika perusahaan Anda menerima dan membayar faktur, itu adalah pengeluaran. Proses pembayaran tagihan merupakan bagian dari fungsi Account Payable (AP). Setelah menerima faktur asli atau pesanan pembelian, seseorang di departemen AP meninjaunya untuk memastikan semua detail akurat dan sesuai dengan kebijakan.

Beban dibebankan terhadap pendapatan pada laporan laba rugi bulanan perusahaan dan umumnya dapat dikategorikan sebagai biaya operasional atau non-operasional.

Biaya operasional, terkadang disebut OpEx, adalah biaya berkelanjutan untuk mendanai operasi bisnis sehari-hari. Ini bisa diperbaiki, seperti utilitas, menyewa, gaji, pajak properti dan kontribusi program pensiun, atau periodik, seperti pajak triwulanan dan perjalanan bisnis, untuk menyebutkan beberapa.

Biaya non-operasional adalah pengeluaran yang secara tidak langsung berkaitan dengan operasi dan hasil dari aktivitas pendanaan atau investasi, seperti depresiasi dan amortisasi serta pembayaran bunga pinjaman dan kartu kredit.

Seperti yang dibahas, pembelian modal dan pengeluaran yang berhubungan dengan produksi barang adalah biaya.

Pengeluaran modal adalah barang-barang besar, seperti bangunan atau mesin, yang terdepresiasi dari waktu ke waktu.

Harga pokok penjualan (COGS) mewakili biaya langsung untuk membuat atau memperoleh produk yang menghasilkan pendapatan. Sebuah organisasi jasa mungkin hanya menyebutnya "biaya penjualan, ” karena tidak menjual “barang”.

Sebagai contoh, katakanlah etalase paket-dan-kapal memutuskan untuk memulai layanan pengiriman. Ini membiayai pembelian $ 40, 000 mobil kargo, yang merupakan belanja modal; itu akan memiliki kendaraan itu selama bertahun-tahun dan tidak perlu membayar harga pembelian penuh lagi. Tetapi akan harus terus membayar bunga pinjaman dan biaya operasi berulang untuk menjaga van menghasilkan pendapatan, termasuk bahan bakar, Pertanggungan, pemeliharaan, tol dan gaji sopir pengiriman — ini adalah biaya.

Contoh Pengeluaran

Biaya operasional umum termasuk sewa, utilitas dan asuransi. Dari sana, pengeluaran khas bervariasi menurut jenis perusahaan:Restoran memesan makanan dari berbagai pemasok. Sebuah praktek medis dapat membayar perusahaan pembersih khusus. Paket kami, kapal dan layanan pengiriman menghabiskan untuk perlengkapan kantor dan bahan bakar.

Biaya mungkin tetap — yaitu, stabil meskipun ada perubahan dalam volume produksi atau penyampaian layanan — atau variabel, berarti mereka berfluktuasi. Bunga van dan gaji sopir pengiriman adalah biaya tetap, sementara bahan bakar dan tol bervariasi.

Biaya baik dikonsumsi segera, seperti bahan bakar, atau mewakili pengurangan nilai aset fisik atau tidak berwujud, seperti depresiasi pada nilai van pengiriman. Dari sudut pandang AP, tidak seperti aset fisik atau tidak berwujud, seperti paten atau merek, setelah pengeluaran “dikonsumsi, ” mereka tidak memiliki nilai masa depan.

5 Kategori Pengeluaran yang Dapat Dikurangi yang Mungkin Dirindukan Pemilik Bisnis

Melanjutkan pendidikan: Pemilik bisnis dapat mengurangi biaya pelatihan dan seminar untuk meningkatkan keterampilan tenaga kerja mereka atau tetap mengikuti tren industri.

Iuran dan langganan: Sepanjang garis yang sama, majalah atau jurnal industri yang terkait dengan bisnis Anda dapat dikurangkan dari pajak Anda, seperti halnya biaya keanggotaan yang dibayarkan ke Kamar Dagang setempat dan asosiasi profesional atau perdagangan yang membantu mempromosikan perusahaan Anda.

Penggunaan bisnis mobil Anda: Anda mungkin dapat menghapuskan biaya pemeliharaan dan pengoperasian kendaraan yang hanya digunakan untuk bisnis. Namun, jika sudah tercampur, Anda dapat mengklaim mileage terkait dengan penggunaan bisnis.

Biaya awal: Bisnis yang meluncurkan usaha baru — seperti layanan pengiriman kami — mungkin dapat mengurangi hingga $5, 000 dalam biaya awal, seperti pemasaran dan pelatihan karyawan.

Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS): Aplikasi, seperti perangkat lunak pembukuan, atau langganan berulang dengan perusahaan SaaS, digunakan untuk tujuan terkait bisnis dapat sepenuhnya dikurangkan dari pajak.

Biaya Perekaman

Langkah-langkah dalam proses untuk mencatat dan membayar pengeluaran termasuk menyiapkan vendor baru di perangkat lunak akuntansi Anda, membuat dan menyetujui permintaan pembelian, membuat dan menyetujui pesanan pembelian, menyetujui faktur, membayar barang tersebut, mengelola pengembalian atau penyesuaian, menghitung pajak terutang dan menghasilkan AP dan laporan lain yang diperlukan.

Untuk mencatat — dan mengurangi — pengeluaran bisnis dengan benar, Anda perlu menyimpan dokumentasi. Dokumen pengeluaran pendukung yang disyaratkan oleh IRS harus menunjukkan bukti pembayaran dan mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah yang dibayarkan, tanggal pengeluaran terjadi dan menyertakan deskripsi barang yang dibeli atau layanan yang diterima yang menunjukkan jumlah tersebut untuk pengeluaran bisnis yang sah.

IRS juga menentukan berapa lama berbagai catatan perlu disimpan.

Dokumentasi pengeluaran meliputi:

• Cek yang dibatalkan atau bukti pembayaran/transfer dana elektronik lainnya
• Penerimaan pita kasir
• Laporan akun
• Tanda terima dan laporan kartu kredit
• Faktur

Perusahaan menggunakan metode akuntansi akrual atau cash-basis untuk mencatat biaya.

Metode akrual adalah yang paling umum. Dalam akuntansi akrual, perusahaan mengakui beban pada saat terjadinya, terlepas dari kapan membayar untuk barang atau jasa. Buku besar perusahaan mencerminkan jumlah hutang bisnis tetapi belum dibayar.

Metode cash-basis lebih mudah. Bisnis yang menggunakan akuntansi basis kas mencatat pendapatan ketika benar-benar diterima — katakanlah, ketika cek disetorkan, kliring dan uang tunai masuk ke rekening — dan pengeluaran saat pembayaran dilakukan.

Beban dicatat pada laporan laba rugi. Laporan laba rugi melaporkan pendapatan perusahaan, beban dan laba rugi selama periode akuntansi tertentu. Laporan laba rugi juga dikenal sebagai laporan laba rugi, atau cukup “P&L, ” di antara nama-nama lainnya.

Jenis Pengeluaran

Beban tersebut dapat berupa beban operasional atau beban non-operasional. Biaya operasional berkaitan dengan kegiatan sehari-hari. Biaya non-operasional, seperti pembayaran bunga, tidak dikeluarkan sebagai bagian dari operasi inti perusahaan. Di dalam ember-ember itu, biaya tetap — umumnya tidak berubah sepanjang tahun — atau variabel, berarti mereka berfluktuasi. Sewa dan gaji merupakan beban operasional tetap. Komisi bahan bakar dan penjualan bervariasi.

Ingat, harga pokok penjualan (COGS) adalah kategori terpisah. Jika pengeluaran mewakili biaya langsung untuk membuat atau memperoleh produk yang menghasilkan pendapatan selama periode tersebut daripada biaya sehari-hari untuk melakukan bisnis, itu COGS.

Untuk keperluan pajak, pengeluaran harus dikelompokkan ke dalam kategori, seperti menjual, beban umum dan administrasi (SG&A). Pengeluaran yang salah mengidentifikasi dapat mengakibatkan bisnis tidak perlu kehilangan potongan atau menimbulkan hukuman IRS.

SG&A: Termasuk semua biaya operasi non-produksi, termasuk biaya promosi, menjual dan mengirimkan produk — sewa, gaji, komisi, periklanan dan Pemasaran.

Penyusutan: Hal ini mencerminkan kerugian nilai aset tetap dari waktu ke waktu dan dapat dicantumkan di berbagai bagian laporan laba rugi, tergantung asetnya. Amortisasi berlaku untuk aset tidak berwujud, seperti paten.

Apa Itu Pengeluaran Non Tunai?

Pengeluaran non-tunai dicatat pada laporan laba rugi tetapi tidak memerlukan pembayaran tunai. Beban non tunai yang paling umum adalah depresiasi, tapi penurunan aset, seperti untuk persediaan usang, dan saham yang diberikan sebagai kompensasi adalah contoh lainnya.

Jika perusahaan pengepakan dan pengiriman kami membayar tunai untuk van pengiriman, penyusutan tidak akan secara langsung mempengaruhi arus kasnya, tetapi mungkin memiliki efek tidak langsung. Contohnya, banyak perusahaan diharuskan membayar taksiran pajak setiap tiga bulan. Penyusutan menurunkan pendapatan kena pajak secara keseluruhan dan oleh karena itu menurunkan kewajiban pajak, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan lebih banyak uang.

Jenis Biaya yang Dapat Dikurangi Pajak

Untuk dikurangkan, biaya harus apa yang IRS anggap "biasa dan perlu." Agensi mendefinisikan pengeluaran biasa sebagai pengeluaran yang umum dan diterima di industri Anda, sedangkan pengeluaran yang diperlukan adalah pengeluaran yang bermanfaat dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis Anda. Pengeluaran tidak harus sangat diperlukan untuk dianggap perlu; Misalnya, memutuskan untuk menjalankan kampanye iklan media sosial adalah kebijaksanaan tetapi masih dapat dikurangkan.

Tetapi ada pengecualian:Jika biaya diperhitungkan ke dalam harga pokok barang (COG), tidak dapat dikurangkan lagi sebagai biaya bisnis. Pengeluaran modal dan pengeluaran pribadi juga tidak dapat dikurangkan, juga bukan biaya lobi atau sumbangan politik.

Kompensasi karyawan, rencana pensiun, kendaraan yang digunakan untuk bisnis, menyewa, asuransi dan bunga dapat dikurangkan, seperti berbagai federal, negara, lokal, dan pajak luar negeri yang secara langsung terkait dengan perdagangan atau bisnis Anda.

Perhatikan bahwa Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan membuat perubahan pada apa yang dapat dikurangkan, bersama dengan aturan seputar depresiasi, kredit pajak dan lainnya. Sebagai contoh, perusahaan tidak dapat lagi mengurangi biaya menghibur pelanggan di acara olahraga, meskipun makanan sebagian dikurangkan.

Publikasi IRS 535 mencantumkan semua pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan.

Cara Mengotomatiskan Pelaporan Pengeluaran

Otomatisasi hutang, atau otomatisasi AP, menyatukan alat dan serangkaian praktik terbaik untuk mengotomatisasi aspek manual dalam menyetujui, mengklasifikasikan, melacak dan membayar biaya bisnis yang sah. Daftar gaji, seringkali salah satu pengeluaran terbesar, juga dapat menjadi bagian dari otomatisasi AP dengan mengirimkan kewajiban pajak gaji ke AP untuk pembayaran setiap periode.

Daripada anggota tim keuangan memasukkan data pemasok, menyetujui PO dan membayar tagihan secara manual, dengan perangkat lunak akuntansi, seluruh proses dapat terjadi secara digital, dengan tim keuangan yang terlibat hanya ketika sistem menandai anomali. Selain mencari ketidakakuratan, seperti nomor yang dialihkan, proses peninjauan otomatis mencari tanda-tanda penipuan, memastikan faktur bukan duplikat dan memeriksa persyaratan pemasok untuk tanggal jatuh tempo dan diskon pembayaran lebih awal. Itu menghemat waktu dan uang sambil meminimalkan penipuan dan kesalahan.

Untuk mengotomatisasi proses pengeluaran, sebagian besar bisnis beralih ke perangkat lunak akuntansi dan manajemen keuangan modern. Sistem ini penting untuk melacak pendapatan dan pengeluaran, menghasilkan laporan keuangan dan membantu keuangan mengawasi kesehatan keuangan bisnis. Ini mengurangi kesalahan yang melekat dalam entri data manual dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan laporan yang sesuai dengan standar akuntansi US GAAP dan IFRS.