ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> Akuntansi

Menetapkan Sasaran Hutang Usaha &Bagaimana Otomasi AP Dapat Membantu

Menetapkan tujuan rinci kemudian secara teratur mengukur kemajuan adalah cara terbaik untuk menjaga semua departemen selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan. Untuk hutang dagang, tujuan dapat berkisar dari menangkap manfaat, seperti diskon pembayaran awal atau pilihan, untuk memotong biaya dengan menghilangkan biaya keterlambatan dan mengelola arus kas dengan menunda pembayaran sampai faktur benar-benar jatuh tempo.

Mengapa Anda Harus Menetapkan Sasaran untuk Hutang Usaha?

Menetapkan tujuan untuk tim AP mengalihkan pembayaran tagihan dari tugas rumah tangga yang sebagian besar tanpa pamrih menjadi cara bagi departemen tersebut untuk memberikan keuntungan bisnis strategis. Itu bagus untuk moral karyawan dan keuntungan Anda.

Satu catatan penting:Pemimpin harus realistis dan menetapkan tujuan yang dapat dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan. Sebaliknya, Anda membuat tim keuangan gagal. Saran kami adalah untuk selalu mengingat kondisi ekonomi saat ini dan melibatkan pakar internal yang mengerjakan laporan arus kas Anda dan membangun model keuangan Anda. Mereka akan memiliki wawasan tentang sumber daya apa yang harus digunakan oleh AP serta tujuan mana yang dapat dicapai dan mana yang sulit.

Cara Menetapkan Tujuan AP

Tidak ada salahnya mendorong AP untuk membidik tinggi. Saat membuat daftar tujuan, ingat bahwa tujuan utamanya adalah untuk menghilangkan pemborosan uang seperti laporan pengeluaran yang salah atau di luar kebijakan, mendapatkan persyaratan atau suku bunga yang lebih baik, menangkap manfaat pembayaran awal yang masuk akal secara finansial dan secara umum meningkatkan arus kas dan peringkat kredit.

Untuk menentukan tujuan tertentu, mempertimbangkan praktik terbaik dalam pengurangan biaya, taktik memanfaatkan uang dan kebijakan kredit, serta tantangan departemen dan kebutuhan perusahaan dalam hal ketersediaan uang tunai dan kredit.

Berikut adalah tips untuk sukses menetapkan tujuan.

Tinjau/audit proses AP Anda yang ada

Faktor penting dalam memenuhi tujuan AP Anda:Tingkatkan atau ganti proses yang tidak efisien. Itu dimulai dengan mendigitalkan catatan keuangan Anda dan meminimalkan penggunaan faktur kertas, cek dan catatan pembayaran. Dengan membatasi penggunaan kertas, Anda mengurangi biaya dan kesalahan sambil meningkatkan akses, meningkatkan berbagi data antar aplikasi dan menghilangkan risiko bahwa catatan fisik dapat dihancurkan dalam kebakaran atau banjir. Dorong vendor Anda untuk mengirimkan faktur secara elektronik.

Setelah data keuangan Anda menjadi digital, tim AP mungkin menemukan bahwa proses yang tidak efisien yang digunakan untuk mengacak faktur kertas, kuitansi dan dokumen lainnya tidak hanya kikuk — mereka tidak lagi berfungsi. Kiat pro:Jangan hanya "mengangkat dan menggeser" alur kerja lama itu. Tinjau mereka untuk mengidentifikasi langkah atau proses mana yang perlu dihilangkan, bergabung atau disempurnakan untuk menciptakan departemen AP yang lebih modern dan efisien, dan pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak pengenalan karakter optik (OCR) untuk mengonversi faktur kertas menjadi file digital. Ini akan sangat membantu proyek otomatisasi AP di masa mendatang.

Pastikan untuk membakukan format data Anda juga. Sebagai contoh, memastikan bahwa bidang serupa diberi label dengan cara yang sama dan nilai tukar saat ini digunakan untuk konversi mata uang. Standardisasi membuat berbagi atau menggunakan kembali data lebih mudah dan lebih akurat.

Tetapkan tujuan SMART

Khas, teknologi pintar, sering menggabungkan pembelajaran mesin, otomatisasi proses robotik dan AI, lebih umum di kantor depan daripada departemen seperti AP. Contoh teknologi cerdas adalah manajemen prospek untuk pemasaran:Saat prospek baru masuk, sistem otomasi pemasaran dapat melacak prospek ini saat mereka bergerak melalui siklus penjualan.

Sebagai contoh lain, otomatisasi pemrosesan kredit pintar dapat menyederhanakan dan mempercepat orientasi pelanggan baru dengan mengumpulkan data dari laporan kredit pelanggan, menemukan dan memvalidasi dokumen tanpa pelanggan harus mengunggahnya dan membuat pertimbangan tentang apakah dan berapa banyak kredit yang harus diperpanjang bahkan jika satu atau dua dokumen biasa hilang.

Ada beberapa cara otomatisasi dapat membantu bisnis kecil dan besar. Khusus untuk AP, otomatisasi dapat menghilangkan hal-hal duniawi, tugas berulang seperti memproses dan menyetujui faktur vendor. Pembayaran dapat dijadwalkan secara otomatis berdasarkan tanggal jatuh tempo, diskon pembayaran awal atau aturan standar lainnya. Pembayaran yang dilakukan secara rutin kepada vendor yang sudah mapan juga dapat disetujui secara otomatis atau ditandai untuk ditinjau jika jumlahnya di atas ambang batas tertentu. Intinya:Teknologi pemrosesan cerdas membantu mengintegrasikan informasi dari berbagai aplikasi. CFO dapat dan harus mengadvokasi teknologi untuk membantu tim mereka bekerja lebih cerdas.

Tim juga perlu menetapkan tujuan cerdas dengan menentukan proses mana yang harus diotomatisasi dan terhubung untuk memastikan lebih sedikit kesalahan, transparansi dan efisiensi yang lebih besar.

Kategori tujuan:akurasi, efisiensi, kemampuan beradaptasi

Meskipun ada banyak tujuan yang ingin dicapai oleh staf AP, ketepatan, efisiensi dan kemampuan beradaptasi adalah target utama.

Akurasi dalam AP bukan hanya tentang menginput data dengan benar dan mengarsipkan bukti pembayaran dan dokumen lainnya dengan benar, meskipun keduanya kritis. Memastikan akurasi juga melibatkan presisi dan standarisasi, serta sering update dalam rekonsiliasi akun, perhitungan matematika, pengawasan dan keseimbangan dan dalam membangun jejak audit untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dengan mudah, menghemat waktu selama audit tahunan dan menurunkan biaya audit.

Hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan di mana pun dalam proses AP. Tetapkan tujuan untuk terus meningkatkan akurasi dan untuk menangkap kesalahan lebih awal.

Demikian pula, seperti yang kita diskusikan, Anda tidak akan mendapatkan efisiensi jika Anda hanya mengotomatiskan proses kuno yang ada. Untuk membuat AP lebih efisien, memikirkan kembali proses—bagaimana Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dengan sedikit usaha, waktu dan sumber daya? Anda juga harus menyesuaikan proses untuk ketepatan waktu daripada mengandalkan eksekusi batch. Sebagai contoh, proses AP lama Anda mungkin adalah membayar faktur pada tanggal 15 dan 30 setiap bulannya. Dengan otomatisasi, Anda dapat memotong biaya dengan bergerak lebih cepat pada faktur yang menawarkan diskon pembayaran lebih awal dan meningkatkan arus kas dengan menunggu hingga tanggal jatuh tempo untuk membayar faktur yang tidak menawarkan diskon serupa.

Tetapkan tujuan yang akan membawa AP ke tingkat efisiensi prima dalam setiap proses. Menariknya, survei Brainyard baru-baru ini menemukan bahwa para pemimpin keuangan sekarang mendorong untuk beradaptasi dengan tantangan baru dengan mengadopsi lebih banyak teknologi. Pastikan AP mendapatkan momentum itu karena ini adalah cara untuk akurasi dan efisiensi yang lebih besar.

Bagan 5:Perubahan Meluas

Deck:Berapa banyak perubahan dari masing-masing hal berikut untuk perusahaan Anda karena pandemi?

Data:Survei Peran CFO Brainyard Fall 2020

Ketiga, kemampuan beradaptasi perlu menjadi tujuan utama AP karena perusahaan akan berkembang dari waktu ke waktu seiring dengan kebutuhan pelanggan dan ekonomi secara keseluruhan. Proses AP yang terlalu ketat dapat melumpuhkan daya saing bisnis atau merusak reputasi dan kelayakan kreditnya.

12 Contoh Tujuan AP

Sementara tujuan AP akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan, strategi bisnis menyeluruh dan praktik standar industri, ada beberapa tujuan yang umum untuk semua.

1. Menghemat waktu

Manfaat besar dari menambahkan efisiensi ke proses AP Anda:Membebaskan staf dari menghabiskan waktu untuk tugas-tugas hafalan sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bermanfaat.

Hal ini dapat dicapai dengan beberapa cara, mulai dari mengotomatisasi tugas berulang hingga menggunakan teknologi pintar seperti robotic process automation (RPA) untuk mengumpulkan data di seluruh aplikasi agar lebih efisien, integrasi ad hoc dan waktu pemrosesan yang lebih singkat.

2. Pelatihan karyawan AP

Staf AP mengetahui hal-hal mereka dalam hal tugas keuangan tetapi masih bisa merasa sedikit tersesat ketika teknologi baru diterapkan. Jadikan pelatihan karyawan dan kursus penyegaran sebagai tujuan berkelanjutan. Tingkat adopsi teknologi akan meningkat, dan begitu juga efisiensi staf.

Jika penolakan untuk menggunakan teknologi tetap ada, mungkin karena karyawan tersebut khawatir kehilangan pekerjaan mereka karena otomatisasi. Lawan itu dengan menawarkan contoh inisiatif baru yang memberikan lebih banyak peluang untuk kemajuan dan pengembangan keterampilan. Cara terbaik untuk membuat staf AP Anda bergabung dan bersemangat untuk belajar adalah dengan meminta tim SDM menjalankan latihan "analisis orang", di mana HR melihat tujuan bisnis untuk memutuskan di mana pelatihan/pelatihan ulang atau bakat baru diperlukan.

3. Memberikan dukungan karyawan

Biasanya teknologi baru terlihat sederhana dalam sesi pelatihan tetapi, dalam penggunaan sebenarnya, entah bagaimana menjadi jauh lebih kompleks. Bekerja dengan vendor atau mitra integrasi Anda untuk menyediakan, dari Hari 1, dukungan untuk membantu orang-orang melewati rintangan apa pun dan untuk mempelajari lebih banyak fitur seiring dengan meningkatnya keakraban mereka dengan perangkat lunak.

Beberapa metode yang terbukti benar menunjuk "pengguna super" sejawat untuk setiap departemen dan/atau menyediakan tutorial video sesuai permintaan dan dokumen FAQ.

4. Peningkatan akurasi

Untuk hasil terbaik, menetapkan tujuan akurasi tertentu. Tolok ukur mungkin pengurangan kesalahan data yang diukur dalam persentase atau kejadian, atau dalam standarisasi bidang atau formulir di dalam dan di antara proses. Pilih area tertentu di mana Anda ingin meningkatkan akurasi data, mengatur jadwal yang realistis dan kemudian menggunakan metrik untuk mengukur kemajuan.

5. Kinerja

Sasaran kinerja yang mungkin ingin Anda tetapkan mencakup kepatuhan, pengurangan biaya, kinerja terhadap anggaran, dan memperoleh efisiensi. Mengotomatiskan seluruh proses daripada setiap bagian secara terpisah akan memberi Anda keuntungan lebih besar di masing-masing metrik ini dan juga metrik lainnya.

Metrik fiskal adalah beberapa yang paling mudah dilacak dan, untuk alasan yang jelas, yang paling banyak digunakan di bidang keuangan. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

6. Pengurangan biaya

Lagi, menetapkan tujuan yang spesifik dan terperinci. Sumber untuk penghematan mungkin termasuk lebih sedikit jam staf yang dihabiskan untuk pengulangan, pekerjaan tingkat rendah; memanen lebih banyak diskon pembayaran awal; menegosiasikan kembali persyaratan dan suku bunga yang lebih menguntungkan; atau transparansi yang lebih baik untuk koreksi kursus sebelumnya.

7. Faktur dibayar tepat waktu

Hari-hari pembayaran berdasarkan kebijakan kuno dan sering sewenang-wenang sudah lama berlalu. Departemen AP modern bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang lebih strategis daripada kenyamanan pembayar. Membayar faktur tepat waktu mempengaruhi arus kas dan reputasi perusahaan. Sama pentingnya untuk tidak membayar faktur terlalu dini seperti halnya tidak membayar terlambat. Tetapkan tujuan untuk ketepatan waktu sehingga uang tunai dan diskon awal dapat diperoleh tetapi faktur yang tidak menawarkan apa pun dibayar pada tanggal jatuh tempo. Dan, perhatikan enam masalah faktur umum yang dapat mengganggu pekerjaan.

8. Waktu pemrosesan AP dan backlog

Otomatisasi adalah cara terbaik untuk menghilangkan AP backlog dan mencapai rasio turnover AP yang lebih tinggi karena mempercepat waktu pemrosesan. Tetapkan tujuan spesifik yang akan membantu Anda menjadi seotomatis yang dapat dikelola perusahaan Anda sehingga upayanya bersifat holistik dan bukan sepotong-sepotong.

9. Hutang hari terutang

DPO adalah rasio jitu karena mengungkapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk membayar kewajiban utangnya. Dengan kata lain, itu adalah indikator seberapa baik perusahaan mengelola arus kas keluar ke vendor dan kreditur lainnya.

DPO yang lebih tinggi dapat berarti perusahaan memiliki likuiditas yang baik dan menyimpan uangnya lebih lama dengan membayar tagihan nanti. Namun, jika DPO terlalu tinggi, itu menandai kemungkinan masalah dalam membayar tagihan sama sekali. DPO yang rendah menunjukkan perusahaan membayar terlalu cepat, yang mungkin meninggalkannya kekurangan uang tunai di beberapa titik.

Tetapkan tujuan yang akan menjaga DPO Anda tetap pada titik yang baik—tidak terlalu tinggi atau terlalu rendah—demi kesehatan keuangan perusahaan Anda secara keseluruhan.

10. Metrik berbasis volume (jumlah faktur yang diproses)

Tetapkan tujuan di sini untuk menentukan bahwa pekerjaan berjalan dengan kecepatan yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang ada dan membayar tagihan tepat waktu. Dengan melacak jumlah faktur yang diproses, Anda akan memiliki ukuran yang baik bukan hanya jumlah pekerjaan yang dilakukan tetapi juga jumlah vendor yang digunakan perusahaan. Terlalu banyak vendor dapat menyebabkan peluang yang hilang dalam diskon volume dan tawar-menawar. Terlalu sedikit dapat membuat perusahaan Anda rentan terhadap gangguan atau penghentian di vendor.

11. Metrik pembayaran (jumlah pembayaran yang dilakukan)

"Pengecualian" adalah perbedaan, sering di ujung vendor, dan mereka membutuhkan penanganan dalam sistem otomatis. Metrik pembayaran akan memberi tahu Anda seberapa sering pengecualian terjadi dan apakah masalahnya ada pada vendor atau proses Anda. Karena pengecualian mahal untuk ditangani, Anda pasti ingin tahu vendor mana yang menyumbat sistem Anda—atau apa dalam proses Anda yang membuat kemacetan. Pengetahuan ini akan membantu Anda dalam memperbaiki masalah.

Tips Mengelola Piutang dan Hutang

Piutang Hutang Tawarkan pembayaran berdiskon sebagai imbalan atas pembayaran yang lebih cepat Periksa kontrak untuk memastikan bahwa perusahaan Anda tidak membayar pemasok lebih awal Terlibat dengan konsumen untuk membantu mencegah pembayaran terlambat, perselisihan atau default Petakan pemasok penting bisnis Anda untuk menentukan prioritas pembayaran Kirim tepat waktu, faktur menyeluruh dan pengingat proaktif Periksa peluang diskon dengan pemasok Pastikan tidak ada hambatan pembayaran, seperti kesalahan faktur atau penagihan tertunda Berkomunikasi untuk memahami pemasok mana yang mungkin berisiko dan pemasok mana yang berpotensi memperpanjang jangka waktu Memprioritaskan pelanggan dengan saldo besar dalam proses pengumpulan uang Pastikan sistem dan proses efisien untuk menghindari penundaan dan kesalahan Pastikan sistem pembayaran Anda fungsional dan nyaman. Online dengan beberapa opsi pembayaran berfungsi paling baik Pastikan pembayaran dilakukan melalui metode pembayaran yang disepakati Tentukan target pengumpulan uang tunai mingguan Jika memungkinkan, menghitung syarat pembayaran dari tanggal penerimaan faktur bukan dari tanggal faktur

Tujuannya harus berupa pengurangan yang stabil dalam jumlah pengecualian. Anda mungkin juga ingin menetapkan batasan pada jumlah pengecualian bulanan atau triwulanan yang dianggap dapat diterima oleh perusahaan Anda untuk diupayakan oleh tim AP Anda.

Perhatikan juga bahwa pengecualian dapat mengindikasikan penipuan, masalah yang signifikan dengan AP. Survei tahunan AFP mengungkapkan peningkatan berkelanjutan dalam prevalensi penipuan. Pertimbangkan pengakuan khusus untuk staf AP yang menemukan dan melaporkan upaya penipuan.

12. Metrik keuangan (rabat yang diperoleh, potongan pembayaran awal yang diambil)

Pelacakan rabat, diskon dan imbalan pembayaran lain yang tersedia akan membantu Anda memanen lebih banyak. Pada kasus ini, metrik keuangan mengukur berapa banyak uang yang diperoleh melalui langkah-langkah ini. Ini berarti bahwa tidak hanya peluang tersebut diidentifikasi, mereka juga berhasil diselesaikan. Tetapkan tujuan untuk memastikan tim AP Anda secara konsisten menguangkan.

Otomatisasi AP Dapat Membantu Mencapai Tujuan AP Anda

Sebagian besar perusahaan menemukan bahwa mereka melampaui proses AP mereka saat mereka mencapai hal-hal yang lebih besar dan lebih baik. Itu terutama benar jika proses AP Anda berbasis kertas. Menangani kertas akan memperlambat Anda, terutama ketika ada volume yang cukup besar dan terus bertambah, dan itu mahal, juga. Pada akhirnya, kuno, proses AP berbasis kertas akan menjadi penghambat pertumbuhan karena mempengaruhi arus kas Anda secara negatif.

Perangkat lunak otomatisasi AP memungkinkan tim Anda melakukan penskalaan untuk mengakomodasi perubahan dan pertumbuhan baru tanpa gangguan. Lebih jauh, otomatisasi dapat mengubah AP dari pusat biaya sederhana menjadi pembeda keuangan strategis. Dengan mengambil keuntungan dari manfaat yang baru ditemukan, dari diskon pembayaran awal hingga manajemen persyaratan kontrak, Anda dapat memajukan perusahaan Anda lebih cepat.

Akuntansi

Akuntansi