Kontrak Biaya-Plus Ditetapkan

Kontrak mungkin bukan urusan Anda, tetapi bisnis Anda bergantung pada kontrak. Mendapatkan semua pihak di halaman yang sama dapat melindungi perusahaan Anda dan intinya, tetapi tidak semua jenis kontrak cocok untuk setiap bisnis.

Salah satu jenis kontrak yang semakin populer — terutama dalam konstruksi — adalah format biaya-plus. Faktanya, hari ini, kontrak biaya-plus digunakan dalam segala hal mulai dari proyek konstruksi jalan raya hingga pengembangan roket kedirgantaraan. Inilah mengapa mereka bisa tepat untuk bisnis Anda, juga.

Apa itu Kontrak Biaya-Plus?

Kontrak biaya-plus adalah kontrak di mana kontraktor dibayar untuk semua biaya proyek ditambah biaya tambahan untuk pekerjaan itu. Biaya tambahan dimaksudkan untuk menjadi keuntungan kontraktor. Juga dikenal sebagai kontrak penggantian biaya, pengaturan ini kontras dengan kontrak harga tetap, di mana kontraktor dibayar satu set biaya untuk sebuah proyek, terlepas dari total biaya.

Kontrak biaya-plus mengalihkan sebagian risiko dari kontraktor ke pelanggan, yang mungkin harus membayar lebih untuk menutupi peningkatan biaya.

Biaya Plus vs Harga Tetap

Sesuai dengan namanya, kontrak harga tetap menetapkan biaya lump sum untuk sebuah proyek, terlepas dari apakah biaya dan bahan naik atau turun. Dalam kesepakatan harga tetap, kontraktor harus menghitung dengan cermat berapa biaya yang harus dibebankan untuk memastikan lonjakan biaya material tidak menghapus keuntungan.

Pembeli mungkin lebih memilih pengaturan harga tetap daripada biaya plus karena yang pertama memberikan kepastian tentang apa yang akan mereka kenakan untuk suatu proyek. Kontraktor harus memastikan mereka dengan hati-hati melacak dan merinci bahan dan overhead.

Takeaways Kunci

• Cost-plus mengurangi risiko kontraktor dengan memisahkan keuntungan dari biaya langsung dan tidak langsung proyek. Tetapi pelanggan tidak memiliki kepastian tentang tagihan akhir.
• Variasi kontrak dapat menjadi faktor dalam insentif untuk pekerjaan yang diselesaikan lebih cepat dari jadwal atau melebihi spesifikasi awal, atau menetapkan kenaikan biaya jika biaya proyek meningkat.
• Kontrak biaya-plus memerlukan akuntansi dan pelacakan yang cermat, dan pelanggan mungkin menuntut klausul batas biaya.

Kontrak Biaya-Plus Dijelaskan

Kontrak biaya plus, di mana kontraktor menagih biaya langsung dan tidak langsung proyek ditambah biaya tambahan, memungkinkan fleksibilitas yang cukup besar dan memastikan keuntungan. Namun, itu bukan cek kosong. Kontraktor harus membuat perkiraan rinci biaya yang diharapkan di muka, dan pembeli harus menyetujui serangkaian kenaikan beban yang diakui yang mungkin terjadi.

Fluktuasi harga tipikal yang tercakup dalam kontrak semacam itu termasuk biaya komoditas, seperti kayu dan tembaga, yang mungkin mengalami lonjakan permintaan. Biaya juga dapat mencakup overhead, seperti biaya penelitian dan pengembangan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan kontrak.

Namun, memperkirakan kesalahan, kesalahan dan biaya yang timbul karena kelalaian tidak tercakup dalam sebagian besar kontrak biaya-plus. Dalam beberapa kasus, pelanggan dapat meminta batas atas total biaya yang dapat dikenakan. Akhirnya, ketika kontrak biaya-plus diharapkan berlangsung selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun, biasanya menyediakan pembayaran sementara untuk mengganti biaya kontraktor di sepanjang jalan.

Apa yang Termasuk dalam Kontrak Biaya-Plus?

Tidak peduli spesifikasi proyek, kontrak biaya-plus biasanya memecah biaya menjadi tiga kategori.

Biaya langsung

Ini adalah biaya yang lebih jelas yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu dalam kontrak. Dikenal sebagai harga pokok penjualan (COGS) dalam konteks lain, contoh biaya langsung termasuk tenaga kerja untuk proyek, bahan baku yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, peralatan yang dibeli atau disewa untuk pekerjaan tersebut dan biaya untuk spesialis luar seperti insinyur atau konsultan.

Biaya tidak langsung/biaya overhead

Juga dikenal sebagai biaya overhead, biaya tidak langsung adalah berbagai kategori pengeluaran yang terkait dengan menjalankan bisnis. Biaya tersebut meliputi biaya administrasi, seperti sewa kantor, biaya asuransi, lisensi, biaya transportasi dan utilitas. Persentase dari keseluruhan overhead kontraktor biasanya termasuk dalam kontrak biaya-plus, dengan jumlah tergantung pada ukuran dan jangka waktu proyek.

Laba

Jumlah yang akan diperoleh perusahaan Anda untuk menyelesaikan proyek. Ini bisa berupa biaya tetap atau bervariasi tergantung pada biaya keseluruhan atau insentif tertentu — misalnya, bonus untuk menyelesaikan tepat waktu atau lebih awal.

Variasi Kontrak Biaya-Plus

Kontrak biaya-plus datang dalam berbagai formulasi, tergantung pada jenis bisnis dan produk atau layanan yang akan dikirimkan.

Biaya-plus biaya tetap (CPFF): Ini adalah jenis kontrak biaya-plus yang paling dasar. Dalam versi ini, pembeli cukup membayar biaya tetap di atas biaya aktual yang dikeluarkan untuk memenuhi kewajiban kontrak.

Biaya insentif ditambah biaya (CPIF): Sesuai dengan namanya, kontrak ini mencakup biaya yang lebih tinggi setiap kali kontraktor memenuhi atau melampaui target kinerja yang ditetapkan dalam kontrak. Target tersebut biasanya melibatkan tanggal penyelesaian tetapi juga dapat menghargai hasil lainnya, terutama penghematan biaya tambahan.

Biaya-plus persentase biaya (CPPC): Dalam kontrak-kontrak ini, biaya kontraktor adalah persentase dari keseluruhan biaya yang dikeluarkan. Sehingga biaya meningkat, begitu juga biaya kontraktor. Sementara pengaturan tersebut dapat melindungi kontraktor dalam hal, mengatakan, meningkatnya biaya tenaga kerja atau penelitian yang dikeluarkan untuk memenuhi tenggat waktu, sebagian besar perusahaan besar dan lembaga pemerintah menolak kontrak semacam itu karena hanya ada sedikit insentif bagi kontraktor untuk mencegah kenaikan biaya.

Biaya penghargaan biaya-plus (CPAF): Kontrak ini membayar biaya tambahan berdasarkan prestasi kerja. Dalam menyampaikan suatu produk, Misalnya, biaya tambahan dapat diperoleh jika item lebih tahan lama, hemat energi atau lebih cepat dari spesifikasi awal yang ditetapkan.

Tarif tetap biaya-plus: Jarang digunakan, dan hanya oleh kontraktor yang benar-benar mengetahui biaya dan tarif tenaga kerja mereka, jenis kontrak biaya-plus ini menetapkan tarif tenaga kerja di muka. Tidak ada pihak yang mendapat banyak fleksibilitas.

Contoh Kontrak Biaya-Plus

Sementara kontrak biaya-plus digunakan dalam industri mulai dari biotek hingga pertahanan militer, bisnis konstruksi menawarkan contoh paling umum tentang cara kerja kontrak semacam itu.

Dalam kasus yang khas, sebuah perusahaan yang kami sebut Apex Construction setuju untuk membangun kompleks perkantoran yang diperkirakan menelan biaya $15 juta. Sebagai bagian dari kontrak biaya-plus, Apex setuju bahwa total biaya tidak akan melebihi $17 juta.

Dengan kata lain, total biaya yang diantisipasi dibatasi pada $17 juta untuk melindungi pembeli.

Apex Construction juga setuju untuk menerima bayaran sebesar $2,25 juta, tidak peduli berapa jumlah biaya akhir. Biaya dalam contoh ini kira-kira 15% dari biaya proyek, meskipun biaya yang sama dengan 20% tidak jarang. Proyek khusus ini akan membebani pembeli setidaknya $17,25 juta — perkiraan biaya total ditambah biaya kepada kontraktor. Apex dan klien juga menyetujui biaya insentif tambahan $1 juta jika bangunan selesai 30 hari atau lebih lebih awal dan total biaya tidak melebihi $15 juta.

Untuk memenuhi elemen kontak, Apex melacak semua sumber daya yang digunakan dan, pada interval yang ditentukan, menyerahkan tanda terima dan dokumentasi untuk pengeluarannya. Apex harus memenuhi target sementara yang dapat dikonfirmasi oleh klien atau inspeksi konsultan. Agar Apex dapat terus mendanai operasional bisnisnya selama masa konstruksi, itu mengajukan tagihan pada saat-saat yang disepakati, ketika 25%, 50% dan 75% bangunan sudah selesai. Tagihan jangka menengah tersebut tidak hanya mencakup pengeluaran yang dapat ditagih tetapi juga persentase dari keuntungan yang diharapkan.

Kapan Menggunakan Kontrak Biaya-Plus

Kontrak biaya-plus sangat berguna ketika tidak mungkin untuk memprediksi biaya akhir dari proyek jangka panjang atau ketika tidak ada informasi yang cukup untuk membuat perkiraan biaya yang terperinci karena desain akhir belum selesai.

Kontrak biaya-plus juga memungkinkan pembeli untuk dengan cepat memulai proyek tanpa mengekspos kontraktor pada risiko yang berlebihan.

5 Anjuran dan Larangan untuk Kontrak Biaya-Plus

Mengerjakan: Kumpulkan pernyataan kerja yang sangat rinci sehingga tidak ada ambivalensi tentang pengeluaran apa yang disertakan.

Mengerjakan: Pastikan Anda dapat merinci biaya overhead Anda dengan cara yang masuk akal bagi pelanggan.

Mengerjakan: Tentukan apa yang terjadi jika, dan dalam keadaan apa Anda atau pelanggan dapat, mengakhiri kontrak.

Jangan membuat kesalahan dengan mencantumkan harga total perusahaan secara tertulis agar pelanggan tidak berargumen bahwa kontrak tersebut sebenarnya lump sum.

Jangan sayap itu pada perkiraan. Jika Anda tidak terbiasa dengan materi atau biaya untuk seorang spesialis, melakukan penelitian Anda sebelum menyatakan biaya yang diproyeksikan.

Pro dan Kontra Kontrak Biaya-Plus

Yin-yang dari kontrak biaya-plus adalah transparansi. Pembeli dan penjual sama-sama mengetahui — dan menyetujui — semua biaya dan keuntungan yang terlibat. Itu menggeser banyak risiko yang melekat dalam kesepakatan semacam itu dan, tergantung pada spesifikasi kontrak, dapat membatasi manfaat.

Pro dan kontra tambahan juga menyebarkan risiko dan imbalan.

Manfaat kontrak biaya-plus

Keuntungan dari kontrak biaya-plus meliputi:

• Risiko yang lebih kecil bagi kontraktor karena harus menanggung biaya tak terduga karena inflasi harga.
• Bahan terbaik dapat digunakan untuk memenuhi tujuan proyek.
• Menekankan kualitas kerja dan memenuhi tujuan kinerja daripada pemotongan biaya.
• Cenderung menyeimbangkan tanggung jawab untuk mengelola biaya secara setara antara kontraktor dan pembeli.

Kerugian kontrak biaya-plus

Namun, kontrak ini memiliki kontra, termasuk:

• Biaya akhir proyek tidak tetap.
• Tanpa pengawasan yang teratur, biaya dapat dengan cepat meningkat untuk pembeli.
• Membutuhkan manajemen yang lebih canggih dan pelacakan semua sumber daya dan biaya terkait.

Melindungi Bisnis Anda

Kontrak biaya-plus memiliki keuntungan yang jelas untuk industri seperti konstruksi di mana biaya langsung terdiri dari sebagian besar pekerjaan, tetapi jika biaya tersebut berada di luar kendali kontraktor dan dapat mengalami fluktuasi yang cepat dalam penawaran dan permintaan. Namun, untuk memastikan bahwa kontrak biaya-plus benar-benar melindungi bisnis mereka, kontraktor harus menyimpan catatan yang cermat dan memiliki sistem akuntansi yang baik. Sebaliknya, mereka mungkin tidak dapat memulihkan semua biaya.

Pencatatan perlu dilakukan secara real time untuk mengurangi biaya administrasi, memungkinkan pelacakan biaya yang konstan, meminimalkan dokumentasi yang hilang atau barang yang terlupakan dan mengontrol penggunaan bahan dan komoditas — dan untuk dapat mengirimkan tepat waktu, laporan komprehensif kepada klien untuk memenuhi kewajiban kontrak.

Sejarah Kontrak Biaya-Plus

Konsep kontrak "biaya-plus-jumlah tetap" pertama kali diterbitkan oleh Frank B. Gilbreth dalam artikel tahun 1907 di Majalah Industri. Gilbreth mengatakan bahwa dia menggunakan kontrak semacam itu dalam bisnis konstruksinya. Gilbreth paling dikenal saat ini sebagai pakar efisiensi dan bapak dalam “Lebih Murah oleh Dozen, ” novel semi-otobiografi tahun 1948 yang ia dan istrinya tulis bersama yang telah dibuat menjadi beberapa film.

Kontrak biaya-plus mulai digunakan secara lebih luas di pasar AS selama Perang Dunia Pertama dan Kedua. Perjanjian ini digunakan untuk mendorong produksi yang cepat untuk memenuhi tuntutan militer. Namun, kontrak biaya-plus juga mendorong perusahaan teknologi baru, seperti Hewlett-Packard, yang mampu menagih biaya untuk penelitian dan pengembangan ke Departemen Pertahanan dan dengan demikian menciptakan produk yang mungkin tidak layak jika sebaliknya.

Tren Kontrak Biaya-Plus

Kontrak biaya tetap plus biaya terus mendominasi sektor pertahanan hingga akhir 1990-an. Pada awal 2000-an, Namun, kontrak biaya penghargaan cost-plus menjadi instrumen yang disukai dalam kontrak pertahanan.

Kontrak biaya-plus secara keseluruhan digunakan secara luas dalam bisnis penelitian-berat, diikuti oleh bisnis yang berorientasi pada layanan dan kemudian berorientasi pada produk. Pada awal tahun 2000-an, Namun, kontrak biaya-plus mulai digunakan oleh lebih banyak perusahaan di arena jasa. Ini juga mencerminkan popularitas mereka saat ini di sektor konstruksi dan bangunan.

Mengelola Kontrak Biaya-Plus Dengan NetSuite

Untuk memastikan keberhasilan kontrak biaya-plus, Kontraktor harus dapat mempertanggungjawabkan keseluruhan proyek, dari inisiasi sampai selesai, tanpa menimbulkan biaya tambahan. Sangat penting untuk dapat melakukan ini tidak hanya untuk bisnis itu sendiri tetapi juga untuk dapat menunjukkan dan membenarkan biaya kepada pembeli dan klien.

Untuk membuat tugas semudah mungkin, sistem manajemen keuangan otomatis berbasis cloud seperti NetSuite dapat melacak sumber daya, inventaris, penagihan dan bagian lain dari pekerjaan tanpa administrasi tambahan. Mengotomatiskan pelacakan pengeluaran dan pencatatan juga membantu menjaga biaya tetap sesuai. Akses dari cloud menjadi penting ketika karyawan perlu memperbarui pelacakan sumber daya dan menghitung pengeluaran dari kursi depan truk, atau subkontraktor harus segera melaporkan penyelesaian pekerjaan dari lokasi kerja.

Platform penagihan Account Receivable (AR) terpadu NetSuite mendukung berbagai jenis kontrak dan model harga, termasuk kontrak biaya-plus.

Akhirnya, kontrak biaya-plus dapat bekerja untuk berbagai proyek, khususnya dalam konstruksi. Dalam lingkungan bisnis yang tidak pasti, kontrak ini tidak hanya menawarkan transparansi kepada pembeli tetapi juga perlindungan yang lebih baik bagi kontraktor. Namun untuk mendapatkan perlindungan tersebut, bisnis harus rajin dalam memantau biaya. Menyebarkan alat yang tepat adalah langkah pertama.

FAQ Kontrak Biaya-Plus

T:Bagaimana cara kerja kontrak biaya-plus?

A: Dalam kontrak biaya-plus, pembeli dan penjual menyepakati serangkaian biaya yang akan diganti untuk suatu proyek, serta biaya —biasanya tetap — di atas biaya-biaya tersebut. Biaya tersebut merupakan keuntungan kontraktor.

T:Apa keuntungan dari kontrak biaya-plus?

A: Keuntungan yang ditawarkan oleh kontrak biaya-plus termasuk perlindungan terhadap inflasi harga untuk kontraktor dan kemampuan untuk menutupi biaya konsultasi dan rekayasa luar yang tidak terduga. Kontrak ini juga berbagi tanggung jawab manajemen biaya antara kontraktor dan pembeli.

T:Apa kerugian dari kontrak biaya-plus biaya tetap?

A: Salah satu kelemahan dari kontrak biaya-plus adalah bahwa pelanggan tidak memiliki kepastian tentang biaya akhir. Kontraktor dengan sistem untuk melakukan manajemen canggih dan pelacakan semua overhead dan pengeluaran dapat meredakan kekhawatiran dengan menyediakan lengkap, dokumentasi tepat waktu.

T:Apa yang dimaksud dengan contoh penetapan harga biaya-plus?

A: Sebagai contoh, kontrak biaya-plus dapat menetapkan bahwa perkiraan total biaya proyek bangunan adalah $10 juta ditambah biaya tetap sebesar $1,5 juta, sekitar 15% dari total biaya, sebagai keuntungan kontraktor. Jadi, total biaya yang harus dikeluarkan pembeli adalah sekitar $11,5 juta—biaya ditambah ongkos. Kontrak dapat mencakup batas atas total biaya, seperti tidak melebihi $12 juta, dan biaya insentif untuk memenuhi tanggal penyelesaian awal.