Dapatkah Software Akuntansi Membantu Mengurangi Biaya?

Di antara alasan organisasi memutuskan apakah akan membeli dan mengimplementasikan perangkat lunak akuntansi atau tidak adalah apakah perangkat lunak tersebut dapat mengurangi biaya atau tidak.

Gaji Tim Keuangan

Jelas ada sejumlah faktor yang berperan dalam mengevaluasi biaya akuntansi bisnis, tapi yang paling besar dan paling kentara adalah gaji. Pengeluaran untuk gaji akuntansi dapat bertambah dengan cepat. Berikut adalah ikhtisar gaji rata-rata untuk akuntan di sejumlah tingkatan, menurut Gaji.com.

Akuntan Pajak I: Biasanya bertanggung jawab untuk memelihara dan menyiapkan pengembalian pajak, catatan pajak, jadwal pajak dan laporan pajak terkait. Gaji rata-rata adalah $54, 491.

Akuntan Pajak III: Gaji rata-rata untuk posisi ini adalah $81, 725 untuk memelihara dan menyiapkan pengembalian pajak, pengembalian negara bagian dan federal setempat, dan analisis peraturan perpajakan.

Akuntan Pelaporan Keuangan IV: Bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan memelihara pengembalian, serta mengumpulkan dan menganalisis perubahan lokal, peraturan negara bagian dan federal untuk memastikan proses kerja sesuai. Akuntan pelaporan keuangan dalam peran ini memastikan bahwa semua pelaporan sesuai dengan pedoman pelaporan SEC dan GAAP. Peran ini biasanya membutuhkan lebih dari tujuh tahun pengalaman. Gaji rata-rata adalah $97, 355.

Akuntan Biaya III: Bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menganalisis laporan biaya dan audit biaya, a Biaya Akuntan III memeriksa dan meninjau catatan biaya yang tidak biasa dan memastikan data biaya dialokasikan dengan benar. Gaji rata-rata mereka adalah $82, 479 untuk seseorang dengan empat sampai tujuh tahun pengalaman.

Tentu saja, perangkat lunak akuntansi tidak akan menghilangkan kebutuhan akan departemen akuntansi sepenuhnya, tetapi telah terbukti memberikan manfaat berikut:memungkinkan perusahaan untuk menghindari penambahan staf ke tim keuangan meskipun pertumbuhan dua digit; mengalihkan satu karyawan dari keuangan menjadi peran penjualan yang menghasilkan pendapatan; dan memangkas waktu tutup dari sembilan hari menjadi dua jam. Itu hanya segelintir contoh, tetapi mengingat gaji yang diminta hari ini oleh profesional akuntansi top seperti yang tercantum di atas, otomatisasi yang disediakan perangkat lunak akuntansi mulai terbayar dengan sendirinya dengan cukup cepat baik dengan menghilangkan kebutuhan akan posisi tim keuangan yang ada atau menghilangkan kebutuhan untuk menambah lebih banyak seiring pertumbuhan perusahaan. Sebagai contoh, jika perangkat lunak akuntansi menghilangkan kebutuhan hanya satu Akuntan Pajak II, hanya dalam tiga tahun sebuah perusahaan akan menghemat rata-rata $245, 715. Itu dengan sendirinya bisa sangat membantu untuk membayar sendiri. Namun, sementara penghapusan posisi keuangan bergaji adalah yang paling jelas dan salah satu cara yang paling efektif untuk mengurangi biaya untuk bisnis, itu tidak berarti satu-satunya.

Mengidentifikasi Pemborosan Pengeluaran

Dengan otomatisasi membebaskan waktu yang dihabiskan untuk entri data manual, merekonsiliasi set angka yang berbeda di beberapa spreadsheet Excel dan tugas membosankan lainnya, departemen keuangan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengevaluasi kinerja bisnis. Dan karena keuangan dan sisi bisnis biasanya lebih percaya pada angka setelah dimasukkan ke dalam buku besar pusat, mereka lebih bersedia untuk membuat keputusan penting tentang data tersebut. Sebagai contoh, perangkat lunak akuntansi dapat membantu mengidentifikasi karyawan mana yang menghasilkan nilai paling banyak dibandingkan gaji mereka. Kalau tidak, perangkat lunak akuntansi dapat membantu mengidentifikasi pelanggan yang paling menguntungkan dan memastikan bahwa bisnis tidak mencurahkan sebagian besar waktu dan sumber daya kepada pelanggan yang paling tidak menguntungkan.

Faktur yang Lebih Baik

Bagi banyak bisnis kecil dan berkembang, menagih pelanggan bisa menjadi proposisi yang mahal. Faktur meliputi memelihara pelanggan utama dan file produk, menghasilkan data tagihan pelanggan, mengirimkan data tagihan ke pelanggan, memposting entri piutang dan menyelesaikan pertanyaan penagihan. Satu survei terhadap 896 organisasi menemukan bahwa organisasi dengan kinerja terburuk menghabiskan rata-rata $9 untuk menagih pelanggan, pembelanjaan dengan performa terbaik $2 per faktur dan median adalah $3,94. Perangkat lunak akuntansi yang terintegrasi penuh dengan departemen lain dapat mengurangi biaya ini secara signifikan karena dapat secara otomatis menghasilkan dan mengirim faktur kepada pelanggan dan mengenali pembayaran. Pertumbuhan bisnis biasanya melibatkan lebih banyak faktur, berarti biaya yang lebih besar bagi mereka yang masih terjebak dengan proses manual. Selain itu, faktur otomatis dan penagihan dengan perangkat lunak akuntansi berarti lebih sedikit kesalahan, yang dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang berharga.

Visibilitas Bisnis Lebih Besar

Dengan sistem pencatatan terpusat yang dapat disetujui oleh semua orang dalam organisasi, bisnis diposisikan lebih baik untuk mencapai sasaran margin dan meningkatkan laba.

Kurang Ketergantungan pada Excel

Bisnis tahap awal yang tidak menginstal perangkat lunak akuntansi modern, biasanya mengandalkan spreadsheet Microsoft Excel untuk mengelola keuangan. Sementara alat yang berguna, Spreadsheet Excel dapat menimbulkan biaya tersembunyi yang tidak diperhitungkan oleh banyak organisasi.

Pelaporan Manual

Sebagai contoh, Excel membutuhkan tinjauan manual dan persiapan laporan. Seorang Akuntan Biaya III, dengan gaji rata-rata $82, 479 seperti di atas yang menghabiskan 30 jam sebulan pada pelaporan Excel dapat mencapai hampir $15, 000 setahun pada pelaporan. Modern, perangkat lunak akuntansi berbasis cloud dapat menyediakan pembuatan laporan otomatis, memungkinkan bisnis untuk mengurangi departemen akuntansinya atau mengalihkan sumber daya tersebut ke tempat lain untuk pekerjaan yang lebih menguntungkan. Lebih-lebih lagi, laporan rata-rata ditujukan kepada delapan orang yang berbeda, menciptakan beban kerja tambahan dan hambatan waktu. Manfaat otomatisasi bertambah dengan cepat.

Kesalahan Entri Data

Biaya entri data yang salah dalam spreadsheet Excel dapat menyebabkan kerugian jutaan dolar. Di 2003, TransAlta merugikan perusahaan sebesar $24 juta ketika pembangkit listrik membeli terlalu banyak dalam kontrak transmisi. CEO Steve Snyder mengatakan dalam panggilan konferensi bahwa kesalahan itu "secara harfiah adalah kesalahan cut-and-paste dalam spreadsheet Excel yang tidak kami deteksi ketika kami melakukan penyortiran akhir dan memberi peringkat tawaran sebelum diajukan."

Dalam kasus lain, Fanie Mae menemukan kesalahan $1,1 miliar dalam ekuitas pemegang saham karena salah perhitungan dan RedEnvelope kehilangan seperempat nilainya setelah melaporkan kerugian kuartal keempat karena perkiraan margin yang terlalu tinggi berdasarkan kesalahan spreadsheet.

Sementara kesalahan entri data tidak akan mencapai jutaan untuk sebagian besar bisnis, buktinya ada bahwa ketergantungan pada spreadsheet bisa mahal.

Solusi perangkat lunak akuntansi modern dapat dengan cepat membayar sendiri dalam mengurangi biaya seperti yang tercantum di sini, tetapi juga dapat menciptakan kepercayaan dalam keuangan dan memengaruhi jenis keputusan yang juga mendorong pertumbuhan bisnis.

Platform cloud ERP NetSuite menyediakan fungsionalitas yang komprehensif di seluruh akuntansi, keuangan dan pelaporan untuk bisnis di setiap tahap pertumbuhan, memungkinkan mereka untuk mengurangi biaya melalui pelaporan yang lebih baik, otomatisasi tugas manual, mengurangi kesalahan dan menghemat biaya staf. Kemampuan akuntansi NetSuite meliputi:

• General Ledger dinamis yang memungkinkan pelanggan menambahkan garis dampak GL khusus ke transaksi.
• Segmen khusus untuk memastikan akurasi dan menghemat waktu.
• Akuntansi Multi-Buku yang menghilangkan replikasi data dan mengurangi kebutuhan untuk penyesuaian manual untuk proses akuntansi
• Piutang untuk otomatis, operasi yang disederhanakan.
• Hutang dengan pemrosesan pengecualian yang disederhanakan dan otomatis untuk faktur yang tidak cocok, kontrol yang lebih baik dan proses yang disederhanakan.
• Kepatuhan pajak global otomatis.
• Manajemen Aset Tetap untuk mengontrol siklus hidup lengkap aset yang terdepresiasi dan tidak terdepresiasi.
• Cash Management untuk memberikan gambaran lengkap tentang arus uang dan posisi kas perusahaan.
• Manajemen pembayaran untuk terpusat, pembayaran efisien yang memenuhi semua preferensi pelanggan.

Referensi:

Pertumbuhan dua digit tanpa menambah staf keuangan
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml

Ubah satu karyawan menjadi peran penjualan yang menghasilkan pendapatan.
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials.shtml#sw

Biaya faktur
https://ww2.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/

bencana Excel
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html