Hutang Usaha vs Piutang Usaha:Apa Bedanya?

Piutang dan hutang adalah yin dan yang bisnis:Ketika pendapatan dan pengeluaran tetap dalam keseimbangan yang sehat, perusahaan dapat menangkap peluang pertumbuhan, dan hubungan dengan pelanggan dan pemasok tetap pada pijakan yang positif.

Buku besar utang usaha (AP) perusahaan mencantumkan daftar jangka pendeknya kewajiban - kewajiban untuk barang yang dibeli dari pemasok, Misalnya, dan uang yang terutang kepada kreditur. Piutang usaha (AR) adalah dana yang diharapkan akan diterima perusahaan dari pelanggan dan mitra. AR terdaftar sebagai arus aset pada neraca.

Pemberi pinjaman dan calon investor melihat AP dan AR untuk mengukur kesehatan keuangan perusahaan. Penghasilan itu penting, dan begitu juga pengeluaran yang bijaksana untuk mengembangkan bisnis dan mempertahankan pelanggan. Salah urus dari kedua sisi persamaan dapat mempengaruhi kredit Anda dan, pada akhirnya, stabilitas bisnis Anda.

Apa itu Hutang Usaha (AP)?

Hutang usaha perusahaan terdiri dari jumlah yang terutang kepada pemasok dan kreditur lainnya — barang atau jasa yang dibeli dan ditagih. AP tidak termasuk, Misalnya, gaji atau hutang jangka panjang seperti hipotek - meskipun itu termasuk pembayaran untuk hutang jangka panjang.

Hutang usaha biasanya dicatat setelah menerima faktur berdasarkan syarat pembayaran yang disepakati kedua belah pihak saat memulai transaksi. Ketika tim keuangan menerima tagihan yang valid untuk barang dan jasa, dicatat sebagai entri jurnal dan diposting ke buku besar sebagai beban. Neraca menunjukkan jumlah total hutang usaha, tetapi tidak mencantumkan transaksi individual.

Setelah pemberi persetujuan resmi menandatangani biaya dan pembayaran dikeluarkan sesuai dengan ketentuan kontrak, seperti net-30 atau net-60 hari, tim akuntansi mencatat pengeluaran sebagai pembayaran.

Departemen AP bertanggung jawab untuk memproses laporan pengeluaran dan faktur dan untuk memastikan pembayaran dilakukan. Tim AP yang terampil menjaga hubungan pemasok tetap positif dengan memastikan informasi vendor akurat dan terkini dan tagihan dibayar tepat waktu. Tim dapat menghemat uang perusahaan dengan memanfaatkan sepenuhnya syarat pembayaran yang menguntungkan dan diskon yang tersedia. Praktik AP yang kuat berkontribusi pada kesuksesan bisnis dengan memastikan perkiraan kas tetap akurat, meminimalkan kesalahan dan penipuan dan menghasilkan laporan untuk para pemimpin bisnis dan pihak ketiga.

Contoh AP

Katakanlah pembuat kacamata trendi StyleVision memesan bingkai baru senilai $500 dari pemasok grosirnya, Frame Inc., yang mengirimkan faktur pada 15 Agustus dengan persyaratan net-30 dan tidak ada diskon untuk pembayaran lebih awal. Pembukuan StyleVision membuat entri jurnal hutang dagang dan mengkredit akun Frames Inc. $500 pada 15 September, kemudian mendebit $500 dari akun aset inventaris StyleVision.

Cara Mencatat Hutang Usaha

Perusahaan dapat menggunakan metode akuntansi akrual atau cash-basis untuk mencatat AP.

Dalam akuntansi akrual, ketika tim keuangan mencatat semua pengeluaran yang belum dibayar, mereka bertindak sebagai placeholder untuk acara tunai. Contohnya, katakanlah pembuat kacamata kami memutuskan untuk memulai $1 baru, 000 pembelian dari Frames Inc. dan setuju untuk membayar 50% dari biaya di muka dan sisanya pada pengiriman. Dalam hal persediaan barang, seperti bingkai, beban diakui saat barang dijual ke pelanggan — saat pendapatan diperoleh. Umumnya, jumlah penuh akan dicatat sebagai biaya pada saat faktur diterima (dengan asumsi barang atau jasa telah disediakan).

Dengan metode akuntansi berbasis kas, sebuah perusahaan mencatat pengeluaran ketika itu benar-benar membayar pemasok. StyleVision akan mencatat uang muka $500 pada frame ketika menempatkan dan membayar pesanan, dan kemudian memposting saldo $500 saat menerima bingkai dan mengeluarkan pembayaran terakhir itu.

Metrik utama untuk dilacak oleh tim keuangan adalah jumlah hari yang harus dibayar (DPO). Ini menunjukkan jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk melakukan pembayaran kepada kreditur dan pemasok dan menunjukkan seberapa baik Anda mengelola arus kas dan hubungan pemasok.

Untuk menghitung DPO, mulai dengan rata-rata hutang usaha untuk periode tertentu, sering sebulan atau seperempat.

Utang usaha rata-rata = saldo utang usaha di awal periode - saldo utang akhir/2

DPO = rata-rata hutang dagang/harga pokok penjualan x jumlah hari dalam periode akuntansi

Apa itu Piutang Usaha (AR)?

Piutang adalah dana yang pelanggan berutang perusahaan Anda untuk produk atau layanan yang telah ditagih. Nilai total semua piutang terdaftar di neraca sebagai aset lancar dan termasuk tagihan yang harus dibayar klien untuk barang atau pekerjaan yang dilakukan untuk mereka secara kredit.

Umumnya, vendor menagih pelanggan mereka setelah menyediakan layanan atau produk sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama ketika kontrak ditandatangani atau pesanan pembelian dikeluarkan. Istilah biasanya berkisar dari net 30 — yaitu, pelanggan setuju untuk membayar faktur dalam waktu 30 hari — hingga net 60 atau bahkan net 90, mana perusahaan dapat memilih untuk menerima untuk mengamankan kontrak. Namun, untuk pesanan besar, perusahaan dapat meminta deposit di muka, Apalagi jika produk tersebut dibuat berdasarkan pesanan. Perusahaan jasa juga sering menagih sebagian dari biaya mereka di muka.

Setelah perusahaan mengirimkan barang atau jasa kepada klien, tim AR menagih pelanggan dan mencatat jumlah yang ditagih sebagai piutang, memperhatikan ketentuan.

Jika klien membayar sesuai kesepakatan, tim mencatat pembayaran sebagai deposit; pada saat itu, akun tersebut tidak lagi dapat ditagih. Jika pelanggan gagal membayar tepat waktu, tim AR atau koleksi kemungkinan akan mengirim surat bodoh, yang mungkin termasuk salinan faktur asli dan daftar biaya keterlambatan.

Dengan software akuntansi dan keuangan, perusahaan dapat meningkatkan metrik hutang harian mereka dengan secara otomatis mengirim email kepada pelanggan tentang faktur yang telah jatuh tempo dan meminta pembayaran segera. Para pemimpin bisnis dapat menelusuri setiap akun, atau semua akun yang lewat jatuh tempo, untuk pelaporan lebih rinci tentang pelanggan, faktur, tenggat waktu, jumlah jatuh tempo dan persyaratan kredit. Cari kemampuan untuk mengecualikan pelanggan tertentu, seperti yang memiliki jangka waktu diperpanjang, dari email koleksi.

Contoh

Frames Inc. memandang StyleVision sebagai pelanggan yang menjanjikan dan tertarik untuk mengembangkan hubungan. Untuk memenangkan lebih banyak bisnis, Frames Inc. menawarkan StyleVision net-60 dengan pembayaran di muka 50% untuk pesanan pembelian baru sebesar $1, 000 atau lebih. Ketika StyleVision mengirimkan pesanan sebesar $1, 000, Frame Inc., yang menggunakan akuntansi akrual, mencatat $1 penuh, 000 sebagai aset dalam piutang saat pesanan dikirimkan, mengharapkan bahwa tagihan penuh akan dibayar sesuai kesepakatan dalam waktu 60 hari setelah menerima bingkai.

Cara Mencatat Piutang

Dalam akuntansi akrual, saldo piutang Anda tercantum dalam buku besar di bawah aset lancar. Ketika faktur dibayar, keuangan mengkredit akun kewajiban yang sesuai dan mendebet piutang ke akun pembayaran. Biaya keterlambatan yang berlaku juga akan diperhitungkan sebagai bagian dari piutang.

Beberapa rasio penting bergantung pada piutang, termasuk:

Rasio perputaran piutang: Juga dikenal sebagai rasio "perputaran piutang" atau "perputaran debitur", rasio perputaran piutang mengukur seberapa efisien dan cepat perusahaan mengubah piutang menjadi uang tunai dalam periode akuntansi tertentu. Rumus untuk menghitung tingkat perputaran AR untuk periode satu tahun terlihat seperti ini:

Penjualan kredit tahunan bersih/piutang rata-rata =Perputaran piutang usaha

Rasio saat ini: Disebut juga modal kerja, ini adalah ukuran likuiditas — apakah perusahaan Anda mampu membayar kewajiban jangka pendek dengan uang tunai yang tersedia atau aset likuid lainnya yang dapat dikonversi menjadi uang tunai dalam waktu satu tahun.

Rasio modal kerja = aset lancar/liabilitas lancar

Hari penjualan yang luar biasa (DSO): Menunjukkan berapa lama, rata-rata, dibutuhkan pelanggan untuk membayar perusahaan Anda untuk barang dan jasa.

Penjualan hari beredar = piutang untuk periode tertentu/total penjualan kredit X jumlah hari dalam periode tersebut

Apa Persamaan Hutang dan Piutang Usaha?

Pada tingkat transaksi individu, setiap faktur adalah hutang ke satu pihak dan piutang ke pihak lain. Baik AP dan AR dicatat dalam buku besar perusahaan, satu sebagai akun kewajiban dan satu sebagai akun aset, dan ikhtisar keduanya diperlukan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang kesehatan keuangan perusahaan.

CFO perlu memberikan perhatian yang sama pada hutang dan piutang. Tahan melihat AP hanya sebagai pusat biaya. Area yang harus diperhatikan:Apakah kedua tim memiliki alat yang tepat, keterampilan dan kapasitas untuk skala dengan bisnis? Apakah perusahaan memperluas, dan menerima, jumlah kredit yang tepat? Apakah tolok ukur seperti penjualan hari yang luar biasa (DSO) sedang tren ke arah yang benar? Jika uang tunai ketat, adalah pemasok yang diprioritaskan berdasarkan kepentingan bisnis, persyaratan yang disepakati dan insentif pembayaran lebih awal?

Bagi para pemimpin keuangan, keunggulan dalam praktik akuntansi, mengelola arus kas, menghasilkan pelaporan yang lebih baik dan memaksimalkan modal kerja adalah yang utama, dan baik AR maupun AP sangat penting untuk semua ini.

Hutang Usaha vs Piutang Usaha:Perbedaan Utama

Untuk setiap penjualan atau pembelian, bisnis Anda akan menerbitkan atau menerima faktur. Jika Anda telah menyediakan barang atau jasa, tim keuangan akan mencatat jumlah yang Anda harapkan akan dibayarkan dalam piutang. Jika Anda membayar tagihan, Anda akan mencatat jumlah dalam hutang dagang.

AR dianggap sebagai aset karena Anda mengandalkan penerimaan uang itu dalam garis waktu yang ditentukan saat penjualan dimulai. AP dianggap sebagai kewajiban karena Anda harus membayar jumlah itu dalam jangka waktu tertentu.

Dari perspektif kepemimpinan, kedua fungsi ini harus tetap terpisah secara ketat, di tangan departemen atau personel yang berbeda. Faktanya, American Institute of CPA menganggap pemisahan tugas sebagai prinsip akuntansi mendasar dan pengendalian internal yang penting untuk setiap bisnis, terutama untuk mengurangi risiko penipuan.

Dalam hal hutang dan piutang, CFO perlu memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk membayar tagihan juga tidak dapat memasukkan faktur. Faktanya, beberapa perusahaan memilih untuk memiliki satu anggota tim AR yang mencatat penerimaan pembayaran pelanggan dan yang lain memposting pembayaran tersebut ke buku besar, dan di sisi AP, satu anggota tim dapat menyetujui faktur dan pembayaran pemicu lainnya.

Auditor menggunakan metode yang berbeda untuk mengevaluasi keefektifan pengamanan hutang dan piutang. Ketika auditor menguji AP, mereka biasanya mencari contoh kesalahan kuantitas atau, dalam beberapa kasus, perilaku tidak etis dari pihak vendor. Sebagai contoh, pemasok mungkin salah, atau dengan sengaja, ditagih untuk lebih banyak produk daripada yang dikirimkan.

Untuk piutang, auditor melihat akun yang lewat jatuh tempo lebih dari 120 hari. Pada saat itu, perusahaan mungkin perlu menyesuaikan harapan. Jika pemimpin menentukan klien tidak dapat atau tidak mau membayar, keuangan perlu menghapus jumlah dari AR dan membebankannya sebagai biaya.

Piutang usaha Akun hutang Uang yang akan diterima Uang yang akan dikeluarkan Dicatat sebagai aset lancar di neraca Dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca Catatan vendor Catatan klien Diakui sebagai pendapatan kecuali jika dihapuskan Diakui sebagai kewajiban sampai dibayar

Apa Hubungan Antara Hutang dan Piutang?

Hutang dan piutang adalah dua sisi mata uang yang sama. Berapa banyak utangmu, dan berapa banyak hutang kepada Anda? Informasi ini membantu Anda memahami kekuatan finansial bisnis Anda dan menerapkan praktik untuk menghasilkan arus kas yang lebih sehat.

Solusi keuangan dan akuntansi membantu bisnis menghemat waktu, meningkatkan kontrol dan produktivitas dengan mengotomatiskan pemrosesan faktur dan pembayaran. Sebagai contoh, perangkat lunak dapat meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk memproses faktur dengan menghilangkan entri manual dan secara otomatis menghitung diskon. Ini secara otomatis menangani pemrosesan pengecualian ketika ada ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan pembelian dan memberikan wawasan waktu nyata ke dalam seluruh proses hutang untuk mengurangi potensi tagihan yang hilang atau pembayaran faktur palsu.