Cara Menulis Surat Pembatalan

Membatalkan kontrak pembelian atau layanan, langganan atau keanggotaan secara tertulis tidak hanya bijaksana, tetapi juga mungkin diperlukan. Sebagai contoh, Anda harus mengirim surat pembatalan tertulis untuk kontrak yang tercakup dalam aturan pendinginan Komisi Perdagangan Federal. Apakah itu wajib atau opsional, surat bisnis yang ditulis dengan baik menjelaskan maksud Anda dan melindungi hak-hak hukum Anda.

Gunakan Format Surat Bisnis

Atur surat seperti yang Anda lakukan dengan korespondensi bisnis apa pun. Sertakan alamat Anda, tanggal, garis referensi dan alamat penerima di atas salam. Hindari menggunakan sapaan umum seperti "Kepada Siapa Yang Berkepentingan". Jika Anda tidak memiliki nama, baik menelepon perusahaan atau merujuk departemen dengan salam seperti "Manajer Hubungan Pelanggan yang Terhormat." Perhatikan dalam surat bahwa Anda menyertakan dokumentasi pendukung dengan menambahkan baris penutup tepat di bawah penutup di mana Anda mencantumkan nama setiap dokumen yang Anda kirim bersama surat tersebut. Gunakan pemeriksa ejaan dan koreksi surat dengan hati-hati untuk memastikannya akurat dan bebas kesalahan.

Tetap pada Fakta

Bersikap sopan tetapi tegas saat mengajukan permintaan pembatalan. Meskipun Anda dapat memberikan alasan, FTC mengatakan ini tidak pernah menjadi persyaratan untuk pembatalan. Jika Anda memberikan alasan, jangan mengkritik atau menghina perusahaan. Sebagai gantinya, mengadopsi nada objektif dan profesional dan tetap berpegang pada fakta. Sertakan tindakan yang Anda harapkan akan diambil perusahaan setelah menerima surat, seperti menghentikan pembayaran bank atau kredit bulanan otomatis. Sebagai contoh, membuat permintaan seperti "Surat ini untuk memberitahu Anda bahwa saya membatalkan kontrak saya efektif 20 Januari, 2015. Saya berharap Anda tidak akan membebankan biaya lebih lanjut ke kartu kredit saya."

Pasokan Informasi yang Diperlukan

Sertakan informasi apa pun seperti nomor akun atau file yang mungkin diperlukan perusahaan untuk mengidentifikasi Anda atau akun Anda. Lampirkan cek untuk pembayaran penuh jika Anda memiliki saldo terutang. Jika pembatalan akan menghasilkan pengembalian uang, nyatakan bahwa Anda mengharapkan pengembalian dana dalam waktu tertentu dan tentukan jumlahnya. Sebaliknya, sertakan pernyataan seperti "Saya mengharapkan pengembalian dana penuh dalam waktu 30 hari." Pastikan Anda juga meminta konfirmasi pembatalan tertulis melalui surat balasan.

Sertakan Dokumen Pendukung

Lindungi hak hukum Anda dengan dokumentasi pendukung yang memverifikasi pembelian dan hak Anda untuk membatalkan. Sebagai contoh, sertakan salinan kontrak di mana Anda menyoroti hak Anda untuk membatalkan dan tanda terima atau salinan cek yang diuangkan. Sebagai perlindungan terakhir, FTC merekomendasikan pengiriman surat pembatalan melalui surat bersertifikat dengan tanda terima pengembalian.