Prinsip Pareto – Aturan 80/20

Banyak dari Anda mungkin pernah mendengar tentang Prinsip Pareto, atau aturan 80/20. Aturan itu dinamai seorang ekonom Italia yang mencatat bahwa 80% dari tanah negaranya dimiliki oleh 20% dari populasi. Prinsip 80/20 kemudian diadaptasi oleh pelopor Manajemen Mutu Joseph Juran, yang mengamati bahwa 20% dari upaya Anda menghasilkan 80% jika Anda kembali, dan sisa 80% dari upaya Anda menghasilkan 20% dari pengembalian Anda. Dia menduga bahwa jika Anda fokus pada 20% yang memberi Anda keuntungan terbesar, Anda dapat menghilangkan banyak pemborosan dan meningkatkan produktivitas Anda. Prinsip Pareto dapat diterapkan pada hampir semua aspek kehidupan, termasuk karir dan keuangan Anda.

Menerapkan Prinsip Pareto untuk bekerja

Pengaturan kantor penuh dengan aktivitas yang sia-sia – email, pertemuan, dokumen yang tidak perlu, dll. Anda mungkin tidak dapat menghilangkan setiap prosedur yang berlebihan karena ini mungkin merupakan kebijakan perusahaan. Tetapi Anda mungkin dapat menemukan metode yang lebih efektif untuk menghadapinya, atau Anda dapat membuat rekomendasi kepada pembuat kebijakan untuk membuat pekerjaan Anda (dan pekerjaan orang lain) lebih mudah. Berikut adalah beberapa cara lain untuk meningkatkan produktivitas Anda:

Buat daftar dan periksa dua kali. Hal pertama yang saya lakukan ketika saya tiba di tempat kerja adalah duduk dan membuat daftar tugas yang harus saya selesaikan hari itu. Jika saya sedang mengerjakan proyek jangka panjang, saya mencoba dan memecahnya menjadi tujuan ukuran gigitan atau penanda tonggak yang harus saya capai pada akhir hari atau minggu. Setelah saya membuat daftar dan mem-boot komputer saya, Saya siap untuk mengambil 5 menit untuk mendapatkan kopi dan berbicara sepak bola dengan rekan kerja saya. Kemudian beralih ke pengisap waktu besar berikutnya – email.

Produktivitas email. Saya pernah bekerja di beberapa organisasi besar, dan mereka semua memiliki satu kesamaan:kecenderungan untuk mengirim pengumuman email dalam jumlah besar. Satu organisasi besar tempat saya bekerja mengirimkan rata-rata 10-15 pengumuman ini setiap hari, sementara organisasi saya saat ini mengirimkan sekitar 5. Untuk membuat hidup saya lebih mudah, Saya membuat folder untuk pengumuman ini dan filter yang secara otomatis menyimpannya ke folder itu tanpa pernah mengenai kotak masuk saya. Saya memeriksa folder sekali di pagi hari dan sekali di sore hari, dan biasanya dapat menghapus 90% dari mereka tanpa pernah membukanya. Selebihnya jarang jika pernah, peka waktu, jadi menyimpannya untuk akhir hari bukanlah masalah.

Tip email lain untuk menghemat waktu dan produktivitas adalah jangan pernah membuka, mengirim, atau meneruskan surat berantai dan surel serupa. Tidak hanya mereka sangat menyebalkan, tetapi mereka menggunakan sumber daya perusahaan dan mungkin bertentangan dengan kebijakan perusahaan.

Rapat. Dalam pekerjaan saya sebelumnya, kami menyebutnya "pemukulan" karena mereka panjang, menyakitkan, dan biasanya tidak berguna. Jika Anda tidak dapat keluar dari rapat yang dijadwalkan, kemudian temukan cara untuk menjadi lebih produktif, seperti memulai setiap pertemuan dengan agenda dan membimbing peserta kembali ke agenda jika mereka menyimpang dari topik. Anda juga dapat membuat catatan atau mengerjakan tugas lain jika memungkinkan. Jika tidak ada yang berhasil, kemudian mintalah seorang teman mengirim pesan teks untuk mengeluarkan Anda. Hanya saja, jangan terlalu sering mencobanya. 😉

Menerapkan Prinsip Pareto pada keuangan Anda

Kelola uang Anda secara efektif. Berurusan dengan keuangan bisa menjadi sulit dalam situasi terbaik, jadi ada baiknya untuk merampingkan proses Anda sebanyak mungkin. Ini dapat mencakup mengotomatiskan keuangan Anda, menutup akun yang tidak perlu, dan melacak uang Anda.

Konsolidasi akun. Saya sarankan menyimpan akun keuangan penting, dan menutup sisanya. Itu bisa termasuk menutup rekening tabungan ekstra, berguling 401ks menjadi IRA, konsolidasi utang, dan mengkonsolidasikan beberapa rekening pensiun. Ketahuilah bahwa menutup rekening kartu kredit dapat memengaruhi skor kredit Anda.

Anggaran. Anda akan lebih sulit mengelola uang Anda jika Anda tidak tahu dari mana asalnya dan ke mana perginya. Buat anggaran sederhana dan lacak keuangan Anda dengan sesuatu yang sederhana seperti pena dan kertas, lembar kerja, atau program perangkat lunak khusus. Berikut beberapa review program software manajemen uang online gratis, dan beberapa program populer termasuk You Need a Budget.

Otomatiskan keuangan Anda. Mengotomatiskan keuangan Anda mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk membuka laporan tagihan, menulis cek, mengunjungi situs web, dll. Gunakan bank online atau kredit Anda untuk membayar tagihan berulang seperti ponsel atau kabel, menggunakan pembayaran tagihan online, dan membuat kontribusi investasi otomatis. Anda ingin memverifikasi transaksi Anda di akhir setiap bulan, tetapi Anda tidak ingin menghabiskan banyak waktu untuk melacaknya. Mengotomatiskan keuangan Anda menghemat waktu dan uang Anda.

Menerapkan Prinsip Pareto dalam hidup Anda

Anda dapat dengan mudah menerapkan Prinsip Pareto dalam aspek lain dari karir dan keuangan Anda, dan Anda tentu saja dapat menggunakan prinsip-prinsip ini di bidang lain dalam hidup Anda juga. Masuklah dengan pola pikir untuk mencapai hasil dan Anda akan meningkatkan produksi. Mulailah dengan buah yang menggantung rendah, bekerja menuju proses yang lebih besar, dan mempraktekkan metode perbaikan berkelanjutan seperti Personal Finance Kaizen. Saya ingin mendengar bagaimana Anda menerapkan prinsip-prinsip ini di tempat kerja atau di rumah.