Mengapa Komunikasi Bisnis yang Efisien Menghasilkan Produktivitas Saat Bekerja dari Jarak Jauh

Komunikasi yang Efisien untuk WFH

Era baru sedang menyingsing di antara orang-orang! Sebut saja ini era “normal baru”. Kerja jarak jauh menjadi semakin populer di kalangan pemimpin bisnis dan karyawan mereka. Saat perusahaan mencari cara baru untuk tumbuh dan meningkatkan produktivitas, efek riak dari "perubahan" menjadi tak terelakkan.

Menurut penelitian yang melibatkan 317 responden (semua Chief Financial Officer), sebanyak 74% dari CFO ini mengharapkan 5% dari karyawan mereka untuk mulai bekerja dari rumah secara permanen. Itu tidak semua. 4% dari mereka mengharapkan sebanyak 50% dari tenaga kerja mereka untuk bekerja dari mana saja secara permanen. Sementara itu, 17% mengharapkan 20% dari tim mereka menjadi pekerja jarak jauh permanen.

Hasil ini mengesankan, terutama karena menunjukkan praktik bisnis global baru. Diperkirakan pada tahun 2035, jumlah nomaden digital di seluruh dunia akan mencapai angka 1 miliar. Ini menarik mengingat baru dua dekade lalu, memiliki tenaga kerja jarak jauh dianggap mitos. Pada 2019, hanya 3,4% orang dewasa yang bekerja yang bekerja dari rumah – angka yang sejak itu meningkat menjadi lebih dari 51% di Amerika Serikat saja.

Namun, betapapun mengesankannya angka-angka ini, tim jarak jauh tidak berarti apa-apa jika tenaga kerjanya tidak produktif. Setiap bisnis memiliki niat untuk tumbuh tetapi ini hanya dapat dicapai melalui kerja tim yang bermanfaat dan manajemen yang efektif. Untuk mencapai semua ini, komunikasi adalah penting. Bukan sembarang jenis komunikasi, tetapi komunikasi yang produktif dan efektif.

Komunikasi yang produktif adalah bagian penting dari alat pertumbuhan bagi sebuah organisasi. Ini memainkan peran penting dalam menciptakan hubungan kerja yang langgeng di semua tingkat manajemen. Terlebih lagi sekarang semakin banyak bisnis yang mengoperasikan tim kerja jarak jauh. Komunikasi yang produktif telah menjadi kebutuhan sekarang lebih dari sebelumnya.

Dynamicsignal melakukan survei, yang menunjukkan bahwa 86% pendidik, karyawan, dan eksekutif perusahaan yang mengejutkan menyetujui satu hal:komunikasi yang tidak efektif dapat mendorong kegagalan di tempat kerja.

Artikel ini membahas bagaimana tenaga kerja jarak jauh Anda dapat berhasil menghasilkan hasil melalui komunikasi yang efisien dengan rekan satu tim mereka.

Lakukan:Pertahankan Jalur Komunikasi yang Terbuka

Menjaga jalur komunikasi tetap terbuka adalah cara yang bagus untuk meningkatkan komunikasi dan membangun kepercayaan antara manajer dan karyawan jarak jauh mereka. Dengan meningkatkan ikatan antara pekerja dan majikan mereka, karyawan menjadi lebih terlibat dengan pekerjaan mereka. Mengetahui bahwa mereka dapat dengan mudah menghubungi atasan mereka, mengajukan pertanyaan, dan mengajukan keluhan akan membuat mereka merasa menjadi bagian dari perusahaan dan kontribusi mereka penting.

Karyawan yang terlibat lebih produktif dan cenderung tidak mencari pekerjaan baru di tempat lain. Inilah sebabnya mengapa perusahaan seperti Adobe mengadopsi proses Check-in, alih-alih menggunakan proses peninjauan formal yang umum dilakukan di sebagian besar perusahaan. Metode Check-in melibatkan teknik komunikasi informal di mana komunikasi dilakukan secara teratur dan berkelanjutan. Manajer menetapkan harapan/sasaran dengan karyawannya, menerima dan memberikan masukan, serta mendiskusikan cara untuk berkembang, semuanya bergantung pada kebutuhan setiap karyawan.

Artinya, karyawan tidak perlu menghadapi perasaan canggung yang menyertai diskusi kinerja bulanan. Para pekerja mulai melihat majikan/manajer mereka sebagai pelatih alih-alih sosok yang mengintimidasi yang harus mereka hindari.

Lakukan:Diskusikan Tujuan Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Dengan tetap mengetahui bagaimana setiap pekerja jarak jauh melakukan tugas harian atau mingguan mereka, memungkinkan Anda lebih memahami saat karyawan Anda menghadapi tantangan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk dapat mendiskusikan bagaimana tugas mereka berjalan, memberi tahu penyelia mereka jika mereka menghadapi tantangan, dan kemudian menerima umpan balik tentang cara memenuhi tujuan yang mereka tetapkan. Mungkin saja karyawan tersebut merasa kewalahan. Artinya, Anda hanya perlu menyesuaikan kembali tujuan yang telah ditetapkan untuk mengurangi tekanan dan meningkatkan kreativitas serta masukan mereka.

Memungkinkan komunikasi dua arah pada tugas memberikan ruang untuk fleksibilitas dan membantu karyawan untuk maju ke depan menaklukkan apa yang ada di depan. Ini karena mereka merasa didukung. Sesuatu yang sederhana seperti mendiskusikan tugas dan menyesuaikan kembali tujuan lama ke tujuan yang lebih realistis dengan jadwal yang lebih baik dapat membuat semua perbedaan.

Lakukan:Buat Karyawan Tetap Terkini tentang Masalah Perusahaan

Kesalahan lain yang dilakukan manajer dalam hal komunikasi adalah lupa memberi tahu karyawan tentang masalah dan kemajuan perusahaan. Hal ini membuat karyawan merasa seperti orang luar atau robot di roda penggerak perusahaan tempat mereka bekerja.

Pekerja akan merasa manusiawi dan mau bekerja lebih keras jika mereka percaya bahwa mereka dianggap sebagai bagian dari bisnis. Ini saja memberikan perasaan bahwa Anda menganggap mereka penting untuk pertumbuhan perusahaan. Jangan berikan kesan kepada tenaga kerja jarak jauh Anda bahwa mereka tidak penting dengan menjauhkan mereka dari perkembangan perusahaan yang penting.

% bisnis global yang menggunakan kebijakan ruang kerja fleksibel untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik

Beri tahu tim jarak jauh Anda tentang tujuan, pernyataan misi, dan arah perusahaan. Biarkan mereka memiliki pemahaman tentang bagaimana kontribusi mereka sesuai dengan misi ini. Jika perusahaan mengalami tahun yang buruk atau hebat, mencapai tujuannya atau mencapai di bawah standar, beri tahu karyawan Anda tentang hal ini.

Bentuk komunikasi ini memelihara loyalitas karyawan. Tiba-tiba mereka bukan hanya pekerja kecil yang menerima gaji; mereka sekarang menjadi bagian dari bisnis yang memberikan yang terbaik untuk memastikan pertumbuhannya. Ini berarti mereka memiliki rasa memiliki dan tujuan yang meningkat. Itu membuat mereka cenderung tidak merasa perlu mencari pekerjaan baru di tempat lain, memberikan yang terbaik untuk mencapai tujuan, dan bahkan memberikan saran tentang cara mencapai misi perusahaan.

Lakukan:Manfaatkan Teknologi Terbaik untuk Bekerja dari Jarak Jauh

Bekerja dari jarak jauh akan menjadi bencana jika Anda tidak menggunakan alat kerja jarak jauh. Alat-alat ini membantu Anda mempertahankan komunikasi yang produktif melalui keterlibatan virtual.

Alat Konferensi Video 

Panggilan video memungkinkan Anda untuk terlibat dalam interaksi tatap muka di lingkungan virtual. 98% responden dalam survei setuju bahwa melihat senyum satu sama lain dan mendengar suara satu sama lain membuat tim lebih bahagia dan meningkatkan produktivitas. Ini memberi perasaan berada di ruangan yang sama dengan anggota tim Anda. Alat-alat ini menjembatani jarak antara pekerja jarak jauh.

Alat Manajemen Waktu

Alat manajemen waktu seperti Traqq, adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas dan memantau karyawan Anda. Aplikasi ini membantu karyawan yang bekerja dari rumah untuk mengatur waktu mereka dengan benar, mengambil istirahat yang cukup dan menerima pembayaran yang akurat untuk pekerjaan mereka. Hal ini juga memungkinkan manajer tim untuk mengetahui jam kerja yang dilakukan setiap karyawan per hari, mengenali pekerja yang mengalami kesulitan dengan tugas mereka, dan bahkan mengotomatiskan faktur absen.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk menangani proyek yang kompleks dengan jadwal yang kompleks. Pantau tenggat waktu, alokasikan tugas, dapatkan pembaruan rutin tentang penyelesaian tugas dan beri tahu klien tentang kemajuan proyek. Jika Anda pernah bertanya-tanya bagaimana memastikan komunikasi yang lancar di antara berbagai departemen dalam suatu organisasi, alat seperti ProjectManager dan Asana akan membantu Anda mencapainya.

Perangkat Lunak CRM

CRM atau perangkat lunak Manajemen Hubungan Pelanggan, seperti Sistem yang Sangat Sederhana, sangat bagus untuk kolaborasi tim dengan pekerja jarak jauh. Perangkat lunak ini membantu Anda mengelola kontak dan pelanggan dengan melacak panggilan, email, dan interaksi lainnya, lalu mengatur tugas untuk ditindaklanjuti. Anda dapat melihat dalam sekejap siapa yang terakhir menghubungi siapa dan apa yang dibicarakan. Ini menghilangkan dugaan dari komunikasi Anda, menciptakan efisiensi dan organisasi yang efisien.

Jangan:Abaikan Umpan Balik dan Pengakuan Biasa

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan pemimpin tim dalam komunikasi adalah mengabaikan umpan balik dan gagal mengenali upaya tenaga kerja mereka. Untuk membantu Anda memahami betapa pentingnya faktor yang tampaknya kecil ini, pertimbangkan bahwa karyawan yang tidak merasa dihargai memiliki kemungkinan dua kali lebih besar untuk berhenti dan mencari pekerjaan baru tahun depan.

Ketika seorang karyawan melakukan pekerjaan dengan baik, mengakuinya dengan sedikit pujian akan sangat membantu dalam meningkatkan moral mereka. Itu membuat mereka bersemangat untuk berbuat lebih banyak. Faktanya, banyak karyawan menghargai pengakuan atas upaya mereka daripada hadiah uang. Ini berarti Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk berkomunikasi dan membuat karyawan Anda merasa dihargai. Itu bisa dalam bentuk pengakuan/penghargaan publik atau swasta, pujian, promosi, atau bonus.

Dalam cahaya yang sama, memberikan umpan balik yang berkualitas kepada pekerja Anda adalah cara yang bagus untuk membuat mereka tetap terlibat, termotivasi, dan bersedia melakukan yang lebih baik. Seorang karyawan yang tidak tahu apa yang dia lakukan salah cenderung tidak tahu apa yang harus diubah atau di bidang apa yang harus ditingkatkan. Ini berarti lebih sedikit produktivitas dan lebih banyak kemungkinan kegagalan.

Umpan balik dan pengakuan yang tepat waktu adalah alat komunikasi hebat yang menumbuhkan bisnis dan meningkatkan produktivitas tenaga kerjanya.

Jangan:Hindari Sosialisasi

Istirahat yang cukup dan bersosialisasi dengan rekan kerja terbukti dapat meningkatkan dan meningkatkan produktivitas. Lebih mudah ketika semua pekerja berbagi kantor dan dapat berinteraksi secara fisik satu sama lain setiap hari. Dengan tim jarak jauh, para pekerja terisolasi dan berisiko mengalami kesepian. Bagaimanapun, kita adalah makhluk sosial. Berkomunikasi dengan manusia lain adalah penting bagi kita bahkan jika kita tidak secara sadar menyadarinya.

Penting untuk menerapkan langkah-langkah untuk mendorong sosialisasi di antara anggota tim jarak jauh. Ini akan meningkatkan moral dan membantu mereka mengembangkan rasa memiliki. Dengan menggunakan teknik sederhana seperti melakukan panggilan konferensi video sekali sehari pada tengah hari atau pagi hari, Anda dapat membangun kepercayaan di antara rekan kerja dan meningkatkan kolaborasi antar departemen. Tak perlu dikatakan bahwa ketika rekan kerja berbagi persahabatan yang sehat, persaingan tidak sehat dihilangkan, produktivitas meningkat dan karyawan menjadi lebih terlibat.

Kesimpulan

Komunikasi yang efektif adalah salah satu alat paling efektif dalam menjalankan bisnis dari jarak jauh dengan sukses. Dengan menerapkan panduan di atas, Anda sudah siap untuk meningkatkan produktivitas dan memastikan pertumbuhan bisnis Anda.

Tentang Penulis

Ikechukwu Nnabeze adalah pakar teknologi dan penulis untuk Traqq.com. Minatnya dalam memberikan solusi praktis untuk masalah teknologi kehidupan nyata telah membawanya ke karier yang sukses dalam membuat konten untuk situs web modern. Semangatnya adalah membantu individu dan organisasi dari seluruh dunia untuk merangkul keindahan teknologi modern yang mengubah hidup. Dia menikmati puisi di waktu luangnya.