ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Strategi bisnis

Panduan Manajemen Tugas Untuk Kesuksesan Tim

Dalam salah satu artikel kami sebelumnya, kami berbicara tentang struktur tim penjualan, keuntungan dan kerugian mereka, dan bagaimana memilih yang terbaik untuk jenis bisnis Anda. Dalam artikel ini kita melihat tugas harian tim Anda, cara mengelolanya dengan benar, dan bagaimana hal ini dapat menguntungkan penjualan Anda.

Hal penting yang perlu diingat di sini adalah bahwa manajemen proyek dan manajemen tugas bukanlah hal yang sama.

Sederhananya, proyek terdiri dari banyak tugas yang berbeda. Tugas adalah unit kerja terkecil, masing-masing memiliki hasil dan tenggat waktu sendiri. Keberhasilan proyek Anda bergantung pada seberapa baik tim Anda akan menjalankan tugas sehari-hari seperti pemantauan, pengujian, dan pelaporan.

Untuk membuat tugas lebih mudah dikelola, memprioritaskannya dengan cara yang berbeda adalah suatu keharusan. Ada beberapa pendekatan populer untuk ini, tetapi dua cara yang paling umum adalah:

Berbasis prioritas

  • Kritis
  • Tinggi
  • Sedang
  • Rendah

Berbasis waktu

  • Sekarang
  • Hari ini
  • Besok
  • Minggu ini
  • Bulan ini

Anda harus mengkategorikan tugas Anda lebih lanjut dengan sistem yang mendukung pembaruan status, sehingga tim penjualan Anda dapat melacak kemajuan mereka setiap saat. Istilah yang paling umum digunakan adalah:

  • Baru
  • Sedang berlangsung
  • Tertunda
  • Selesai

Kategorisasi semacam ini juga dapat dilihat di jalur penjualan Anda, yang akan kita bicarakan lebih lanjut di artikel ini. Pada dasarnya, jika Anda mengelola jalur penjualan melalui tahapan penjualan yang ditentukan ini, Anda dapat melacak kemajuan pada setiap prospek dan mengoptimalkan proses penjualan.

Sekarang setelah kita memiliki garis besar dasar tentang apa itu manajemen tugas, mari kita lihat bagaimana sebuah proyek ditangani melaluinya.

1. Kumpulkan Semua Informasi

Baik Anda sedang membangun situs web atau mengadakan obral, setiap proyek akan dimulai sebagai badai ide, pertanyaan, dan pengamatan.

Misalnya, katakanlah Anda sedang membuat sepeda. Pertama, Anda akan mengumpulkan dan menuliskan semua informasi yang diperlukan untuk mewujudkan proyek ini:misalnya, suku cadang yang Anda perlukan, berbagai toko yang harus Anda kunjungi, dan mungkin profesional khusus yang akan Anda hubungi untuk membantu Anda.

Jika Anda melakukan proyek bisnis, menuliskan sesuatu di atas kertas mungkin tidak cukup. Yang harus Anda lakukan adalah membuat bagan dan peta pikiran.

Beberapa hal yang perlu diingat pada tahap ini:

  • Pisahkan proyek menjadi langkah-langkah yang luas
  • Gunakan proyek sebelumnya sebagai panduan lepas
  • Setiap langkah besar harus memiliki hasil yang dapat dicapai yang menyertainya

2. Ubah Kekacauan Menjadi Ketertiban

Langkah selanjutnya adalah mengatur semua informasi dan membaginya menjadi tiga kategori:

  • Aktivitas semua tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
  • Hasil hasil akhir dari tugas yang telah selesai
  • Kiat wawasan dari proyek atau pengalaman Anda sebelumnya yang dapat membantu Anda menyelesaikan tugas lebih cepat

Pada tahap ini, sangat penting untuk mengingat konsep yang disebut ketergantungan tugas .

Di sini kita dapat melihat hubungan tugas-tugas yang sedang dikerjakan oleh tenaga penjualan Anda, atau lebih tepatnya, urutan tugas-tugas yang perlu dilakukan.

Anda mungkin bertanya pada diri sendiri di sini, siapa yang menentukan ketergantungan tugas dan bagaimana caranya?

Beberapa tugas memiliki ketergantungan yang diputuskan secara alami, saat mereka dibuat. Kita bisa menyebutnya dependensi keras , karena satu tugas harus diselesaikan agar tugas lainnya dapat dimulai. Misalnya, langkah pertama saat melakukan penjualan apa pun adalah membuat penawaran kepada calon pelanggan Anda.

Dependensi lainnya berbasis sumber daya, artinya kedua tugas didanai dari sumber daya yang sama. Dalam hal ini Anda dapat menentukan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Kiat Untuk Meningkatkan Efisiensi

Otomatiskan Sebanyak Mungkin

Dengan ketersediaan alat otomatisasi tugas saat ini, Anda tidak memiliki alasan untuk tidak menerapkannya dan membantu tim penjualan Anda lebih jauh. Orang yang bekerja di bagian penjualan memiliki tugas yang berulang setiap hari. Hal-hal seperti mengirim penjangkauan, menindaklanjuti, memperbarui CRM Anda, dan berbagi konten di saluran media sosial Anda, dapat diotomatisasi.

Penelitian otomatisasi tenaga penjualan terbaru menunjukkan bahwa Anda dapat mencapai peningkatan 30% dalam penutupan transaksi, 18% pengurangan siklus penjualan, dan pengurangan 14% dalam waktu administrasi.

Jangan Biarkan Karyawan Anda Multi-tugas

Hal ini terjadi pada kita semua saat pekerjaan menumpuk – dalam upaya mengejar ketertinggalan, kita akhirnya mencoba melakukan beberapa hal sekaligus.

Multi-tasking dapat berguna ketika melibatkan tugas-tugas biasa, seperti ketika Anda sedang berbicara di telepon dan memotong roti. Tentu, pada saat Anda menyelesaikan panggilan Anda, roti Anda akan terpotong… tetapi Anda juga mungkin akan terpotong! Jika Anda membagi perhatian Anda dan secara bersamaan melakukan dua hal, efisiensi Anda akan turun. Semakin rumit tugasnya, semakin tidak efektif Anda.

Penelitian baru menunjukkan bahwa multi-tasking adalah mitos – bahkan jika Anda berpikir Anda melakukan lebih banyak, kenyataannya adalah kualitas pekerjaan Anda memburuk. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung tugas tunggal, tim penjualan Anda akan lebih efisien.

Biarkan Karyawan Anda Beristirahat

Bahkan jika karyawan Anda berhasil menghindari multi-tasking, kinerja mereka akan turun setelah jangka waktu tertentu. Saat menjadwalkan tugas, terutama yang membuat stres, pastikan untuk memberikan ruang bernapas yang cukup di antara mereka untuk menghindari kelelahan karyawan.

Membagi proyek Anda menjadi ''sprint'' dan ''breaks'' adalah teori dasar di balik tugas tangkas dan manajemen proyek.

Induk dari semua Alat CRM

Karena kita berbicara tentang apa itu manajemen tugas, tempatnya dalam proyek secara keseluruhan, dan bagaimana membuatnya lebih efisien, mari kita lihat apa yang dapat dibawa oleh perangkat lunak CRM ke tabel manajemen tugas.

Dengan CRM kami, Anda dapat mengatur tugas, yang dapat Anda ikuti dan kelola dari dasbor Anda. Anda juga dapat membuat pengingat di akun pelanggan Anda, yang dapat disinkronkan dengan kalender Anda.

Tugas yang sudah selesai akan muncul di linimasa aktivitas pelanggan Anda, dan tugas yang belum selesai terlihat jelas oleh semua orang di tim Anda. Di sini Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang proses manajemen tugas kami.

Selain itu, ini akan memungkinkan tim penjualan Anda menjadi lebih efisien dengan mengotomatiskan beberapa tugas administratif yang lebih biasa yang mereka tangani. Selanjutnya, otomatisasi tidak hanya berlaku untuk tugas-tugas sederhana, tetapi juga untuk proses yang lebih kompleks seperti manajemen jalur penjualan. Dengan setiap prospek baru ditambahkan ke saluran, statusnya akan diperbarui secara otomatis sepanjang siklus penjualan, membuat tugas yang diperlukan untuk mengoptimalkan penjualan.

Dengan menggunakan perangkat lunak CRM, Anda akan mengakhiri duplikasi data, pemborosan waktu, dan perlakuan buruk terhadap tugas.

Alat Bermanfaat Lainnya

Trello

Alat manajemen tugas dan proyek tidak pernah semenyenangkan ini. Trello menggunakan sistem kartu yang mewakili setiap tugas. Mereka diatur dalam kategori vertikal – papan Trello. Kartu juga memiliki sisi depan dengan ringkasan pendek dan sisi belakang dengan detail.

Sistem kartu sangat cocok untuk tenaga penjualan karena setiap kartu dapat mewakili petunjuk dengan semua informasi yang diperlukan. Ada juga status prospek yang terlihat, yang berubah dengan memindahkan kartu dari ''masuk'' menjadi ''menang''. Fitur bagus lainnya adalah Anda dapat melampirkan file ke kartu seperti SLA dan kontrak.

Trello juga memiliki aplikasi, jadi jika Anda mengikuti tren BYOD, karyawan Anda akan dapat melakukan semua ini sambil berlari.

Menulis

Dengan tampilan yang lebih tradisional, Wrike memungkinkan Anda membuat proyek dan tugas, membuat folder, dan mengunggah file. Berkat sistem pengeditan waktu nyata, Anda dapat mengikuti aktivitas tim Anda, dan jika Anda tidak puas dengan pembaruan terbaru, Anda dapat memilih versi sebelumnya.

Itu juga dilengkapi dengan bagan Gant, yang memungkinkan pengguna untuk melihat jadwal proyek mereka dan mengatur dependensi untuk tugas. Untuk membuat perencanaan dan investasi lebih mudah, ini juga melacak waktu, anggaran, dan sumber daya.

Asana

Alat manajemen tugas yang gesit ini memungkinkan Anda menangani semua jenis proyek. Beberapa fitur penting adalah membuat tugas, menambahkan tenggat waktu dan pemilik tugas, serta mengunggah file.

Asana gratis hingga 15 pengguna, yang membuatnya sempurna untuk tim kecil hingga menengah.

Dengan dasbor, Anda mendapatkan beberapa tugas tim Anda, statusnya, dan seberapa dekat Anda dengan menyelesaikan proyek.

Setiap Senin pagi, Anda akan disambut dengan ringkasan mingguan dari semua proyek Anda. Karena laporan ini otomatis, tidak ada lagi yang perlu dikhawatirkan.

ClickUp

ClickUp dimulai sebagai aplikasi internal, tetapi sekarang ini adalah aplikasi dengan visi untuk menciptakan tempat di mana Anda dapat melakukan semuanya. Dengan fitur yang sepenuhnya dapat disesuaikan, memungkinkan berbagai jenis tim untuk berkolaborasi. Anda dapat membuat dokumen, pengingat, acara, dan melacak waktu. Jika di Ruang bersama, anggota tim lainnya dapat melihat tugas dengan transparansi penuh.

Jadi, jika Anda memiliki tim yang lebih besar yang mengerjakan banyak proyek berbeda, aplikasi ini bisa sangat berguna.

Bawa Pulang

Manajemen tugas bisa tampak sangat menakutkan, tetapi itu diperlukan untuk proyek apa pun terlepas dari ukurannya.

Dengan menerapkan pengetahuan dan tips dari artikel ini, tim penjualan Anda akan dapat menjadi yang teratas dalam setiap tugas dan proyek yang Anda berikan kepada mereka. Untungnya, ada juga berbagai alat dan otomatisasi untuk membantu menyederhanakan dan merampingkan manajemen tugas.