Manajemen Tugas:Cara Membuat Organisasi Anda Lebih Akuntabel

Akuntabilitas menyiratkan mengambil tanggung jawab untuk memberikan komitmen Anda. Ini adalah praktik panduan yang menentukan perilaku manajer dan karyawan. Dalam hal pekerjaan, akuntabilitas adalah gagasan kompleks yang terdiri dari banyak aspek.

Pada akhirnya, akuntabilitas menggarisbawahi kemampuan lingkungan bisnis Anda untuk:

• Berikan tampilan multi-perspektif proyek
• Pastikan masukan yang dapat ditindaklanjuti terkait kinerja tugas 
• Pertahankan efisiensi tenaga kerja pada tingkat yang tinggi.

Memegang akuntabel membutuhkan kebijakan manajerial yang bijaksana, konsistensi, dan visi strategis. Selanjutnya, untuk menjamin kesuksesan, itu harus 'berlaku untuk satu dan semua'.

Mengapa Akuntabilitas Itu Penting 

Akuntabilitas termasuk dalam atribut proaktif yang berarti harus dinyatakan sebelum kinerja proyek:dengan cara ini, membantu mencegah kesalahan dan mencapai tujuan yang ditetapkan sesuai rencana.

Pada tahap retrospektif, akuntabilitas memungkinkan pengenalan hasil kerja secara transparan termasuk pemanfaatan waktu, uang, dan sumber daya.

Dalam jangka panjang, membangun akuntabilitas berarti: 

• Membuat perkiraan alokasi waktu yang lebih baik di masa mendatang
• Mengalokasikan sumber daya dengan lebih presisi untuk proyek mendatang 
• Memenuhi tenggat waktu tepat waktu 
• Mendistribusikan beban kerja di antara tim secara merata 
• Mencegah jebakan dalam kinerja proyek
• Memaksimalkan peluang keberhasilan.

Bagaimana Manajemen Tugas Meningkatkan Akuntabilitas

Dengan banyaknya alat manajemen proyek saat ini untuk perencanaan yang lebih baik, pekerja kantor dapat benar-benar terjebak dengan beralih di antara perangkat lunak untuk menangani tugas. Ini tidak efisien dan merugikan untuk menjaga akuntabilitas, untuk sedikitnya.

Mengurangi jumlah perangkat lunak menjadi alat yang disesuaikan dengan kebutuhan proyek tertentu akan menjadi solusi yang menghemat waktu dan sumber daya tim Anda. Dengan mengurangi alat yang tidak perlu, Anda mendapatkan proses kerja yang disederhanakan, yang membuat hasil bisnis lebih dapat diprediksi.

Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan akuntabilitas karyawan di tempat kerja adalah dengan menerapkan perangkat lunak manajemen tugas yang akan memastikan visibilitas prioritas, interkoneksi tugas, dan menyediakan saluran komunikasi terbuka untuk fleksibilitas tambahan.

Dengan sistem manajemen tugas yang efisien, manajer proyek:

• Tetapkan tugas dan ekspektasi proyek dengan jelas
• Aktifkan anggota tim untuk mengandalkan umpan balik kinerja lebih awal
• Bangun budaya saling percaya
• Buat imbalan yang logis
• Soroti tujuan kolektif

Dalam hal meningkatkan akuntabilitas, penerapan manajemen tugas akan membantu proses pengambilan keputusan yang lebih baik untuk proyek saat ini dan yang akan datang.

Apakah proyek termasuk tugas yang saling bergantung atau bersamaan, pengelolaan tugas akan relevan untuk mempertahankan kinerja tugas yang berurutan atau simultan sambil menjaga tata letak detail proyek. Visibilitas prioritas dan tugas dalam alur kerja membangun dasar yang kuat untuk pengakuan tahapan proyek dan menciptakan struktur akuntabilitas.

Juga harus dinyatakan bahwa dalam hal membangun akuntabilitas, pelacak waktu dan perangkat lunak manajemen tugas adalah pasangan yang sempurna karena memanfaatkan otomatisasi. Perangkat lunak pelacakan waktu yang terintegrasi dalam sistem manajemen tugas memastikan visibilitas tugas yang menyatu dengan metrik waktu, sehingga menciptakan fondasi untuk transparansi yang lebih baik dan peluang keberhasilan yang lebih tinggi.

Menerapkan pelacakan waktu dalam manajemen tugas memberikan perhitungan otomatis dan memastikan konsistensi dalam kinerja tugas dengan membuat alur kerja tidak terputus dan lancar. Mendapatkan sarana untuk menghemat waktu dan energi pada waktu dan pengelolaan tugas, tim mewujudkan tujuan yang ditetapkan dan mengambil kendali atas tugas dalam satu ruang.

Selain itu, menjaga tugas dan metrik waktu dalam satu sistem juga membantu Anda mendapatkan fleksibilitas sambil mempertahankan tampilan detail granular dari proyek yang ada. Perangkat lunak yang mendukung manajemen tugas yang efektif karena fungsionalitasnya yang luas dan dikemas dengan rapi ada dalam daftar di bawah ini.

Perangkat Lunak Manajemen Tugas untuk Akuntabilitas yang Lebih Baik

Zona kerja

Sebagai salah satu alat kolaborasi proyek pertama, Workzone telah teruji oleh waktu. Karena dihosting di cloud, ini sangat cocok untuk tim yang terdesentralisasi.

Salah satu fitur berguna lainnya adalah pengingat email otomatis untuk tugas-tugas prioritas.

Manfaat

• Daftar tugas yang dipersonalisasi
• Dasbor menyediakan tampilan portofolio proyek
• Tim Workzone memberikan dukungan dan pelatihan yang sangat baik 
• Tingkat izin yang dapat disesuaikan untuk setiap orang
• Kemampuan untuk mengimpor file proyek MS, dan file Microsoft Excel
• Formulir dan pelaporan kerja yang dapat disesuaikan

Biaya :Harganya $20/pengguna/bulan, dan dengan bertambahnya pengguna, harganya turun.

Jira

Jira adalah alat yang gesit dengan serangkaian fitur manajemen tugas yang ekstensif. Ini memungkinkan tim untuk membuat tugas (Masalah), menugaskannya ke anggota tim atau menunjuk diri Anda sendiri sebagai Penerima Tugas dan melacak aktivitas untuk menciptakan transparansi kinerja proyek.

Manfaat

• Buat laporan tentang tugas yang direncanakan 
• Beri komentar
• Memfilter tugas
• Setel prioritas tugas 
• Lihat tugas 'lokasi' dalam alur kerja di peta proyek
• Tambahkan deskripsi tugas 
• Telusuri tugas dengan filter 
• Mengintegrasikan pelacak waktu di dasbor 

Biaya :Anda dapat mulai menggunakan Jira dari $10 per bulan.

Sistem yang Sangat Sederhana

Benar-benar Sistem Sederhana adalah perangkat lunak CRM dengan manajemen tugas yang membantu Anda mengatur beban kerja Anda secara efisien dan tidak pernah melewatkan detail apa pun pada penjualan. Alat ini memberi tim beberapa opsi yang memungkinkan Anda fokus pada pelanggan dan memaksimalkan tingkat otomatisasi dalam hal komunikasi dan pengelolaan tugas.

Ini idealnya dibangun dalam konsep tempat kerja sinkron di mana karyawan membuat keputusan melalui sistem komunikasi terpusat, dan dengan demikian, merasa lebih produktif dengan perangkat lunak yang memungkinkan pekerjaan fokus mendalam tanpa gangguan.

Manfaat

• Lihat korespondensi terbaru
• Menyiapkan tugas 
• Menetapkan tugas ke anggota tim 
• Sinkronkan di Google Kalender 
• Aktifkan linimasa aktivitas untuk membuat kinerja tugas lebih transparan 
• Otomatiskan pengalihan tugas ke linimasa aktivitas setelah tugas selesai

Biaya :Gratis hingga 2 pengguna dan 100 Akun.

Halaman yang sama

Samepage adalah alat manajemen tugas online dengan opsi komunikasi tim dalam satu ruang kerja. Dengan perangkat lunak ini, tim Anda tetap bertanggung jawab karena fungsionalitas alat ini mencakup penetapan tujuan, visibilitas tugas, tindakan, dan hasil.

Manfaat

• Delegasikan tugas untuk efisiensi yang lebih tinggi 
• Pergeseran tanggal jatuh tempo 
• Aktifkan indikator visual penyelesaian tugas 
• Tambahkan jumlah anggota tim yang tidak terbatas untuk penyelesaian tugas yang lebih cepat
• Beri tahu peserta tentang tenggat waktu yang akan datang 
• Filter daftar tugas menurut tim, proyek, penerima tugas, prioritas

Biaya :Fitur dasar tersedia secara gratis.

ProWorkFlow

Kekuatan terbesar ProWorkFlow adalah sangat dapat disesuaikan. Ini memberi Anda alat pelacakan waktu dan penganggaran dan kalkulator kebutuhan tenaga kerja. Integrasi dengan alat produktivitas lainnya mudah dilakukan.

Manfaat

• Penjadwalan mudah
• Gantt style timeline
• Aplikasi seluler dan iPhone
• Buka API
• Alat pelaporan yang andal
• Uji coba gratis

Biaya : Alat ini akan dikenakan biaya $10-$30/pengguna/bulan

TaskQue

TaskQue adalah aplikasi manajemen tugas cerdas yang dibedakan dengan kemampuan luas dalam hal membuat jalur proyek.

Manfaat

• Otomatiskan proses penetapan tugas
• Maksimalkan pemanfaatan sumber daya (dengan menetapkan tugas ke sumber daya)
• Buat ruang kerja yang berbeda untuk proyek yang berbeda  
• Mengintegrasikan konferensi
• Aktifkan pelacakan mundur untuk melihat pencapaian Anda 
• Buat urutan abjad tugas 
• Kelola tugas dengan pemfilteran 

Biaya :Kumpulan fitur dasar tersedia di Paket Gratis.

Kesimpulan

Akuntabilitas yang muncul pada titik konvergensi antara proses, komunikasi, dan produktivitas memberikan dampak positif pada pengembangan karyawan dan, dengan demikian, menjamin untuk memfasilitasi pertumbuhan dan ekspansi bisnis.

Strategi akuntabilitas dapat diterapkan jika karyawan siap untuk mengklaim kepemilikan hasil bisnis, dengan menyumbangkan bagian pekerjaan mereka ke dalam hasil organisasi. Manajer adalah orang pertama yang mengembangkan mentalitas ini dalam tim mereka.

Akuntabilitas, yang merupakan bagian integral dari kesuksesan bisnis, tidak berarti manajer proyek harus mengatur setiap langkah tim secara mikro:taktik semacam itu menyebabkan efek sebaliknya. Daripada memilih gaya disiplin, lebih baik meminta pertanggungjawaban tim dengan memberdayakan mereka dengan alat yang relevan untuk manajemen tugas yang ringan dan efisien yang memungkinkan penyelarasan dengan komitmen bebas dari kegagalan.