Mengelola Tim Anda Dengan Perangkat Lunak CRM

Mengelola tim Anda dengan perangkat lunak CRM bukanlah tongkat ajaib, tetapi dapat membantu sejumlah masalah yang menimbulkan banyak kerumitan, seperti:

• Komunikasi lintas saluran yang membingungkan
• Alur kerja yang kacau
• Kurangnya ide konten
• Kurangnya info dan masukan pelanggan
• Perbedaan yang kuat dan temperamen yang sangat berbeda dalam tim
• Basis pengetahuan internal yang berantakan
• Kekacauan dalam komunikasi luar
• tenggat waktu tidak ada
• Mengidentifikasi pelaku karena melewatkan tenggat waktu
• Mencari tahu bahwa Anda yang harus disalahkan karena melewatkan tenggat waktu.

Dan banyak lagi. Itu terlalu berlebihan.

Jelas, CRM tidak bisa langsung menyelesaikan semua masalah ini. Ini adalah sumber data pelanggan berharga yang tak ternilai, ini mempercepat alur kerja dan memperlancarnya, dan kapasitas otomatisasinya yang luar biasa membantu pemasar fokus pada sisi kreatif pekerjaan alih-alih menghabiskan waktu untuk tugas yang berulang dan melelahkan.

Selain itu, tim biasanya terdiri dari karakter yang berbeda dan unik, yang berarti banyak bagian yang bergerak dan menghasilkan banyak kejutan. Untuk memaksimalkan kinerjanya, Anda harus membuatnya berfungsi secara keseluruhan, yang tidak pernah mudah.

Mari kita lihat cara kerjanya secara lebih mendetail.

Merancang Strategi Konten

Seperti yang baru saja disebutkan, mungkin keuntungan terbesar dari perangkat lunak CRM adalah akses ke kumpulan besar data pelanggan yang andal dan akurat. Data ini harus menginformasikan keputusan Anda tentang jenis pesan yang akan Anda kirim dan sangat penting untuk mengembangkan strategi konten yang lebih luas.

Dengan CRM, Anda akan dapat memeriksa jenis konten apa yang membawa orang ke situs web klien atau perusahaan, siapa orang-orang ini, apa yang menarik bagi mereka, saluran mana yang mereka gunakan, dan bagaimana reaksi mereka terhadap upaya pemasaran Anda. Kemudian Anda dapat mengatur gaya dan nada yang akan Anda gunakan untuk menyapa mereka dan berinteraksi dengan mereka.

Dengan cara ini, Anda juga akan tahu siapa yang harus ditargetkan untuk memperluas basis pelanggan. Selain itu, data CRM akan membantu Anda menemukan topik yang sesuai dan mengoptimalkan konten Anda sehingga sesuai dengan target audiens. Dengan melihat saluran atau kata kunci mana yang mereka gunakan untuk datang ke situs web klien, Anda akan dapat membuat konten yang menurut mereka menarik dan menarik. Terakhir, Anda dapat menggunakan CRM untuk melihat tren berkala sehingga Anda dapat membuat kalender dan menghasilkan konten yang berfokus pada laser.

Menyesuaikan dan Mempersonalisasi Konten Anda

Berkat data pelanggan yang terperinci seperti itu, Anda dapat membuat penargetan dan pengiriman pesan Anda benar-benar canggih. Pada dasarnya Anda memiliki semua data audiens dalam satu database pusat, dan sistem penilaian prospek yang efisien memungkinkan Anda untuk mengikuti setiap prospek Anda dengan cermat sepanjang perjalanan pelanggan mereka.

Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan email dan iklan atau jenis pesan lainnya tergantung pada tahap perjalanan dan interaksi sebelumnya. Dengan melihat corong dan menemukan prospek di dalamnya, Anda dapat mempersonalisasi pesan yang Anda kirim ke masing-masing dan setiap segmen atau ke setiap segmen audiens Anda. Setiap tahap perjalanan pembeli memerlukan pendekatan yang berbeda terhadap pelanggan atau calon pelanggan dan memiliki akses ke kecerdasan semacam ini dapat meningkatkan hasil tim Anda secara signifikan.

Ini sangat penting bagi tim internal B2B karena mereka bekerja dengan prospek yang jauh lebih sedikit daripada B2C dan nilainya jauh lebih tinggi. Mereka akan menyukai fakta bahwa ada ikhtisar dari keseluruhan alur, yang memberikan masukan penting bagi tim Anda dalam hal untuk siapa mereka menulis dan kapan harus bereaksi.

Selanjutnya, Anda dapat membuat semua jenis segmen berkat wawasan pelanggan ini. Anda dapat membagi audiens menjadi beberapa grup berdasarkan info pribadi, minat khusus, atau perilaku online mereka sebelumnya, lalu menargetkan segmen ini dengan pesan tertentu. Data ini juga akan memberi Anda info berguna tentang tempat untuk menjangkau lebih banyak orang dan cara mendapatkan lebih banyak eksposur.

Otomasi Aktivitas Kerja

Mengoptimalkan organisasi internal Anda

Mungkin tidak ada tim dan perusahaan di dunia ini yang tidak akan menggunakan bantuan dengan organisasi internal.

Pertama, CRM membantu pendelegasian tugas, berkat kemampuan otomatisasinya. Itu dapat menetapkan dan memprioritaskan tugas berdasarkan faktor objektif, seperti nilai prospek atau interaksi masa lalu. Dengan CRM, Anda tidak perlu memikirkan tentang salah satu anggota tim Anda yang menangani klien mana atau berapa banyak pekerjaan yang telah mereka bebankan – Anda hanya membiarkan perangkat lunak "menghafal" itu dan membuat keputusan pendelegasian yang sebaik mungkin secara objektif.

Anda juga akan memiliki hub pusat untuk menyimpan dan mengakses semua dokumen Anda, basis pengetahuan internal Anda, komunikasi tim Anda, serta catatan tentang tenggat waktu, tanggung jawab, dan tugas yang diselesaikan. Yaitu, mengatur informasi adalah tantangan utama bagi 64 persen biro iklan dan media, dan perangkat lunak CRM mungkin adalah cara terbaik untuk mengatasinya.

Otomasi Konten

CRM membantu dengan otomatisasi pekerjaan kreatif juga. Itu membuat penjadwalan posting lintas saluran lebih mudah karena Anda dapat memposting di banyak platform dari satu dasbor. Ini juga memungkinkan tim Anda untuk menggunakan konten berbasis pemicu yang diaktifkan saat pengguna melakukan tindakan tertentu, seperti meninggalkan kereta atau menonton video penjelasan produk.

Mengotomatiskan bagian pekerjaan ini akan membuat tim Anda mencapai hasil yang lebih baik sekaligus membebaskan mereka dari serangkaian tugas yang membosankan dan monoton.

Memfasilitasi Komunikasi Lintas Departemen

Untuk perusahaan besar, kerjasama antar tim sangat penting. Ini berlaku untuk penjualan, layanan pelanggan, manajer akun, tim pengembangan bisnis, dan bahkan manajemen atau klien Anda. Komunikasi di sini harus cepat, lancar, dan efisien. Terutama ketika menyangkut segala jenis komunikasi yang diarahkan ke dan dari klien – di sini, setiap kata dan setiap menit adalah penting.

Sebagian besar platform CRM memiliki fitur kolaborasi tim tingkat lanjut yang menurunkan kebisingan dalam komunikasi antar tim, mengurangi komunikasi ke satu saluran, dan menyimpan semuanya di satu tempat. Umpan balik dari departemen lain harus menginformasikan banyak keputusan penting Anda, jadi jangan meremehkan nilai komunikasi yang mudah dan langsung dengan tim lain.

Analisis Kinerja dan Umpan Balik

Mengidentifikasi ruang untuk perbaikan

Sistem CRM menawarkan gambaran dan analisis yang jelas tentang kinerja dan efisiensi setiap anggota tim. Tentu saja, mengukur keterampilan, usaha, dan kinerja dalam sebuah tim bisa menjadi masalah. Ada banyak cara untuk berkontribusi pada upaya tim Anda dan terkadang, tidak ada alat yang dapat mengukurnya.

Namun demikian, ini tidak berarti Anda harus mengabaikan laporan ini karena mereka masih memberikan informasi yang berharga. Ini lebih dari sekadar mencari tahu apakah seseorang malas atau tidak kompeten. Anda harus melangkah lebih dalam dari itu ketika Anda mencari masalah di tim Anda.

Hasil yang buruk dapat berarti banyak hal – misalnya, mungkin Anda hanya memiliki beberapa orang di posisi yang salah atau proyek yang salah, dan mengatur ulang dan mengocok mereka sedikit dapat menyelesaikan masalah. Jika seseorang tampaknya tidak cocok, mungkin itu bukan peran yang tepat untuk mereka dan mereka akan berkembang ketika diberi tanggung jawab yang berbeda.

Tidak semua orang multi-faceted. Beberapa memiliki keterampilan yang sempit tetapi sangat kuat dan untuk mendapatkan hasil maksimal dari mereka, Anda perlu memahami anggota tim Anda dan mengidentifikasi dengan jelas kekuatan dan kelemahan mereka. Analisis CRM bisa sangat berguna untuk tujuan ini.

Menyelesaikan Perbedaan

Juga, melakukan pendekatan yang didorong oleh hasil dapat membantu Anda mengatasi perbedaan yang tidak dapat didamaikan. Terkadang, ketika Anda tidak yakin siapa yang benar dan siapa yang salah, biarkan data yang solid yang memutuskan. Tidak selalu lebih baik mencari solusi yang akan semakin meningkatkan jumlah Anda (jika itu dapat merusak merek secara permanen, misalnya), tetapi seringkali demikian.

Dan kapan pun tim Anda tidak dapat berhenti bertengkar, hanya dengan melihat analitik dan umpan balik dapat membuat keputusan Anda lebih sederhana dan hidup Anda lebih mudah.

Perekrutan Baru

Menambahkan karyawan baru ke tim Anda bisa sangat menegangkan, terutama bagi karyawan tersebut. Tapi itu bisa sangat membosankan bagi anggota tim lain jika basis pengetahuan internal Anda berantakan dan Anda tidak memiliki panduan orientasi atau SOP yang jelas.

Kemungkinannya adalah pendatang baru harus bertanya-tanya, menyela dan mengganggu orang lain, dan umumnya berjuang untuk memahami apa yang Anda inginkan dari mereka. Sangat penting bahwa setiap karyawan baru memiliki akses ke satu sumber kebenaran, dengan file dan tautan yang tersusun rapi dan intuitif.

CRM adalah solusi hebat yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan dan memesan dokumentasi ini sehingga dapat dengan mudah ditemukan dan dipahami. Ini terutama berlaku untuk tim dengan banyak klien dan proyek berbeda yang sangat mudah untuk menjadi bingung dan kewalahan.

Keterangan Terakhir

Memimpin tim bukanlah ilmu pasti dan Anda tidak akan pernah berhasil membuat pekerjaan Anda sepenuhnya dapat diprediksi. Dalam hal ini, mengharapkan perangkat lunak untuk menyelesaikan semua masalah Anda agak tidak masuk akal. Agar berhasil mengelola tim, Anda harus menunjukkan kompetensi dan keterampilan orang untuk mendapatkan kepercayaan tim Anda dan menjaga semangat mereka tetap hidup.

Namun, CRM dapat membantu Anda menyempurnakan manajemen yang baik dengan solusi digital yang akan mengoptimalkan upaya tim Anda dan meningkatkan kinerja mereka. Tidak apa-apa untuk mendekati aspek tertentu dari pekerjaan seperti seorang insinyur karena tidak akan membunuh kreativitas tim Anda, dan ada kemungkinan besar itu akan membuat mereka lebih mampu dan produktif.