Apa itu Manajemen Data? Bagaimana dan Mengapa Melakukan Data Secara Berbeda

Saat ini, ada lebih banyak data yang beredar secara online daripada sebelumnya. Anda bahkan tidak dapat online tanpa menghasilkan, menemukan, atau mencoba-coba data dengan cara tertentu – terutama dalam bisnis.

Data yang tepat dapat bernilai emas dalam ukuran kilobyte. Data yang baik dapat berfungsi sebagai tulang punggung operasi bisnis yang penting; membantu organisasi membuat keputusan yang jelas dan meyakinkan; dan umumnya membawa bisnis ke masa depan yang sukses.

Jadi seberapa baik Anda saat ini mengelola data Anda? Apakah Anda merasa bahwa data Anda menguasai Anda daripada sebaliknya? Merasa seperti Anda hanya menginjak air di banjir spreadsheet dan titik data? Sudah waktunya untuk beberapa kewarasan data. Mari pelajari semua tentang pengelolaan data.

Apa itu Manajemen Data?

Manajemen data mengacu pada praktik yang digunakan organisasi untuk mengumpulkan, mengatur, dan memproses data. Praktik manajemen data yang baik memastikan bahwa data dikumpulkan, diproses, disimpan, dan dilindungi dengan cara yang efisien dan terdokumentasi yang secara strategis menguntungkan bisnis:menjaga akurasi dan aksesibilitas; mendukung pengambilan keputusan analitis; memungkinkan kolaborasi tanpa batas; menjunjung tinggi privasi data; dan memaksimalkan data sebagai aset bisnis yang penting.

Strategi manajemen data yang tepat memformalkan semua hal di atas, sambil juga memberikan pedoman dan alasan penting seputar penggunaan data perusahaan Anda. Membuat strategi manajemen data memberi organisasi peluang untuk membangun ekosistem data ideal mereka dari bawah ke atas, yang pada gilirannya memberikan gambaran lengkap dan terperinci tentang penggunaan data di masa mendatang. Strategi ini juga harus menginformasikan kebijakan TI dan data seluruh perusahaan yang dapat ditindaklanjuti.

6 Alasan Mengapa Manajemen Data Penting

Menggali lebih dalam tentang bagaimana perusahaan Anda menggunakan data mungkin terdengar sedikit tidak praktis – bahkan memanjakan diri sendiri – tetapi itu sangat berharga.

1. Data Memiliki Nilai

Data adalah aset TI penting yang perlu dijaga seperti aset lainnya agar bisnis Anda tetap berjalan. Namun, seperti halnya aset apa pun yang dapat dicuri atau dirusak, demikian juga data. Peretas selalu mencari cara untuk memeras uang dari bisnis, oleh karena itu mengapa serangan ransomware (yang secara efektif menyimpan data penting bisnis untuk tebusan) selalu tinggi. Menerapkan strategi pengelolaan data yang kuat akan membantu Anda menjaga aset data Anda tetap aman dan dalam kondisi prima sehingga aset tersebut dapat terus melayani Anda dengan baik.

2. Mencapai Tampilan Top-Down

Ketika Anda menetapkan data apa yang dimiliki perusahaan Anda, Anda dapat mengetahui dengan tepat informasi apa yang berpotensi dapat Anda ekstrak, dan jika ada celah dalam data tersebut yang perlu diisi untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Jika Anda tahu ada titik data tertentu yang sedang diukur, praktik data yang baik akan memberi tahu Anda cara pengumpulannya, di mana menemukannya, dan siapa yang memiliki akses.

3. Standardisasi =Kewarasan

Berbekal pandangan menyeluruh tentang praktik data Anda, Anda dapat menyediakan cara yang ditetapkan dan distandarisasi untuk mengumpulkan, menangani, dan memproses data; pada gilirannya membangun kebijakan TI dan data fungsional yang memungkinkan kolaborasi, keselarasan, dan kejelasan.

4. Data Akurat, Keputusan Akurat

Jika Anda mengetahui fakta bahwa data Anda seakurat mungkin secara fisik, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang percaya diri dan berdampak dengan terbuka lebar – dan kemungkinan besar juga merencanakan masa depan dengan lebih efektif.

5. Minimalkan Kehilangan Data

Ketika Anda tahu data apa yang Anda miliki dan di mana, menjaganya agar tetap aman menjadi lebih mudah. Tampilan data 360 derajat dapat membantu Anda meminimalkan segala jenis kerugian, mulai dari serangan dunia maya berskala besar hingga pertanyaan sederhana “di mana email itu?” . Mengetahui di mana data Anda disimpan dan bagaimana data mengalir melalui sistem Anda membantu menginformasikan keamanan siber dan strategi pencadangan yang efektif.

6. Kelincahan Operasional

Memiliki pemahaman konkret tentang cara kerja seluruh ekosistem data Anda sangat bagus untuk kelincahan bisnis. Mengetahui dengan tepat bagaimana perusahaan Anda menggunakan data dapat membantu Anda merumuskan tanggapan yang terukur dan terinformasi dalam menghadapi perubahan pasar yang tiba-tiba, perombakan tim, dan tantangan TI.

Beberapa Konsep Manajemen Data Inti

Manajemen data adalah binatang yang rumit dengan sejumlah konsep kompleks yang bersembunyi di bawah permukaan. Namun memahami konsep-konsep ini sangat penting untuk memahami sepenuhnya bahwa strategi manajemen data dapat mencakup. Sebelum kita mempelajari cara menggabungkan strategi pengelolaan data Anda, mari kita bahas beberapa konsep ini – tidak perlu kamus!

Pengumpulan Data

Yang ini cukup sederhana:bagaimana Anda akan mengumpulkan data dan menyimpannya dengan cara yang aman? Bagaimana metode pengumpulan data Anda akan menjunjung integritas data dan privasi subjek data di bawah undang-undang yang relevan seperti GDPR Inggris Raya, CCPA, dan APP? Bagaimana Anda akan menjaga keamanan data tersebut saat bergerak di internet yang lebih luas dan ke/di sekitar infrastruktur internal Anda (“dalam perjalanan”)? Bagaimana Anda akan menjaganya tetap aman jika hanya disimpan di penyimpanan (“saat istirahat”)?

Pemrosesan Data

Setelah Anda memiliki data, apa yang akan Anda lakukan dengannya, bagaimana, dan mengapa? Perangkat lunak dan penyimpanan apa yang Anda perlukan? Bagaimana berbagai departemen/fungsi organisasi Anda akan menggunakan dan berkolaborasi dengan data ini? Seberapa baik data biasanya mengalir di sekitar organisasi Anda – apakah Anda memiliki beberapa silo data yang perlu Anda pecahkan terlebih dahulu? Selain itu, apa dasar hukum yang Anda miliki untuk memproses data Anda sesuai dengan undang-undang privasi?

Tata Kelola Data

Tidak ada yang bisa membuat keputusan yang bermakna dan percaya diri dengan data yang salah atau tidak lengkap. Oleh karena itu, menjaga integritas data – akurasi, konsistensi, dan kelengkapan data – sangat penting dalam bisnis. Integritas data juga dapat menyentuh fisik integritas penyimpanan, akses, dan penggunaan data. Penatagunaan data adalah konsep terkait yang mencakup kesesuaian data untuk tujuan; pencegahan akses yang tidak sah; serta praktik seperti pengayaan data, pembersihan, dan pembersihan. Istilah umum, tata kelola data, juga dapat mencakup memastikan bahwa data disimpan secara etis, dan dalam format yang valid dan dapat digunakan.

Keamanan, Perlindungan &Privasi Data

Dengan meningkatnya kejahatan dunia maya, keamanan data dan privasi menjadi sangat penting. Oleh karena itu, organisasi harus:

• Berinvestasi pada alat yang akan meminimalkan kemungkinan pelanggaran data atau serangan siber
• Memiliki rencana tindakan jika terjadi pelanggaran atau insiden dunia maya
• Pastikan bahwa data hanya diakses oleh pihak yang berwenang
• Pastikan bahwa beberapa cadangan aman disimpan
• Mendokumentasikan cara mereka berinteraksi dan mematuhi semua undang-undang data yang berlaku.

Cara Membuat Strategi Manajemen Data dari Awal dalam 6 Langkah Sederhana

1. Apa Tujuan Akhir Anda?

Sebelum Anda membuat keputusan lebih lanjut, Anda perlu menentukan apa yang ingin Anda capai dengan data. Apa tujuan bisnis Anda dan alasan untuk berubah? Fungsionalitas data seperti apa yang dibutuhkan tim Anda untuk beroperasi? Jenis laporan apa yang ingin Anda jalankan? Jenis metrik apa yang ingin Anda perhatikan? Bagaimana Anda dan tim Anda akan berinteraksi dengan data setiap hari?

Carilah dukungan lintas departemen tepat di awal perjalanan Anda – terutama jika data dan proses yang ingin Anda bangun akan memengaruhi atau berdampingan dengan fungsi departemen lainnya. Teliti secara menyeluruh untuk memastikan rencana restrukturisasi data Anda yang tidak mengacaukan aliran data penting atau secara umum membuat hidup siapa pun lebih sulit.

Tidak melakukannya dapat membuat hambatan bagi orang-orang, mungkin mengarahkan mereka untuk mencari solusi mereka sendiri. Solusi ad hoc ini dapat menyebabkan masalah seperti penggunaan data yang tidak aman, silo data, SaaS bloat, dan shadow IT – pada dasarnya kebalikan dari apa yang ingin Anda capai!

2. Data Apa yang Anda Butuhkan?

Anda dapat menganggap ini sebagai "pertanyaan jutaan dolar". Untuk menjalankan fungsionalitas yang Anda butuhkan, poin data apa yang perlu Anda kumpulkan? Data apa yang sedang Anda kumpulkan dan bagaimana hal itu sesuai dengan rencana Anda?

Latihan ini bukan tentang menimbun data sebanyak mungkin. Ini tentang merasionalisasi data apa yang cukup untuk memenuhi persyaratan. Hanya kumpulkan poin data jika Anda memiliki alasan kuat untuk melakukannya, terutama jika itu terkait dengan informasi pengenal pribadi. Semakin banyak data yang Anda miliki, semakin banyak nilai yang akan Anda hilangkan jika terjadi gangguan teknis atau pelanggaran dunia maya – dan semakin banyak penjelasan yang harus Anda berikan kepada regulator data!

3. Proses Apa yang Anda Butuhkan?

Sekarang Anda perlu memikirkan proses apa yang perlu Anda terapkan agar tim Anda dapat menjalankan peran mereka menggunakan data. Departemen apa yang akan berinteraksi dengan data? Apakah mereka perlu mengubah data, menambahkannya, atau hanya membacanya? Apa yang dibutuhkan untuk menarik data dari tempat yang tepat dan memasukkannya ke dalam proses dan laporan yang Anda butuhkan? Proses apa yang diperlukan untuk menghasilkan data baru, atau membersihkan/membersihkan data lama yang tidak lagi berguna?

Sekarang, lihat proses yang sudah Anda lakukan. Apakah mengubah hal-hal hanya menjadi kasus pengumpulan bidang data lain atau berbagi titik data yang ada dengan peran atau departemen lain? Tidak ada gunanya menciptakan kembali roda sepenuhnya jika Anda dapat mengubah sesuatu yang sudah Anda lakukan.

Anda mungkin merasa berguna untuk menggambar dua diagram aliran data. Yang pertama untuk mewakili apa yang Anda lakukan sekarang, yang kedua untuk menetapkan seperti apa aliran data ideal Anda. Mana diagram yang mirip? Di mana mereka berbeda? Ini adalah cara visual praktis untuk mengungkap apa yang perlu diubah dan apa yang perlu tetap sama.

4. Teknologi Apa yang Anda Butuhkan?

Dengan titik data dan proses yang Anda putuskan, inilah saatnya untuk menjelajahi opsi teknologi Anda. Perangkat lunak dan solusi penyimpanan apa yang Anda perlukan untuk melakukan apa yang diperlukan? Seberapa baik solusi Anda saat ini melayani Anda? Apakah Anda memerlukan solusi baru atau yang ditingkatkan mengingat kebutuhan data Anda yang diperbarui? Apakah ada satu titik kegagalan dalam sistem Anda saat ini, atau tempat di mana tim Anda harus secara manual menjembatani kesenjangan antara dua alat atau fungsi? Mengatasi kembali kebutuhan data Anda adalah peluang bagus untuk melihat-lihat pasar dan mencari opsi baru yang lebih baik.

Secara efektif ada tiga bagian dari persamaan ini – tiga S:Perangkat Lunak, Penyimpanan, dan Keamanan. Perangkat lunak mungkin yang paling mudah – memilih alat yang memungkinkan Anda melakukan apa pun yang perlu dilakukan dengan data Anda.

Namun penyimpanan dapat sangat bergantung pada fungsionalitas. Terkadang – seperti CRM seperti milik kami – penyimpanan data dapat ditangani dalam solusi perangkat lunak itu sendiri. Di lain waktu, penyimpanan cloud eksternal seperti Google Cloud atau Microsoft Azure mungkin lebih tepat. Jika Anda berurusan dengan data yang sangat sensitif, Anda mungkin ingin menyimpan penyimpanan internal di server internal. Dan jangan lupa backup!

Keamanan dunia maya dan jaringan merupakan pertimbangan penting untuk organisasi mana pun saat ini, terlepas dari data yang mereka pegang. Pertimbangkan bagaimana Anda akan mengamankan data Anda baik saat istirahat maupun dalam perjalanan. Cari tahu bagaimana Anda akan melindungi organisasi Anda dari hal-hal seperti pencurian kredensial dan rekayasa sosial. Dan pada catatan itu…

5. Siapa yang Akan Bertanggung Jawab atas Data Anda?

Data adalah sumber daya yang kuat – dan seperti yang kita ketahui, dengan kekuatan yang besar datang pula tanggung jawab yang besar. Jadi siapa yang akan bertanggung jawab untuk menjaga standar akurasi dan kesesuaian data yang tinggi untuk tujuan tertentu? Siapa yang akan mengelola keamanan data dan menjaganya dari penyalahgunaan? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menangani permintaan privasi dari subjek data?

Menugaskan anggota tim Anda yang bertanggung jawab dengan masalah kepatuhan data dapat menjaga data Anda tetap terkendali dan membantu mematuhi undang-undang privasi data penting seperti GDPR, HIPAA, dan APP.

6. Bagaimana Sistem Data Baru Anda Akan Diluncurkan?

Anda telah membuat semua keputusan penting yang sangat penting – jadi bagaimana Anda akan menjalankannya? Apakah perangkat lunak, penyimpanan, atau tindakan keamanan baru perlu diterapkan? Apakah Anda dapat memadukan cara lama Anda dalam melakukan sesuatu ke dalam sistem baru Anda, atau apakah Anda memerlukan tanggal peralihan yang konkret? Data apa yang perlu ditransfer ke sistem baru dan bagaimana caranya?

Apakah tim Anda perlu pelatihan ulang untuk menggunakan sistem baru? Bagaimana Anda berniat untuk mendapatkan dukungan dari mereka yang perlu menggunakan sistem baru – bagaimana cara baru akan membuat hidup mereka lebih mudah? Apakah kebiasaan data baru perlu dibentuk terkait dengan fungsionalitas atau keamanan?

Apakah Anda mencari cara baru untuk menangani data pelanggan dan prospek, membuat laporan penjualan, dan tetap berhubungan dengan kontak Anda? Cobalah Sistem CRM yang Sangat Sederhana!

CRM kami yang intuitif namun kuat dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga menengah yang berusaha membangun hubungan klien jangka panjang melalui penjangkauan, kolaborasi, dan data. Manfaatkan uji coba gratis 14 hari tanpa kewajiban kami sebaik-baiknya – daftar hari ini !