Apakah Anda menjalankan perusahaan kecil / menengah tetapi tidak menggunakan pesanan pembelian? Mungkin lebih penting dari yang Anda pikirkan.

Ketika sebagian besar bisnis kecil memulai, mereka mengabaikan pesanan pembelian demi jabat tangan dan proses informal. Perjanjian tak terucapkan antara pemasok kecil-kecilan dan vendor tepercaya.

Tapi apa jadinya jika pernah terjadi perselisihan, ketidaksepakatan tentang pembayaran, standar kualitas atau bahkan kinerja. Anda memerlukan dokumen untuk referensi.

Seiring pertumbuhan bisnis dalam ukuran dan kompleksitas, sistem formal memastikan pembelian Anda dipesan, dianggarkan, dan dipenuhi sesuai dengan itu. Di situlah pesanan pembelian masuk.

Pesanan pembelian adalah alat penting yang harus digunakan bisnis seperti milik Anda untuk memastikan pembelanjaan tetap sesuai anggaran. Tanpa pesanan pembelian, pelacakan pengeluaran menjadi lebih sulit, rawan kesalahan, dan memvalidasi laporan pengiriman menjadi mimpi buruk.

7 elemen penting dari sebuah PO

1. Nama perusahaan yang membuat barang atau jasa

• Memastikan kedua belah pihak tahu persis siapa yang terlibat dalam setiap pembelian.

• Referensi unik yang memungkinkan pencocokan pembelian dengan apa yang dipesan dan apa yang akan dikirimkan. Nomor pesanan pembelian memudahkan untuk melihat pembelian mana yang telah dilakukan, mana yang telah dibayar, dan barang mana yang dikirimkan pada tanggal berapa dengan nomor yang sesuai.
• Nomor PO memastikan bahwa faktur Anda diproses dengan cepat dan meminimalkan risiko pembayaran yang salah.

• Catatan resmi tentang kapan pesanan dilakukan dan kapan dikirim.

• Memastikan semua korespondensi dan pengiriman dikirim ke tempat yang tepat, untuk memastikan tidak ada keterlambatan pengiriman atau pembayaran.

• Memastikan tidak ada penggandaan atau pembelian yang salah.
• Termasuk spesifikasi teknis.

• Tidak ada ruang gerak untuk kenaikan harga tanpa sepengetahuan Anda. Dengan mencantumkan harga di PO Anda, Anda juga dapat melacak riwayat penetapan harga dengan vendor, dan melihat apakah perlu untuk menegosiasikan ulang atau mencari kesepakatan baru.
• Termasuk pajak dan harga total

• Memberitahu pembeli di mana tepatnya pembelian harus dilakukan untuk mencegah keterlambatan dalam proses.

Alasan penting lainnya mengapa Pesanan Pembelian penting

• Mereka membuat pesanan lebih mudah dilacak;
• Mereka memastikan komunikasi yang jelas;
• Mereka membuat hidup lebih mudah bagi vendor Anda;
• Mereka membantu Anda menghindari masalah audit;
• Pesanan Pembelian memberikan perlindungan hukum kontraktual bagi pembeli dan pemasok. Mereka melindungi pembeli dan pemasok.

Pesanan pembelian memastikan pembelanjaan tetap sesuai anggaran. Tanpa pesanan pembelian, pelacakan pengeluaran menjadi lebih sulit, rawan kesalahan, dan memvalidasi laporan pengiriman menjadi mimpi buruk.

Anda mungkin berkata, “Bukankah pesanan pembelian sama dengan faktur?” Sebenarnya tidak.

Bagaimana pesanan pembelian (PO) berbeda dari faktur

Pesanan pembelian dibuat oleh pembeli , yang ingin memastikan bahwa mereka menerima persis apa yang mereka pesan. Sementara itu, faktur dikeluarkan oleh vendor atau pemasok yang meminta pembayaran.

Faktur adalah pernyataan utang uang, tanggal jatuh tempo, dan diskon yang tersedia (yaitu pembayaran lebih awal).

Sebagian besar usaha kecil dan menengah serta perusahaan yang kami tahu masih menggunakan spreadsheet untuk mengelola pesanan pembelian.

Tapi tahukah kamu… ? Semua bisnis besar menggunakan sistem pesanan pembelian.

Menggunakan proses manual dengan pesanan pembelian membuat keuangan perusahaan Anda berisiko karena Anda tidak dapat:

• Pantau pengeluaran Anda secara akurat dan tepat waktu
• Mencegah kesalahan kehilangan uang
• Tetap sesuai anggaran Anda

Ini tidak efisien dan, sejujurnya, tidak bijaksana untuk bisnis yang sedang berkembang.

Kabar baik. Perangkat lunak manajemen inventaris TradeGecko dirancang untuk menyederhanakan proses manajemen pesanan pembelian.

Blog Terkait:Menyederhanakan pesanan pembelian

Bagaimana TradeGecko dapat menyederhanakan dan mengelola pesanan pembelian?

Fitur pesanan pembelian kami memungkinkan bisnis untuk:

• Membuat dan mengedit pesanan pembelian secara independen atau langsung dari dalam laporan perkiraan;
• Terima Tambahkan item pesanan pembelian melalui pemindai kode batang Aplikasi Penerimaan Stok;
• Simpan dan kirim email atau cetak pesanan pembelian;
• Selesaikan alur kerja pembelian;
• Tandai pesanan pembelian sebagai diterima atau diterima sebagian;
• Buat laporan pemesanan ulang dan perkiraan permintaan dengan mudah untuk mengetahui dengan tepat kapan pemesanan ulang diperlukan;
• Audit dengan cepat semua pesanan pembelian yang dibuat dalam sistem, apa pun statusnya.

Blog Terkait:Biaya pemesanan pesanan pembelian dengan perangkat lunak manajemen inventaris TradeGecko

Dengan pendekatan terpadu untuk manajemen inventaris, TradeGecko membuat pembuatan dan pengelolaan pesanan pembelian menjadi sederhana dan mudah direferensikan, dapat dilacak, dan sangat sederhana.

Dari dasbor, Anda dapat dengan mudah membuat, meninjau, dan memperbarui semua pesanan pembelian yang beredar, dengan tingkat stok dan informasi pemasok yang dimuat sebelumnya, semuanya di satu tempat. Harga juga secara otomatis disesuaikan agar sesuai dengan jumlah yang berbeda sesuai kebutuhan.

Seperti semua fungsi TradeGecko, dasbor manajemen PO memungkinkan bisnis yang sedang berkembang untuk bekerja lebih cerdas, merencanakan masa depan secara akurat, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Jika Anda ingin waktu Anda kembali dan ingin meminimalkan risiko kesalahan manusia, gunakan sistem manajemen pesanan pembelian. TradeGecko membuat pembuatan dan pengelolaan pesanan pembelian menjadi sangat mudah.