Proses pesanan pembelian yang lambat dapat melumpuhkan bisnis. Sistem manual dan alat kuno dapat memiliki efek buruk pada produktivitas dan laba organisasi mana pun, tidak peduli seberapa efisien tampaknya. Jadi, tidak mengherankan bahwa bisnis multinasional telah mendedikasikan karyawannya untuk mengelola jaringan pemasok, meninjau dan merilis permintaan pembelian, mempercepat pesanan pembelian, menyelesaikan masalah, menentukan jumlah stok baru, dan mengurangi kelebihan inventaris.

Itu mungkin tampak tidak terjangkau dan bahkan 'berlebihan' bagi banyak UKM. Faktanya, sampai Anda mendapatkan omset sekitar $ 100k, spreadsheet mungkin cukup memadai untuk kebutuhan inventaris sederhana Anda. Tetapi banyak UKM dengan omset antara $100k dan $100 juta menemukan bahwa kerumitan inventaris mereka dikurangi dengan alat yang lebih canggih.

Ketika datang ke manajemen pesanan pembelian:Dengan alat yang hebat datang tanggung jawab yang besar. Tapi bisakah UKM memiliki kekuatan yang sama dengan perusahaan besar?

Sebelum melakukannya, mari kita tinjau seperti apa proses pengelolaan pembelian pada umumnya.

• Menyelaraskan inventaris dan penjualan pelanggan di seluruh saluran penjualan
• Mengelola pengiriman dan pengiriman
• Melacak pemenuhan
• Melaporkan dan menganalisis data yang dihasilkan

Manajemen pesanan pembelian (atau manajemen pengadaan) adalah tugas yang cukup untuk dilakukan secara manual – ini dapat menyebabkan kelelahan karyawan dan pengurangan pelanggan. Jadi, sebagian besar beralih ke sistem manajemen pesanan untuk menangani volume pekerjaan seefisien mungkin, mempercepat waktu pemrosesan pesanan, dan mengurangi kesalahan.

Ini sangat penting dalam menawarkan pengalaman yang luar biasa kepada konsumen. Dengan banyak pilihan untuk membeli secara online, perjalanan pelanggan hingga menerima item adalah bagian penting dari teka-teki untuk mendapatkan yang benar.

Blog Terkait:7 pertanyaan untuk diajukan saat memilih sistem manajemen inventaris

Apa siklus pesanan pembelian?

Waktu siklus pesanan pembelian adalah ukuran utama waktu siklus pengadaan. Ukuran ini dihitung sebagai waktu siklus dalam jam dari penerimaan item baris permintaan pembelian hingga pengiriman pesanan pembelian ke vendor/pemasok.

Perhitungan tersebut harus mencakup semua aktivitas yang terkait dengan pemrosesan pesanan pembelian serta input data, waktu yang dibutuhkan untuk mengonfirmasi penerimaan oleh pemasok, dan waktu yang dibutuhkan untuk merespons dengan konfirmasi harga dan pengiriman.

Kemampuan untuk mengubah permintaan karyawan menjadi pesanan pembelian sangat penting untuk kontrol keuangan, menjalankan bisnis yang gesit, dan kepuasan karyawan. Pada tahun 2006, APCQ melakukan studi yang menempatkan biaya pesanan biaya manual antara $35,88 dan $506,52.

Ini adalah biaya yang sangat nyata terkait dengan pemrosesan pesanan pembelian secara manual.

Mempercepat siklus pesanan pembelian memerlukan strategi yang memanfaatkan teknologi dan memperluas kepercayaan kepada karyawan Anda.

Cara mempercepat waktu siklus PO Anda

1. Otomatiskan, otomatiskan, otomatiskan
Otomatisasi mempercepat permintaan pembelian dengan memberi pengguna dan pemberi persetujuan akses instan ke permintaan/pesanan apa pun dalam sistem. Teknologi juga dapat menghasilkan laporan instan, memungkinkan Anda melacak, memantau, dan menganalisis biaya bisnis Anda dengan cepat.

Namun yang paling penting, teknologi dapat memberi Anda dan tim Anda visibilitas dan kontrol yang lebih besar atas siklus dan persetujuan.

Proses otomatis menyediakan:

• Penghematan biaya :perusahaan dan karyawan Anda dapat menghemat waktu (dan kewarasan) dengan menghindari tugas-tugas manual dan kasar. Sebaliknya mereka lebih fokus pada aktivitas yang menambah nilai. Kembali pada tahun 2014, biaya pemrosesan rata-rata keseluruhan adalah $411 menurut CAPS Research.
• Visibilitas lebih baik :memiliki pengeluaran yang terlihat akan sangat membantu, memungkinkan bisnis mengelola arus kasnya secara efektif.
• Kontrol yang lebih baik :mereka yang meminta pembayaran hanya akan diberikan pusat biaya dan rekening yang disetujui, sehingga memberikan kendali lebih besar kepada kepala keuangan Anda.
• Meningkatkan akurasi :Anda menghilangkan peluang kesalahan seperti entri ganda. Selain itu, aturan dalam platform teknologi dapat mencegah kesalahan rutin.
• Kepatuhan :alur kerja dapat dikonfigurasi untuk aturan bisnis Anda dan dapat disesuaikan dengan pesanan pembelian dan kebijakan pemasok / vendor Anda.

Beberapa contoh tentang cara memanfaatkan teknologi untuk mempersingkat rantai persetujuan dan mendapatkan kendali atas proses Anda:

• Memulai kontrak dengan pemasok untuk item tertentu sehingga mereka "disetujui sebelumnya".
• Tetapkan anggaran agar terlihat oleh karyawan, dan lihat bagaimana perbedaan tim dan departemen bertentangan dengan anggaran.
• Tambahkan 2-3 orang lagi ke proses sebagai pengamat, bukan pemberi persetujuan. Dengan begitu, tidak ada yang menahan prosesnya, dan pengamat bisa langsung masuk saat ada masalah.
• Alur kerja penyiapan

2. Optimasi Rantai Pasokan
Saat ini, rantai pasokan adalah ekosistem kompleks dari manusia, proses, dan teknologi.

Sebelumnya, bisnis dan perusahaan besar ingin mengkonsolidasikan basis pemasok mereka, menegosiasikan diskon kontrak yang lebih kuat, dan mendorong karyawan untuk membeli dari daftar vendor pilihan ini. Tetapi dengan fluktuasi produk yang sangat fluktuatif, konsolidasi pemasok mungkin bukan yang terbaik. Sebaliknya, Anda menginginkan keragaman pemasok.

Optimalisasi, bagaimanapun, memerlukan analisis pengeluaran pemasok, kemampuan dan kinerja, sambil tetap menjaga kualitas. Tinjau kekuatan inti Anda dan alihkan semua aktivitas lainnya ke mitra pemasok khusus Anda.

Tingkatkan tingkat pemenuhan dan ketersediaan produk di titik pembelian dan pastikan rantai pasokan yang ramping meningkatkan margin dan profitabilitas. Saat ini, teknologi memungkinkan kolaborasi dan respons waktu nyata.

Sistem manajemen pesanan yang baik membantu:

• Memproses pesanan dan pembayaran dalam mata uang apa pun, melalui saluran penjualan apa pun;
• Mengirim detail pesanan ke gudang atau 3PL;
• Mencocokkan gudang terdekat dengan tujuan produk;
• Memperbarui inventaris di semua saluran penjualan secara instan;
• Melacak kemajuan pesanan sehingga pelanggan dan perusahaan dapat melihatnya;
• Perkiraan permintaan dan tingkat stok untuk membuat peringatan saat restocking diperlukan;
• Berintegrasi dengan aplikasi dan platform lain untuk menghubungkan fungsi administrasi seperti akuntansi, faktur, dan pemrosesan pembayaran.

Pesanan pembelian adalah aspek sehari-hari dari bisnis apa pun. Namun jika tidak dikelola dengan baik, hal itu dapat menyebabkan keterlambatan, keterlambatan pengiriman, pengeluaran yang berlebihan, dan membuat semua pihak frustrasi.

Platform berbasis cloud kami membebaskan para pendiri dari tantangan operasional (terutama sebagai manajemen PO) dalam membangun bisnis dan memungkinkan mereka untuk fokus pada apa yang mereka sukai dan lakukan yang terbaik - ciptakan bisnis yang luar biasa.

Dengan TradeGecko, UKM dapat memperoleh visibilitas yang lebih besar, biaya organisasi yang lebih rendah, menghilangkan intervensi manusia yang menyebabkan kesalahan dan kemacetan, serta mempercepat proses secara keseluruhan.

Lihat seperti apa siklus hidup pesanan pembelian di TradeGecko dan beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu.

eBuku Terkait:Panduan UKM untuk Manajemen Pesanan Pembelian