Mendefinisikan Peran Manajer Inventaris Perusahaan

Manajer inventaris adalah peran penting dalam operasi ritel, eCommerce, atau bisnis grosir. Mereka mengawasi dan memberikan data akurat tentang produk yang tersedia untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang manajemen rantai pasokan dan penjualan. Cukup tanggung jawab!

Beberapa tanggung jawab manajer inventaris termasuk mengelola:

• Biaya dan sumber perolehan produk;
• Pergudangan produk tersebut;
• Jumlah dan nilai produk yang ada.

Manajer inventaris berjalan di atas tali setiap hari. Mereka perlu memastikan ada cukup produk atau barang dagangan yang tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terlalu banyak, yang akan menimbulkan biaya tambahan.

Mari kita lihat lima fungsi utama dari manajer inventaris dan bagaimana mereka berkontribusi pada keberhasilan operasi ritel, eCommerce, atau grosir.

#1 - Evaluasi Pemasok

Dari siapa Anda mendapatkan produk?

Akuisisi produk adalah langkah pertama dalam rantai pasokan dan oleh karena itu, merupakan bagian besar dari peran manajer inventaris. Mereka bertanggung jawab untuk:

• Memesan produk;
• Memastikan produk yang diterima dengan benar;
• Membangun dan memelihara hubungan pemasok;
• Mengelola penundaan pesanan dan masalah lainnya.

Manajer persediaan perlu mengetahui pemasok lain yang tersedia, yang mungkin lebih murah dan/atau lebih efisien dengan pemenuhan pesanan. Memiliki lebih banyak opsi dapat membantu perusahaan mengubah vendor atau menegosiasikan kembali biaya dan persyaratan dengan pemasok yang ada.

#2 - Siapkan Dokumentasi dan Laporan

Bagaimana Anda membagikan wawasan Anda?

Karena manajer inventaris tahu banyak tentang aliran produk, mereka juga bertanggung jawab untuk membagikan informasi itu kepada orang lain. Dokumentasi yang mereka berikan harus mencakup:

• Detail produk (nama, jenis, gaya, nomor model, dll.)
• Tingkat inventaris (jumlah yang tersedia, pesanan tertunda, perkiraan pengiriman, dll.)
• Nilai inventaris (berapa nilai stok saat ini)

Dokumentasi ini dapat membantu melacak pencurian atau kehilangan karena kerusakan, merencanakan promosi penjualan di masa mendatang, dan membuat keputusan tentang produk yang dijual atau tidak sesuai harapan.

#3 - Beli Inventaris Baru

Siapa yang bertanggung jawab atas akuisisi produk?

Perusahaan yang lebih kecil bergantung pada manajer inventaris untuk menegosiasikan kontrak pemasok dan memesan. Melakukannya berarti:

• Mengetahui produk apa saja yang dibutuhkan, kapan dan dalam jumlah berapa
• Memahami penjualan dan promosi yang sedang berlangsung dan menyesuaikan sesuai kebutuhan
• Menyesuaikan pesanan berdasarkan persediaan yang terlalu sedikit atau terlalu banyak

Melakukan pembelian tersebut memerlukan pengetahuan yang mendetail dan akurat tentang tingkat inventaris serta saluran komunikasi yang efektif dengan vendor.

Blog terkait :Pelajari ABC manajemen inventaris

#4 - Perkiraan Kebutuhan Inventaris

Berapa banyak yang Anda butuhkan untuk memenuhi permintaan besok?

Dengan begitu banyak data di tangan mereka, manajer inventaris diharapkan untuk menempatkan pesanan yang secara akurat mengantisipasi permintaan di masa depan. Mereka melakukannya dengan:

• Menggunakan sistem pelacakan untuk mengidentifikasi tren;
• Antisipasi penjualan dan promosi untuk menghasilkan inventaris tambahan atau berbeda;
• Pahami produk mana yang paling diminati, oleh siapa, dan kapan akan dibutuhkan.

Dengan membuat perkiraan yang akurat dan menempatkan pesanan yang akurat, manajer inventaris mengurangi biaya dan memastikan produk yang ada adalah yang paling diminati.

Blog terkait: Apakah Peramalan Inventaris itu?

#5 - Kurangi Biaya Inventaris

Berapa biaya untuk menyimpan produk sebelum dijual?

Manajer persediaan memainkan peran utama dalam efektivitas biaya organisasi. Mereka membantu mengurangi biaya dengan:

• Hanya membeli inventaris yang kemungkinan besar akan terjual;
• Menyimpan hanya yang diperlukan dalam waktu sesingkat mungkin;
• Mengelola biaya transportasi – dari pemasok dan ke pelanggan;
• Menyarankan penjualan atau promosi untuk mengeluarkan produk lama dari rak.

Karena mereka terpapar ke semua aspek rantai pasokan, manajer inventaris diposisikan secara unik untuk mengurangi biaya operasional dan menghemat uang bisnis.

Blog terkait: Analisis Inventaris:Rasio untuk Meningkatkan Kinerja

Tim, Alat, dan Sumber Daya

Untuk mencapai semua ini, manajer persediaan membutuhkan semua jenis sumber daya yang memadai.

• Sistem pelacakan :Ini dapat berkisar dari pensil dan kertas hingga perangkat lunak perusahaan yang canggih. Banyak bisnis kecil menggunakan Excel atau Google Spreadsheet sebelum perlu memutakhirkan.
  
  
• Tim dukungan :Startup mungkin tidak mampu membeli tim besar. Namun seiring pertumbuhan bisnis Anda, penting untuk menambahkan peran pendukung untuk menangani analisis data dan aspek lainnya.

Blog terkait: Manfaat Aplikasi, Perangkat Lunak, dan Sistem Manajemen Inventaris

Kewajiban manajer inventaris mana pun mencakup tugas inventaris tertentu hingga tugas manajerial. Manajer inventaris yang efektif memahami peran mereka dalam organisasi dan dampak terukur yang mereka buat.

Tanpa mereka, bisnis kecil atau menengah atau pengecer tidak akan memiliki tingkat pemahaman tentang pelanggan atau produk mereka yang diperlukan untuk bersaing dan tetap relevan.

Itulah mengapa sangat penting bagi manajer inventaris untuk memiliki informasi, alat, dan sumber daya yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik, dan keterampilan untuk menggunakan wawasan yang mereka miliki secara efektif. Mereka dapat membuat atau menghancurkan keuntungan perusahaan.