Mengurangi risiko tingkat persediaan yang rendah

Manajemen arus kas yang efektif adalah kunci keberhasilan bisnis. Modal kerja operasional perlu dijaga serendah mungkin, bahkan sampai ke nilai negatif, untuk memperbaiki posisi kas. Untuk mengontrol tingkat stok, volume pembelian perlu disesuaikan dengan tren dan perkiraan penjualan terbaru.

Rantai pemasok yang optimal harus dapat memenuhi semua permintaan pelanggan Anda, sambil mempertahankan biaya serendah mungkin dan tingkat persediaan yang memungkinkan. Tingkat persediaan yang rendah membantu Anda menghemat biaya persediaan, tetapi hal itu disertai dengan risiko kehabisan persediaan. Kehabisan stok terutama disebabkan oleh alasan berikut:

• Keterlambatan pengiriman dari pemasok (di samping pesanan tertunda dari pihak Anda)
• Permintaan pelanggan lebih tinggi dari yang diantisipasi

Dengan asumsi Anda tidak menjual di segmen khusus di mana kelangkaan adalah bagian dari konsep bisnis, kehabisan stok akan selalu merugikan bisnis Anda. Dalam kasus terbaik, situasi kehabisan stok hanya akan menyebabkan Anda kehilangan peluang penjualan, tetapi sebagian besar kasus akan mengakibatkan pelanggan kecewa yang dapat beralih ke pesaing.

Saat menghadapi risiko kehabisan stok, pada dasarnya Anda memiliki dua opsi:

1. Ambil tindakan pencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan persediaan (pencegahan risiko)
2. Mengurangi potensi dampak jika risiko terwujud (mitigasi risiko)

Idealnya, Anda harus mempersiapkan keduanya dan membuat bisnis Anda tangguh dalam menghadapi peristiwa apa pun. Dengan perangkat lunak manajemen inventaris seperti TradeGecko, Anda akan selalu mengendalikan tingkat inventaris Anda. Anda dapat menjalankan laporan terperinci yang menunjukkan total stok yang ada, bersama dengan filter berdasarkan lokasi, jenis produk, stok yang tersedia, dan unit yang berkomitmen. Selain itu, Anda juga dapat menjalankan laporan pemesanan ulang sehingga Anda dapat memeriksa produk dan varian yang berada di bawah titik pemesanan ulang sehingga Anda dapat mengambil tindakan untuk mengisi kembali stok Anda.

Namun, manajemen risiko memerlukan biaya dan Anda harus memilih dengan bijak risiko mana yang ingin Anda kurangi dan biaya yang bersedia Anda bayar untuk itu. Saat Anda mencoba memutuskan pilihan yang tepat untuk mengurangi risiko kehabisan stok dalam kasus khusus Anda, Anda perlu menilai kualitas pemasok Anda dan pentingnya produk bagi pelanggan Anda.

Pahami pentingnya produk Anda

Anda perlu memahami pelanggan Anda dan betapa pentingnya suatu produk bagi mereka. Di dunia B2C, ini adalah pertanyaan tentang pangsa pasar dan wawasan pelanggan lainnya; di dunia B2B Anda perlu memahami tuntutan bisnis pelanggan Anda. Apakah produk Anda penting bagi bisnis mereka, dan seberapa besar pelanggan Anda mengandalkan Anda untuk mengirimkan jumlah yang tepat tepat waktu?

Anda juga perlu tahu seberapa andal pemasok Anda. Seperti yang disebutkan dalam artikel kami sebelumnya tentang Cara membuat dasbor KPI untuk manajemen inventaris, Anda perlu menilai pemasok Anda secara teratur. Sebagai permulaan, Anda perlu melacak kinerja pemasok Anda dalam hal pengiriman tepat waktu, pengiriman produk yang tepat, dan pengiriman jumlah yang benar. Dengan membangun riwayat kinerja pemasok Anda, Anda akan mendapatkan pemahaman yang sangat jelas tentang pemasok mana yang dapat Anda andalkan dan pemasok mana yang berpotensi menimbulkan risiko bagi bisnis Anda.

Buat rencana cadangan untuk mengelola risiko kehabisan stok

Setelah penilaian dilakukan, Anda berada dalam posisi untuk menyesuaikan tindakan pencegahan Anda untuk menghindari atau mengurangi risiko kehabisan stok. Ketika pemasok terbukti dapat diandalkan, Anda juga dapat mengandalkannya jika Anda kehabisan stok untuk membantu Anda. Pemasok yang andal ini adalah bagian dari mengurangi risiko kehabisan stok, tetapi Anda masih memerlukan rencana cadangan untuk pemasok yang lemah. Anda paling rentan terhadap risiko saat berurusan dengan produk yang sangat penting bagi pelanggan Anda dan bisnis mereka, tetapi bersumber dari pemasok yang lemah. Dalam hal ini, Anda berisiko kehilangan pelanggan untuk produk ini, dan itu bisa sangat merugikan bisnis Anda.

Di sisi lain, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengurangi tindakan pencegahan di sekitar produk yang tidak penting bagi pelanggan Anda dan bersumber dari pemasok yang andal. Untuk produk ini, Anda dapat mempertahankan tingkat persediaan yang rendah dengan mengurangi ukuran pemesanan ulang dan menurunkan tingkat persediaan secara signifikan tanpa membahayakan bisnis Anda.

Jika produk tidak penting bagi pelanggan dan pemasok tidak dapat diandalkan, Anda bahkan mungkin tidak perlu mempertimbangkan solusi untuk meniadakan efek pada pelanggan. Dalam hal ini tidak perlu mengambil tindakan pencegahan yang mahal. Dalam hal ini, Anda cukup menjelaskan bahwa Anda kehabisan stok dan meminta pelanggan bersabar untuk pengiriman yang terlambat atau terbagi (tetapi Anda harus yakin bahwa mereka akan menerimanya, karena ini bukan produk penting).

Meskipun mengurangi tingkat persediaan memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda, hal itu juga meningkatkan risiko kehabisan persediaan. Mengelola risiko tersebut akan selalu meningkatkan biaya atau kebutuhan pembiayaan Anda. Namun, benar-benar memahami kebutuhan pelanggan Anda adalah penting dalam hal membuat keputusan yang tepat. Selalu pastikan bahwa Anda selalu menilai kinerja pemasok Anda, karena pengetahuan ini membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda.

Pada akhirnya, meskipun yang terbaik adalah memiliki tingkat inventaris serendah mungkin, akan ada situasi di mana Anda harus menentukan aktivitas dan investasi Anda pada produk penting yang Anda butuhkan untuk mempertahankan tingkat stok pengaman yang lebih tinggi, atau perlu mencari pemasok cadangan. Dengan mengingat hal ini, Anda dapat mengurangi tingkat stok dan menghindari risiko.

Ini adalah artikel ketiga dalam seri oleh penulis tamu kami Thorsten Ohm. Klik di sini untuk membaca artikel keduanya:Kurangi modal kerja dengan meningkatkan manajemen inventaris

Tentang Penulis:

Thorsten Ohm adalah salah satu pendiri Waypoint Ventures. Dia memiliki 20 tahun pengalaman internasional yang tersebar di banyak geografi, di mana dia telah mendirikan organisasi dan mengembangkan bisnis. Sebagai eksekutif perusahaan senior dan anggota dewan, dia berpengalaman dalam mengembangkan bisnis secara organik dan melalui M&A. Waypoint Ventures membantu perusahaan untuk mempercepat pertumbuhan mereka, meningkatkan kinerja mereka, dan memasuki bisnis atau pasar baru.

15 teknik manajemen inventaris yang akan mengubah bisnis Anda

Total biaya inventaris untuk bisnis Anda:apa itu &mengapa Anda harus mengetahuinya

Cara mengoptimalkan bisnis Anda untuk produk dengan permintaan tinggi