9 tanda untuk beralih ke sistem manajemen inventaris yang tangguh

Heather Smith, penulis "Xero for Dummies" kembali dengan posting blog tamu yang menyoroti sembilan tanda utama bahwa sudah waktunya bagi bisnis untuk mulai berpikir tentang pindah ke solusi manajemen inventaris yang lebih besar dan lebih baik.

Sebagai akuntan atau pemegang buku yang bekerja sama dengan bisnis kecil, salah satu bidang yang dapat Anda bantu adalah manajemen inventaris. Persediaan dapat tumbuh menjadi nilai yang signifikan di neraca, dan secara langsung dapat mempengaruhi arus kas dan laba.

Di zaman yang sangat kompetitif ini, mengejutkan mendengar bahwa 46% usaha kecil dan menengah tidak melacak inventaris, atau menggunakan metode manual untuk melakukannya.

Berikut adalah beberapa tanda bahwa solusi manajemen inventaris saat ini yang digunakan dalam bisnis kecil mungkin tidak memadai:

1. Penghitungan inventaris adalah pekerjaan besar dan mahal.

Ini mungkin menunjukkan solusi manajemen inventaris sedang berjuang untuk melacak inventaris secara akurat. Peningkatan waktu dan biaya juga dapat mengakibatkan penghitungan inventaris dilakukan hanya jika diperlukan (biasanya setiap tahun).

2. Penghitungan inventaris tahunan adalah satu-satunya saat bisnis memiliki pemahaman yang nyata tentang volume inventaris yang ada.

Ini berarti bisnis tersebut kekurangan data dan wawasan nyata tentang kepemilikan inventaris mereka, jadi ketika mereka membuat keputusan, mereka benar-benar tidak memiliki gambaran lengkap. Kurangnya akurasi juga dapat menyebabkan pencurian stok karena karyawan sadar bahwa itu tidak sepenuhnya dipantau. Hal ini juga dapat menyebabkan kerusakan pada jenis perusahaan eCommerce tertentu yang menjual produk dengan tanggal kedaluwarsa, atau stok mati (stok yang tidak lagi relevan!) untuk perusahaan yang sangat bergantung pada musim atau siklus.

3. Nilai inventaris yang dihapuskan karena kerusakan, pencurian, atau keusangan teknis cenderung meningkat dalam kaitannya dengan total nilai dolar inventaris.

Ini berarti biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan pembelian dan penyimpanan inventaris bisa menjadi sangat tinggi.

4. Biaya penyimpanan persediaan tinggi dalam kaitannya dengan total nilai dolar persediaan.

Memegang terlalu banyak stok bisa berarti menahan biaya biaya, seperti sewa, asuransi dan keamanan, yang tidak perlu tinggi. Terlepas dari biaya ekonomi yang nyata, menyimpan stok yang berlebihan juga menimbulkan biaya peluang – pada dasarnya, Anda membatasi arus kas Anda yang mungkin lebih baik digunakan di area lain, dan ini bisa sangat bermasalah bagi bisnis kecil.

5. Jumlah backorder terus bertambah.

Hal ini dapat mengakibatkan biaya pengiriman tambahan dan klien yang tidak puas. Ingat, harapan konsumen saat ini adalah tentang kepuasan instan – jika mereka tidak dapat membeli barang dari Anda saat itu, ada kemungkinan besar mereka akan langsung membelinya dari pesaing Anda.

Ketika ini terjadi, Anda tidak hanya kehilangan satu penjualan – Anda kehilangan seluruh Nilai Umur Pelanggan (CLV) orang ini. Faktor lain yang perlu diingat adalah bahwa biaya untuk mendapatkan pelanggan baru jauh lebih besar daripada biaya mempertahankan pelanggan yang sudah ada – hal ini semakin penting untuk membuat pelanggan Anda tetap puas.

6. Solusi manajemen inventaris yang ada tidak terintegrasi dengan platform manajemen bisnis, seperti solusi eCommerce atau akuntansi.

Hal ini menyebabkan entri data ganda yang memakan waktu (dan membosankan) dan kemungkinan peningkatan kesalahan manusia.

7. Staf tidak dapat mengakses informasi inventaris waktu nyata dari lokasi yang berbeda.

Hal ini dapat menyebabkan pemesanan inventaris yang berlebihan atau kurang, dan biaya tambahan yang terkait dengan pengelolaan dan pemindahan inventaris antar lokasi dan ke klien akhir.

8. Mengakses informasi inventaris yang akurat, tepat waktu, dan relevan sulit dilakukan.

Jika bisnis tidak memiliki gagasan yang jelas tentang faktor-faktor seperti apa yang laris manis, apa yang bergerak lambat, dan berapa margin laba kotor per item inventaris, mengembangkan prakiraan, dan menetapkan serta memantau tingkat stok inventaris minimum memakan waktu dan dapat menyebabkan underquoting, kehilangan pendapatan dan biaya tinggi. Sebaliknya, memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang produk terlaris serta rincian di berbagai toko, wilayah, atau pasar akan membantu pengambil keputusan utama menyusun strategi tentang inovasi produk potensial, lini produk baru, dan banyak lagi.

9. Saat memanfaatkan sistem manajemen inventaris yang ada, usaha kecil diperluas hingga kapasitasnya. Ini berarti bisnis tidak mungkin dapat mengatasi jika peluang bisnis tambahan muncul dengan sendirinya.

Manajemen inventaris yang baik dapat menjadi pembeda antara bisnis kecil yang sukses dan berkembang dengan kegagalan. Jika usaha kecil mengalami kesulitan di bawah solusi manajemen inventaris yang ada, manfaat yang mungkin mereka sadari dari penerapan solusi manajemen inventaris yang sesuai dapat mencakup:

• Perkiraan dan pemesanan inventaris yang akurat
• Pelanggan yang senang dan berulang
• Peningkatan arus kas
• Pengurangan waktu administrasi staf – membebaskan staf untuk mengerjakan kegiatan yang menghasilkan pendapatan
• Pengurangan biaya terkait, termasuk inventaris, asuransi, sewa, keamanan, dan biaya pengiriman.

Dalam peran Anda sebagai penasihat bisnis kecil, Anda berada dalam posisi yang ideal untuk mengidentifikasi bahwa solusi inventaris yang ada tidak memenuhi kebutuhan pemilik bisnis kecil dan berbicara dengan klien Anda tentang strategi manajemen inventaris saat ini dan di masa depan.

-

Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Xero vs Perangkat Lunak Inventaris TradeGecko
15 teknik manajemen inventaris yang akan mengubah bisnis Anda
Cara menghitung rasio inventaris dan KPI:5 rumus mudah untuk mulai digunakan sekarang