Cara membuat dasbor manajemen inventaris

Sebagai pengusaha eCommerce, semua fokus Anda adalah pada penjualan, pelanggan Anda, dan berbagai produk Anda. Meskipun manajemen stok mungkin bukan prioritas utama Anda, manajemen stok yang baik dapat meningkatkan uang tunai dan keuntungan Anda saat Anda menjadikannya bagian dari rutinitas harian Anda.

Dapatkan metrik yang tepat

Sepertinya Anda sudah memiliki pemahaman yang baik tentang biaya penyimpanan inventaris Anda. Melacak faktur dan mencari area di mana Anda dapat mengurangi jumlah yang harus dibayar. Cari tahu untuk menegosiasikan kontrak yang lebih baik atau tingkatkan proses internal Anda dalam penanganan dan pemesanan stok.

Namun, beberapa masalah tidak secara langsung terlihat dalam pendekatan akuntansi ini. Untuk mendapatkan visibilitas ke modal yang terkunci dalam inventaris dan biaya yang dapat dihindari yang disebabkan oleh tingkat stok yang salah, Anda perlu merancang alat yang tepat untuk membuat potensi masalah terlihat dan peningkatan dapat diukur.

Dari perspektif tingkat tinggi, Anda ingin memenuhi semua pesanan pelanggan, dengan biaya terendah dan inventaris terendah. Dengan 3 elemen inti ini, Anda akan melacak kinerja keseluruhan rantai pasokan Anda. Namun, ketika harus memecahnya menjadi metrik operasional dan terukur, tidak ada solusi tunggal yang cocok untuk semua. Pilihan metrik yang tepat bergantung pada strategi bisnis Anda dan apa yang ingin Anda fokuskan. Anda harus mengatur dasbor individual Anda. Memilih KPI yang tepat untuk dilacak memiliki dampak luar biasa pada kesuksesan Anda dan memulai tindakan untuk meningkatkan kinerja rantai pasokan Anda.

Awasi detailnya

Dasbor manajemen inventaris akan mengambil perspektif tingkat tinggi, tetapi wawasan penting akan selalu datang pada tingkat item. Di penghujung hari, pengelolaan stok selalu dilakukan pada level item, mengukur Stock Keeping Unit (SKU) per SKU. Lagi pula, ketika Anda bernegosiasi dengan pemasok Anda, Anda akan melihat jumlah pesanan masing-masing SKU.

Apa yang harus difokuskan?

Sebelum masuk ke metrik individu, akan sangat membantu untuk mengelompokkannya berdasarkan arah di mana tindakan perlu diambil untuk meningkatkan kinerja. Dasbor manajemen inventaris akan mencakup tiga grup berikut:

• Berpusat pada pelanggan:Bagaimana kinerja Anda di mata pelanggan
• Berpusat pada pemasok:Bagaimana kinerja pemasok Anda
• Tampilan internal:Mengukur proses internal Anda

1. Berpusat pada pelanggan:Di mata pelanggan

Metrik yang berpusat pada pelanggan mengukur bagaimana pelanggan memandang layanan Anda. Apakah Anda distributor atau pemasok yang dapat diandalkan untuk mereka? Seberapa responsif Anda? Metrik yang paling banyak digunakan adalah:

• Rasio pengisian :Berapa banyak pesanan yang dapat Anda penuhi segera dari stok Anda
• Pesanan kembali :Berapa banyak pesanan yang tidak dapat segera Anda penuhi?
• KPI potensial lainnya:
  • Waktu tunggu pesanan - berapa lama pelanggan Anda harus menunggu?
  • Pesanan yang lewat jatuh tempo yang akan dikirim sepenuhnya tetapi tidak tepat waktu.
  • Akurasi pesanan di mana kegagalan mengakibatkan pengiriman yang dikembalikan atau tidak dibayar, keluhan pelanggan tentang kuantitas, kualitas, lokasi atau waktu yang salah, dll.

2. Berpusat pada pemasok:Penilaian Pemasok

Penilaian pemasok adalah topik yang lengkap dan sangat penting untuk kinerja Anda sendiri sebagai distributor atau grosir. Saat Anda mencoba mencari tahu pemasok mana yang paling berkontribusi pada bisnis Anda, Anda harus menyiapkan alat penilaian pemasok yang menggabungkan informasi dari beberapa sumber. Salah satu penilaian yang sangat penting adalah kualitas layanan mereka. Anda dapat menggunakan ini untuk perbaikan internal, tetapi juga untuk negosiasi dengan mereka. Memiliki rekam jejak yang komprehensif dari pemasok Anda akan memungkinkan Anda menilai kinerja mereka, dan ini menempatkan Anda pada posisi yang lebih kuat untuk putaran negosiasi berikutnya. Metrik pemasok umum adalah tentang mengukur keandalan pengiriman pemasok seperti:

• Akurasi Pemasok
• Menerima Akurasi
• Metrik potensial lainnya:
  Mengkategorikan dan mencatat masalah kualitas. Lacak tindakan yang telah Anda lakukan untuk memecahkan masalah kualitas:apakah Anda mengembalikannya, meminta potongan harga, atau apakah Anda menerima penyimpangan, karena itu tidak penting untuk bisnis Anda?

Yang paling penting bagi Anda adalah menilai pemasok dan memperhatikan setiap penurunan kualitas layanan dan produk mereka. Bahkan jika penyimpangannya kecil, Anda harus melacaknya. Anda mungkin menemukan bahwa pemasok tertentu hanya menyimpang sedikit tetapi konsisten dari permintaan Anda. Bahkan jika Anda dapat menangani penyimpangan ini, itu adalah upaya tambahan dan harus dihindari. Idealnya, Anda harus memiliki skema penalti. Bagaimanapun, Anda dapat menggunakan penyimpangan kualitas ini di babak negosiasi berikutnya.

3. Tampilan internal:Kinerja Operasional

Akhirnya ada set KPI ke-3 yang mengukur kinerja internal Anda. Bahkan jika pelanggan Anda benar-benar puas dengan rasio pengisian 100% Anda dan semua pemasok Anda memberikan dengan presisi sempurna, proses dan organisasi internal Anda dapat menghasilkan keuntungan atau kerugian tanpa mempengaruhi pelanggan atau pemasok Anda. Sebagai permulaan, melihat jumlah modal yang terkunci dalam inventaris Anda dan berapa lama Anda menyimpan stok Anda di gudang sebelum dijual dapat membuat perbedaan bagi bisnis Anda. Contoh umum adalah:

• Nilai inventaris
• Perputaran inventaris
• Biaya pengangkutan
• Stok habis :alasan kehabisan stok dapat disebabkan oleh permintaan tinggi yang tidak terduga, kesalahan pengiriman, atau penilaian internal yang salah untuk memesan ulang.
• KPI potensial lainnya:
• Stok berlebih , stok yang Anda pegang lebih lama dari rata-rata periode penyimpanan stok Anda, untuk alasan apa pun. Pertama, Anda perlu menentukan stok maksimum yang ingin Anda pegang untuk setiap SKU. Jumlah di atas ambang ini adalah kelebihan stok yang mengunci modal Anda.
• Hari yang diharapkan untuk menjual inventaris :Jadikan KPI perputaran persediaan lebih nyata dan berwawasan ke depan:Bagi nilai saham dengan harga pasar dengan perkiraan penjualan harian. Dengan cara ini Anda mendapatkan pemahaman yang cukup baik bagaimana tingkat stok berhubungan dengan ekspektasi penjualan Anda. Berdasarkan perkiraan penjualan yang andal, Anda dapat dengan mudah melihat kelebihan stok di mana Anda perlu mengambil tindakan dan SKU yang terjual habis.

Setelah memutuskan metrik untuk bisnis Anda, Anda perlu meninjaunya secara rutin dan menjadwalkan penelusuran mendalam ke SKU dan pemasok individual. Dengan bersikap proaktif, Anda akan dapat mengatasi masalah alih-alih hanya bereaksi terhadap masalah inventaris saat terjadi.

Tentang Penulis:

Thorsten Ohm adalah salah satu pendiri Waypoint Ventures. Dia memiliki 20 tahun pengalaman internasional yang tersebar di banyak geografi, di mana dia telah mendirikan organisasi dan mengembangkan bisnis. Sebagai eksekutif perusahaan senior dan anggota dewan, dia berpengalaman dalam mengembangkan bisnis secara organik dan melalui M&A. Waypoint Ventures membantu perusahaan untuk mempercepat pertumbuhan mereka, meningkatkan kinerja mereka, dan memasuki bisnis atau pasar baru.