15 teknik pengoptimalan inventaris yang akan mengubah bisnis Anda

Heather Smith, penulis “Xero for Dummies” kembali dengan lebih banyak wawasan dari pakar industri. Kali ini, dia mewawancarai akuntan dan CEO top untuk mendapatkan tips cepat dan mudah untuk mengubah cara Anda mengelola inventaris.

Untuk bisnis yang membawa inventaris, memahami dan mengelola inventaris mereka secara efektif sangat penting untuk memastikan profitabilitas dan arus kas yang optimal dalam bisnis. Berikut adalah 15 teknik yang dapat Anda gunakan dalam bisnis kecil Anda sendiri, atau bisnis yang Anda sarankan:

1. Mengadopsi platform manajemen bisnis berbasis cloud yang terhubung dengan analisis waktu nyata.

Solusi optimal meminimalkan entri data dan memungkinkan aliran informasi keuangan inventaris yang akurat – dari petugas toko, hingga petugas pembelian, dan hingga manajemen. Hal ini memastikan setiap orang dapat membuat keputusan yang tepat waktu.

2. Perbarui catatan inventaris dengan segera, sehingga semua staf kunci memiliki akses ke informasi yang tepat waktu, dan inventaris dapat dikelola dan diisi ulang sesuai kebutuhan.

Agar tetap kompetitif, bisnis perlu membuat keputusan dengan cepat, dan memiliki akses ke informasi yang andal.

3. Pisahkan inventaris ke dalam kategori yang berbeda dan analisis kategori secara terpisah.

4. Pertahankan hubungan kerja yang aktif dengan pemasok.

Pemasok adalah mitra dalam bisnis Anda, dan jalur komunikasi terbuka membantu bisnis Anda menyediakan barang kepada klien Anda dengan harga dan kerangka waktu yang mereka inginkan. Misalnya, pemasok yang memiliki hubungan baik dengan Anda dapat secara proaktif memberi tahu Anda tentang potensi kekurangan dan bekerja dengan Anda untuk merancang solusi guna memenuhi permintaan pelanggan, seperti berhubungan dengan pesaing atau mencari sumber yang berbeda. Tren saat ini mendorong orang untuk membeli produk yang dibuat di negara mereka sendiri, sehingga sebagai bisnis Anda mungkin menemukan diri Anda bekerja dengan pemasok untuk mendapatkan produk lokal. Diskusi Anda seharusnya tidak hanya tentang mendapatkan harga terendah; Anda juga perlu membangun hubungan jangka panjang yang terbuka.

5. Tetapkan kemampuan untuk memantau semua aspek inventaris.

6. Gunakan perangkat seluler jika memungkinkan.

Latih staf untuk menggunakan perangkat seluler, seperti iPad atau pemindai kode batang, sehingga pergerakan stok dapat dilacak dan, pada gilirannya, catatan keuangan diperbarui secara waktu nyata. Ini menghindari kerepotan memperbarui laporan stok kertas, meminimalkan kesalahan, dan membuang waktu admin. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk memastikan perangkat seluler memadai untuk tugas yang ada, stasiun pengisian daya tersedia, dan langkah-langkah keamanan diterapkan untuk menghindari pencurian perangkat.

7. Tangani item yang bergerak lambat untuk memastikan item tersebut tidak menjadi usang secara teknologi, melewati tanggal penggunaan, atau memiliki nilai yang lebih besar daripada yang dapat dijual.

Inflasi atau perubahan nilai mata uang dapat mempengaruhi persepsi nilai penjualan produk, di kedua arah.

8. Rencanakan tata letak gudang optimal yang sesuai dengan inventaris Anda.

9. Tetapkan jumlah pemesanan ulang dan siapkan peringatan stok rendah.

Nilai apakah level ini cocok untuk bisnis Anda, dan sesuaikan seperlunya. Tidak pernah kehabisan stok dapat mengindikasikan Anda menyimpan terlalu banyak stok, sementara kehabisan stok dapat berarti Anda tidak memiliki stok yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Perjelas siapa yang bertanggung jawab untuk memesan ulang inventaris.

10. Kembangkan jalur komunikasi terbuka secara internal.

Misalnya, jika pesanan penjualan besar atau tidak biasa sedang dalam proses, pastikan tim penjualan memiliki proses untuk memberi tahu petugas pembelian dan orang lain yang terlibat dalam manajemen inventaris. Departemen pembelian mungkin perlu berbicara secara proaktif dengan pemasok, misalnya, atau melatih staf tambahan dan mengosongkan ruang di gudang, untuk mengantisipasi pesanan.

11. Rencanakan masa depan.

Jika proses manajemen inventaris Anda saat ini tidak dapat mengatasi pertumbuhan bisnis, itu akan menjadi hambatan yang menyakitkan dalam siklus inventaris Anda. Anda harus mulai bersiap sekarang untuk mengadopsi solusi yang dapat menangani evolusi bisnis Anda.

12. Bagikan data inventaris yang relevan, dalam format yang mudah dipahami, dengan tim bisnis sehingga mereka memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang terjadi dalam bisnis.

Meskipun mereka memiliki peran dan tanggung jawab mereka sendiri, pengetahuan ini membantu mereka dalam memahami apa yang dilakukan bisnis, di mana mereka cocok dalam bisnis, dan bagaimana mereka dapat membantu pertumbuhan penjualan bisnis.

13. Pertahankan tingkat stok terbaru, sehingga inventaris dapat dikelola tepat waktu, dan diisi ulang jika diperlukan.

14. Simpan inventaris dengan aman dan terjamin.

15. Lakukan inventarisasi penuh tahunan, dan lakukan penghitungan inventaris secara berkala.

Penting untuk arus kas bisnis bahwa bisnis memaksimalkan keuntungan yang dapat mereka hasilkan dari stok, dan memindahkan stok pada waktu yang tepat. Memanfaatkan 15 teknik ini akan membantu bisnis dalam mengelola inventaris mereka secara optimal.