Apa yang dimaksud dengan sistem persediaan perpetual?

Setiap pemilik bisnis akan memberi tahu Anda bahwa manajemen inventaris yang efektif adalah jalur kehidupan bisnis apa pun. Perusahaan harus menemukan keseimbangan optimal antara terlalu banyak persediaan yang mengakumulasi biaya penyimpanan dan terlalu sedikit persediaan yang tidak memenuhi permintaan pelanggan.

Untuk alasan ini, bisnis harus menemukan sistem pelacakan inventaris yang sesuai untuk mereka, seperti sistem inventaris perpetual. Sistem inventaris perpetual dipuji karena keandalannya.

Artikel ini membahas cara kerjanya, mengapa Anda harus mempertimbangkannya untuk bisnis Anda, dan cara menilai inventaris Anda saat menggunakannya.

Sistem Inventaris Perpetual Ditetapkan

Metode inventaris perpetual didefinisikan sebagai metode pelacakan inventaris yang mencatat setiap transaksi inventaris secara real-time dengan menerapkan teknologi seperti sistem point-of-sale dan perangkat lunak manajemen aset.

Sistem ini mencerminkan setiap perubahan inventaris dengan segera, dan seseorang dapat mengetahui tingkat inventaris kapan saja.

Bagaimana Cara Kerjanya?

Seperti yang ditunjukkan sebelumnya, sistem persediaan perpetual, juga dikenal sebagai sistem persediaan berkelanjutan, bekerja dengan memperbarui nilai persediaan saat produk dibeli atau dijual. Di bagian ini, kami memberikan garis besar langkah-demi-langkah rinci tentang bagaimana sistem beroperasi.

Langkah 1:Tempat Penjualan

Pada titik penjualan atau pembelian suatu barang, sistem yang terpasang pada sistem POS (point-of-sale) menerapkan kredit atau debit pada persediaan. Hal ini dicapai melalui penggunaan Radio-Frequency Identification (RFID) dan pemindai kode batang.

Langkah 2:Perhitungan Ulang Harga Pokok Penjualan

Setiap kali suatu barang dibeli atau dijual, harga pokok penjualan secara otomatis dihitung ulang oleh sistem.

Langkah 3:Penyesuaian Poin Pemesanan Ulang

Untuk memastikan tingkat inventaris yang optimal dipertahankan terus menerus, sistem perpetual memanipulasi data historis untuk secara otomatis memperbarui titik pemesanan ulang perusahaan.

Langkah 4:Pembuatan Pesanan Pembelian

Sistem perpetual dapat secara otomatis mengidentifikasi ketika SKU telah mencapai titik pemesanan ulang dan akibatnya menghasilkan dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok yang diperlukan.

Langkah 5:Memperbarui Produk yang Diterima

Untuk memperbarui inventaris baru, seorang karyawan perlu memindai produk baru menggunakan perangkat lunak manajemen gudang. Mereka secara otomatis mencerminkan dasbor manajemen inventaris dan saluran penjualan Anda.

Kapan Menggunakan Sistem Perpetual

Sistem ini sangat ideal untuk bisnis besar dengan tingkat SKU yang tinggi. Ini karena perusahaan tersebut perlu terus melacak inventaris mereka untuk membuat keputusan pembelian dan penjualan yang penting dengan cepat untuk memastikan permintaan konsumen selalu terpenuhi tepat waktu.

Misalnya, mari kita asumsikan bahwa Perusahaan A menjual gaun dan celana, dan inventarisnya didistribusikan di lima gudang. Selama musim panas, Perusahaan menerima pesanan beberapa celana wol yang sebelumnya jarang dipesan.

Misalkan Perusahaan A tidak menggunakan sistem pelacakan inventaris online berkelanjutan. Dalam hal ini, manajer gudang di lima gudang mungkin harus secara fisik memeriksa beberapa lembar kertas untuk mengidentifikasi apakah celana wol tersedia dan berapa banyak yang mereka miliki.

Di sisi lain, jika Perusahaan A menggunakan sistem persediaan perpetual, gudang khusus dengan stok celana wol akan secara otomatis mendapatkan pemberitahuan tentang pesanan sistem.

Saat Tidak Menggunakan Sistem Perpetual

Untuk perusahaan rintisan atau perusahaan yang tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk berinvestasi dalam sistem akuntansi yang disempurnakan, sistem pelacakan inventaris yang direkomendasikan adalah sistem inventaris berkala. Terlepas dari kecepatan dan keandalannya, sistem inventaris perpetual cenderung agak mahal untuk diterapkan dan dipelihara.

Rumus yang Digunakan Dalam Sistem Inventaris Perpetual

Untuk membuat keputusan pembelian, penyimpanan, dan pemasaran yang baik, rumus matematika berguna. Berikut adalah beberapa prosedur yang diterapkan dalam penggunaan sistem perpetual:

Harga Pokok Penjualan (HPP)

Dalam metode ini, harga pokok penjualan dihitung ulang secara otomatis setelah setiap penjualan atau pembelian. Ini tidak seperti dalam metode persediaan periodik. Harga pokok penjualan hanya dapat ditentukan pada akhir periode audit tertentu setelah penghitungan fisik persediaan dilakukan. Rumus COGS, bagaimanapun, tetap standar sebagai berikut;

Harga Pokok Penjualan (HPP) =Persediaan Awal + Pembelian – Persediaan Penutup

Kuantitas Pesanan Ekonomi (EOQ)

Perusahaan menggunakan rumus ini untuk menghitung jumlah persediaan yang perlu dibeli untuk memenuhi permintaan pelanggan dan mengurangi biaya yang terkait dengan persediaan. Karena sistem perpetual melacak inventaris secara terus-menerus, penghitungan EOQ menjadi relatif lebih mudah.

Rumus untuk menghitung EOQ adalah…

EOQ =(2SD/H), di mana d =total permintaan tahunan untuk suatu produk, s=biaya pemesanan per pembelian dan h=total biaya tahunan terkait (penahanan) per produk

Sistem Inventaris Perpetual v Sistem Inventaris Berkala

Bagian ini membahas apakah sebagian besar pemilik bisnis ingin dijawab, mana yang lebih baik, metode persediaan perpetual atau periodik? Sebelum kita masuk ke seluk beluk apa yang membedakan kedua sistem, kita harus menunjukkan bahwa kedua sistem diterima di bawah Prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP).

Bukan rahasia lagi bahwa sistem persediaan perpetual telah mendapatkan popularitas besar selama bertahun-tahun, terutama dengan kemajuan teknologi. Namun, pada saat yang sama, banyak pemilik bisnis memilih untuk terus menggunakan sistem inventaris periodik yang lebih manual.

Jadi apa sistem persediaan periodik? Sistem persediaan periodik adalah sistem pelacakan persediaan dimana penghitungan fisik persediaan yang tersedia dilakukan secara berkala/terjadwal.

Perbedaan Antara Kedua Sistem:

• Harga Pokok Penjualan

Karena pelacakan persediaan di bawah sistem perpetual terus menerus, harga pokok penjualan secara otomatis dihitung ulang setelah setiap penjualan atau pembelian. Namun, dalam sistem periodik, harga pokok penjualan hanya dapat ditentukan secara meyakinkan pada akhir periode akuntansi saat penghitungan fisik persediaan dilakukan.

• Investigasi Kesalahan

Karena pelacakan terus menerus, sistem perpetual memungkinkan identifikasi instan dari setiap kesalahan atau kelainan dan memungkinkan pemilik bisnis untuk menyelesaikannya lebih cepat. Di sisi lain, ketika Anda menggunakan sistem periodik, kesalahan hanya dapat diidentifikasi pada akhir periode akuntansi, yang seringkali terlambat untuk memberikan solusi yang dapat diterapkan. Selain itu, karena sistem dijalankan dan dikelola oleh manusia, sangat rentan terhadap kesalahan manusia di mana data mungkin salah tempat atau bahkan hilang.

• Pembuatan Laporan

Karena sifat sistem berbasis teknologi yang abadi, data dapat dimanipulasi untuk memberikan laporan analitis komprehensif kepada manajemen yang memungkinkan mereka membuat keputusan pembelian dan pemasaran yang terinformasi. Namun, agak sulit untuk menghasilkan laporan seperti itu saat menggunakan sistem periodik karena sifatnya yang manual.

• Sistem terkomputerisasi

Karena sifat langsung sistem persediaan periodik, catatan disimpan baik dalam buku fisik atau lembar excel sederhana. Di sisi lain, kompleksitas sistem perpetual tidak memungkinkan pencatatan manual, terutama karena banyaknya jumlah transaksi dalam periode akuntansi tertentu.

• Biaya pemasangan dan pemeliharaan

Tidak ada biaya tambahan yang dikeluarkan jika Anda memilih untuk melacak inventaris Anda menggunakan metode sistematis. Namun, proses terus-menerus mengharuskan Anda membeli perangkat lunak, pemindai kode batang, dan beberapa solusi digital lainnya untuk memastikannya berjalan lancar, yang bisa jadi relatif mahal.

• Gangguan bisnis

Sistem periodik mengharuskan Anda untuk menyisihkan hari di mana Anda akan melakukan penghitungan fisik persediaan pada akhir periode akuntansi, yang mempengaruhi operasi bisnis. Di sisi lain, sistem perpetual bersifat berkelanjutan dan Anda tidak perlu menghentikan operasi untuk mengimplementasikannya.

• Catatan pembelian

Pembelian dalam sistem persediaan perpetual dicatat baik dalam akun barang dagangan atau akun persediaan bahan baku, tergantung pada sifatnya. Sebaliknya, pembelian dalam sistem persediaan periodik semuanya dicatat dalam satu akun pembelian.

Daftar ini menunjukkan bahwa sistem perpetual lebih unggul daripada struktur periodik dalam lebih dari satu cara. Bukan berarti sistem reguler tidak bisa diterapkan. Ini bekerja dengan sempurna untuk usaha kecil dengan inventaris kecil dan beroperasi di pasar yang relatif lambat. Ini juga bisa menjadi solusi yang bagus untuk perusahaan rintisan karena mereka menghasilkan pendapatan untuk membeli sistem perpetual yang lebih andal.

Keuntungan Sistem Inventaris Abadi

Berikut adalah beberapa keuntungan yang akan diperoleh bisnis Anda dari penggunaan sistem persediaan perpetual:

• Kontrol inventaris yang disempurnakan – karena pelacakan inventaris yang berkelanjutan, Anda akan memiliki pemahaman yang kuat tentang detail dan nilai inventaris Anda.
• Menghemat biaya terkait – sekali lagi, Anda akan selalu mengetahui tingkat optimal inventaris yang harus Anda simpan karena pelacakan berkelanjutan. Ini berarti Anda akan menghindari biaya tambahan yang terkait dengan kelebihan inventaris, seperti biaya penyimpanan.
• Analisis pasar – sistem inventaris berkala memungkinkan Anda menganalisis perilaku konsumen karena Anda dapat melacak penjualan secara real-time.
• Pengurangan penyusutan inventaris – Penyusutan persediaan digambarkan sebagai perbedaan antara persediaan yang Anda duga yang Anda miliki di penyimpanan dan stok yang Anda miliki di gudang. Penyusutan persediaan disebabkan oleh berbagai faktor seperti pembusukan, kehilangan, atau pencurian. Sebuah studi yang dilakukan oleh National Retail Federation mengungkapkan bahwa penyusutan persediaan pada tahun 2017 menelan biaya sekitar 1,33% dari total penjualan yang dilakukan tahun itu. Sistem persediaan perpetual memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi setiap perbedaan yang disebabkan oleh penyusutan, memungkinkan Anda untuk membuat keputusan pengisian yang tepat.
• Mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan persediaan – karena kontrol inventaris yang ditingkatkan, bisnis yang menerapkan sistem inventaris perpetual selalu mengetahui status inventarisnya. Dengan demikian ia dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang seberapa banyak atau sedikit yang dibutuhkan pada waktu tertentu. Artinya, kemungkinan kelebihan atau kekurangan persediaan diminimalkan karena Anda selalu mengetahui apa yang perlu diisi kembali.
• Menghasilkan laporan yang berguna – seseorang dapat memperoleh banyak informasi bermanfaat dari sistem persediaan perpetual, seperti dampak diskon pada penjualan, pola pengembalian produk tertentu, dan pola pembelian.
• Meningkatkan akurasi – karena ada sedikit atau tidak ada ruang untuk kesalahan dalam sistem ini, Anda bisa mendapatkan data dan laporan yang akurat secara real-time. Tidak perlu menambahkan bahwa data yang akurat lebih berharga daripada uang dalam perekonomian saat ini.

Kerugian Sistem Inventaris Abadi

Meskipun memiliki banyak  manfaat, sistem inventaris perpetual memiliki beberapa keterbatasan, seperti:

• Peretasan – perangkat lunak yang digunakan dalam sistem ini bergantung pada internet, yang menimbulkan risiko sistem Anda diretas oleh penjahat siber jahat, yang telah mampu meretas bahkan basis data pemerintah dari waktu ke waktu. Anda berisiko kehilangan semua data inventaris Anda.
• Kekurangan internet – tanpa koneksi internet yang stabil, sistem mungkin menjadi kaku atau bahkan tidak mungkin diterapkan.
• Biaya-intensif – sistem inventaris perpetual akan mengharuskan Anda untuk membeli dan menginstal perangkat lunak manajemen inventaris, pemindai kode batang, dan beberapa sumber daya lainnya untuk diterapkan. Sumber daya ini mungkin terbukti mahal untuk diperoleh dan dipelihara untuk sebagian besar bisnis kecil atau perusahaan rintisan.
• Pelatihan ekstra – perusahaan yang ingin menerapkan sistem ini perlu mengadakan pelatihan pada karyawannya atau bahkan mencari karyawan yang paham teknologi atau yang akrab dengan sistem tersebut. Pelatihan mungkin menjadi biaya tambahan bagi perusahaan.

Kesimpulan

Untuk setiap bisnis yang berkembang pesat, sistem inventaris perpetual akan menjadi solusi untuk pelacakan inventaris. Sebagai perbandingan, kita dapat dengan aman menyimpulkan bahwa sistem persediaan periodik meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan, yang bukan merupakan risiko yang harus diambil oleh bisnis mana pun dengan persediaan besar. Sistem inventaris perpetual memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan tingkat inventaris Anda dan banyak lagi.

EMERGE App memberi Anda solusi manajemen inventaris online yang memberi Anda informasi seperti inventaris yang tersedia, tanggal kedaluwarsa batch, dan detail trek seperti pertukaran dan pengembalian.