Apa itu Backordering dalam Manajemen Material?

Bayangkan diri Anda membuat penjualan besar. Tingkat di mana produk terbang dari rak Anda sangat cepat sehingga Anda tidak dapat memenuhi permintaan mereka. Apa yang terjadi selanjutnya? Apakah Anda berhenti menjual? Anda tidak boleh mengecewakan pelanggan Anda, kehilangan mereka karena pesaing Anda, dan merusak penjualan Anda. Sama sekali tidak. Untuk menghindarinya, gunakan backordering.

Apa itu Backordering?

Backordering memungkinkan pelanggan Anda untuk memesan bahkan ketika Anda tidak memiliki stok yang cukup atau pesanan yang tidak dapat Anda penuhi. Sebuah bisnis menerapkan backordering ketika penjualan tiba-tiba meningkat, yang berarti produk terjual lebih cepat daripada yang ditebar. Ini adalah mimpi besar bagi perusahaan mana pun dan masalah besar jika Anda tidak memiliki taktik untuk menanganinya.

Peningkatan penjualan yang tiba-tiba memaksa bisnis menghadapi lonjakan permintaan. Jika bisnis menggunakan strategi manajemen inventaris just-in-time di mana mereka menerima barang saat sesuai permintaan, mereka akan secara teratur memesan produk di belakang. Prediksi yang akurat tentang permintaan pelanggan dalam jangka waktu tertentu sangat penting. Pemesanan di awal dalam situasi seperti itu sangat penting dan esensial untuk mempertahankan operasi bisnis.

Dalam beberapa kasus, pelanggan memulai backorder, terutama jika item tersebut untuk permintaan musiman. Pemesanan di muka tersebut termasuk dalam zona pemesanan ulang.

Jika Anda mengoperasikan toko eCommerce, tingkatkan manajemen inventaris Anda dan bangun pengalaman pelanggan yang baik dengan mengurangi atau menangani pesanan di belakang dengan tepat.

Apa itu Backorder?

Backorder adalah pemesanan untuk layanan atau barang yang saat ini kehabisan stok karena pasokan tidak tersedia. Produk mungkin tidak disimpan dalam persediaan perusahaan tetapi dapat diproduksi, atau tetap saja, perusahaan perlu memproduksi barang tersebut. Jika Anda mengizinkan produk untuk dipesan ulang, itu berarti Anda membeli item tersebut, tetapi Anda menerimanya di kemudian hari setelah tersedia.

Backorder menunjukkan bahwa permintaan produk perusahaan melebihi pasokan. Ini juga disebut sebagai backlog perusahaan. Sifat backorder dan kuantitas mempengaruhi waktu yang dibutuhkan sebelum Anda akhirnya menerima barang pesanan Anda. Semakin banyak item yang dipesan, semakin banyak permintaan mereka.

Backorder melambangkan jumlah stok yang telah dipesan pelanggan dari perusahaan, tetapi belum mereka terima karena tidak tersedia. Kurangnya persediaan suatu barang bukan berarti perusahaan tidak bisa bertransaksi secara backorder. Perusahaan tetap dapat beroperasi meskipun tidak ada persediaan dalam pembukuan. Menjaga inventaris pada pesanan awal akan meningkatkan permintaan, meningkatkan dan mempertahankan pelanggan, serta menambah nilai produk.

Apa yang dimaksud dengan Item yang Dipesan Kembali?

Item yang dipesan kembali disebut sebagai barang pra-penjualan ke pembeli masing-masing dan dikirim segera.

Barang-barang populer dapat terjual dengan cepat dan dipesan di awal untuk sementara. Ini berarti pengiriman sedang dalam perjalanan untuk mengisi kembali toko. Produk dikirim ke pelanggan segera setelah diterima. Janji untuk memenuhi berisi tanggal pengiriman yang pelanggan menerima untuk menunggu. Pelanggan akan diberitahu melalui email konfirmasi pengiriman ketika produk backorder telah dikirim.

Dropshipping

Tergantung pada kesepahaman dengan pemasok, bisnis dapat mengirimkan barang secara dropship. Kecepatan pemenuhan meningkat secara signifikan, meningkatkan pengalaman pelanggan. Jika item tertentu dijual dalam volume tinggi, menciptakan kekurangan, Anda harus mempertimbangkan jalan lain yang ekstensif untuk melewati siklus pembelian biasa.

Apa Arti Pemesanan Kembali

Mengizinkan produk dipesan ulang berarti pelanggan sekarang dapat membeli item dan menerimanya nanti.

Jika pesanan memiliki item yang dipesan kembali, itu tidak akan dikemas untuk pengiriman segera karena tidak tersedianya item inventaris fisik saat ini. Jika barang lain dalam pesanan yang sama tersedia, pesanan dapat dibagi dan pengiriman dilakukan secara bertahap.

Analisis Manajemen Inventaris

Backorders merupakan pertimbangan penting dalam analisis manajemen persediaan. Jumlah produk di backorder dan waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan pesanan pelanggan menjelaskan bagaimana bisnis dapat mengelola inventarisnya.

Jika pesanan relatif dapat dikelola dalam waktu penyelesaian yang singkat merupakan indikasi bisnis berkinerja baik. Backorder yang besar dan waktu tunggu yang lama bisa menjadi masalah. Bisnis dengan backorder yang dapat dikelola mempertahankan permintaan yang tinggi, sementara bisnis yang tidak mengikuti akan kehilangan pelanggannya.

Akuntansi untuk Backorder

Mungkin tidak layak bagi pengecer kecil untuk mengambil risiko kelebihan stok dengan membeli lebih banyak stok. Dengan analitik yang benar, kemungkinan dapat diprediksi bagaimana suatu produk akan dijual. Bahkan saat mengoperasikan sistem manajemen inventaris cloud, lonjakan permintaan yang tidak terduga kemungkinan dapat terjadi, dan Anda kehabisan stok. Melakukan penjualan memang menggiurkan, meskipun sebenarnya Anda bisa kehabisan stok, mengecewakan pelanggan Anda jika tidak diberi tahu dengan baik bahwa produk yang ingin mereka beli akan memakan waktu lama untuk dikirimkan.

Backorders membutuhkan akuntansi yang luar biasa. Perusahaan harus menginformasikan kepada pelanggan bahwa barang yang dipesan adalah backorder segera setelah pesanan dilakukan dan waktu pengiriman yang diharapkan. Untuk menghindari pembatalan pesanan, perusahaan harus menghubungi pelanggan setiap kali ada masalah dalam memenuhi pesanan awal.

Penjualan harus dicatat dalam pembukuan sebagai backorder dan bukan penjualan selesai. Jika pelanggan membatalkan pesanan, itu tidak akan mempengaruhi laba perusahaan. Pesanan kemudian ditempatkan dengan produsen untuk memanfaatkan barang. Saat menerima kiriman, perusahaan mencari pesanan pembelian dan menindaklanjuti pengiriman. Penjualan tersebut kemudian dicatat dan dicentang sebagai selesai.

Mengapa Backorder Dihasilkan?

Backordering menekan rantai pasokan dengan menguji daya tanggapnya. Lonjakan permintaan yang belum pernah terjadi sebelumnya dapat terjadi. Meskipun peramalan penjualan canggih, sulit untuk memprediksi lonjakan permintaan dalam beberapa kasus secara akurat. Mereka tidak bisa dihindari. Toko online bergantung pada strategi yang telah ditentukan sebelumnya yang mencairkannya secara optimal.

Backorder terjadi karena beberapa alasan. Beberapa di luar kendali, sementara yang lain dapat dicegah.

Pengesahan seperti influencer atau pemasaran afiliasi dapat memicu permintaan mendadak untuk barang Anda. Aktivitas pemasaran Anda harus selaras dengan rantai pasokan untuk memastikan tingkat inventaris yang optimal.

Jika perusahaan tidak melacak pergerakan inventaris atau tingkat stok yang sesuai tidak dipertahankan, kejutan diperkirakan akan terjadi. Untuk mengoptimalkan operasi, Anda harus memiliki visibilitas inventaris yang baik.

Kurangnya pilihan yang cukup untuk produk sumber atau program manajemen vendor yang tidak memadai adalah alasan utama untuk backordering. Misalnya, jika vendor Anda tidak mengirimkan produk sesuai jadwal, Anda akan menangani backordering dengan kacau bahkan ketika pola permintaan belum disesuaikan. Anda bisa kehilangan pembeli karena pesaing Anda.

Pentingnya Backordering

Istilah backorder dapat menarik citra negatif, tetapi bagi bisnis, ada manfaat penting. Pemesanan di awal meningkatkan penjualan bisnis Anda tanpa kehilangan pelanggan karena pesaing Anda.

Bila Anda memiliki pemasok terpercaya yang mengoperasikan perusahaan Anda dengan backorder akan bekerja dengan baik. Anda mulai dengan mengambil backorder dari produk yang ditampilkan di situs web Anda. Setelah Anda mengumpulkan cukup banyak pesanan, saatnya memesan dari pemasok. Ini memungkinkan Anda untuk menawarkan berbagai produk dengan biaya rendah. Dropshipping backorder ke pelanggan semakin mengurangi waktu tunggu karena ini akan dilakukan oleh pemasok.

Furnitur biasanya terdiri dari barang-barang besar dan besar yang biaya penyimpanannya tinggi. Daripada menimbulkan biaya pengangkutan yang signifikan, Anda dapat memberi tahu pelanggan Anda bahwa waktu pengiriman bervariasi dari satu item ke item lainnya. Anda hanya perlu menyimpan sejumlah kecil item populer untuk segera dijual.

Pelanggan tidak perlu tahu bahwa Anda menjalankan bisnis Anda dengan backorder. Hanya menetapkan produk mungkin memerlukan beberapa waktu untuk tiba. Sebagian besar pelanggan menerima, terutama jika berurusan dengan item tiket besar.

Anda tidak boleh kehilangan pelanggan karena pemesanan di awal. Jika pelanggan mengalami sesuatu yang tidak menyenangkan seperti waktu transit yang lama, pengiriman yang mahal, pengabaian keranjang, barang yang habis, Anda berisiko kehilangannya. Mereka dapat membuka situs web pesaing Anda dalam waktu singkat.

Manfaat backordering tersebut meliputi:

• Penyesuaian

Backordering melibatkan penyerahan pesanan pembelanja ke pemasok Anda, membuatnya mudah untuk mengakomodasi permintaan yang disesuaikan. Misalnya, sebuah bisnis dapat menawarkan opsi kepada pembeli untuk membuat sepeda motor mereka sendiri. Alih-alih produk tetap, pemesanan ulang adalah keputusan bisnis yang nyaman dan nilai jual yang menarik bagi pelanggan.

• Pengurangan Biaya

Menyimpan persediaan dalam jumlah besar membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup dan banyak uang. Bisnis tanpa pusat penyimpanan perlu membayar biaya pengangkutan. Mempertahankan stok kecil dalam persediaan dan pemesanan kembali menghilangkan kebutuhan penyimpanan ekstra, layanan yang diperlukan untuk menyimpan inventaris, dan risiko, oleh karena itu, pemotongan biaya. Pengurangan biaya dapat diteruskan ke pelanggan, terutama ketika permintaan dan penjualan suatu barang tinggi.

• Peningkatan Nilai Merek dan Produk

Berbagai perusahaan padat teknologi dibantu dengan backordering sebagai gimmick pemasaran untuk meningkatkan nilai suatu produk di mata pelanggan. Jumlah backorder yang tinggi menunjukkan strategi membantu meningkatkan keinginan dan rasa ingin tahu pelanggan.

• Pengurangan Sampah

Backordering mengurangi produk yang terbuang. Waktu penyelesaian yang singkat berarti produk memiliki sedikit waktu untuk rusak atau usang. Misalnya, jika Anda menjual AC setiap musim panas, ada lonjakan permintaan. Item yang tidak terjual di musim dingin dapat dikalahkan oleh model baru atau rusak pada musim dingin berikutnya. Anda tidak ingin tetap dengan unit yang tidak terjual. Pemesanan di awal memenuhi permintaan musim panas dengan risiko rendah.

Masalah Backorder

Jika bisnis terus bertransaksi dalam backorder, ini bisa dilihat sebagai tanda bahwa operasinya sangat ramping. Lebih lanjut mungkin berarti kehilangan bisnis karena tidak memanfaatkan barang yang diminta oleh pelanggan. Jika pelanggan selalu mendapatkan produk di backorder, mereka mungkin memutuskan untuk membatalkan pesanan. Perusahaan terpaksa mengeluarkan pengembalian uang yang mengarah pada penyesuaian kembali pembukuan mereka.

Cara Kerja Backordering

Untuk memahami proses backordering, kami membandingkan pesanan yang dipenuhi dengan produk yang tersedia dan produk yang kehabisan stok dan harus dipesan kembali.

Proses pemenuhan pesanan dimana produk yang dipesan tersedia:

1.   Pembeli memesan produk.
2.   Pesanan penjualan produk dibuat.
3.   Cocokkan produk dalam inventaris dengan pesanan penjualan.
4.   Kirim item ke pelanggan untuk menyelesaikan pesanan.

Proses pemenuhan pesanan dalam skenario backordering:

1.   Pembeli memesan produk yang stoknya habis.
2.   Buka backorder untuk produk yang mengonversinya menjadi purchase order ke vendor.
3.   Kirim pesanan pembelian ke vendor.
4.   Vendor memenuhi pesanan. Ketika barang tersebut akhirnya ada di toko Anda, harap kirimkan ke pelanggan yang memenuhi pesanan.

Backordering relatif lebih mudah jika berurusan dengan satu produk yang kehabisan stok. Namun saat menghadapi berbagai produk yang kehabisan stok atau mengandalkan pemesanan di awal sebagai strategi inventaris utama, Anda harus mencocokkan setiap pesanan pembelian dengan pesanan penjualan yang tepat sebelum Anda memulai proses pemenuhan pesanan.

Prosesnya menjadi lebih buruk ketika Anda memiliki banyak produk yang kehabisan stok yang berasal dari pemasok terpisah. Agar berhasil mengelola produk masuk dan penjualan keluar secara bersamaan, Anda harus memiliki sistem manajemen inventaris yang sesuai dengan pesanan pembelian dan penjualan Anda dengan baik.

Backordering akan membantu Anda mempertahankan pelanggan Anda dengan memastikan bahwa penjualan beroperasi dengan baik, bahkan dengan stok yang lebih sedikit. Ketika Anda memiliki beberapa backorder dan mengalami kesulitan operasional dalam menggabungkan pesanan pembelian untuk memenuhi backorder, spreadsheet tidak akan berguna. Akan bermanfaat untuk mempertimbangkan sistem manajemen inventaris yang efisien yang secara otomatis mengelola semua pesanan di awal Anda.

Sediakan halaman arahan terpisah tempat pelanggan dengan mudah memesan produk yang membutuhkan waktu beberapa saat untuk dikirimkan. Nyatakan perkiraan waktu pengiriman dan komunikasikan perubahan apa pun dengan segera.

Layanan Pelanggan yang Baik

Layanan pelanggan yang baik dan backordering akan menjadi strategi bisnis yang sukses untuk Anda. Intinya adalah mengelola harapan pelanggan Anda terlepas dari ukuran atau jenis barangnya. Semakin besar nilai barang tersebut, baik secara uang atau fisik, semakin besar toleransi pengiriman yang diharapkan pelanggan. Praktik yang dapat diterima dan alat yang tepat mengelola situasi tersebut secara efisien, memenuhi permintaan pasar.

Lagi pula, kedengarannya seperti meminta pelanggan untuk membayar di muka untuk barang-barang mereka, membuat mereka secara alami khawatir. Mereka akan selalu meminta pembaruan. Kurangnya komunikasi dan slip tanggal tidak dapat dimaafkan oleh pelanggan. Berkomunikasi dengan baik dan minta maaf jika terjadi keterlambatan.

Backordering bisa disalahpahami dalam hal manajemen, tetapi itu menunjukkan nilai merek Anda. Ini adalah pesan bahwa Anda mendominasi pasar, dan pelanggan memilih untuk menunggu produk Anda daripada membeli barang serupa dari pesaing. Ciptakan keseimbangan yang tepat antara pembeli yang menunggu dengan penuh semangat dan membuat mereka frustrasi dengan menunggu terlalu lama.