ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Bisnis

Sistem Manajemen Pesanan:Cara Memilih OMS Terbaik untuk E-niaga

Pada tahun 2020 e-niaga berubah selamanya. Menurut Adobe, total pengeluaran online pada bulan Mei mencapai $82,5 miliar. Pada bulan April, industri melihat pertumbuhan senilai sepuluh tahun hanya dalam tiga bulan yang singkat. Rantai pasokan yang tegang dan permintaan yang belum pernah terjadi sebelumnya memaksa merek untuk mengevaluasi kembali operasi mereka.

Belanja terjadi hampir secara eksklusif online, dan persaingan tidak pernah lebih besar. Untuk berkembang di lingkungan yang sangat cepat ini, pengecer harus tahan goncangan dan gesit.

Untuk mengimbangi tantangan ekosistem online saja, merek membutuhkan jejak digital yang lebih besar. Ini termasuk menjual di pasar, saluran penjualan baru, dan bahkan melalui kemitraan ritel. Menurut laporan baru-baru ini, tujuh puluh tiga persen pelanggan menggunakan banyak saluran saat melakukan pembelian. Tetapi menambahkan saluran penjualan juga menambah kerumitan. Bagaimana Anda dapat memenuhi harapan pelanggan—dan dengan persaingan? Sebagian dari jawabannya adalah sistem manajemen pesanan e-niaga.

Apa itu Manajemen Pesanan E-niaga?

Manajemen pesanan e-niaga adalah proses back-end untuk mengelola dan memenuhi pesanan online. Ini mencakup semuanya, mulai dari perutean pesanan dan pencetakan label pengiriman hingga pengembalian dan pengelolaan langganan.

Secara historis, manajemen pesanan mengandalkan ERP yang kikuk dan spreadsheet yang diperbarui secara manual. Sistem warisan dan proses usang ini tidak dapat mendukung merek dan penjual pasar saat ini. Agar tetap kompetitif, merek membutuhkan solusi yang fleksibel, skalabel, dan mudah beradaptasi. Mereka membutuhkan teknologi operasional yang dapat ditingkatkan untuk memenuhi permintaan dan perubahan industri. Di sinilah sistem manajemen pesanan masuk.

Sistem manajemen pesanan (OMS) menyediakan otomatisasi dan integrasi – di setiap langkah perjalanan pesanan. Hal ini memungkinkan merek untuk memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten dalam skala besar di setiap saluran. Sistem manajemen pesanan e-niaga memungkinkan operator untuk mengelola pesanan yang masuk dari beberapa saluran penjualan, dan keluar dari beberapa titik pemenuhan. Ini memfasilitasi otomatisasi antara penyedia layanan, dan menggabungkan data dalam satu antarmuka.

Data waktu nyata adalah inti dari strategi manajemen pesanan yang efektif. Data ritel sekarang berjalan melalui berbagai lapisan saluran penjualan, platform teknologi seperti BigCommerce, dan infrastruktur operasional. Dengan begitu banyak data, tidak mungkin mengandalkan spreadsheet statis.

Saat bisnis merangkul ritel multisaluran, sistem manajemen pesanan menjadi penting.

Bagaimana Cara Kerja Manajemen Pesanan E-niaga?

Tujuan dari sistem manajemen pesanan adalah untuk mendapatkan produk ke tangan pelanggan seefisien mungkin. Ini mengelola perjalanan setiap item dalam pesanan pelanggan, dari saat masuk ke keranjang mereka hingga saat tiba di depan pintu mereka – dan pengembalian apa pun yang mungkin terjadi.

1. Proses pemenuhan pesanan.

Setiap perusahaan memiliki pendekatan unik untuk pemenuhan. Ini dapat didasarkan pada pelanggan, lokasi pemenuhan, proses pengembalian, dan vendor. Meskipun proses dapat bervariasi, sebagian besar proses pemenuhan pesanan mencakup langkah-langkah berikut:

  • Perusahaan menerima pesanan dari pelanggan.
  • Perusahaan memasukkan pesanan ke dalam sistem mereka.
  • Pelanggan mendapat pemberitahuan bahwa perusahaan menerima pesanan.
  • Pesanan diarahkan ke gudang atau pusat pemenuhan terdekat.
  • Seorang karyawan mengambil pesanan dari rak.
  • Perusahaan menyiapkan pesanan untuk pengiriman dan mencetak label pengiriman.
  • Perusahaan mengirimkan pesanan.
  • Pelanggan mendapat pemberitahuan bahwa pesanan sedang dalam perjalanan.
  • Pesanan sudah sampai.

2. Sistem manajemen pesanan memfasilitasi pemenuhan pesanan

Tugas sistem manajemen pesanan adalah membuat proses pemenuhan menjadi merampingkan, hemat biaya, dan otomatis mungkin. Ini mengoptimalkan langkah-langkah ini untuk mengurangi biaya pengiriman dan overhead, meningkatkan kualitas data, dan mengambil dan mengemas dengan cara yang seefisien mungkin. Banyak sistem manajemen pesanan juga memiliki fungsi merampingkan manajemen pengembalian dan pemrosesan kartu kredit. Perangkat lunak operasional terbaik akan terintegrasi dengan alat dan platform e-niaga terkemuka untuk beradaptasi dengan cara Anda menjalankan bisnis.

Saat pelanggan membayar item, sistem manajemen pesanan mungkin memperbarui sistem akuntansi buku cepat Anda, membuat faktur, dan mencetak label pengiriman. Saat pesanan dikirimkan, perangkat lunak manajemen pesanan e-niaga bahkan dapat melacak kemajuan pesanan dengan berintegrasi dengan 3PL, FBA, atau operator pengiriman Anda seperti FedEx atau DHL. Setelah pesanan meninggalkan gudang, pelanggan Anda dapat melacak kemajuannya hingga mencapai pintu mereka. Dalam banyak kasus, ini difasilitasi oleh OMS.

Alasan Mengapa Sistem Manajemen Pesanan E-niaga Penting

Sebagian besar merek e-niaga tidak dapat tumbuh tanpa sistem manajemen pesanan. Pelanggan mengharapkan pemenuhan pesanan yang efisien, hemat biaya, dan dipersonalisasi. Tidak ada ruang untuk kesalahan manual. Karyawan harus fokus pada pengoptimalan pengalaman merek, bukan melakukan triaging SKU backorder, operator panggilan, atau dokumentasi pencetakan.

1. Pengiriman lebih cepat.

Di era di mana pengiriman dua hari telah menjadi norma, perusahaan harus menemukan cara untuk mendorong pesanan lebih cepat dan lebih cepat. Jendela pemenuhan menyempit. Otomatisasi yang dapat disediakan oleh sistem manajemen pesanan di sini adalah kuncinya.

Saat pelanggan melakukan pemesanan, OMS dapat langsung memilih gudang atau lokasi pemenuhan yang paling dekat dengan tujuan pemesanan yang masuk. Itu dapat menggunakan detail pesanan dan bahkan riwayat pesanan untuk menentukan metode pemenuhan. Kemudian akan mengirimkan permintaan pemenuhan otomatis ke gudang tersebut sehingga stafnya dapat menyiapkan pesanan sesegera mungkin dan mengirimkannya melalui jasa pengiriman yang hemat biaya.

2. Lebih sedikit kesalahan.

Sistem manajemen pesanan mengurangi kesalahan manusia. Kesalahan yang disebabkan oleh manusia adalah pemborosan waktu dan uang yang sangat besar untuk bisnis, dan ini adalah sumber utama kesalahan pemenuhan untuk banyak gudang. Sistem manajemen pesanan dapat melakukan manajemen inventaris multisaluran dan pengoptimalan gudang dengan mengirimkan peringatan kepada Anda untuk mengetahui kapan tingkat stok terlalu rendah, atau ketika Anda memiliki terlalu banyak dan perlu dilikuidasi. Ini akan mencegah keterlambatan pengiriman, biaya pasar, dan kehilangan pelanggan.

Sistem manajemen pesanan juga dapat meningkatkan komunikasi yang cepat dan langsung ke beberapa gudang sekaligus tentang inventaris mana yang harus diambil dan dikemas. Dengan demikian, staf cenderung tidak menyebabkan penundaan karena lupa atau salah menempatkan pesanan.

3. Lebih skalabilitas.

Sistem manajemen pesanan akan dapat tumbuh bersama perusahaan Anda. Tidak seperti sistem warisan atau entri manual, peningkatan kebutuhan pemenuhan omnichannel tidak akan membebani sistem manajemen pesanan yang diterapkan dengan baik. Perangkat lunaknya yang dirancang khusus akan mampu mengimbangi perusahaan dan skala seiring pertumbuhan Anda.

4. Peluang multi-saluran yang lebih besar.

Saat ini, e-niaga tidak terbatas pada membeli dari situs e-niaga perusahaan. Merek harus langsung ke mana-mana. Kita hidup di zaman penjualan multichannel dan omnichannel yang tersebar di seluruh situs web, pasar seperti Amazon, dan situs media sosial termasuk Facebook, Instagram, Pinterest, dan YouTube. Status pesanan bisa menjadi sangat rumit untuk dilacak dan dipenuhi ketika mereka datang dari banyak tempat dan lalu lintas pelanggan mengalir melalui platform terdistribusi. Hal ini dapat memengaruhi kecepatan pemenuhan dan kepuasan pelanggan.

Sistem manajemen pesanan mampu memusatkan dan melacak data, rasio perputaran persediaan, dan perutean pesanan di seluruh saluran. Ini adalah salah satu keuntungan terbesar dari sistem manajemen pesanan e-niaga di lingkungan e-niaga saat ini.

Fitur Utama Manajemen Pesanan yang Efektif

Untuk memanfaatkan percepatan e-niaga, merek harus mencari sistem manajemen pesanan yang mendukung infrastruktur yang ada. Fungsionalitas manajemen pesanan dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa fitur yang perlu diingat.

1. Ini terintegrasi di seluruh sistem perusahaan.

Fungsi penting dari sistem manajemen pesanan terdistribusi adalah kemampuannya untuk berintegrasi di seluruh infrastruktur perusahaan, penyedia layanan, dan teknologi rantai pasokan. Sebagian besar sistem manajemen pesanan akan terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda, manajer inventaris, gudang, departemen layanan pelanggan, dan banyak lagi. Beberapa bahkan memiliki App Store atau setidaknya, API terbuka untuk membangun koneksi pihak ketiga jika tidak tersedia. Integrasi dengan sistem Anda saat ini akan memastikan pengelolaan pesanan berjalan mulus dan otomatis mungkin.

2. Ini menghilangkan proses manual dengan otomatisasi.

Semakin sedikit proses manual, semakin baik. Proses manual tidak pernah dapat dibandingkan dengan kecepatan perangkat lunak manajemen pesanan, dan mereka jauh lebih rentan terhadap kesalahan manusia. Sistem manajemen pesanan menyediakan otomatisasi jika memungkinkan, mulai dari menghitung biaya pengiriman, hingga mengirim permintaan pemenuhan.

3. Ini menyediakan layanan internasional.

Kita hidup di dunia yang semakin mengglobal. Merek menerima pesanan dari luar perbatasan mereka setiap hari. Sebagian besar sistem manajemen pesanan dapat memfasilitasi pesanan dan pembayaran e-niaga lintas batas dari negara dan jenis mata uang apa pun. Ini tidak hanya memperluas jejak ritel merek, tetapi juga memungkinkan mereka untuk belajar dan berkembang dari pengalaman mereka di pasar baru.

4. Ini melaporkan dan memperkirakan kebutuhan stok.

Banyak sistem manajemen pesanan dapat memprediksi berapa banyak persediaan pengaman yang Anda perlukan untuk menghindari pemesanan berlebihan, atau lebih buruk lagi, penjualan berlebih. Ini bisa menjadi sangat penting di Q4 dan selama masa fluktuasi permintaan yang tidak terduga. Sistem pengelolaan pesanan yang terhubung ke saluran inventaris Anda juga dapat mendukung strategi yang dipenuhi penjual. Ini dapat memberi Anda lebih banyak otonomi dan kontrol atas operasi manajemen pesanan.

5. Ini berfungsi di setiap saluran.

Sistem manajemen pesanan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan di semua platform e-niaga dan saluran penjualan yang Anda harapkan, termasuk situs web atau toko e-niaga, pasar, atau saluran penjualan utama apa pun tempat Anda menjual. Mengelola pesanan ini melalui saluran tunggal akan menjadi semakin berat seiring pertumbuhan bisnis Anda. Setiap saluran memiliki proses masuk dan prosesnya sendiri, dan tanpa cara untuk mengintegrasikan pesanan penjualan dan data dari masing-masing saluran, staf Anda akan mengalami kelelahan dan peningkatan potensi kesalahan.

Sistem manajemen pesanan dapat mengintegrasikan semua saluran Anda ke dalam satu antarmuka pengguna. Ini akan secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan staf Anda untuk memenuhi pesanan dan melatih staf baru. Ini juga akan memberi Anda gambaran besar tentang pesanan dan data, dan mengurangi kesalahan dengan meletakkan semua informasi yang Anda butuhkan ke satu tempat yang dapat diakses berdasarkan data waktu nyata.

Proses Pengelolaan Pesanan E-niaga Langkah demi Langkah

Siklus hidup manajemen pesanan dipandu dengan memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Dari penempatan pesanan hingga pengiriman, dan bahkan pengembalian dan pengembalian uang, sistem manajemen pesanan berupaya memenuhi kebutuhan pelanggan dari awal hingga akhir.

1. Penemuan.

Proses manajemen pesanan dimulai bahkan sebelum pelanggan melakukan pemesanan penjualan. Sistem manajemen pesanan dapat mencatat ketika pelanggan menempatkan item di keranjang online mereka dan secara otomatis menyesuaikan inventaris. Sistem juga dapat mengirimkan pemberitahuan kepada Anda bahwa item tersebut ada di dalam troli, atau jika item tersebut telah ditinggalkan.

2. Penempatan pesanan.

Ketika pelanggan memutuskan untuk membeli, sistem manajemen pesanan berkomunikasi dengan sistem back-office Anda untuk memverifikasi pembayaran kartu kredit dan memproses detail pesanan. Setelah pesanan disetujui, pesanan dapat diarahkan ke pemenuhan.

3. Pemenuhan pesanan.

Berdasarkan detail pesanan, OMS akan mengoptimalkan pemilihan gudang dengan kedekatannya dengan tujuan pesanan. Ini kemudian akan secara otomatis menghitung biaya pengiriman dan operator tercepat berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Mungkin juga mencetak slip pengepakan, label pengiriman, dan mengomunikasikan perubahan tingkat inventaris dengan sistem manajemen gudang Anda.

4. Manajemen gudang.

Jika SKU kehabisan stok, OMS dapat berkomunikasi dengan vendor dan pemasok Anda agar inventaris dikirim ke gudang tersebut terlebih dahulu. Kehabisan stok juga dapat dicegah jika sistem manajemen pesanan Anda dapat secara otomatis mengeluarkan pesanan pembelian ketika tingkat persediaan rendah atau mencapai titik pemesanan ulang. Sistem ini dapat meningkatkan efisiensi karyawan dengan menunjukkan di mana karyawan gudang dapat menemukan barang tersebut, KPI gudang untuk dipantau, barang apa yang akan dikirim bersama, dan apakah barang tersebut memerlukan penanganan khusus.

5. Pengiriman.

Saat gudang mengambil, mengemas, dan mengirimkan produk, sistem manajemen pesanan dapat mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanan mereka telah dikirim. Itu juga dapat memberi tahu mereka kapan harus mengharapkannya berdasarkan alamat pengiriman dan informasi pesanan mereka. Anda dan pelanggan dapat melacak paket saat perjalanan ke tujuannya, baik itu rumah pelanggan atau lokasi toko.

6. Pengembalian dan pengembalian dana.

Bahkan jika pelanggan yang tidak puas mengembalikan barang, sistem pengembalian dan pengembalian uang yang efisien dapat membantu membangun kembali niat baik. Sistem manajemen pesanan dapat secara instan memproses permintaan pengembalian dana dan berkomunikasi dengan sistem back-office Anda untuk memproses pengembalian dana. Itu juga dapat terhubung ke penyedia pengembalian Anda untuk memastikan data akurat dan diperbarui saat proses berjalan.

Tantangan Manajemen Pesanan

Sebelum Anda terjun ke dalam penerapan sistem manajemen pesanan, Anda harus menyadari tantangannya. Terlepas dari kelebihan sistem manajemen pesanan, ada beberapa kendala untuk mengadopsinya juga.

1. Kesulitan memilih.

Dengan begitu banyak perangkat lunak manajemen pesanan di pasaran, sulit untuk menemukan OMS yang sempurna untuk memenuhi semua kebutuhan toko online Anda. Beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi adalah sebagai berikut:

  • Sistem pengelolaan pesanan yang tidak terintegrasi dengan baik dengan situs web atau platform e-niaga Anda yang sudah ada
  • Sistem pengelolaan pesanan yang tidak terus diperbarui berdasarkan kebutuhan atau persyaratan pelanggan yang terus berkembang
  • Sistem manajemen pesanan yang mempersulit visibilitas inventaris dan pesanan dari pemasok Anda

Lakukan riset, ajukan pertanyaan, dan lihat beberapa opsi sebelum memilih satu.

2. Biaya.

Biaya sistem manajemen pesanan sangat bervariasi, seringkali dari seribu hingga ribuan dolar per bulan. Jika perusahaan Anda tidak mampu membeli sistem ERP berfitur lengkap, Anda mungkin perlu memilih sistem operasi yang lebih terkonsentrasi.

3. Implementasi yang rumit.

Salah satu hal terbesar yang menahan perusahaan dari perangkat lunak manajemen pesanan adalah ketakutan akan sistem rumit yang tidak dapat mereka pahami. Untuk mengatasi masalah ini, cari vendor yang menawarkan demo, implementasi terpandu, dan dukungan berkelanjutan. Jangan takut untuk bertanya, setelah Anda menerapkan sistem pengelolaan pesanan yang tidak berfungsi, mungkin sulit untuk beralih.

Manfaat Sistem Manajemen Pesanan E-niaga

Setelah Anda menerapkan sistem manajemen pesanan, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa mengelola tanpanya. OMS adalah suatu keharusan dalam lingkungan ritel yang berubah secara digital saat ini di mana perubahan permintaan dapat terjadi dari satu momen ke momen lainnya. Berikut adalah rekap manfaat sistem pengelolaan pesanan e-niaga.

1. Mengontrol biaya dan meningkatkan pendapatan.

Otomatisasi adalah teman Anda dalam hal menekan biaya dan meningkatkan pendapatan, dan sistem manajemen pesanan menyediakan kemampuan otomatisasi yang Anda butuhkan untuk berkembang. Untuk satu hal, sistem dapat memberikan kontrol inventaris dengan secara otomatis membuat laporan inventaris Anda, memberi tahu Anda dengan tepat di mana Anda semakin rendah dan apa yang harus dilikuidasi. Ini dapat menggunakan data historis untuk memprediksi tren inventaris masa depan sehingga Anda tahu item apa yang dianggarkan dan kapan harus memilikinya.

Otomatisasi memiliki keuntungan lain:menghilangkan proses manual sedapat mungkin. Kesalahan manusia akan kehilangan uang Anda, dan pelanggan. Ini juga memakan keuntungan dan mengalihkan perhatian karyawan Anda dari aktivitas membangun merek yang bernilai tinggi.

2. Pengalaman karyawan yang lebih baik.

Mengganti proses manual dengan sistem manajemen pesanan juga berdampak positif bagi karyawan Anda. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, mereka tidak perlu menyesuaikan proses manual yang lambat untuk memenuhi permintaan yang lebih tinggi. Mereka dapat memusatkan perhatian mereka pada tempat yang paling penting, pelanggan Anda.

Karyawan juga akan menghargai peningkatan efisiensi yang datang dengan sistem manajemen pesanan. Dengan memberikan informasi instan dan mengintegrasikan data tersebut di seluruh rantai pasokan, sistem akan memberdayakan karyawan untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik.

3. Kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Manfaat paling penting dari sistem manajemen pesanan adalah efek positifnya pada pengalaman pelanggan. Sistem manajemen pesanan pada akhirnya dirancang untuk mengantarkan produk ke pelanggan lebih cepat, mengurangi kesalahan, dan memberikan pengalaman yang lebih personal. Saat Anda menerapkan sistem manajemen pesanan, pelanggan Anda juga akan merasakan manfaatnya.

4. Pengalaman modern yang Anda dan pelanggan Anda butuhkan.

Sistem manajemen pesanan dirancang untuk memenuhi pesanan secara efisien di setiap saluran penjualan di ekosistem e-niaga Anda. Tanpa perangkat lunak manajemen pesanan yang modern, terintegrasi, dan berdedikasi, perusahaan Anda akan kesulitan mengikuti persaingan.

Ketika pelanggan Anda memikirkan Anda, Anda tidak ingin mereka mengaitkan perusahaan Anda dengan kata-kata seperti "tanggal", "lambat", dan "kuno". Dengan solusi manajemen pesanan yang tepat, mereka akan melihat peningkatan pengalaman pelanggan yang dapat Anda berikan, dan sebagai hasilnya perusahaan Anda akan tumbuh.

Menutup 

Perusahaan e-niaga dan merek langsung ke konsumen terus-menerus menemukan cara baru untuk memenuhi dan bahkan melampaui harapan pelanggan yang terus berkembang. Jaminan pengiriman gratis dua hari yang terkenal dari Amazon Prime telah mendorong harapan pelanggan untuk kecepatan pengiriman ke tingkat yang hampir tidak dapat dicapai. Pelanggan juga mengharapkan kemampuan untuk melacak paket mereka dan sering menerima email dan bahkan pembaruan SMS tentang status pesanan mereka dalam perjalanan.

Harapan ini menunjukkan tren e-niaga yang semakin cepat dan lebih personal di tahun-tahun mendatang. Pada titik ini, sistem manajemen pesanan yang kuat adalah satu-satunya cara untuk mengikuti langkah dan terus berinovasi. Lewatlah sudah hari-hari mengelola pesanan pelanggan melalui saluran individu dan berkomunikasi lintas departemen dengan cara yang tersebar.

Sistem manajemen pesanan adalah cara masa depan di dunia e-niaga. Ini adalah metode terbaik untuk memberikan pengalaman pemenuhan pesanan yang cepat, dipersonalisasi, dan bebas kesalahan yang diharapkan pelanggan. Sebagai pengecer e-niaga, Anda harus selalu berpikir lebih cepat, lebih personal, dan lebih modern. Solusi manajemen pesanan hari ini dirancang untuk memberikan kepuasan pelanggan yang tak tertandingi di setiap area ini.