Cloud ERP 101:Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Cloud ERP + E-niaga

Seperti yang dikutip oleh salah satu orang bijak (dan tidak dikenal), "Saya tidak akan terkesan dengan teknologi sampai saya dapat mengunduh makanan dari internet."

Mungkin suatu hari nanti, kami harus puas dengan memesan hampir semua yang kami butuhkan secara online untuk saat ini. E-niaga, pembelian dan penjualan barang (atau jasa) di internet, telah menjadi pilihan belanja yang nyaman bagi jutaan orang di seluruh dunia — sesuatu yang sebagian besar bisnis di setiap industri dengan cepat menyadari dan merangkulnya.

Namun, bisnis yang belum dipaksa untuk menilai kembali keputusan itu ketika krisis COVID-19 melanda. E-niaga bukan lagi proposisi masa depan tetapi kebutuhan mendesak untuk bertahan hidup.

Menurut Statista, pendapatan e-niaga ritel tahun 2020 mencapai 431 miliar dolar AS. Pendapatan diperkirakan akan meningkat menjadi lebih dari 563 miliar dolar AS pada tahun 2025. Bagaimana bisnis e-niaga dapat menangani pertumbuhan yang luar biasa sekaligus juga memenuhi harapan pelanggan yang lebih tinggi dari sebelumnya?

IDC, firma intelijen pasar global terkemuka, memiliki buku putih baru, Better Together:SaaS Digital Commerce Platforms dan ERP Help Organizations Grow Past Legacy Limitations, yang menyatakan bahwa jawabannya adalah kombinasi dari upaya tim dan teknologi yang tepat.

Mengenai upaya tim, analis IDC menulis, “Memenuhi harapan pelanggan adalah upaya tim dan bergantung pada setiap area organisasi (misalnya, perdagangan, layanan pelanggan, SDM, keuangan, rantai pasokan). ”

Mengenai teknologi yang tepat, para analis mengatakan bisnis harus berinvestasi dalam ERP cloud terintegrasi dan solusi perdagangan digital, seperti Acumatica untuk Konektor BigCommerce asli, jika mereka ingin matang dan tumbuh menjadi perusahaan- organisasi tingkat.

Sebelum mendalami seperti apa solusi yang mulus ini, pertama-tama mari kita bahas apa itu software ERP cloud.

Apa itu Cloud ERP?

Untuk memahami solusi cloud ERP, pertama-tama kita harus memahami cloud computing. Artikel Microsoft Azure memberikan definisi yang jelas:

“Sederhananya, komputasi awan adalah pengiriman layanan komputasi—termasuk server, penyimpanan, database, jaringan, perangkat lunak, analitik, dan kecerdasan—melalui internet (“cloud”) untuk menawarkan inovasi yang lebih cepat , sumber daya yang fleksibel, dan skala ekonomi. Anda biasanya hanya membayar untuk layanan cloud yang Anda gunakan, membantu Anda menurunkan biaya pengoperasian, menjalankan infrastruktur dengan lebih efisien, dan menskalakan seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis Anda.”

Jadi, perangkat lunak Cloud ERP adalah perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang memungkinkan pengguna mengakses perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) melalui koneksi internet. Solusi ERP berbasis cloud bertindak sebagai sistem pencatatan untuk suatu organisasi. Data dari sistem keuangan, distribusi, CRM (dll.) berkumpul di dalam ERP secara real-time. ERP bertindak sebagai gudang terpusat untuk semua data bisnis, mengintegrasikan proses bisnis, dan menyediakan “satu sumber kebenaran” untuk setiap karyawan. Selain itu (dan yang terpenting), pengguna dapat mengakses sistem kapan saja, dari mana saja, menggunakan perangkat pilihan mereka yang mendukung browser.

Sebagai aturan umum, jika sebuah bisnis mengandalkan solusi lama atau beberapa sistem yang tidak terhubung dan disatukan untuk mengelola inventarisnya yang kompleks, banyak gudang, dan persyaratan keuangan yang ekstensif, dan merasa frustrasi dengan tidak efisien, hasil padat karya, maka inilah saatnya untuk berinvestasi dalam solusi ERP berbasis cloud otomatis yang efisien.

Cloud ERP vs Private Cloud ERP

Untuk sepenuhnya memahami solusi cloud ERP, kita harus memahami opsi ERP lain yang tersedia:private cloud ERP. Berikut ini adalah dua opsi tersebut.

1. Awan ERP.

Kami telah menetapkan bahwa opsi ERP cloud memungkinkan pengguna mengakses aplikasi bisnis mereka yang berjalan pada sumber daya komputasi bersama melalui internet. Akses internet ini memungkinkan pengguna untuk berintegrasi dengan mudah dengan aplikasi pihak ketiga sekaligus memberikan kelincahan dan skalabilitas yang dibutuhkan bisnis dalam ekonomi yang dinamis. Vendor Cloud ERP memikul tanggung jawab untuk keamanan, pembaruan, dan peningkatan. Umumnya, bisnis membayar biaya berlangganan berdasarkan pengguna atau sumber daya yang digunakan (bergantung pada vendor ERP cloud).

2. Private Cloud ERP.

Perbedaan utama antara sistem ERP cloud dan sistem ERP cloud pribadi adalah lokasi perangkat lunak secara fisik. Perangkat lunak dibeli, diinstal, dan dipelihara di fasilitas bisnis sendiri. Departemen TI organisasi bertanggung jawab penuh untuk menyebarkan perangkat lunak aplikasi dan untuk pemeliharaan berkelanjutan dan keamanan perangkat lunak dan perangkat keras. Biaya awal untuk lisensi perangkat lunak dan perangkat keras dapat menjadi penghalang. Akses jarak jauh, jika memungkinkan, biasanya bukan merupakan fungsi terintegrasi. Sebaliknya, ini mungkin memerlukan bantuan dari aplikasi dan perangkat pihak ketiga.

Tantangan Menggunakan Private Cloud ERP

Semua opsi ERP memiliki tantangan uniknya masing-masing, tetapi tantangan ERP cloud pribadi adalah sesuatu yang harus diperhatikan oleh bisnis, terutama bisnis kecil-menengah (UKM).

Misalnya, solusi ERP cloud pribadi terkadang membutuhkan biaya yang lebih besar untuk diterapkan dan dipelihara dengan pengeluaran modal yang lebih besar di muka. Bisnis dipaksa untuk menjaga staf TI penuh waktu di tangan. Solusi cloud pribadi seringkali membutuhkan waktu yang lebih lama untuk diterapkan, membutuhkan lebih banyak perangkat keras untuk mengakomodasi pengguna tambahan, dan mungkin tidak memiliki aksesibilitas seluler.

Selain itu, solusi ERP cloud pribadi seringkali merupakan sistem lama yang tidak memiliki kemampuan integrasi modern. Hasilnya adalah tim yang tertutup (pemasaran, penjualan, keuangan, dan TI tidak berada di halaman yang sama) dan akibatnya pelanggan menderita.

Kapan Cloud ERP Masuk Akal Bisnis untuk Toko Online?

Sekarang setelah kita memahami perbedaan antara berbagai solusi ERP yang tersedia (dan tantangannya), saatnya untuk mengembalikan e-niaga ke dalam gambarannya.

Bisnis e-niaga memerlukan platform e-niaga untuk menampilkan produk/layanan mereka di depan pelanggan mereka dan ke tangan pelanggan mereka. Platform e-niaga adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan bisnis online mengelola situs web, pemasaran, penjualan, dan operasi mereka.

Menurut Whitepaper IDC, platform e-niaga mana pun yang dipilih oleh bisnis, platform tersebut harus digabungkan secara mulus dan asli dengan solusi ERP—lebih disukai, solusi cloud ERP.

“Bisnis digital yang paling sukses adalah mereka yang memiliki strategi transformasi digital menyeluruh dan memilih ERP dan sistem perdagangan digital yang terintegrasi atau digabungkan secara erat,” tulis analis IDC. “Yang penting, platform bisnis digital masa depan memanfaatkan sistem SaaS modern yang dibuat untuk cloud.”

Solusi cloud ERP selalu masuk akal secara bisnis untuk toko online, dan manfaat sistem ERP cloud membuktikan hal ini.

Manfaat Menggunakan Cloud ERP untuk E-niaga

Dalam banyak kasus, solusi Cloud ERP dapat memberikan waktu implementasi yang lebih cepat, biaya awal yang lebih rendah, dan komunikasi yang disinkronkan secara real-time dengan platform e-niaga. Solusi Cloud ERP dengan vertikal e-niaga, seperti Acumatica's Retail-Commerce Edition, memberikan banyak manfaat lain bagi bisnis, termasuk:

1. Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi.

Salah satu indikator terbesar kesuksesan bisnis adalah bagaimana mereka dapat fleksibel dengan fluktuasi pasar yang tak terhindarkan. Dengan solusi ERP cloud yang tepat, bisnis dapat membuat penyesuaian yang diperlukan tanpa bantuan staf TI penuh, dengan mudah mengadaptasi proses bisnis dan alur kerja back-office mereka, serta aplikasi yang dihadapi pelanggan, dengan keadaan yang berubah.

Selain itu, setiap pedagang beroperasi dengan cara yang unik. Masing-masing memiliki harapan pelanggan yang unik, data produk yang unik, dan terkadang rumit tetapi memerlukan prosedur pemrosesan pesanan. Sekali lagi, melalui alat konfigurasi dan tanpa kode, solusi cloud ERP yang tepat akan beradaptasi dengan alur kerja unik yang dibutuhkan pedagang, daripada mengharuskan pedagang untuk masuk ke dalam perangkat lunak ERP.

2. Keamanan yang lebih baik.

Karena perangkat lunak ERP berbasis cloud dihosting oleh pusat data, seperti Amazon Web Services (AWS) dan Microsoft Azure, mereka memiliki sumber daya yang mungkin tidak dimiliki UKM untuk memberikan keamanan terbaik. Manfaat menggunakan layanan cloud hosting meliputi:

• Kontrol akses fisik ke peralatan.
• Perlindungan lingkungan.
• Perlindungan terhadap bencana yang tidak terduga.
• Alat audit, deteksi, dan pencegahan intrusi jaringan.
• Pemeliharaan sistem secara berkala.

3. Dapat mempertahankan pertumbuhan bisnis.

Saat bisnis tumbuh, mereka mengharapkan solusi manajemen bisnis e-niaga mereka untuk tumbuh bersama mereka, tetapi itu tidak selalu memungkinkan. Solusi lama mengalami kesulitan untuk mengikuti inovasi teknologi konstan yang kita lihat terjadi setiap hari.

Solusi berbasis cloud, sebaliknya, menerima pembaruan dan peningkatan yang konsisten. Perbaikan ini memungkinkan bisnis e-niaga untuk tetap kompetitif dan membuka pintu untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.

4. Kompatibel dengan banyak alat.

Terlepas dari apa yang dijual bisnis atau layanan apa yang disediakannya, bisnis perlu berintegrasi dengan aplikasi bisnis penting, seperti yang disediakan di Acumatica Marketplace. Jika bisnis perlu memperluas platform Acumatica, kemungkinan besar Acumatica memiliki mitra teknologi yang dapat membantu mereka melakukannya.

Misalnya, BigCommerce untuk Acumatica memungkinkan bisnis menerima dan memproses pesanan, mengelola inventaris, menetapkan harga, dan memproses logistik masuk, semuanya di Acumatica.

Langkah-Langkah Implementasi Cloud ERP

Saat ini, menghubungkan solusi ERP cloud dengan platform e-niaga untuk kesuksesan bisnis e-niaga mungkin terdengar seperti keputusan yang bijaksana. Jika demikian, ada beberapa langkah yang harus diambil saat memilih dan menerapkan solusi cloud ERP. Penting untuk diperhatikan bahwa penyedia cloud ERP mungkin sedikit berbeda dalam jumlah dan penamaan langkah, tetapi hasil akhirnya sama:kesuksesan e-niaga.

1. Riset.

Pada langkah pertama, bisnis e-niaga harus meluangkan waktu untuk meneliti opsi mereka secara menyeluruh. Membandingkan dan membedakan banyak sistem ERP cloud di pasaran saat ini mungkin membutuhkan waktu, tetapi terburu-buru melalui bagian proses ini dapat menyebabkan pilihan yang buruk.

Salah satu cara mudah untuk meneliti dan kemudian mengevaluasi opsi adalah dengan menggunakan daftar periksa evaluasi, seperti Daftar Periksa Evaluasi Sistem Manajemen Bisnis Acumatica. Ini membantu bisnis membandingkan fitur dan manfaat dari vendor yang berbeda berdasarkan lima kategori:Produktivitas, Fungsionalitas, Teknologi, Nilai, dan Risiko.

Menggunakan daftar periksa ini (atau sejenisnya), memeriksa apa yang dikatakan analis teknologi tentang berbagai opsi ERP cloud, dan membaca ulasan pelanggan akan sangat membantu bisnis menemukan sistem yang tepat untuk mereka .

2. Pemasangan.

Langkah kedua adalah menginstal perangkat lunak. Ini pertama-tama membutuhkan perakitan tim internal untuk membantu penginstalan. Tim ini sering kali mencakup Sponsor Eksekutif, Pemimpin Proyek (atau Manajer Proyek), Pemimpin Teknis, dan Ahli Subjek (UKM).

Dalam langkah ini adalah kebutuhan untuk menentukan kebutuhan Anda. Untuk pelanggan Acumatica, persyaratan diklasifikasikan sebagai esensial, diinginkan, bukan kebutuhan mendesak, dan menyenangkan untuk dimiliki. Hasilnya adalah daftar fitur dan fungsi yang terjangkau dan sesuai dengan timeline proyek.

3. Migrasi.

Migrasi data dari sistem lama ke sistem baru adalah proses yang rumit, tetapi daftar periksa dapat membantu membuatnya teratur dan terdefinisi. Daftar periksa migrasi data Acumatica adalah contoh yang bagus:

• Pastikan semua informasi kontak pelanggan yang ada akurat dan terbaru
• Hapus data yang salah atau berlebihan (vendor yang dihentikan, kontak tidak lagi dengan perusahaan)
• Hapus data perusahaan yang salah atau kedaluwarsa (nomor suku cadang lama, produk yang dihentikan).
• Siapkan database Acumatica Anda
• Petakan data ERP lama Anda ke bidang database Acumatica baru
• Transfer data ke sistem baru
• Uji sistem baru untuk memverifikasi semua data lama telah dipindahkan dan dapat diakses
• Memverifikasi data baru dapat ditambahkan ke sistem (informasi produk baru, lokasi item inventaris, informasi pelanggan baru)

4. Pengujian.

Sebelum produk atau layanan baru apa pun diberikan ke tangan pelanggan, produk atau layanan tersebut harus diuji dan disetujui. Vendor Cloud ERP akan memiliki metode dan prosedur mereka sendiri untuk mengembangkan rencana pengujian, tetapi sebagian besar rencana pengujian akan menguji setiap persyaratan dalam sistem.

Pengujian dapat mengikuti panduan umum berikut: 

• Tujuan:tujuan tes
• Persyaratan:persyaratan khusus sedang diuji
• Penyiapan:konfigurasi sistem yang diperlukan untuk melakukan pengujian
• Prosedur:proses langkah demi langkah untuk melakukan tes)
• Data Uji:jika perlu—SME dapat menghasilkan ini dan data uji harus mewakili situasi dunia nyata
• Hasil yang Diharapkan:hasil yang harus dihasilkan jika sistem bekerja sesuai dengan persyaratan 
• Lulus/Gagal:menentukan apakah tes berhasil
• Komentar:pengamatan tambahan, perilaku sistem, dan keberhasilan sebagian
• Pelatihan

Pelatihan adalah langkah yang sangat penting. Jika pengguna dan administrator sistem tidak dilatih dengan benar sejak awal, mereka mungkin tidak dapat sepenuhnya bergabung dan sistem cloud ERP yang baru tidak akan digunakan secara maksimal.

Vendor ERP cloud harus memberikan bantuan pelatihan serta kursus pelatihan dan dokumentasi yang diperlukan untuk pengalaman pelatihan yang lengkap.

5. Penerapan.

Penerapan juga disebut "go-live". Ini adalah hari besar (atau beberapa hari), dan vendor ERP cloud akan siap untuk menekan tombol go-live.

Keputusan pertama selama langkah ini adalah memutuskan kapan akan ditayangkan. Ini biasanya pada hari atau hari-hari yang paling tidak berdampak pada bisnis. Dari sana, bisnis perlu memutuskan apakah mereka ingin mengaktifkan sistem baru dan menonaktifkan sistem lama secara bersamaan, apakah mereka ingin bergerak maju dalam pendekatan bertahap, atau apakah mereka ingin menjalankan sistem pada saat yang sama.

Apa pun metode aktivasi yang dipilih, hasil akhirnya adalah bisnis yang berjalan pada solusi ERP cloud seluler yang fleksibel…tetapi ada satu hal lagi.

6. Dukungan.

Setelah kegembiraan go-live yang sukses, selalu ada pertanyaan dan bantuan lebih lanjut, seperti kemungkinan kebutuhan untuk berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga dan kustom. Penyedia ERP cloud harus siap sedia karena bisnis terus menyempurnakan proses bisnis mereka dan untuk setiap kebutuhan dukungan yang berkelanjutan.

Menutup

Bisnis e-niaga mengalami pertumbuhan ekonomi dan mengantisipasi pertumbuhan lebih lanjut di tahun-tahun mendatang. Namun, untuk sepenuhnya menikmati manfaat dari ekonomi semacam itu, bisnis ini harus efisien, fleksibel, dan mudah beradaptasi, yang dimungkinkan ketika mereka mengadopsi solusi cloud ERP yang tepat yang terintegrasi secara native dengan platform e-niaga yang tepat.

“Sudah mencapai titik tertinggi sepanjang masa, tingkat perubahan ekonomi global diperkirakan akan terus meningkat selama dekade berikutnya,” tulis analis IDC. “Untuk beradaptasi dengan perubahan ini dan tetap kompetitif, merchant B2B dan B2C membutuhkan aplikasi front-office dan back-office modern yang terintegrasi dengan erat. Aplikasi yang terintegrasi dengan erat tersebut memberikan ketahanan sehingga pedagang dapat beradaptasi dengan rintangan dengan gesit alih-alih menunggu sistem mereka untuk mengejar.”

Kekuatan gabungan BigCommerce dan Acumatica akan membawa otomatisasi yang sangat dibutuhkan ke bisnis e-niaga, membantu mereka merampingkan banyak proses bisnis mereka, bersaing dalam pasar domestik dan internasional yang berkembang, dan pada akhirnya, berhasil di pasar saat ini.