Akuntansi dasar untuk bisnis kecil:panduan sederhana

Sebagai pemilik bisnis, terutama ketika Anda memulai bisnis baru, Anda perlu memiliki gambaran yang jelas tentang berbagai sisi manajemen bisnis. Akuntansi adalah salah satu bagian terpenting dari bisnis. Jadi, setiap pemilik bisnis perlu memahami dasar-dasarnya, karena memberikan gambaran yang jelas tentang keadaan keuangan mereka, memungkinkan mereka membuat keputusan bisnis yang tepat, dan bereaksi terhadap perubahan negatif dengan lebih cepat.

Jadi, mari kita lihat cara melakukan akuntansi bisnis dasar, memahami apa yang dikatakan buku, dan mengelolanya secara efisien.

Apa itu akuntansi

Akuntansi adalah konsep besar. Tetapi untuk bisnis kecil, pada dasarnya berarti mencatat transaksi keuangan, merangkum dan menganalisisnya melalui laporan akuntansi, dan menyediakan data secara tepat waktu untuk keperluan pajak dan pengembalian pajak.

Ada tiga laporan utama, juga disebut laporan keuangan, yang perlu dibuat oleh bisnis untuk setiap periode akuntansi, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Mereka memberikan ringkasan operasi keuangan, arus kas, dan kinerja keuangan keseluruhan bisnis pada periode ini. Periode akuntansi adalah periode pelacakan yang ditetapkan untuk kinerja akuntansi di mana catatan dikumpulkan dan dianalisis. Itu bisa berupa kalender atau tahun fiskal, tetapi juga minggu, bulan, atau kuartal, dll.

Memahami cara mengatur sistem akuntansi bisnis kecil, Anda dapat melakukannya dengan lebih akurat di awal. Dengan demikian dapat membantu mencegah banyak masalah yang dihadapi usaha kecil, seperti manajemen arus kas yang buruk atau mencampurkan keuangan pribadi dan bisnis, atau melaporkan data yang salah ke IRS (yang dapat merugikan Anda).

Jadi mari kita uraikan.

1. Buat rekening bisnis bank Anda

Langkah pertama dan salah satu kunci menjalankan bisnis kecil adalah menyiapkan rekening bank bisnis. Anehnya, beberapa UKM, terutama pada tahap awal, serta banyak kontraktor sendiri, sering mengabaikan langkah ini, lebih memilih untuk memproses transaksi bisnis melalui rekening bank pribadi mereka. Meskipun awalnya dapat mengurangi biaya pemrosesan bank, hal itu dapat berubah menjadi kerugian dan kekacauan yang signifikan di masa depan, termasuk klasifikasi bisnis Anda yang salah, pengajuan pajak yang salah, potongan yang terlewat, dll.

Jadi membuka rekening bisnis terpisah adalah suatu keharusan. Dan inilah panduan langkah demi langkah sederhana yang dapat Anda gunakan sebagai daftar periksa.

2. Pilih metode akuntansi Anda

Langkah selanjutnya adalah memutuskan bagaimana Anda akan melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda. Dengan kata lain, Anda perlu memilih metode akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pada dasarnya, Anda dapat memilih akuntansi entri tunggal atau entri ganda.

Metode single-entry mengandaikan memasukkan setiap transaksi hanya sekali. Misalnya, pada saat penjualan, Anda mencatat jumlah pembelian di akun Anda. Ini adalah metode akuntansi yang agak sederhana yang tidak menyediakan inventaris Anda, misalnya, atau persediaan, dll. Dengan demikian, metode ini hanya cocok untuk bisnis yang sangat kecil dengan sedikit transaksi.

Metode entri ganda lebih canggih, tetapi memberi Anda pandangan yang lebih jelas tentang keuangan Anda. Ini menyiratkan pencatatan dua entri untuk transaksi:debit dan kredit – sehingga menjaga pembukuan Anda seimbang. Metode ini memungkinkan pendeteksian kesalahan dan penipuan yang lebih cepat, pengidentifikasian laba rugi yang lebih baik, dan pembuatan laporan keuangan yang lebih mudah. Untuk bisnis kecil yang menginginkan akuntansi yang lebih akurat, metode entri ganda adalah pilihan yang lebih baik.

3. Menyiapkan akun untuk mencatat transaksi

Ironisnya dalam akuntansi, kata “rekening” tidak berarti rekening bank Anda tetapi merupakan singkatan dari jenis transaksi keuangan tertentu, seperti penjualan atau penggajian, dll. Pelajari lebih lanjut tentang manajemen penggajian, dan bagaimana hal itu dapat membantu bisnis Anda.

Konsep di balik berbagai akun membantu membedakan berbagai jenis transaksi untuk membantu melacak semua pendapatan dan pengeluaran Anda secara lebih efisien. Jenis utama akun terdiri dari aset, kewajiban, pendapatan, pengeluaran, dan ekuitas.

• Akun aset termasuk data tentang uang tunai dan sumber daya yang dimiliki oleh bisnis. Ini termasuk uang tunai, piutang, peralatan, inventaris, persediaan, real estat, dll.

• Akun kewajiban terdiri dari semua kewajiban atau hutang yang mungkin dimiliki bisnis. Mereka adalah hutang piutang dan bunga, pinjaman, dll.

• Akun pendapatan singkatan dari pendapatan bisnis – uang tunai yang diperoleh bisnis melalui penjualan produk atau layanannya, termasuk pendapatan penjualan, pendapatan sewa, pendapatan bunga, dll.

• Akun pengeluaran mengumpulkan semua transaksi bisnis yang akan datang – uang yang dibayarkan bisnis untuk berbagai sumber daya dan layanan, seperti utilitas, biaya pasokan, asuransi, gaji, bunga yang dibayarkan, dll.

• Akun ekuitas menunjukkan apa yang tersisa setelah kewajiban dikurangi dari aset. Ini mewakili kepentingan pemilik dalam bisnis, yang dapat berupa modal pemilik, dividen, laba ditahan, dll.

Dengan demikian, semua transaksi bisnis Anda, tergantung pada jenisnya, akan masuk ke salah satu akun ini yang perlu Anda lacak.

4. Mencatat transaksi dalam akuntansi

Semua akun bisnis dicatat dalam buku besar – buku akuntansi Anda. Tentu saja, buku akuntansi bukanlah buku nyata, seperti dulu. Mereka lebih merupakan sarana untuk menyimpan dan melacak catatan akuntansi Anda. Biasanya itu adalah kertas, spreadsheet, dan perangkat lunak akuntansi, dan masing-masing sarana memiliki pro dan kontra yang perlu Anda pertimbangkan saat membuat pilihan.

• Akuntansi kertas ternyata cukup populer di kalangan usaha kecil. Kembali pada tahun 2018, sebuah survei oleh Clutch menunjukkan bahwa 25% UKM masih mencatat keuangan mereka di atas kertas, bukan di komputer. Metode ini cocok untuk bisnis yang sangat kecil yang memiliki transaksi minimum. Tidak perlu dikatakan bahwa itu rawan kesalahan, dan risiko kehilangan data transaksi sangat tinggi.

• Perangkat lunak spreadsheet adalah sarana untuk menyimpan data akuntansi Anda dalam tabel elektronik, seperti MS Excel atau Google Spreadsheets. Dengan mereka, Anda dapat merekam, mengoreksi, menyimpan data akuntansi Anda dengan aman di komputer Anda, serta membagikannya dengan akuntan saat Anda membutuhkannya (karena keduanya menyediakan opsi berbagi dan multi-pengguna). Salah satu kelemahan terbesarnya adalah Anda harus memasukkan data secara manual, yang membutuhkan waktu dan tetap mengandung risiko kesalahan.

• Perangkat lunak akuntansi terdiri dari berbagai alat yang dirancang untuk menyimpan pembukuan akuntansi dan memfasilitasi pengelolaannya. Ada berbagai macam solusi yang tersedia di pasaran:dari yang sederhana hingga yang canggih. Tetapi pada umumnya, mereka dapat terhubung dengan rekening bank Anda, memungkinkan untuk mengimpor data dari sumber yang berbeda, dan melakukan beberapa operasi bisnis, seperti mengirim dan mengelola faktur, misalnya. Mereka dapat bervariasi dalam biaya dan fungsionalitas, serta bekerja secara online atau perlu menginstalnya di komputer Anda. Solusi paling populer untuk bisnis kecil adalah QuickBooks Online, Xero, dan FreshBooks. Tetapi ada lebih dari ini, jadi tergantung pada situasi dan kebutuhan Anda, Anda dapat memutuskan mana yang sesuai dengan tagihan untuk Anda.

Jadi, metode apa pun yang Anda pilih, penting untuk mencatat semua transaksi bisnis Anda dan mengkategorikannya dengan benar ke dalam akun yang sesuai. Dengan demikian, Anda akan memiliki pandangan yang jelas tentang keuangan Anda datang dan pergi dan dapat menganalisis kinerja Anda secara keseluruhan.

Perangkat lunak akuntansi secara dramatis meningkatkan pengelolaan buku Anda karena logika bawaannya (seperti metode akuntansi entri ganda, dll.) yang memungkinkan untuk memahami dan mengkategorikan entri untuk Anda. Jadi, meskipun Anda tidak memiliki akuntan atau pemegang buku, Anda akan dapat melakukan operasi akuntansi sederhana sendiri.

Kiat profesional

Salah satu keuntungan terbesar dari perangkat lunak akuntansi adalah dapat berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga yang dapat mengotomatiskan pencatatan transaksi dan dengan demikian menghilangkan risiko yang terkait dengan entri data manual. Ini juga dapat menghemat waktu Anda jika tidak perlu mengimpor data dari spreadsheet ke dalam perangkat lunak akuntansi. Dengan banyak pilihan yang disajikan di pasar, saya akan mengambil Synder sebagai contoh untuk menunjukkan betapa mudahnya hal itu dapat dilakukan.

Secara alami, Synder adalah aplikasi manajemen keuangan multifaset yang dapat berintegrasi dengan sistem pembayaran online di satu sisi dan perangkat lunak akuntansi di sisi lain. Jadi, pada pengaturan awal, itu akan secara otomatis membawa data transaksi dari Stripe (misalnya) ke QuickBooks Online segera setelah transaksi muncul di akun Stripe Anda. Selain itu, dapat menempatkan transaksi di akun yang tepat di pembukuan Anda. Plus, dengan Synder, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur, menerima pembayaran kartu kredit online melalui tautan pembayaran sederhana, dan secara otomatis menutup faktur dalam akuntansi setelah pembayaran.

5. Membuat laporan keuangan

Jadi saat bisnis Anda sedang berjalan, Anda perlu memastikannya berjalan ke arah yang benar. Laporan keuangan yang akan Anda lakukan untuk setiap periode akuntansi akan membantu Anda untuk selalu berada dalam kondisi terkini kinerja keuangan Anda. Seperti yang disebutkan di awal panduan ini, ada tiga laporan utama, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Mari kita lihat lebih dekat satu per satu.

• Neraca adalah ringkasan singkat dari aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda pada periode tertentu. Laporan ini memberi Anda gambaran tentang kesehatan keuangan bisnis Anda dan membantu memahami langkah Anda selanjutnya, seperti memperluas atau memesan lebih banyak uang tunai, dll.

• Laporan laba rugi, atau laba rugi, laporan ini menunjukkan pendapatan, biaya, dan pengeluaran bisnis Anda selama periode tertentu. Berdasarkan penjualan dan pengeluaran, Anda dapat memperkirakan kinerja Anda di masa mendatang dan melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk manajemen bisnis Anda.

• Laporan arus kas memberikan data informasi mengenai semua arus kas masuk yang diterima bisnis Anda baik dari operasinya atau sumber investasi eksternal (jika ada) dan arus kas keluar – uang yang dibayarkan bisnis untuk sumber daya atau layanan tertentu.

Laporan-laporan ini perlu dilakukan secara teratur, yang membutuhkan investasi waktu dan usaha yang signifikan. Menggunakan software akuntansi dapat mempermudah proses pembuatan laporan keuangan. Namun, terlepas dari cara Anda menyimpan pembukuan, semakin akurat Anda mencatat transaksi di sana, semakin mudah bagi Anda untuk membuat laporan keuangan.

6. Rekonsiliasi dan tutup buku Anda

Tahap terakhir dari siklus akuntansi adalah menyeimbangkan pembukuan dan mencocokkannya dengan rekening bank Anda.

Alasan utama untuk melakukan rekonsiliasi adalah untuk memastikan keakuratan dan validitas informasi keuangan Anda. Saat Anda merekonsiliasi transaksi, setiap ketidakcocokan, perubahan tidak sah yang terjadi selama periode pelaporan terungkap, yang memungkinkan Anda untuk bereaksi dan memperbaikinya secara tepat waktu. Ini akan membuat pengajuan pajak Anda lebih mudah, serta menghindari hukuman dari IRS karena memberikan pengajuan pajak yang salah. Berikut adalah panduan yang lebih rinci untuk rekonsiliasi.

Kesimpulan

Tentu saja, panduan ini tidak akan menjadikan Anda seorang akuntan, tetapi panduan ini dapat memberi Anda gambaran umum tentang bagaimana melakukan akuntansi untuk bisnis kecil. Anda pasti, pada tahap tertentu dari manajemen bisnis Anda, membutuhkan seorang akuntan untuk membantu Anda dengan rekonsiliasi, pajak, atau memahami keuangan Anda lebih baik. Namun, mengetahui cara menyimpan pembukuan, Anda dapat melakukan sendiri beberapa operasi pembukuan sederhana, jika Anda menghadapi kebutuhan seperti itu, dan merasa lebih nyaman dengannya.

Apakah Anda biasanya melakukan akuntansi sendiri atau lebih memilih untuk mendelegasikannya kepada seorang profesional? Jangan ragu untuk membagikan pemikiran Anda di komentar.