Mengapa Anda Harus Menerapkan Sistem Kontrol Inventaris Sebelum Menghadapi Logistik Stockout yang Mahal

Berapa biaya kehabisan persediaan untuk organisasi Anda?

Jawabannya tentu saja tergantung pada banyak faktor, tetapi penting untuk memahami semuanya dan dampaknya terhadap bisnis baik dalam jangka pendek maupun jangka pendek.

Yang paling jelas adalah biaya penjualan yang hilang jika pelanggan tidak dapat membeli produk yang kehabisan stok. Itu mungkin yang paling mudah untuk diukur dan dapat dihitung menggunakan rumus yang cukup sederhana. Biaya kehabisan stok sama dengan jumlah hari kehabisan stok dikalikan dengan rata-rata unit yang terjual per hari di lokasi di mana barang kehabisan stok dikalikan dengan harga per unit. Ini menjadi sedikit lebih rumit ketika berhadapan dengan bahan mentah atau subassemblies. Dalam hal itu, biaya konsekuensi dapat ditambahkan dan akan mempertimbangkan masalah seperti biaya untuk menutup jalur produksi sementara bisnis menunggu produk yang dibutuhkan atau penalti atau diskon yang akan dibayarkan kepada pelanggan jika terjadi kehabisan stok.

Dampak Stockout terhadap Kepuasan Pelanggan dan Loyalitas Pelanggan

Umumnya ada tiga hasil ketika pelanggan mengalami kehabisan persediaan.

Pelanggan menunggu barang. Hal ini tentunya akan berdampak pada kepuasan pelanggan dan, dalam waktu ulasan media sosial dan kemudahan pelanggan untuk membuat ketidaksenangan mereka diketahui orang lain, dampaknya dapat menjangkau lebih dari satu pelanggan.

Pelanggan menempatkan item pada pesanan kembali. Selama penjualan masih dilakukan, bisnis mungkin perlu mempermanis kesepakatan dengan diskon atau pengiriman gratis. Kepuasan pelanggan terpengaruh.

Pesanan dibatalkan. Pada kasus ini, penjualan hilang dan pelanggan potensial hilang. Pelanggan setia mungkin lebih memahami tentang kehabisan stok satu kali atau jarang. Seorang pelanggan baru, Namun, mungkin tidak akan pernah kembali. Organisasi yang memiliki pemahaman yang jelas tentang nilai seumur hidup pelanggan dan kemampuan mereka untuk mengubah pelanggan pertama kali menjadi loyal, pelanggan seumur hidup memiliki pemahaman yang jauh lebih besar tentang apa arti kehabisan stok itu.

Biaya Internal dari Kehabisan Stok

Stockout juga berdampak pada proses internal dan staf.

Biaya waktu. Stockout membutuhkan staf untuk menghabiskan waktu merencanakan pesanan, berebut untuk memproses dan mengisi kembali pesanan yang membutuhkan waktu dan akan lebih baik dihabiskan di tempat lain.

Kehilangan produktivitas. Membuang-buang waktu untuk memproses dan mengisi kembali pesanan yang seharusnya bisa dilakukan secara otomatis.

Kehilangan persediaan. Perencanaan yang buruk dan kehabisan stok sering mengakibatkan barang hilang.

Mempersiapkan dan Mengatasi Stockouts

Penting juga untuk menyadari bahwa kehabisan stok memang terjadi. Satu-satunya cara pasti untuk memastikan bahwa kehabisan stok tidak pernah terjadi adalah dengan membawa persediaan dalam jumlah berlebihan. Itu tentu saja membawa biaya sendiri dan jauh dari solusi ideal.

Jadi, jika akan terjadi stockout, penting untuk memastikan bahwa ketika itu terjadi, memiliki efek minimal. Itu membutuhkan memprioritaskan setiap item dalam inventaris terhadap seberapa penting hal itu bagi pelanggan, betapa pentingnya pelanggan itu bagi bisnis dan biaya penyimpanan inventaris itu. Sebagai contoh, seorang tukang ledeng akan terkejut dan kesal jika distributor pasokan pipa mereka kehabisan sambungan tembaga setengah inci, tetapi mungkin lebih memahami keran khusus yang tidak tersedia. Dan, karena biaya membawa kopling itu rendah, maka itu bisa menjadi item prioritas tinggi. Sebaliknya, jika pelanggan terbesar distributor bergantung pada barang atau peralatan tertentu untuk menjalankan bisnis mereka dan kehabisan persediaan barang itu berarti kehilangan pelanggan itu, itu juga harus diberikan prioritas yang lebih tinggi bahkan jika itu adalah barang yang mahal.

Akhirnya, bisnis perlu memiliki pemahaman tentang seberapa responsif rantai pasokan. Barang yang kehabisan stok yang dapat diisi ulang dalam satu atau dua hari dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi tetapi tidak terlalu mahal untuk bisnis seperti barang yang membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk pengadaannya.

Peran Sistem Kontrol Inventaris

Kabar baiknya adalah bahwa ada sistem pengendalian persediaan yang dapat memberikan jawaban atas semua pertanyaan dan tantangan ini. Sistem pengendalian persediaan dapat membuat katalog lokasi, biaya dan hitungan setiap item dalam inventaris dan perbarui secara real-time melalui teknologi pemindai dan kode batang. Apalagi, sistem kontrol inventaris yang terintegrasi dengan sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dapat membantu mengidentifikasi bagaimana kehabisan stok memengaruhi kepuasan pelanggan dan loyalitas pelanggan dan melacak seberapa sering pelanggan individu menghadapi kehabisan stok. Akhirnya, sistem kontrol inventaris yang terintegrasi dengan ERP atau aplikasi keuangan lainnya dapat membantu menjawab pertanyaan seperti berapa biaya kehabisan stok dengan mengukur nilai umur pelanggan, perputaran persediaan, biaya setiap item dan daya tanggap rantai pasokan.