Sistem Manajemen Pesanan:Apa itu OMS dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Tantangan Manajemen Pesanan

Secara tradisional, proses manajemen pesanan terlibat rawan kesalahan, tugas manual, terutama dalam entri pesanan dan manajemen persediaan. Beberapa hand-off antar departemen meningkatkan overhead dan potensi kesalahan atau penipuan.

Lalu ada inefisiensi. Ketika setiap departemen menggunakan sistem perangkat lunak yang berbeda, yang membuat sulit untuk mendapatkan pandangan yang jelas melalui seluruh proses. Pemutusan hubungan antar kelompok bisnis mengakibatkan redundansi, peningkatan biaya dan frustrasi pelanggan—misalnya, pelanggan menempatkan pesanan e-commerce yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu.

Mari kita lihat beberapa tantangan di sepanjang rantai.

Sumber pesanan, alokasi dan pemenuhan: Bagaimana Anda memutuskan lokasi pemenuhan yang paling cerdas berdasarkan inventaris dan aturan bisnis Anda? Pedagang perlu menyeimbangkan biaya dengan kecepatan pengiriman, memutuskan kapan harus melepaskan pesanan dan memberi tahu setiap lokasi pemenuhan pesanan mana yang harus dipenuhi.

Pengecualian: Pengecualian mengacu pada keterlambatan pengiriman. Mungkin barangnya banyak diminati dan stoknya habis, atau pesanan hilang. Penting agar pelanggan tetap diberi informasi dan barang tersebut segera dikirim ulang atau pesanan dibatalkan.

Pengiriman: Pelanggan mungkin ingin membeli secara online dan mengambil di toko, atau perusahaan bahkan mungkin menggunakan tokonya sebagai gudang untuk memenuhi permintaan, meningkatkan perputaran persediaan dan mengurangi penurunan harga. Itu menyulitkan logistik.

Apa itu Sistem Manajemen Pesanan (OMS)?

OMS mengotomatiskan seluruh proses manajemen pesanan untuk bisnis Anda, menangani semua fungsi yang terlibat dalam memenuhi pesanan pelanggan. Ini memungkinkan karyawan dan pelanggan Anda untuk melihat dan melacak setiap pesanan dari awal hingga akhir, dan ini membantu Anda menganalisis efisiensi proses secara keseluruhan.

Mungkin yang paling kritis dalam lingkungan yang kompetitif, sebuah OMS memberikan pelaporan pemenuhan dan wawasan sehingga pengecer dan distributor dapat melacak KPI kritis mereka. Apakah pesanan dipenuhi dengan cepat dan dengan biaya serendah mungkin? Jika tidak, bagaimana Anda bisa meningkatkan? Apakah Anda melihat lonjakan pengembalian barang tertentu? Jika begitu, mengapa, dan bagaimana Anda bisa menanganinya dengan baik?

Ketika sebuah perusahaan memiliki wawasan manajemen pesanan ujung ke ujung, dari alokasi ke orkestrasi dan pemenuhan, dan diperluas hingga pembayaran dan pengembalian, adalah mungkin untuk menekan biaya dan meningkatkan efisiensi.

Mengapa Sistem Manajemen Pesanan Penting?

OMS dapat meningkatkan efisiensi proses manajemen pesanan Anda, mengotomatisasi banyak langkah yang sebelumnya membutuhkan keterlibatan manual. Karena itu meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memproses pesanan secara efisien dan cepat, sebuah OMS dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan arus kas dan profitabilitas Anda.

Karena e-niaga mewakili persentase penjualan yang lebih besar—20,8% di Q2 2020, menurut data Departemen Perdagangan AS, tingkat tertinggi dalam catatan—sebuah OMS menjadi semakin penting, karena dua alasan utama. Pertama, ini membantu Anda memenuhi harapan pelanggan bahwa mereka harus dapat menggunakan saluran apa pun untuk memesan produk, dan harus memiliki pilihan apakah akan mengirimkannya atau mengambilnya di toko, dan harus bisa mengembalikan atau menukar produk dimana saja.

Kedua, sebuah OMS mendukung manajemen pesanan terdistribusi:Ini membantu Anda memenuhi pesanan yang melibatkan pengiriman barang dari berbagai lokasi, tanpa kenaikan biaya yang sepadan.

OMS juga memungkinkan Anda menangani peningkatan volume penjualan seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Fitur OMS

OMS biasanya mendukung lima area utama dalam proses manajemen pesanan.

• Saluran penjualan. OMS menerima dan mengkonsolidasikan informasi dari semua titik penjualan, termasuk daring, di toko dan pusat panggilan. Beberapa produk juga mendukung pesanan dari berbagai wilayah global dan berbagai mata uang.
• Dukungan penjualan. Informasi dan ketersediaan produk diperbarui secara real time untuk pelanggan dan karyawan Anda, termasuk tim layanan pelanggan. OMS juga mendukung pengembalian dan pertukaran pelanggan omnichannel.
• Basis data pelanggan. Ini termasuk informasi kontak pelanggan dan aktivitas, termasuk pesanan sebelumnya. Itu memungkinkan perwakilan layanan untuk mengenali pelanggan yang sangat menguntungkan dan bertindak sesuai dengan itu.
• Manajemen persediaan. Selain memberikan tampilan inventaris yang terkonsolidasi, yang membantu dalam mengelola dan melacak tingkat stok, OMS mencakup algoritme manajemen inventaris yang mengarahkan pesanan ke gudang yang sesuai dan mengidentifikasi opsi pengiriman terbaik. OMS menyediakan data yang digunakan di seluruh manajemen inventaris dan tahap pemenuhan, termasuk memetik, sedang mengemas, pengiriman dan pelacakan.
• integrasi akuntansi. Data dari OMS mengalir ke buku besar dan jurnal pembantu sistem akuntansi Anda, seperti piutang dan hutang, menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan kembali informasi atau mentransfernya dalam proses yang terpisah.

Manfaat OMS

Keputusan untuk menerapkan OMS sering mengarahkan perusahaan untuk memeriksa rantai pasokan mereka untuk mencari hambatan dan area yang dapat ditingkatkan. Kadang-kadang, analisis ini saja mengarah pada perbaikan, seperti waktu pemenuhan yang lebih cepat. Tambahan, OMS dapat memberikan manfaat seperti:

• Manajemen persediaan yang lebih ketat. Visibilitas yang lebih baik ke dalam penjualan membantu Anda mengoptimalkan tingkat inventaris sehingga Anda memenuhi permintaan pelanggan sambil meminimalkan kelebihan stok. Tampilan gabungan membuat Anda tidak melewatkan penjualan karena persediaan ada, Misalnya, beberapa lokasi. Semua ini dapat meningkatkan arus kas serta meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan.
• Mengurangi entri data. Karena informasi yang sama digunakan di semua bidang proses penjualan dan pemenuhan, lebih sedikit entri data yang diperlukan, dan itu berarti lebih sedikit potensi kesalahan.
• Visibilitas. Semua orang di organisasi Anda dapat mengakses dan melacak status pesanan, meningkatkan layanan pelanggan, dan Anda dapat memungkinkan pelanggan untuk melacak status pesanan, juga.
• Analisis. Dasbor OMS dapat menginformasikan pengambilan keputusan dengan menyoroti pola penjualan, melacak KPI dan memperkirakan penjualan.

Bagaimana Sistem Manajemen Pesanan (OMS) Bekerja?

OMS dimulai dengan memberikan visibilitas ke available-to-promise (ATP) inventaris di seluruh rantai pasokan Anda, baik di gudang dan toko Anda sendiri, dan dari pemasok pihak ketiga seperti perusahaan 3PL (logistik pihak ketiga) dan lokasi pengiriman. Ini membantu perencanaan inventaris.

Lanjut, OMS menyediakan pemenuhan melalui penangkapan pesanan yang kuat, validasi dan rilis; memilih, fungsionalitas pengepakan dan pengiriman termasuk drop-shipping; konfirmasi pengiriman dan komunikasi pelanggan.

Setelah pesanan, OMS berfitur lengkap memungkinkan kemudahan pembayaran dan membagikan data tersebut dengan sistem keuangan. Jika pelanggan ingin kembali sebuah benda, OMS menetapkan aturan untuk memproses pengembalian dari semua saluran, memenuhi permintaan pertukaran, mengkredit akun pelanggan dan mengelola proses disposisi.

5 Cara Mengurangi Biaya Pengembalian

Memulihkan pendapatan sebanyak mungkin dari barang dagangan yang dikembalikan sangat penting. Begini caranya.

Latih kembali tim penjualan dan mitra. Jika item dikembalikan lebih sering dari yang diharapkan, lihat bagaimana tim penjualan menjualnya dan bagaimana posisi pemasarannya. Sering, tidak ada yang salah dengan barang itu sendiri—hanya dijual kepada pelanggan yang salah atau untuk penggunaan yang salah.

Standarisasi pemrosesan pengembalian. Pengembalian harus ditangani segera dan efisien untuk memulihkan nilai sebanyak mungkin. Sertakan label pengembalian dalam pengiriman sehingga tim Anda dapat melacak paket, rencanakan kedatangan mereka dan periksa mereka dengan cepat. Semua pengembalian harus dipindai atau dimasukkan ke dalam sistem manajemen inventaris/pesanan Anda pada saat kedatangan. Dari sana, telah mendokumentasikan proses pemeriksaan dan penyetokan ulang untuk meminimalkan penyusutan dan biaya logistik terbalik—memindahkan produk kembali ke pedagang dari konsumen.

Jangan langsung melakukan pembayaran. Perusahaan seringkali terlalu cepat memberikan pengembalian dana penuh kepada klien sebelum memeriksa kerusakan, bagian yang hilang atau apa pun yang dapat memengaruhi nilai jual kembali. Semua pengembalian harus melalui pemeriksaan menyeluruh.

Menambah konten produk online. Masalah pengembalian dimulai di kasir, terutama dengan pembelian online, dimana pembeli tidak dapat menyentuh produk. Kurangi ini dengan menawarkan lebih banyak konten:Banyak gambar, video, deskripsi produk terperinci dan bagian Tanya Jawab semuanya berkontribusi pada tingkat pengembalian yang lebih rendah.

Pertimbangkan pengembalian outsourcing. Menyerahkan pengembalian kepada pihak ketiga dapat mengurangi biaya. Sebuah perusahaan 3PL (logistik pihak ketiga) membawa keahlian dan skala ekonomi, termasuk tarif yang lebih baik dengan operator dan proses yang lebih efisien yang disesuaikan dengan tuntutan unik dari rantai pasokan terbalik.

Jenis Sistem Manajemen Pesanan

Perusahaan dapat membeli perangkat lunak OMS sebagai modul individual yang mencakup berbagai aspek manajemen pesanan atau sebagai rangkaian lengkap yang mengelola seluruh proses. Modul a la carte terkadang menyediakan alat yang dapat Anda gunakan untuk menautkannya ke sistem bisnis lain, tetapi ini membutuhkan integrasi.

OMS juga dapat berupa perangkat lunak di tempat atau dikirimkan dalam model SaaS/cloud, dengan manfaat SaaS:penyebaran lebih cepat dan lebih mudah, operasi versus biaya modal dengan "bayar saat Anda tumbuh, ” skalabilitas dan akses yang lebih baik dari mana saja selama ada koneksi internet dengan browser atau aplikasi seluler. Plus, vendor memelihara dan menghosting aplikasi, yang berarti UX superior dan keandalan yang lebih baik.

Di Amerika Utara, mulai tahun 2021, IHL mengatakan penjualan SaaS/cloud OMS akan melampaui penjualan perangkat lunak lama, dengan kesenjangan hanya melebar dari sana.

Cara Memilih OMS yang Tepat

Memilih OMS yang tepat untuk bisnis Anda adalah keputusan penting. Menilai kebutuhan bisnis Anda saat ini sambil juga memikirkan dengan hati-hati tentang kebutuhan masa depan perusahaan Anda, dengan mempertimbangkan ekspektasi pertumbuhan bisnis, ekspansi global, meningkatkan volume pesanan dan memperluas saluran penjualan.

Penting juga untuk mempertimbangkan konektivitas ke sistem lain, termasuk situs web e-niaga perusahaan Anda dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Lagi, semakin sedikit integrasi dan input manual, semakin kecil kemungkinan kesalahan dan waktu henti.

Solusi Cloud/SaaS OMS tidak mengharuskan Anda memelihara perangkat keras atau menginstal perangkat lunak. Aplikasi OMS di tempat tersedia untuk perusahaan yang lebih memilih untuk meng-host dan mengelola sistem mereka sendiri.

Cari dukungan untuk proses yang kompleks, seperti pengiriman terpisah, pengiriman drop dan personalisasi. Ketika masalah pemenuhan terjadi, Anda ingin dapat menyelesaikannya dengan cepat dan memberi tahu pelanggan statusnya secara real time. Apakah OMS memiliki aplikasi seluler sehingga karyawan dapat mengakses status pesanan saat bekerja dari jarak jauh atau saat berinteraksi dengan pelanggan secara tatap muka di lokasi? Lagipula, intinya adalah pelanggan yang senang yang akan memesan lagi dari perusahaan Anda.