ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> Manajemen stok

Stok Pengaman:Apa Itu &Bagaimana Cara Menghitungnya

Pendapatan yang hilang dari kehabisan stok seringkali dibarengi dengan hilangnya pelanggan yang menemukan barang di tempat lain dan seringkali tidak pernah kembali ke bisnis. Kehabisan stok juga mengurangi efisiensi keseluruhan rantai pasokan.

Kehabisan stok adalah keniscayaan, tetapi tidak harus mengganggu bisnis. Mempelajari cara menghitung stok pengaman dan menjaga jumlah yang memadai memastikan bahwa rantai pasokan berjalan dengan lancar meskipun ada penundaan stok dan pemadaman sementara. Namun, ada beberapa pedoman penting yang perlu dipahami oleh pengambil keputusan operasional untuk mengoptimalkan stok pengaman dengan cara yang mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.

Apa itu Stok Pengaman?

Persediaan persediaan biasanya terdiri dari persediaan siklus, atau persediaan yang diharapkan akan dijual dalam periode tertentu, dan stok pengaman. Stok pengaman bertindak sebagai jumlah penyangga yang memperhitungkan ketidakpastian seperti:

  • Permintaan berlebih
  • Keterlambatan pemasok
  • Perkiraan permintaan atau inventaris yang tidak akurat
  • Kegagalan untuk menempatkan pemesanan ulang tepat waktu
  • Kendala keuangan

Stok pengaman mengurangi risiko dan konsekuensi kehabisan stok, memungkinkan rantai pasokan Anda untuk melanjutkan seperti biasa bahkan setelah stok siklus habis.

Bagaimana Stok Pengaman Meningkatkan Manajemen Inventaris?

Manajemen inventaris yang efektif bergantung pada bantalan yang disediakan oleh stok pengaman. Melacak tingkat stok saat ini secara akurat sambil mempertimbangkan kondisi pasar saat ini dan masa depan serta memperhitungkan waktu tunggu pasokan hanyalah awal dari pengendalian inventaris yang efektif.

Manajemen inventaris yang sangat baik memerlukan koordinasi stok siklus dan stok pengaman untuk memastikan bahwa tingkat inventaris tetap sesuai dengan permintaan dan pasokan, membuat manajemen persediaan mudah dan lebih konsisten.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Stok Pengaman?

Kehabisan stok adalah masalah mahal bagi bisnis di seluruh dunia. Kehabisan stok mengakibatkan hilangnya penjualan senilai $984 miliar di seluruh dunia, dengan perusahaan Amerika Utara saja kehilangan $144,9 miliar, menurut sebuah studi oleh IHL Group.

Ada beberapa alasan mengapa bisnis harus memiliki persediaan pengaman, dan dapat dengan cepat membuktikan nilainya ketika serangan tak terduga. Di bawah ini adalah banyak alasan terbesar untuk memiliki inventaris ekstra ini.

10 Alasan Menjaga Stok Pengaman

  1. Ketidakpastian Permintaan Offset

    Fluktuasi permintaan adalah salah satu alasan utama untuk mempertahankan persediaan pengaman. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi lonjakan permintaan, termasuk dampak musiman, perubahan mendadak dalam tren pelanggan, pembelian panik atau kepergian pesaing. Stok pengaman memberi perusahaan ruang bernapas yang cukup untuk mengisi kembali stok sambil memenuhi permintaan yang meningkat ini.

  2. Hindari Stockout

    Stok pengaman dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kehabisan produk tertentu dan mencegah operasi terhenti saat bisnis berlokasi, membeli dan mengirimkan inventaris ini. Proses itu bisa memakan waktu berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu, menjadikan stok pengaman sebagai jembatan tak ternilai yang membuat bisnis tetap berjalan sambil menyelesaikan kehabisan stok.

  3. Minimalkan Efek Gangguan Pasokan

    Gangguan tak terduga di sisi pemasok, seperti kelangkaan bahan baku, masalah produksi, tindakan legislatif atau politik dan penutupan operasional, dapat berdampak besar pada tingkat inventaris Anda. Gangguan ini memiliki dampak luas pada sisa rantai pasokan, termasuk menunda penyelesaian komponen produk lainnya, menggagalkan jadwal pengiriman pelanggan atau menyebabkan gangguan ritel. Stok pengaman mengurangi dampak gangguan pemasok dan ketidakpastian waktu tunggu dan menjaga rantai pasokan tetap bergerak sampai gangguan berlalu atau perusahaan telah menemukan pemasok baru.

  4. Kurangi Jam Administrasi dan Staf

    Selain menjaga setiap langkah rantai pasokan berjalan lancar, persediaan pengaman juga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk komunikasi, dokumen dan tugas gudang. Manajer rantai pasokan tidak akan menemukan diri mereka sering berebut untuk menemukan dan memesan ulang stok tambahan dengan penyangga yang memadai, menghindari semua panggilan, email, permintaan terburu-buru dan pemrosesan faktur yang menyertainya. Juga, staf gudang tidak tiba-tiba menurunkan truk dan mengisi kembali rak, yang dapat mengganggu aktivitas gudang sehari-hari lainnya.

  5. Mengkompensasi Ketidakakuratan Prakiraan

    Mempertahankan persediaan pengaman yang memadai memastikan konsistensi dan memungkinkan pengambil keputusan untuk mengembangkan perkiraan yang lebih akurat di seluruh organisasi. Meskipun perkiraan permintaan biasanya dapat diandalkan, perubahan mendadak dapat menyebabkan mereka menjadi tidak akurat. Efek dari gangguan stok bertambah dalam prakiraan lainnya, seperti penjadwalan staf rantai pasokan. Masalah ini sangat mengganggu ketika gangguan stok menyebabkan hilangnya pendapatan atau pelanggan karena penjualan dan perkiraan keuangan lainnya menjadi tidak valid.

  6. Batasi Pengiriman Terburu-buru

    Kurangnya persediaan dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan, tapi itu bukan satu-satunya biaya yang dikeluarkan oleh bisnis. Peningkatan biaya penggajian administrasi dan gudang juga mungkin terjadi, seperti risiko pemasok membebankan premi untuk pengiriman yang terburu-buru. Biaya ini mungkin tidak menjadi masalah besar jika kehabisan stok akibat permintaan yang lebih tinggi diperkirakan akan terus berlanjut. Namun, untuk kehabisan stok yang disebabkan oleh gangguan atau masalah lain, biaya mungkin tidak dapat diperoleh kembali dengan cepat, jika sama sekali.

  7. Pastikan Kepuasan Pelanggan

    Stok pengaman adalah salah satu cara terbaik untuk mempertahankan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Jika pelanggan dapat mengandalkan perusahaan untuk selalu memiliki apa yang mereka butuhkan dalam persediaan, mereka tidak hanya akan terus datang kembali tetapi kemungkinan juga memberikan iklan dari mulut ke mulut yang berharga juga. Itu terbayar dengan cara yang besar dalam jangka panjang dan membantu bisnis Anda tumbuh.

  8. Pertahankan Pangsa Pasar

    Tidak mampu memenuhi permintaan dan kehilangan pelanggan seringkali juga berarti kehilangan pangsa pasar. Mengurangi risiko kehabisan stok adalah bagian penting dalam mempertahankan kepuasan pelanggan dan mengurangi risiko kalah bersaing dengan pesaing.

  9. Meningkatkan Efisiensi

    Stok pengaman memungkinkan operasi yang lebih efisien, bahkan selama gangguan pasokan. Pemasok tidak terburu-buru, staf gudang tidak terlalu banyak bekerja, driver pengiriman tetap sesuai jadwal dan ada yang mantap, nomor inventaris yang dapat dipercaya untuk tujuan pelaporan dan peramalan.

  10. Hubungan Pemasok dan Pengecer yang Lebih Baik

    Situasi kehabisan stok sering mengakibatkan pemesanan ulang yang mendesak, tetapi sebagian besar pemasok tidak suka terburu-buru karena dapat mengganggu operasi dan pelanggan mereka. Menjaga stok pengaman di tangan mengurangi kebutuhan untuk melakukan pesanan terburu-buru dan memberi pemasok beban kerja yang stabil. Juga, perusahaan yang bekerja sama dengan pengecer dapat menjaga hubungan baik dengan menjaga stok barang yang mereka jual.

Cara Menghitung Stok Pengaman

Stok pengaman lebih dari sekadar memiliki beberapa unit tambahan yang tersedia. Rumus yang berbeda membantu manajer persediaan menentukan berapa banyak persediaan pengaman yang mereka butuhkan dan menghitung beberapa variabel penting.

Formula Stok Pengaman Dasar

Versi singkat dari formula persediaan pengaman ini mengambil jumlah produk yang terjual per hari dan mengalikannya dengan jumlah persediaan pengaman yang diperlukan untuk hari itu. Jadi, sebuah perusahaan yang menjual 200 barang per hari yang menginginkan persediaan pengaman selama tujuh hari akan mengalikan 200 dengan tujuh, artinya butuh safety stock 1, 400 unit. Rumus ini tidak memperhitungkan variabel seperti permintaan dan waktu tunggu, jadi yang terbaik untuk angka rata-rata.

Formula Stok Pengaman Deviasi Standar

Formula persediaan pengaman ini sangat membantu ketika berhadapan dengan banyak variabel yang tidak pasti. Hal ini dinyatakan sebagai Z × LT × D rata-rata .

Apa itu Z?

"Z' mewakili jumlah pesanan yang diharapkan dipenuhi oleh perusahaan dalam periode tertentu.

Apa itu LT?

"σLT" mewakili standar deviasi dari lead time, tetapi menghitungnya membutuhkan beberapa matematika yang rumit. Untung, kalkulator deviasi standar memungkinkan pengguna untuk memasukkan variabel mereka dan menentukan deviasi standar dari kumpulan data. Untuk stok pengaman, variabel yang akan dimasukkan adalah waktu tunggu untuk setiap pesanan inventaris dalam periode tertentu.

Apa itu Rata-Rata D?

"D avg" mewakili jumlah rata-rata permintaan dalam periode tertentu. Untuk tujuan persediaan pengaman, itu paling umum untuk menemukan permintaan harian rata-rata. Untuk melakukan ini, tambahkan jumlah penjualan yang dilakukan dalam periode tertentu dan kemudian bagi angka itu dengan jumlah hari dalam periode itu.

Rata-Rata – Formula Stok Pengaman Maks

Formula ini paling cocok untuk lead time yang pendek, karena tidak memperhitungkan variabel waktu tunggu yang lama. Ini menghitung jumlah maksimum rata-rata unit yang dibutuhkan pada waktu tertentu.

(Jumlah penjualan maksimum x Waktu tunggu maksimum) –
(Jumlah rata-rata penjualan x Waktu tunggu rata-rata)

Stok Pengaman dengan Formula Permintaan Variabel

Stok pengaman dengan formula permintaan variabel paling baik untuk situasi di mana lead time dapat diandalkan, tetapi permintaan bervariasi.

Standar deviasi dari permintaan x akar kuadrat dari rata-rata delay

Seperti halnya standar deviasi, ada alat online yang dapat secara akurat menghitung rata-rata satu set angka dan menghitung akar kuadrat dari suatu angka. Untuk mencari penundaan rata-rata, menerima pesanan pemasok yang membutuhkan waktu lebih lama dari rata-rata untuk tiba, tambahkan angka-angka itu bersama-sama, dan kemudian membagi jumlah yang dihasilkan dengan jumlah pesanan yang membutuhkan waktu lebih lama dari rata-rata untuk tiba.

Stok Pengaman dengan Lead Time Variabel

Perhitungan ini untuk situasi di mana permintaan stabil tetapi waktu tunggu berfluktuasi:

Z x Rata-rata penjualan x LT

Seperti sebelumnya, "Z" mewakili tingkat layanan yang diinginkan dan "σLT" mewakili deviasi waktu tunggu (lihat rumus standar deviasi untuk informasi lebih lanjut tentang cara menghitungnya).

Rumus Pelengkap

Persamaan ini memberikan informasi tambahan untuk melengkapi perhitungan stok pengaman. Mereka dapat digunakan untuk memastikan bahwa setiap aspek yang berkaitan dengan persediaan pengaman diperhitungkan.

Stok Pengaman dengan EOQ (Economic Order Quantity)

Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) adalah jumlah ideal stok yang harus dibeli bisnis untuk meminimalkan biaya persediaan. Ini berguna ketika perusahaan ingin meminimalkan biaya seperti pemesanan, transportasi dan penyimpanan. Rumusnya ditulis sebagai:

EOQ = DS/H

"D" mewakili permintaan saham pada periode tertentu, "S" adalah biaya pesanan ini, dan "H" mewakili biaya penyimpanan per item dalam periode tersebut.

Rumus Titik Susun Ulang

Perhitungan ini membantu perusahaan menentukan tingkat persediaan yang perlu dimasukkan ke dalam persediaan pengaman:

Titik Pemesanan Ulang = (Penipisan stok rata-rata dalam periode tertentu x Waktu tunggu rata-rata) + Stok pengaman yang tersedia

Titik pemesanan ulang adalah waktu optimal untuk memesan kembali persediaan sebelum benar-benar habis, mengurangi risiko kehabisan stok.

Formula Stok Pengaman Posisi Persediaan

Rumus ini membantu perusahaan memantau persediaan bersih, yang ada di tangan dikurangi backorder:

IP = Inventaris di tangan – Backorders + Inventaris saat ini dipesan

Angka yang dihasilkan harus lebih tinggi dari titik pemesanan ulang untuk menghindari kehabisan stok.

Bagaimana memilih formula safety stock yang tepat

Mengetahui formula mana yang digunakan dapat bergantung pada beberapa faktor, termasuk:

  • Seberapa cepat persediaan bergerak
  • Permintaan saat ini dan perkiraan
  • Volume penjualan saat ini dan perkiraan
  • Waktu tunggu pemasok

Rumus persediaan pengaman dasar adalah titik awal yang baik untuk sebagian besar bisnis karena memberikan perkiraan kasarnya yang dapat diservis ketika spesifik tentang variabel di atas tidak diketahui. Untuk perusahaan dengan gagasan yang lebih baik tentang rincian persediaan ini, formula yang lebih kompleks lebih berguna untuk menentukan tingkat persediaan pengaman.

Tantangan &Risiko Saham Pengaman Umum

Stok pengaman adalah alat yang berharga untuk memerangi kehabisan stok, tetapi dapat memiliki beberapa kelemahan. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan oleh manajer persediaan ketika mengembangkan strategi persediaan pengaman.

Mengatur Stok Pengaman ke Nol

Banyak manajer rantai pasokan berusaha untuk memerangi biaya memiliki terlalu banyak stok di tangan dengan menetapkan stok pengaman ke nol. Ini sangat umum ketika lonjakan permintaan yang tidak terduga mereda dan permintaan kembali ke tingkat normal. Sementara itu memecahkan masalah memiliki terlalu banyak persediaan, itu menyalakan kembali risiko tidak memiliki penyangga untuk menangani fluktuasi lebih lanjut dalam permintaan atau penundaan pemasok, yang bahkan bisa lebih mahal.

Stok Pengaman Statis

Stok pengaman tidak tumbuh dengan bisnis, artinya jumlah unit yang saat ini dialokasikan sebagai persediaan pengaman mungkin tidak cukup saat bisnis berkembang. Manajer inventaris harus meninjau kemacetan dan nomor stok pengaman secara teratur dan menyesuaikan jumlahnya seperlunya.

Stok Pengaman Terlalu Banyak

Membawa safety stock sering diperlukan untuk menghindari kehilangan penjualan karena kehabisan stok, tetapi tidak dapat disangkal bahwa hal itu mengurangi kas perusahaan yang tersedia. Memiliki persediaan pengaman yang berlebihan dapat berarti lebih sedikit ruang untuk persediaan siklus saat ini atau produk baru. Ini juga merupakan pengeluaran bisnis yang cukup besar, karena biaya penyimpanan seringkali mewakili 20% atau lebih dari total biaya persediaan. Sebagian besar biaya ini berasal dari jumlah tambahan yang harus dibeli dan peningkatan biaya penyimpanan dan jam kerja staf.

Formula Stok Pengaman Standar

Formula stok pengaman standar mungkin tidak bekerja untuk semua industri atau strategi operasional, terutama ketika ada banyak variabel yang tidak diketahui. Formula ini harus disesuaikan agar sesuai dengan bisnis dan situasi individu untuk memberikan perhitungan yang paling andal.

Membiarkan Stok Pengaman Menurun

Sangat menggoda bagi manajer rantai pasokan untuk mengurangi jumlah persediaan pengaman karena waktu tunggu rata-rata turun. Namun, selain lead time yang lama, faktor lain dapat menyebabkan masalah inventaris, jadi menjaga persediaan pengaman yang memadai harus menjadi prioritas.

Penggunaan Stok Pengaman yang berlebihan

Stok pengaman adalah perisai yang baik terhadap kehabisan stok, tapi itu bukan obat untuk semua masalah inventaris. Manajer rantai pasokan harus menentukan jumlah stok pengaman yang optimal untuk setiap item dan menemukan keseimbangan yang cermat antara risiko dan biaya kehabisan stok dibandingkan dengan risiko dan biaya memiliki terlalu banyak stok.

Contoh Stok Pengaman

Berikut cara kerja stok pengaman dalam praktiknya:Produsen sekop salju mengetahui bahwa permintaan rendah selama bulan-bulan hangat tetapi dapat berfluktuasi secara signifikan di musim dingin tergantung pada beberapa aspek cuaca yang sulit diprediksi. Untuk alasan ini, manajer inventaris dapat memutuskan untuk menyisihkan sebagian dari setiap jenis sekop salju yang dijualnya (mis., tugas berat untuk salju yang signifikan, sekop logam untuk es dan lainnya) untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi permintaan secara menyeluruh.

Sebagai contoh lain, sebuah pabrikan sepeda baru-baru ini ditampilkan dalam majalah sepeda populer dan mengalami peningkatan pesanan yang tajam. Saat produsen memenuhi pesanan, persediaan habis lebih cepat dari rata-rata lead time, meningkatkan risiko kehabisan persediaan. Tanpa stok pengaman, perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan setelah persediaan biasa hilang, menyebabkan kehilangan penjualan.

Kelola dan Hitung Stok Pengaman Dengan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Banyak manajer rantai pasokan mengandalkan perangkat lunak manajemen inventaris dan alat perencanaan permintaan bawaan atau pelengkap untuk menghitung tingkat persediaan pengaman yang optimal dan mengurangi kemungkinan memiliki terlalu banyak — atau tidak cukup — persediaan penyangga. Bisnis juga dapat memusatkan fungsi rantai pasokan pada sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk perencanaan dan kolaborasi yang lebih baik antara unit operasional. Kemampuan analitik canggih yang ditawarkan oleh perangkat lunak ERP terkemuka dapat meningkatkan keandalan perkiraan, memperhitungkan fluktuasi permintaan dan penawaran. Itu mengurangi kemungkinan menyimpan stok pengaman berlebih dan dapat mengurangi kebutuhan akan stok pengaman dengan mengoptimalkan manajemen inventaris di seluruh papan. Pendeknya, perangkat lunak ini dapat melakukan setiap tugas yang diperlukan untuk menghitung dan mengelola stok pengaman secara akurat dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Ada segudang manfaat untuk menjaga stok pengaman, terutama kemampuan untuk menjaga operasi tetap mengalir bahkan ketika ada gangguan persediaan. Namun, penting untuk menghindari persediaan pengaman yang berlebihan karena terlalu banyak dapat merugikan bisnis lebih dari yang dapat membantu. Rumus dapat membantu mengetahui keseimbangan yang tepat, tetapi menilai dan mencapai tingkat persediaan pengaman yang optimal memerlukan informasi yang komprehensif tentang seluruh rantai pasokan — dan perangkat lunak manajemen inventaris menghilangkan proses manual dari persamaan, terkadang secara harfiah, membantu perusahaan memaksimalkan penjualan, meminimalkan gangguan, mengoptimalkan persediaan pengaman dan mendorong keuntungan.

FAQ Stok Pengaman

Berapa tingkat persediaan pengaman yang baik?

Tingkat optimal tergantung pada beberapa faktor, termasuk kecepatan persediaan, permintaan saat ini dan masa depan, volume penjualan dan waktu tunggu pemasok. Sebagai aturan praktis, jumlah persediaan pengaman harus jumlah persediaan yang digunakan per hari dikalikan dengan lead time dalam hari.

Apa perbedaan antara stok penyangga dan stok pengaman?

Meskipun istilah-istilah tersebut umumnya digunakan secara bergantian, di beberapa industri, "saham penyangga" mengacu pada kelebihan persediaan yang mencakup variasi permintaan, sedangkan definisi persediaan pengaman mengacu pada kelebihan persediaan yang ditahan karena keterlambatan pemasok atau variasi internal lainnya.

Apa pentingnya persediaan pengaman?

Stok pengaman adalah salah satu cara termudah untuk menghindari kehabisan stok dan tidak memenuhi pesanan. Tanpa itu, bisnis akan kehilangan penjualan dan, akhirnya, pelanggan.