Kontrol Inventaris vs. Manajemen Inventaris:Apa Bedanya?

Artikel ini menguraikan perbedaan antara pengendalian persediaan dan manajemen persediaan, serta bagaimana mereka bekerja sama. Ini juga mencakup fitur yang perlu dipertimbangkan ketika mencari sistem inventaris untuk bisnis Anda.

Manajemen Inventaris vs. Kontrol Inventaris

Manajemen inventaris dan pengendalian inventaris serupa tetapi memiliki fokus yang berbeda. Manajemen persediaan menangani peramalan dan pemesanan stok. Kontrol inventaris, juga dikenal sebagai kontrol stok, adalah bagian dari manajemen persediaan yang menangani stok yang ada.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen persediaan mengelola proses pemesanan, menyimpan dan menggunakan persediaan, baik pada tingkat bahan baku yang digunakan maupun barang jadi. Manajemen persediaan membantu bisnis mengidentifikasi stok mana yang akan dipesan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan.

Kadang-kadang dikenal sebagai manajemen stok, praktiknya melibatkan pelacakan siklus hidup barang mentah dan barang jadi dari saat memesan produk dari pemasok hingga mengirimkannya ke pelanggan dan segala sesuatu di antaranya. Manajemen persediaan adalah bagian penting dari rantai pasokan dan memastikan ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan, tetapi tidak lebih dari sebuah bisnis dapat menjual. Sebagai contoh, sebuah truk taco dapat menggunakan data inventaris untuk memprediksi dengan benar bahwa ia membutuhkan lima pon tomat selama seminggu. Bisnis tidak akan membuang-buang uang dengan membuang tomat yang terlalu matang yang tidak dapat digunakan. Demikian pula, perencana acara tidak akan menghabiskan uang untuk menyewa ruang ekstra untuk menyimpan cangkir kertas yang tidak akan dia gunakan. Pelajari lebih lanjut tentang teknik manajemen inventaris.

Menerapkan praktik manajemen inventaris yang efektif dapat membantu bisnis Anda menyimpan lebih sedikit inventaris, meningkatkan akurasi pemenuhan pesanan dan mengurangi biaya.

Beberapa elemen dasar dari manajemen persediaan meliputi:

• Mengelola stok end-to-end, dari memesan hingga menjual.
• Peramalan permintaan menggunakan data penjualan masa lalu untuk memperkirakan permintaan produk pelanggan di masa depan. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kemungkinan permintaan, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang persediaan. Manajemen dapat menggunakan data ini untuk memahami potensi pasar, menyesuaikan harga dan mengidentifikasi cara untuk tumbuh.
• Menentukan kapan harus mengisi kembali stok.
• Melacak perputaran inventaris, atau seberapa sering suatu barang terjual atau bergerak dalam waktu tertentu.
• Melakukan penghitungan siklus, atau pemeriksaan rutin terhadap sejumlah kecil barang untuk memastikan tingkat persediaan. Pelajari lebih lanjut dengan membaca panduan penghitungan siklus.
• Melakukan audit untuk memverifikasi bahwa penghitungan inventaris sudah benar saat stok bergerak melalui setiap tahap.

Lihat panduan manajemen inventaris untuk mempelajari lebih lanjut.

Apa itu Kontrol Inventaris?

Pengendalian persediaan adalah bagian dari proses manajemen persediaan. Ini adalah kegiatan sehari-hari mengelola stok di dalam gudang. Kegiatan pengendalian persediaan meliputi penerimaan, menyimpan dan mentransfer stok, serta melacak dan memenuhi pesanan dan pengembalian.

Mengambil kendali atas rotasi stok Anda adalah bagian penting dari kontrol inventaris dan proses manajemen inventaris yang efisien secara keseluruhan. Menentukan aliran stok memastikan Anda memiliki kendali atas barang apa yang digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan, dan kapan. Tergantung pada portofolio produk Anda, Anda dapat menentukan bagaimana produk digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Beberapa metode pengendalian persediaan yang umum adalah:

• FIFO (Pertama masuk, First out) – persediaan tertua digunakan terlebih dahulu untuk memenuhi pesanan pelanggan.
• LIFO (Terakhir dalam, First out) – persediaan yang diterima paling baru digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan.
• FEFO (Pertama kedaluwarsa, First out) – persediaan yang paling dekat dengan tanggal kedaluwarsa digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Organisasi gudang juga berada di bawah kendali persediaan. Ketika produk baru tiba, staf memindai kode batang atau tag RFID menggunakan pemindai seluler. Setiap jenis produk yang diterima memiliki kode unik. Perusahaan juga dapat menetapkan kode unik produk bernilai tinggi. Sebagai contoh, perangkat mahal seperti sistem suara kelas atas dapat ditandai berdasarkan nomor seri uniknya.

Tim memeriksa pengiriman masuk dan mencatat detail pengiriman. Ketika suatu produk dijual, catatan pemenuhan dan paket pesanan untuk keluar.

Vendor-managed inventory (VMI) adalah model bisnis yang menghilangkan manajemen persediaan dari pengecer. Pelanggan berhubungan langsung dengan vendor yang memasok barang (walaupun mereka tidak selalu mengetahui pengaturan ini). Vendor memutuskan kapan harus mengisi ulang pesanan dan berapa banyak yang harus dikirim. Seringkali pilihan ini didasarkan pada data yang diterimanya dari sistem point-of-sale (POS).

Beberapa elemen dasar pengendalian persediaan meliputi:

• Menyimpan stok dan melacak lokasi persisnya di dalam gudang.
• Memastikan stok tetap dalam kondisi baik, dengan tidak ada pembusukan, dan digunakan sebelum tanggal kedaluwarsa.
• Menemukan barang-barang populer di dekat area pengepakan untuk mempercepat pemenuhan pesanan.

Manfaat pengendalian persediaan dapat mencakup pendapatan yang lebih tinggi dan pelanggan yang lebih bahagia. Saat Anda melacak stok secara akurat, Anda mengurangi stockout dan backorder. Mengurangi kelebihan stok dan persediaan usang dapat membantu menghilangkan pembusukan dan menghilangkan biaya penyimpanan tambahan.

Pelajari lebih lanjut tentang kontrol inventaris dalam "Panduan Penting untuk Kontrol Inventaris" ini.

Perbedaan Antara Kontrol Inventaris dan Manajemen Inventaris

Inventory control bertanggung jawab atas pergerakan persediaan di dalam gudang. Dengan kontrol stok, Anda melacak barang atau bahan yang Anda miliki dan dalam jumlah berapa. Anda juga melacak kondisi dan status barang. Sebaliknya, manajemen persediaan meliputi seluruh proses peramalan permintaan, memesan dan mengelola stok yang ada. Praktik ini melihat ke masa depan untuk melihat apa yang pelanggan ingin beli dan memesan sesuai dengan itu.

Kesamaan Kontrol Inventaris dan Manajemen Inventaris

Kontrol inventaris dan manajemen inventaris melacak dan mengelola stok. Kontrol inventaris adalah bagian dari keseluruhan proses manajemen inventaris dan melacak tren harian untuk setiap item. Manajemen persediaan mengikuti tren yang lebih luas selama periode yang lebih lama. Kedua praktik tersebut menggunakan perangkat seluler untuk memindai kode batang dan identifikasi frekuensi radio (RFID) secara akurat, pembaruan waktu nyata.

Mana yang Anda Urus Lebih Dulu:Kontrol Inventaris atau Manajemen Inventaris?

Beberapa ahli percaya bahwa manajemen stok yang sukses dimulai dengan kontrol stok yang baik. Mereka menyarankan Anda mulai dengan memahami stok mana yang ada di gudang Anda dan kondisinya. Lanjut, meninjau topik strategis, seperti lokasi dan tata letak gudang, ramalan dan musim. Akhirnya, menyesuaikan jenis stok, kuantitas dan siklus pemesanan untuk memenuhi perubahan permintaan, pemasok dan acara.

Menurut para ahli lainnya, keuntungan nyata datang setelah Anda memahami ke mana arah bisnis Anda dari sudut pandang inventaris. Ke mereka, manajemen persediaan harus datang sebelum pengendalian persediaan.

Sistem Manajemen Inventaris vs. Sistem Kontrol Inventaris

Sistem manajemen inventaris dan sistem kontrol inventaris keduanya merupakan alat untuk mengelola stok. Anda dapat menggunakan satu program dengan fitur untuk manajemen dan kontrol inventaris, atau Anda dapat menggunakan solusi terpisah untuk setiap tugas. Idealnya, Anda ingin sistem inventaris saling berkomunikasi.

Sistem Manajemen Inventaris

Mayoritas bisnis saat ini menjual melalui berbagai saluran, seperti daring, di dalam toko dan melalui pengecer pihak ketiga. Selain itu, banyak bisnis menyimpan inventaris mereka di beberapa gudang, dan banyak juga yang menggunakan 3PL untuk menyimpan beberapa stok. Semua ini menambah kerumitan dalam mengelola inventaris Anda secara efisien dan efektif. Sistem yang memberikan visibilitas untuk melacak inventaris di beberapa lokasi memungkinkan Anda menggunakan inventaris secara lebih efektif dan menyimpan lebih sedikit inventaris.

Sistem manajemen inventaris memungkinkan komunikasi dan pelacakan produk yang lancar di seluruh dunia. Sistem ini juga memiliki API yang terhubung dengan banyak sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Perusahaan dengan banyak gudang dan beberapa saluran penjualan menggunakan ERP untuk mengoordinasikan sistem manajemen inventaris mereka. ERP menghasilkan produk real-time, biaya, informasi penawaran dan permintaan sehingga perusahaan tidak perlu menyimpan banyak persediaan, dapat lebih memenuhi permintaan pelanggan dan merencanakan fluktuasi pasar. Pelajari lebih lanjut tentang “Memilih Sistem Manajemen Inventaris yang Tepat.”

Fitur utama dari sistem manajemen inventaris meliputi:

• Barang Guru:
  Menelusuri inventaris berdasarkan ukuran, warna, banyak, nomor seri, bundel atau kit.
• Manajemen pesanan:
  Memberikan pandangan ke dalam urutan lengkap dan proses pemenuhan.
• Ketertelusuran Inventaris:
  Melacak banyak atau nomor seri dari ujung ke ujung, mulai dari bahan baku, produksi hingga distribusi.
• Audit Inventaris:
  Mengaktifkan penghitungan fisik dan inventaris siklus.
• Pelaporan:
  Jam tangan dan laporan tentang tren inventaris.
• Perencanaan Permintaan:
  Membantu Anda memprediksi permintaan produk, jadi Anda memesan jumlah stok yang tepat.
• Perkiraan Inventaris:
  Memprediksi berapa banyak Anda akan menjual berdasarkan tren masa lalu dan data historis.
• Kontrol Inventaris:
  Menggunakan analisis gambaran besar untuk mengelola proses ujung ke ujung dan tata letak gudang.
• Optimasi Inventaris:
  Mempertahankan stok dan jumlah yang tepat dengan biaya penyimpanan terendah, sehingga Anda tidak pernah memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Sistem Kontrol Inventaris

Sistem pengendalian persediaan mengelola aktivitas stok dan gudang sehari-hari. Sistem terbaik dapat ditingkatkan saat Anda menambahkan lebih banyak produk dan fasilitas. Mereka dapat disesuaikan dan diintegrasikan dengan sistem ERP.

Fitur utama dari sistem pengendalian persediaan meliputi:

• Pelacakan Inventaris:
  Sistem yang melaporkan jumlah persediaan, detail produk dan lokasi penyimpanan.
• Check-In/Check-Out:
  Melacak transfer stok dan pergerakan pesanan dan pengembalian.
• Pembaruan Waktu Nyata:
  Status stok jam tangan, menit demi menit.
• Pemberitahuan:
  Memperingatkan tentang stok rendah, barang kedaluwarsa dan barang yang terlalu banyak menimbun dan memesan kembali stok untuk mempertahankan inventaris yang tepat.
• Audit dan Laporan:
  Mengaudit stok untuk melacak pola dan melaporkan hasilnya.

Sistem Kontrol Inventaris vs. Sistem Manajemen Inventaris

Tabel fitur berikut untuk kontrol inventaris dan sistem manajemen inventaris dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda memerlukan salah satu sistem atau keduanya.

Sistem Kontrol Inventaris Sistem Manajemen Inventaris Mengelola stok dan tata letak gudang yang ada. Sistem juga melacak kondisi stok. Merencanakan penambahan stok dan memperkirakan permintaan di masa mendatang. Pengukur siklus pesanan dan jumlah serta jenis barang. Memesan inventaris secara otomatis. Menerima inventaris baru dan pengembalian serta memproses transfer. Mengelola perencanaan dan peramalan permintaan. Mengelola inventaris pick-and-pack untuk pengiriman. Memutuskan persediaan pengaman, siklus pemesanan ulang dan pengisian kembali stok. Menggunakan barcode atau RFID untuk melacak dan mencatat transaksi saham. Mengumpulkan data waktu dekat dan waktu nyata menggunakan kode batang atau RFID dan menemukan tren untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok. Melacak tanda terima, transfer atau pengepakan barang dengan lot atau nomor seri, palet, lokasi atau tanggal dan catatan di mana stok berada di gudang. Melacak dan mendukung pemrosesan inventaris saat barang bergerak melalui fase pergudangan dan produksi hingga pengiriman atau penjualan. Mengelola faktur penjualan dan pesanan untuk pemasok. Menemukan persediaan usang. Mengirim peringatan tentang tingkat stok rendah atau tanggal kedaluwarsa. Memperbaiki tata letak gudang dan penyimpanan stok. Mendukung jumlah fisik dan siklus, mengaudit inventaris dan menghasilkan laporan. Mendukung jumlah fisik dan siklus.

Cara Memilih Sistem Inventaris yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Sistem inventaris Anda harus sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Ketika datang untuk mengevaluasi solusi potensial, ada beberapa langkah yang dapat membantu Anda memulai:

1. Evaluasi solusi inventaris Anda yang ada, dan mengidentifikasi tempat untuk peningkatan dan fitur yang ingin dimiliki.
2. Bicaralah dengan staf gudang dan pemasok Anda untuk mengetahui apakah Anda memerlukan solusi yang terintegrasi dengan sistem lain.
3. Perusahaan yang berbeda akan menawarkan berbagai opsi manajemen inventaris. Tetap, setidaknya, Anda ingin memastikan solusi yang Anda pilih akan mendukung pengisian otomatis, penghitungan siklus dan ketertelusuran. Cari tahu lebih lanjut tentang fitur-fitur ini dengan membaca “3 Fitur Utama yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Perangkat Lunak Manajemen Inventaris.”

Untuk mendalami semua fitur manajemen inventaris untuk semua jenis perusahaan, baca panduan mendalam tentang fitur manajemen inventaris.

NetSuite Dapat Membantu Memberikan Visibilitas dan Wawasan Inventaris Anda

Manajemen inventaris dan kontrol inventaris bekerja bersama-sama. Memiliki solusi yang menggabungkan kedua sistem berarti Anda dapat menghilangkan redundansi dan menyederhanakan aktivitas pelacakan dan pelaporan. Pembuat keputusan tahu bahwa memiliki alat yang tepat sangat penting untuk manajemen inventaris yang efektif. NetSuite menawarkan seperangkat alat asli untuk melacak inventaris di beberapa lokasi, menentukan titik pemesanan ulang dan mengelola stok pengaman dan jumlah siklus. Temukan keseimbangan yang tepat antara permintaan dan pasokan di seluruh organisasi Anda dengan fitur perencanaan permintaan dan perencanaan kebutuhan distribusi.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat menggunakan NetSuite untuk membantu mengelola dan mengontrol inventaris guna mengurangi biaya penanganan dan meningkatkan arus kas.