Backorders Didefinisikan:Apa Adanya,

Dihadapkan dengan pemberitahuan kehabisan stok, banyak konsumen hanya akan mengklik ke situs pesaing. Untuk beberapa pengecer, jawabannya adalah dengan menggunakan backorder, di mana item yang diinginkan yang masih dalam produksi tetapi saat ini kehabisan stok dijanjikan untuk dikirim dalam jangka waktu yang ditentukan.

Pelanggan mendapatkan barang, pengecer melakukan penjualan. Menang/menang.

Backorder bisa jadi rumit, meskipun. Jika Anda akhirnya tidak dapat memenuhi pesanan, pelanggan mungkin lebih kesal daripada jika Anda baru saja menandai item tersebut sebagai kehabisan stok. Dan, mengelola backorder bisa menjadi sakit kepala bagi tim keuangan dan logistik.

Jadi, apakah backorder tepat untuk bisnis Anda? Mungkin. Berikut adalah item yang perlu dipertimbangkan.

Apa itu Backorder?

Backorder dihasilkan ketika pesanan tidak dapat dipenuhi pada saat pembelian karena item tersebut tidak ada dalam inventaris penjual saat ini. Namun, barang itu adalah masih dalam produksi atau tersedia dari distributor.

Juga dikenal sebagai backlog, backorder menunjukkan bahwa permintaan untuk produk tertentu melebihi apa yang diproduksi atau dipesan penjual. Itu bisa menjadi fungsi dari perencanaan yang buruk, kebijakan yang terlalu ketat tentang persediaan pengaman atau lonjakan permintaan yang tidak terduga untuk suatu barang.

Hindari mengizinkan backorder pada produk murah atau komoditas yang dapat dibeli pelanggan dengan mudah di tempat lain. Di mana backorder ditawarkan, pastikan margin keuntungan membuat upaya logistik ekstra bermanfaat dan Anda dapat segera memenuhi permintaan tersebut. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan item yang dipesan kembali kepada pelanggan tergantung pada sejumlah faktor.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pemenuhan Backorder

Ketika memperkirakan panjang backorder, mempertimbangkan:

Rantai pasokan Anda: Semakin panjang dan kompleks rantai pasokan untuk item yang dipesan kembali, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh cukup untuk memenuhi permintaan, dan semakin besar kemungkinan item tersebut akan kehabisan stok sebelum pesanan di awal dipenuhi.

Kapasitas layanan pelanggan: Backorders menambahkan langkah-langkah ekstra dan pengecualian. Perusahaan dengan manajemen pesanan otomatis dan penanganan pengecualian, atau yang menggunakan penyedia 3PL, dapat lebih cepat dan efisien mengelola pemesanan ulang dan pemenuhan.

Kemampuan dropship: Jika memungkinkan, memotong langkah-langkah dan drop-shipping barang-barang yang dipesan kembali langsung dari pembuat atau distributor pemenuhan kecepatan.

Aturan pasar: Pengecer menjual di Amazon, Ebay atau pasar lain dapat memilih untuk tidak menerima pesanan di muka karena syarat penjualan, seperti aturan ketat tentang waktu pemenuhan; umumnya, tanggal restock harus dalam waktu 30 hari dari penjualan.

Backorders vs. Kehabisan Stok

Sebuah barang adalah kehabisan persediaan ketika penjual tidak memiliki item dalam persediaan dan tidak memiliki tanggal pasti untuk mengisi kembali, atau item tersebut musiman atau lari terbatas. dipesan ulang item diharapkan akan tersedia dalam jangka waktu yang wajar.

Cara Kerja Backorder

Saat perusahaan menerima pesanan — dan kemungkinan pembayaran — untuk produk yang tidak tersedia, itu menerima backorder.

Setelah backorder diterima, sistem manajemen persediaan mengubahnya menjadi pesanan pembelian dan mengirimkannya ke departemen internal yang sesuai, penjual atau distributor. Tim layanan pelanggan harus memberi pembeli perkiraan kapan mereka dapat mengharapkan pesanan mereka dan bagaimana pembayaran akan ditangani.

Pengecer dapat memilih agar pemasok mengirimkan barang langsung ke pelanggan, atau pengecer dapat menerima pengiriman barang, menerjemahkan backorders ke pesanan penjualan dan mengirimkan barang ke pelanggan setelah menagih akun pelanggan, jika berlaku.

Untuk jumlah SKU yang terbatas dengan volume yang dapat dikelola, ini bukan proses yang terlalu rumit. Masalah meningkat, Namun, ketika jumlah atau kuantitas produk yang dipesan kembali bertambah banyak atau ketika pengecer memiliki banyak proses pemesanan manual dan harus mencocokkan setiap pesanan pembelian dengan pesanan penjualan saat ini saat menyelesaikan proses pemenuhan.

Apa Tujuan Backorder?

Backorders dapat menguntungkan perusahaan dalam beberapa cara. Pengecer dengan kapasitas gudang terbatas mungkin tidak dapat menampung stok dalam jumlah besar, tapi jika mereka bisa dengan percaya diri melacak ketersediaan barang dari pemasok, mereka dapat menghindari kepadatan yang berlebihan dan menimbulkan biaya penyimpanan berlebih sambil dengan percaya diri menerima pesanan di belakang.

Kadang-kadang, perusahaan melihat lonjakan permintaan yang tidak terduga untuk suatu produk. Lagi, tergantung pada visibilitas ketersediaan stok tambahan, menerima backorder memungkinkan pengecer untuk melakukan penjualan tersebut dan membuat pelanggan senang.

Pemasok kecil yang mengirimkan sebagian besar atau semua barang mereka sering kali menerima pesanan di belakang sebagai hal yang biasa dan melakukan pemesanan dengan pemasok hanya setelah pesanan belakang mencapai ambang batas tertentu. Perusahaan-perusahaan ini menghindari biaya penyimpanan persediaan sama sekali.

Bagaimana Backorders Mempengaruhi Rantai Pasokan

Backorders mempengaruhi rantai pasokan karena mereka menempatkan beban tambahan pada distributor dan produsen. Saat memenuhi backorder, pemasok perlu memproduksi atau membeli stok cadangan tambahan selain persediaan normal mereka. Jika tidak ada cukup produk untuk memenuhi pesanan ini, beban digeser ke atas rantai pasokan, atau pengecer terpaksa membatalkan backorder.

Fluktuasi permintaan yang tiba-tiba ini pada akhirnya dapat menyebabkan apa yang dikenal sebagai “efek bullwhip, ” koreksi berlebihan dari rantai pasokan. Semakin jauh suatu entitas dipindahkan dari sumber permintaan backorder, semakin banyak ketidakpastian yang diperkenalkan. Pemasok luar negeri jauh dari pengecer, Misalnya, tidak mungkin untuk menerima informasi yang tepat waktu tentang apa yang menyebabkan situasi backorder. Hal itu dapat menyebabkan mereka melakukan lindung nilai dengan meningkatkan produksi untuk memastikan mereka dapat memenuhi permintaan hilir — bahkan jika pesanan di belakang adalah hasil dari kebetulan, seperti gelombang panas di bulan Oktober yang menyebabkan orang berburu filter AC. Dengan demikian, total biaya rantai pasokan meningkat, dan pengecer mungkin benar-benar berakhir dengan persediaan berlebih.

Apa Penyebab Backorder?

Mengatasi penyebab backorder adalah langkah pertama dalam mencegah — atau setidaknya meminimalkan — mereka. Mari kita lihat beberapa alasan umum untuk backorder, yang dalam arti tertentu adalah semua gejala peramalan yang tidak akurat dan yang pada gilirannya dapat disembuhkan dengan peramalan inventaris yang ditingkatkan:

• Permintaan atau permintaan yang tidak biasa melebihi penawaran: Musim liburan atau keadaan tak terduga lainnya, seperti cuaca ekstrim, dapat menyebabkan pembelian yang tidak biasa. Sebagai contoh, gelombang panas kami, atau ketika peringatan badai menyebabkan peningkatan pesanan untuk generator, mengarah ke backorder.
• Perkiraan yang tidak akurat: Prakiraan yang kurang akurat dapat menyebabkan persediaan pengaman yang rendah dan kemungkinan pemesanan kembali yang lebih tinggi.
• Masalah pemasok atau manufaktur: Tantangan rantai pasokan, seperti penutupan pabrik atau kekurangan bahan baku, dapat menyebabkan barang tiba-tiba kehabisan stok.
• Pesanan tertunda: Perusahaan yang memesan berdasarkan formula stok pengaman dan memerlukan tinjauan manual atas pesanan pembelian dapat mengalami penundaan penyetokan ulang, hanya untuk mengalami lonjakan pesanan yang tiba-tiba. Penundaan juga dapat terjadi ketika pemasok hulu perusahaan belum mengisi kembali stok biasanya, mengarah ke backorder.
• Kesalahan manusia: Seorang karyawan dapat memasukkan pesanan sebagai backorder bahkan jika item tersebut tersedia. Atau, lebih buruk, pengecer dapat menerima pemesanan kembali meskipun barang tersebut habis. Ini mungkin terjadi karena kesalahan atau karena jeda waktu dalam pembaruan inventaris.
• Perbedaan manajemen gudang: Manajemen gudang mengacu pada semua proses yang terlibat dalam operasi gudang harian — dan ini adalah daftar yang panjang. Sebuah kesalahan dalam sistem manajemen persediaan dapat memberikan data yang tidak akurat, atau kerusakan dalam entri data dapat menyebabkan salah hitung atau salah tempat.

Bagaimana cara menghitung Backorders

Bahkan dengan sistem manajemen inventaris yang tepat, backorder biasanya memerlukan proses akuntansi dan layanan pelanggan khusus karena perusahaan harus menginformasikan pembeli tentang backorder, kapan mereka akan dikenakan biaya dan kapan harus mengharapkan pengiriman.

Backlog perusahaan biasanya disampaikan sebagai subkategori penjualan, sebagai angka dolar atau dengan jumlah unit yang terjual atau dipesan. Daripada menganggapnya sebagai penjualan yang selesai, backorder akan dicatat dalam pembukuan perusahaan. Sehingga perusahaan tidak perlu kembali dan merekonsiliasi catatan pembukuan mereka jika pelanggan membatalkan pesanan, atau jika perusahaan tidak dapat memperoleh saham.

Setelah backorder dicatat, perusahaan melakukan pemesanan. Saat barang diterima, perusahaan mengikuti, mengirimkan produk berdasarkan pesanan pembelian pelanggan. Bergantian, item bisa drop dikirim langsung. Penjualan kemudian akan dicatat dan ditandai sebagai selesai.

Penting bagi perusahaan untuk menghitung tarif backorder, di antara KPI dan metrik inventaris penting lainnya, seperti akurasi perkiraan dan waktu untuk menerima.

KPI tingkat backorder mengukur berapa porsi total pesanan pelanggan untuk item yang dipesan kembali, yang berarti keterlambatan dalam pengiriman. Ini menunjukkan seberapa baik perusahaan menyimpan produk dalam permintaan.

Hitung tingkat backorder dengan rumus ini:

Tingkat Pemesanan Kembali = (# pesanan tertunda karena backorder / total # pesanan ditempatkan) x 100

Mengelola Pemenuhan Backorders

Cara terbaik untuk mengelola backorders adalah tidak perlu menerima apapun. Secara realistis, Namun, kebanyakan penjual akan mengalami situasi ini. Di sinilah sistem manajemen pesanan dapat membayar sendiri dengan memastikan Anda tidak mengasingkan pelanggan, menyediakan data yang akurat dan real-time untuk membantu pengambilan keputusan dan mengumpulkan wawasan berdasarkan tren musiman untuk memperkirakan kinerja pemasok dan memprediksi lonjakan permintaan.

Bisnis yang mampu mengelola aliran inventaris di sekitar waktu tunggu pemasok dan menyesuaikan pesanan pembelian berdasarkan data waktu nyata dapat menghindari kehabisan produk, terutama ketika potensi penjualan tertinggi.

Ketika Anda harus memenuhi backorders, menggunakan proses 5 langkah:

1. Berhasil — pertimbangkan apakah akan berterima kasih kepada pelanggan yang terpengaruh atas kesabaran mereka dengan peningkatan pengiriman atau dengan memasukkan barang murah tanpa biaya.

2. Beri tahu pelanggan dari rentang tanggal pengiriman yang diharapkan. Periksa apakah pelanggan telah melakukan pemesanan lain yang dengannya Anda dapat menggabungkan item yang dipesan sebelumnya.

3. Pindahkan backorder ke sales order dan otorisasi pengiriman.

4. Proses pembayaran atau menerbitkan faktur.

5. Kirim barang dan menutup penjualan.

Tapi jangan berhenti di situ. Jika Anda melihat sejumlah besar backorder, pertimbangkan untuk menghitung ulang poin pemesanan ulang Anda, menetapkan ambang batas persediaan pengaman yang lebih tinggi atau memikirkan kembali proses perkiraan inventaris Anda.

Keuntungan dari Backorder

Alasan positif untuk menawarkan backorder termasuk meningkatkan penjualan dan menambahkan beberapa fleksibilitas untuk usaha kecil.

Keuntungan lainnya termasuk:

• Menawarkan wawasan pasar: Backorders bertindak seperti survei pelanggan, menunjukkan jenis produk yang diinginkan pembeli, dan ketika mereka dalam permintaan tertinggi.
• Arus kas yang ditingkatkan: Perusahaan yang menghindari memegang kelebihan stok, dengan biaya terkait, membebaskan uang tunai untuk prioritas lain. Di beberapa industri, persediaan yang lebih sedikit juga berarti pengurangan pajak.
• Meminimalkan penyimpanan dan biaya persediaan lainnya yang datang dengan memegang stok ekstra.

Kekurangan Backorder

Backorders memang memiliki beberapa kerugian signifikan yang dapat merugikan perusahaan Anda. Ini termasuk:

• Kehilangan bisnis: Pelanggan mungkin tidak mau menunggu, atau mempercayai perusahaan untuk memenuhi pesanan mereka, menyebabkan mereka membatalkan dan membeli di tempat lain.
• Kehilangan pangsa pasar: Jika pelanggan sering mengalami backorder atau harus menunggu lama untuk pemenuhan, loyalitas mereka terhadap merek Anda mungkin berkurang, dan mereka bisa beralih ke merek lain.
• Peningkatan kompleksitas: Backorders meningkatkan kemungkinan perusahaan harus menyelesaikan masalah layanan pelanggan, seperti mencoba memperbarui informasi pembayaran yang kedaluwarsa.

Akhirnya, titik pivot pro/kontra utama untuk backorders adalah biaya penyimpanan persediaan. Sebuah perusahaan yang menjual terutama murah, kecil, barang-barang yang tidak trendi mungkin tidak terlalu mengkhawatirkan keusangan, ruang atau mengikat modal dan dengan demikian dapat menyimpan lebih banyak stok versus, mengatakan, sebuah perusahaan yang menjual peralatan besar.

Praktik Terbaik untuk Backorder

Beberapa backorder tidak dapat dihindari, tetapi ini adalah praktik terbaik untuk meminimalkannya dan dengan demikian membatasi kemungkinan efek bullwhip yang berdampak negatif pada rantai pasokan Anda, serta tantangan lain seperti pelanggan yang kecewa, interval pemenuhan yang lebih lama dan kompleksitas back-end yang ditambahkan.

Pengecer terbaik di kelasnya:

Kumpulkan sebanyak mungkin barang pesanan pelanggan mungkin sebelum pemberitahuan, pengiriman atau penagihan.

Tetapkan batas waktu tentang berapa lama backorder akan tetap terbuka dan aktif. Apa rentang waktu itu tergantung pada bisnis, tapi rata-rata 30 hari.

Lakukan setiap upaya untuk mendapatkan item yang dipesan kembali dalam rentang waktu tersebut, bahkan jika itu berarti biaya barang dan/atau proses manual yang lebih tinggi.

Beritahu pelanggan segera jika item tidak dapat dikirim dalam batas waktu, dan buat entri di CRM Anda ke email jika item tersebut tersedia di masa mendatang.

Praktik terbaik lainnya yang dapat Anda terapkan:

Berkomunikasi dengan mitra rantai pasokan Anda — jalur terbuka dengan mitra hulu dan hilir berarti lebih sedikit asumsi dan lebih sedikit peluang untuk melebih-lebihkan atau meremehkan permintaan.

Mendidik karyawan pada kelemahan backorders dan kebutuhan untuk bekerja ekstra dalam hal layanan pelanggan.

Lima Tips untuk Meminimalkan Backorders

Meminimalkan backorder dapat dilakukan jika Anda menggunakan kombinasi proses bisnis dan teknologi yang tepat. Langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:

1. Ketahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan Anda: Dengan memprioritaskan item persediaan berdasarkan kepentingannya bagi pelanggan, Anda bisa selektif dalam meningkatkan safety stock. Sebagai contoh, seorang pemilik restoran akan kurang memahami tentang kentang yang dipesan ulang versus buah yang eksotis. Dan karena biaya membawa banyak kentang rendah, ada sedikit alasan untuk keluar. Di samping itu, jika hidangan paling populer pelanggan terbesar Anda membutuhkan bahan yang mahal dan sulit ditemukan, dan terlalu banyak backorder akan menyebabkannya mencari pemasok lain, Anda pasti ingin memiliki rantai pasokan yang dapat diandalkan.

2. Cari data dan pelaporan waktu nyata: Memastikan bahwa data akurat dan dilaporkan hampir real-time memastikan dua hal:Bahwa gudang Anda akan diberitahu untuk mengisi kembali barang secara tepat waktu, menurunkan kemungkinan keterlambatan dalam pembelian yang menyebabkan backorders. Dan bahwa pelanggan dapat segera diberi tahu — idealnya pada saat pembelian — bahwa suatu item dipesan ulang, sehingga mereka dapat memilih apakah akan menyimpannya di keranjang mereka.

3. Setel pemicu sistem: Ini dapat berkisar dari peringatan sederhana ketika stok hampir habis hingga peringatan otomatis kepada pelanggan tentang status pesanan mereka atau untuk memberi tahu mereka bahwa pengiriman baru dari barang yang sering dibeli telah tiba.

4. Kembangkan rencana cadangan atau kontinjensi: Ketika suatu barang dipesan kembali, penjual cerdas melakukan apa pun untuk tidak mengecewakan pelanggan yang berharga. Ini termasuk mencari pemasok lokal atau bahkan membeli barang di tempat lain secara eceran.

5. Diversifikasi pemasok: Produsen atau pemasok juga dapat mencapai permintaan puncak, direncanakan atau tidak direncanakan. Memesan dari berbagai sumber hanyalah manajemen rantai pasokan yang baik, yang dimulai dengan pesanan pembelian tepat waktu dan siklus melalui pelacakan kinerja, termasuk produktivitas, biaya, mengisi tarif, pengiriman tepat waktu dan kepuasan pelanggan.

Layanan Pelanggan &Backorder

Menjaga pelanggan senang selama situasi backorder adalah kunci untuk membuat mereka datang kembali.

Mereka akan mengharapkan untuk menerima pembaruan tepat waktu dan terus mengikuti perkembangan tentang penundaan atau perubahan. Menjadi proaktif dengan komunikasi akan menjaga reputasi perusahaan Anda. Langkah-langkah tindakan khusus termasuk mengirimkan email secara teratur, memberikan perkiraan waktu kedatangan dan memperbarui pelanggan pada setiap peristiwa yang dapat mempercepat atau menunda pengiriman mereka.

Jika Anda mengumpulkan deposit atau pembayaran penuh dan pelanggan membatalkan, memproses pengembalian dana segera.

Lacak Stok dan Kelola Backorders Dengan NetSuite

Perangkat lunak ERP dapat membantu perusahaan Anda mengotomatisasi sebagian besar proses rantai pasokan dan manajemen inventaris serta mengelola pemesanan di belakang. Lebih spesifik, dapat membantu dengan perencanaan permintaan, menggunakan data historis untuk merencanakan inventaris Anda seputar memenuhi permintaan pelanggan dan acara khusus seperti penjualan atau promosi.

Menggunakan perangkat lunak dapat membantu Anda membuat peta jalan yang berkelanjutan untuk proses pemenuhan Anda, mulai dari memesan produk hingga menerima dan mengirimkannya. Bahkan dapat membantu Anda secara otomatis menempatkan pesanan pembelian dengan pemasok Anda, mengurangi waktu pemesanan kembali.

FAQ Pemesanan Kembali

Q:Berapa lama backorder?

A: Lamanya waktu untuk backorder akan bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti apakah stoknya tersedia di distributor atau pemasok Anda, saat Anda memesan barang dan waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan pesanan ke gudang Anda. Hal penting yang perlu diingat adalah bahwa Anda perlu mengomunikasikan dengan jelas kepada pelanggan kapan mereka dapat mengharapkan untuk menerima pembelian mereka.

T:Mengapa terjadi backorder?

A: Backorders umumnya terjadi ketika permintaan melebihi pasokan, apakah itu karena kampanye pemasaran yang sukses atau tren musiman. Mereka juga dapat terjadi ketika ada gangguan dalam rantai pasokan karena keadaan yang tidak terduga seperti cuaca ekstrem, tantangan transportasi, pergolakan politik, kekurangan bahan baku atau pemasok gulung tikar.