Pendekatan Perusahaan terhadap Kesehatan Inventaris

Persediaan adalah suatu barang yang bernilai dan aset dalam pembukuan Perseroan. Ini adalah kategori item yang paling penting yang perlu diperhatikan oleh manajemen karena dalam pengelolaannya terletak efisiensi bisnis serta keuntungan.

Penyimpanan inventaris adalah suatu keharusan bagi setiap organisasi bisnis yang bergerak di bidang manufaktur dan penjualan atau perdagangan produk. Secara teknis persediaan adalah menyimpan stok bahan mentah atau barang jadi untuk titik konsumsi di masa depan. Hal ini justru menghambat modal kerja yang digunakan oleh perusahaan.

Dalam bisnis apa pun, adalah penting untuk memiliki persediaan yang optimal setiap saat. Penimbunan persediaan yang berlebihan mengakibatkan pengikisan keuntungan dan peningkatan biaya penyimpanan persediaan yang berdampak pada biaya operasional perusahaan, sementara kekurangan persediaan dapat menyebabkan hilangnya peluang bisnis dan penjualan yang tidak hanya akan mengakibatkan hilangnya pendapatan tetapi juga merusak reputasi dan keandalan perusahaan di pasar dan dengan pelanggan.

Persediaan pada dasarnya adalah operasi intensif. Dengan jumlah item yang mencapai ribuan, ditambah dengan jumlah transaksi yang terlibat dalam mengelola operasi persediaan setiap hari, sangat mungkin bahwa tanpa kontrol ketat air atas proses, sistem dan operasi, persediaan akan menjadi tidak terkendali yang mengakibatkan pencurian, kerugian karena kerusakan, salah urus, pencurian atau penyusutan. Dalam hal persediaan memiliki karakteristik ekstra sensitif yang melibatkan kemampuan binasa, umur simpan atau kontrol suhu, kemiringan meter dll, menjadi perlu untuk mengawasi dan mengontrol lebih ketat inventaris tersebut dan manajemennya.

Pengendalian Persediaan dan manajemen yang efektif pada dasarnya didasarkan terutama pada dua faktor utama, yang merupakan Strategi dan Kebijakan Manajemen Inventaris Perusahaan serta fokus Manajemen pada Manajemen Operasi Inventaris .

Sebuah perusahaan yang mengidentifikasi rantai pasokan dan kebijakan persediaan sebagai enabler yang akan membantu perusahaan mendapatkan keunggulan dalam persaingan di pasar dan menggunakannya untuk meningkatkan posisinya akan berinvestasi ke dalam rekayasa model rantai pasokan yang efisien dan praktik manajemen persediaan untuk memenuhi tujuan bisnisnya . Perusahaan seperti HP, IBM, DELL, pasar dinding, Xerox, Procter and Gamble dan Unilever dll telah berinvestasi terus-menerus untuk meninjau dan merekayasa ulang inventaris mereka serta strategi rantai pasokan untuk memenuhi situasi pasar yang sedang berkembang. Semua perusahaan ini telah menghilangkan konsep penyimpanan dan manajemen inventaris tradisional dan mengadaptasi Inventaris Terkelola VMI-Vendor yang lebih efisien, JIT - Sistem Just In Time dan Customer Response dimana mereka memiliki manajemen untuk membuat pemasok mereka menyimpan persediaan untuk mereka tepat di sebelah lokasi manufaktur mereka dan memasok dengan Just In Time Basis. Bisnis ritel menjadi sangat kompetitif, sebagian besar perusahaan telah banyak berinvestasi ke dalam perangkat lunak dan sistem untuk dapat mengelola visibilitas inventaris dan stok serta penghentian sehingga membawa efisiensi ke dalam operasi manajemen inventaris. Manajemen katalog yang digerakkan oleh sistem, peramalan berbasis sistem, Analisis statistik Data Penjualan dan ekstrapolasi menggunakan sistem yang kompleks memungkinkan metode dan laporan peramalan telah membawa konsep manajemen Inventaris yang ramping di perusahaan-perusahaan ini dan strategi mereka telah membuahkan hasil dengan sangat baik. Akibatnya, fokus dan pendekatan strategis mereka terhadap perencanaan inventaris dan logistik telah menjadi faktor kunci di balik kesuksesan mereka di pasar.

Sementara perusahaan fokus pada pengambilan keputusan strategis, perencanaan dan penetapan aturan dan metodologi Inventaris yang relevan dengan operasi bisnis mereka, penting untuk menyadari bahwa efektivitas tergantung pada operasi darat. Khususnya dalam hal Inventaris yang disimpan di banyak lokasi dan ditangani oleh penyedia layanan pihak ketiga, menjadi jauh lebih sulit untuk mengelola operasi persediaan. Oleh karena itu sebagai pemilik prinsip persediaan, perusahaan harus membangun fokus manajemen yang sangat kuat untuk mendefinisikan proses, mengatur harapan, mengumpulkan data SIM, menganalisis dan mengontrol melalui checks and balances. Ini akan melibatkan penyiapan tim inventaris dan logistik yang sangat kuat dengan manajemen yang tepat dan kemampuan serta pengalaman proses operasional yang digabungkan dengan penerapan sistem yang kuat. Perusahaan juga harus membentuk tim audit independen untuk mengaudit buku inventaris, sistem serta proses baik dari sudut pandang operasional maupun kepatuhan hukum.

Tidaklah cukup bagi perusahaan untuk fokus pada pemantauan operasi layanan pihak ketiga, tetapi fokus juga harus pada manajemen internal perencanaan dan operasi inventaris juga. Sistem yang digunakan harus mampu menghasilkan laporan MIS dan data lainnya sesuai kebutuhan. Kedua, analisis dan tinjauan inventaris harus merupakan proses berkala sebagaimana ditetapkan oleh dokumen dan manual proses, melibatkan perencanaan persediaan, logistik, pengadaan serta tim keuangan. Hanya ketika keputusan dan tinjauan persediaan dilakukan sejalan dengan perubahan pola permintaan atau kondisi operasional lainnya ditambah dengan keputusan cepat untuk membuang atau membuang yang tidak terpakai, persediaan yang tidak diinginkan dan tidak bergerak akan membantu menjaga keseimbangan dan efisiensi persediaan.

Perusahaan harus memiliki metrik yang jelas untuk mengukur dan menentukan kesehatan inventaris serta kesehatan operasi inventaris dan ini perlu dilihat oleh manajemen senior secara berkala dengan manajemen operasi dan anggota tim lainnya. .