Apa Itu Pengeluaran Bisnis? Contoh, Kiat dan FAQ

Setiap perusahaan akan memiliki biaya bisnis. Melacak mereka dengan cermat memastikan Anda tahu ke mana dana Anda pergi, dan ini membantu Anda mengurangi kewajiban pajak Anda. Penting juga untuk memahami apa itu pengeluaran bisnis dan apa yang dapat Anda kurangi sehingga Anda tidak membayar pajak lebih dari yang diperlukan.

Apa Itu Pengeluaran Bisnis?

Menurut Layanan Pendapatan Internal (IRS), pengeluaran bisnis adalah biaya biasa dan perlu yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis Anda. Contohnya termasuk persediaan, gaji dan sewa. Pengeluaran tetap teratur dan tidak banyak berubah — hal-hal seperti sewa dan asuransi. Biaya variabel diharapkan, tapi mereka bisa berubah. Beberapa contoh termasuk komisi penjualan, gas untuk kendaraan bisnis dan biaya pengiriman. Anda mengharapkan biaya variabel setiap bulan, tetapi jumlah sebenarnya akan bervariasi. Melacak pengeluaran bisnis Anda membantu Anda mengawasi apakah Anda akan melihat keuntungan atau kerugian.

Takeaways Kunci

• Pengeluaran bisnis perlu dianggap biasa dan perlu agar dapat dikurangkan dari pajak.
• Pengeluaran bisnis dicatat pada laporan laba rugi (laba rugi).

Biaya Bisnis Dijelaskan

Disebut juga dengan deduksi, biaya bisnis adalah biaya operasi bisnis. Mereka dicatat di laporan laba rugi. Biaya ini akan dikurangkan dari pendapatan bisnis untuk menunjukkan laba atau rugi bersih perusahaan dan penghasilan kena pajak.

Pedoman untuk pengeluaran bisnis dapat ditemukan di Bagian 162 dari Internal Revenue Code (IRC). Selama suatu pengeluaran dianggap biasa dan perlu, dapat dilaporkan ke IRS untuk membantu mengurangi kewajiban pajak.

Menurut IRS, biasa mengacu pada biaya umum untuk sebagian besar pemilik bisnis di industri atau perdagangan. Diperlukan berarti pengeluaran Anda membantu operasi bisnis Anda, dan mereka sesuai untuk organisasi Anda.

Bagaimana Biaya Bisnis Berdampak atau Mengurangi Pajak?

Setiap biaya yang memenuhi definisi IRS biasa dan perlu dapat dikurangkan. Untuk dihapuskan, biaya yang harus dikeluarkan oleh bisnis yang ingin mendapatkan keuntungan. Beberapa biaya mungkin dapat dikurangkan sepenuhnya, sedangkan yang lain dapat dikurangkan sebagian atau tidak akan dikurangkan sepenuhnya pada tahun terjadinya.

Apa Contoh Pengeluaran Bisnis yang Dapat Dikurangi?

Pengeluaran bisnis berikut dapat dikurangkan seluruhnya atau sebagian:

• Periklanan dan Pemasaran
• Biaya dan bunga bank
• Jarak tempuh bisnis
• Komisi
• Biaya pendidikan karyawan
• Keuntungan karyawan
• Pemeliharaan dan perbaikan peralatan
• Mebel
• Kantor pusat (Anda harus memenuhi persyaratan tertentu seperti itu adalah tempat bisnis utama Anda)
• Pertanggungan
• Iuran keanggotaan (hanya pengeluaran terkait bisnis)
• Biaya hukum
• Perlengkapan dan peralatan kantor
• Penggajian (karyawan dan kontraktor)
• Sewa atau sewa kantor
• Pembayaran hipotek
• Perangkat lunak
• Beberapa biaya perjalanan bisnis
• Keperluan

Apa Contoh Pengeluaran Bisnis yang Tidak Dapat Dikurangi?

Tidak semua pengeluaran bisnis dapat dikurangkan dari pajak.

Berikut beberapa contohnya:

• Biaya atau kerugian pembongkaran
• Biaya pendidikan yang dikeluarkan untuk memenuhi persyaratan menjalankan usaha
• Denda dan hukuman pemerintah
• Kegiatan ilegal
• Biaya lobi
• Kontribusi politik

Perhatikan juga bahwa belanja modal, sementara dikurangkan, biasanya dihapuskan selama beberapa tahun melalui proses akuntansi yang dikenal sebagai depresiasi.

Pelaporan Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi Anda adalah laporan keuangan utama yang digunakan saat mencatat pengeluaran bisnis dan menentukan penghasilan kena pajak Anda. Laporan laba rugi menunjukkan gambaran pengeluaran dan pendapatan perusahaan Anda selama periode waktu tertentu. Pernyataan biasanya dipecah ke dalam kategori yang berbeda.

• Harga Pokok Penjualan (HPP): Juga dikenal sebagai biaya penjualan, HPP mengacu pada biaya produksi atau pembelian barang yang dijual. HPP adalah pengeluaran bisnis dan mempengaruhi berapa banyak keuntungan yang dihasilkan perusahaan atas produknya. Ini dikurangkan dari total pendapatan bisnis untuk menentukan laba kotor dan dapat mencakup biaya overhead pabrik, penyimpanan, biaya bahan baku dan suku cadang yang digunakan untuk membuat suatu produk, biaya tenaga kerja langsung, pengiriman atau pengangkutan dalam biaya dan biaya tidak langsung, seperti biaya distribusi atau tenaga penjualan.

• Biaya operasional: Biaya operasional adalah setiap pengeluaran yang terkait dengan pemeliharaan dan administrasi bisnis sehari-hari. Biaya operasional meliputi biaya tetap, biaya variabel dan semivariabel. Pengeluaran ini dikurangkan dari laba kotor untuk mencari laba operasi dan biasanya mencakup biaya pemasaran dan kompensasi eksekutif. Hadiah dan makanan juga termasuk dalam kategori ini.

• Penyusutan: Penyusutan adalah proses pengurangan biaya aset bisnis selama jangka waktu yang lama, bukannya lebih dari satu tahun. Penyusutan memiliki dua komponen utama:satu adalah penurunan nilai aset dari waktu ke waktu dan ketika Anda mengalokasikan harga yang awalnya Anda bayar untuk suatu aset selama periode waktu Anda menggunakan aset itu. Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) mengharuskan perusahaan menggunakan metode penyusutan standar dengan jadwal penyusutan khusus untuk berbagai kategori aset. Amortisasi mirip dengan depresiasi, tetapi merupakan metode penyebaran biaya aset tidak berwujud selama periode waktu tertentu.

• Beban bunga: Bunga yang dibayarkan atas pinjaman dikurangkan dari penghasilan kena pajak.

Pengeluaran Pribadi vs. Bisnis

Pengeluaran bisnis dapat dikurangkan untuk menurunkan pendapatan kena pajak perusahaan Anda secara keseluruhan. Pengeluaran pribadi tidak bisa. Jadi, apa saja perbedaannya dan apakah pernah ada area abu-abu?

Pengeluaran pribadi: Sangat penting bagi Anda untuk memisahkan pengeluaran pribadi Anda dari bisnis. Sebagai contoh, jika Anda pergi ke toko perangkat keras untuk membeli kayu untuk proyek pribadi dan menggunakan pembersih industri untuk menggosok lantai toko Anda, pastikan untuk menjalankan dua transaksi. Dengan begitu, Anda dapat menyimpan kuitansi terpisah dan jika Anda memiliki kartu kredit atau debit bisnis, Anda dapat menggunakannya untuk pembelian bisnis.

Biaya bisnis: Apakah Anda melakukan pembelian untuk mencoba dan mendorong lebih banyak pendapatan ke bisnis Anda? Apakah itu sesuatu yang akan dianggap sebagai pembelian normal di industri Anda? Ini mungkin pengeluaran bisnis. Catat pembelian, menyimpan tanda terima dan mencatat alasan pembelian. Jumlah tersebut dapat dikurangkan dari penghasilan Anda dan menurunkan kewajiban pajak Anda. Pengeluaran besar yang meningkatkan nilai jangka panjang bisnis Anda seperti membeli peralatan baru atau berinvestasi di gedung baru dianggap sebagai pengeluaran modal dan ditangani secara berbeda dari pengeluaran lainnya.

Perbedaan utama: Pembelian bisnis adalah hal-hal yang Anda beli dalam operasi normal bisnis Anda. Pengeluaran pribadi adalah barang-barang yang tidak berhubungan dengan bisnis Anda. Tapi bagaimana dengan hal-hal seperti kantor rumah? Jika Anda menggunakan kantor di luar rumah terutama untuk tujuan bisnis, Anda mungkin dapat menghapus biaya itu. Tetapi Anda tidak akan dapat mengurangi seluruh harga hipotek rumah Anda. Ada saat-saat ketika Anda dapat merinci aspek-aspek tertentu dari pengeluaran seperti utilitas, pajak real estat atau telepon. Sangat penting bagi Anda untuk menyimpan catatan teliti yang merinci mengapa Anda mengeluarkan barang-barang ini, jika Anda pernah diaudit.

6 Tip Pengeluaran Bisnis Teratas

Tetap di atas pengeluaran bisnis Anda bisa sangat melelahkan. Tapi itu juga salah satu cara termudah untuk mengurangi kewajiban pajak Anda secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat manajemen pengeluaran sedikit lebih mudah.

1. Simpan catatan yang cermat.

   Saat ragu, Simpan saja. Tanda terima dan dokumentasi lain dari pengeluaran bisnis Anda tidak hanya akan berguna jika Anda pernah diaudit, IRS mengharuskan beberapa catatan disimpan hingga 7 tahun. Hal-hal seperti kuitansi, pengembalian pajak dan catatan pekerjaan perlu disimpan selama 3-4 tahun. Dan dokumentasi penghapusan piutang tak tertagih harus disimpan selama 7 tahun. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis untuk melacak pengeluaran Anda dan tidak menggunakan kertas untuk pencatatan.

2. Pisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis.

   Pengeluaran bisnis dapat dihapuskan dan mengurangi kewajiban pajak Anda secara keseluruhan. Mulailah memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi Anda segera. Buka rekening giro bisnis terpisah. Dapatkan kartu kredit atau debit bisnis. Dan pastikan mitra bisnis Anda tahu pengeluaran mana yang bisa dihapuskan, dan mana yang tidak bisa.

3. Memoles pengeluaran apa yang dianggap dapat dikurangkan dari pajak.

   Tidak semua pengeluaran dapat dikurangkan dari pajak. Tetapi sebagian besar pengeluaran yang Anda keluarkan saat mencoba mendorong pendapatan ke bisnis Anda dapat dihapuskan. Beberapa pembelian besar seperti peralatan besar dianggap sebagai pengeluaran modal. Pembelian awal tidak dapat dihapuskan seluruhnya dalam satu tahun pajak, tetapi penyusutan nilai, bersama dengan biaya menjalankannya.

4. Simpan tanda terima untuk perjalanan bisnis.

   Banyak biaya perjalanan bisnis dapat dikurangkan dari pajak. Menyimpan catatan biaya seperti transportasi, penginapan dan beberapa makanan (biasanya 50% dari biaya.) Simpan kwitansi Anda untuk pengeluaran ini setidaknya selama tiga tahun, selama IRS dapat mengaudit Anda.

5. Catat pengeluaran sesegera mungkin.

   Apakah Anda menyimpan catatan Anda sendiri atau menggunakan program perangkat lunak akuntansi bisnis, biasakan segera mencatat pengeluaran. Meresmikan proses bagaimana Anda melacak dan menyimpan kwitansi dan mencatat pengeluaran.

6. Pantau dan tinjau pengeluaran secara teratur.

   Perangkat lunak akuntansi bisnis dapat menampilkan informasi pengeluaran Anda dengan grafik dan dasbor. Dan jika Anda melacak pengeluaran Anda secara manual, pastikan untuk membangun tinjauan rutin ke dalam kebijakan dan prosedur manajemen pengeluaran. Pertimbangkan pembukuan entri ganda untuk menangkap kesalahan dan mencegah penipuan.

Bagaimana Melacak Pengeluaran Bisnis?

Melacak pengeluaran bisnis Anda harus menjadi kebiasaan. Dengan menjadikannya bagian dari alur kerja reguler Anda, Anda cenderung tidak melewatkan pengeluaran yang dapat mengurangi beban pajak Anda secara keseluruhan. Dan dengan mengawasi pengeluaran dan pendapatan Anda melalui laporan laba rugi Anda, Anda dapat lebih memantau kesehatan keuangan perusahaan Anda.

1. Buka rekening bank bisnis. Pastikan ini terpisah dari rekening giro pribadi Anda dan hanya menggunakannya untuk pengeluaran bisnis. Ini akan memudahkan pelacakan tagihan bisnis Anda. Dan Anda mungkin memenuhi syarat untuk kartu kredit atau debit bisnis yang datang dengan fasilitas seperti uang kembali atau pembiayaan tanpa bunga selama tiga bulan.

2. Meresmikan bagaimana Anda menyimpan tanda terima. Pertimbangkan untuk memindai tanda terima dan menyimpan salinan digital. Cobalah dan jadikan itu bagian dari alur kerja reguler Anda. Jika tidak setiap hari, cobalah untuk menyisihkan waktu yang sama setiap minggu untuk memindai dan mengatur kwitansi. Tulis tujuan bisnis pada tanda terima sehingga Anda dapat mengingatkan diri sendiri nanti, jika diperlukan.

3. Tinjau dan kategorikan pengeluaran Anda secara teratur. Periksa setiap transaksi dan lacak pengeluaran Anda berdasarkan kategori. Dengan membandingkan pengeluaran Anda dengan pendapatan, Anda dapat melihat berapa biaya untuk menghasilkan sejumlah pendapatan dalam waktu tertentu.

4. Pertimbangkan untuk membeli perangkat lunak akuntansi bisnis. Hemat waktu dan pastikan Anda memiliki informasi terbaru dengan platform akuntansi. Simpan dan lacak tanda terima dan kategorikan pengeluaran dengan mudah. Anda dapat melihat grafik dan dasbor informasi keuangan Anda, serta menghasilkan laporan penting, seperti laporan laba rugi.

Melacak Pengeluaran Bisnis Dengan Perangkat Lunak

Dengan melacak pengeluaran Anda, Anda dapat mengurangi kewajiban pajak Anda. Tetapi penting juga untuk menyimpan catatan terperinci tentang pengeluaran ini jika Anda diaudit atau perlu merekonsiliasi akun. Tidak menggunakan kertas dan menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis dapat membantu menghemat waktu, mengotomatisasi proses dan menyimpan catatan keuangan yang lebih akurat, bahkan jika Anda memiliki bisnis kecil atau startup. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, perangkat lunak akan menyesuaikan dengan pertumbuhan Anda. Dan solusi cloud tingkat atas seperti NetSuite terintegrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti CRM Anda, manajemen inventaris dan fungsi e-niaga.

FAQ Pengeluaran Bisnis

Bisakah biaya bisnis dibawa ke depan?

Bisnis Anda mungkin dapat mengambil alih jika Anda mengalami kerugian operasi bersih (NOL), Anda melebihi jumlah pemotongan yang diizinkan dan kredit yang tidak dapat dikembalikan yang memenuhi syarat Anda lebih dari pajak yang harus Anda bayar dalam setahun.

Pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan tidak dikenakan pajak. Ada beberapa pengeluaran bisnis seperti pembongkaran yang tidak dapat dihapuskan.

Bisakah saya mengurangi pengeluaran pribadi untuk bisnis?

Anda tidak dapat mengurangi pengeluaran pribadi untuk bisnis Anda. Namun, jika biayanya untuk keperluan bisnis dan pribadi, Anda dapat mengurangi bagian bisnis. Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki kendaraan dan drive untuk berkonsultasi dengan klien di tempat 25% dari waktu. Anda dapat mengurangi 25% dari pengeluaran bisnis Anda. Anda harus menyimpan catatan seperti jarak tempuh yang terjadi, biaya perawatan dan tujuan setiap perjalanan.

Apa tiga jenis pengeluaran bisnis?

Tiga jenis utama adalah:

• Tetap: Pengeluaran ini cenderung tidak berubah dan tetap sama. Contohnya termasuk pembayaran sewa atau sewa peralatan.
• Variabel: Biaya ini berubah dari bulan ke bulan. Contohnya termasuk komisi dan utilitas karyawan.
• Berkala: Pengeluaran ini kadang-kadang terjadi. Contohnya termasuk perbaikan peralatan darurat dan bonus tahunan.