Manajemen Keuangan Usaha Kecil:Tips, Penting dan Tantangan

Sangat sulit untuk memulai bisnis kecil. Hanya sekitar setengahnya yang tetap buka selama lima tahun, dan hanya sepertiga yang mencapai tanda 10 tahun. Itulah mengapa sangat penting untuk melakukan segala upaya untuk berhasil. Dan salah satu keterampilan dan alat paling mendasar untuk pemilik usaha kecil mana pun adalah manajemen keuangan yang baik.

Apa itu Manajemen Keuangan?

Manajemen keuangan adalah istilah umum untuk pembukuan yang menyeluruh, membuat proyeksi yang akurat, membuat laporan keuangan dan mengakses pembiayaan bisnis. Mengelola semua ini secara efisien memungkinkan Anda membuat keputusan untuk menjalankan perusahaan Anda dengan sukses. Beberapa langkah awal untuk pengelolaan keuangan yang baik termasuk memulai anggaran, mengakses jalur kredit dan membuka rekening bank untuk pengeluaran bisnis seperti penggajian.

Seberapa Penting Manajemen Keuangan yang Efisien untuk Usaha Kecil?

Pendeknya, manajemen keuangan sangat penting. Sebuah survei bisnis yang sukses oleh Federal Reserve Bank of Chicago menemukan bahwa mereka memiliki empat kesamaan:

1. Pengetahuan dan pengalaman dengan kredit
2. Tingkat saldo kredit yang tidak terpakai tinggi
3. Manajemen dan pemantauan anggaran
4. Uang tunai yang disisihkan untuk penggajian

Survei lain menemukan bahwa semakin sering bisnis kecil menganalisis anggarannya, semakin tinggi tingkat keberhasilannya. Mereka yang melakukannya setiap tahun, Administrasi Bisnis Kecil AS mengatakan, memiliki tingkat keberhasilan serendah 25%. Dilakukan bulanan atau mingguan, tingkat tersebut masing-masing naik menjadi 75-85% dan 95%.

Mengapa Manajemen Keuangan Penting untuk Usaha Kecil?

Manajemen keuangan penting karena membantu bisnis:

• Lihat dan pahami keuntungannya
• Buat keputusan tentang perencanaan inventaris dan penetapan harga
• Tentukan apakah ia memiliki arus kas yang cukup untuk mempertahankan operasi dan membuat keputusan untuk membeli aset
• Menyediakan bank dan investor dengan pelaporan keuangan yang mereka butuhkan untuk meminjamkan uang atau berinvestasi dalam bisnis
• Lakukan analisis keuangan yang baik untuk peramalan dan proyeksi bisnis yang lebih baik

Tantangan Umum Manajemen Keuangan Kecil

Mengelola keuangan perusahaan Anda sulit dan bisa memakan waktu. Berikut daftar beberapa tantangan umum yang mungkin Anda hadapi, dan bagaimana dan mengapa penting untuk mengatasinya.

Mengelola anggaran. Menjalankan bisnis bukanlah tugas yang mudah. Selain membuat penggajian, membayar tunjangan kesehatan dan menavigasi kode pajak yang rumit, sering ada ketidakpastian ekonomi. Membuat dan memantau anggaran Anda adalah satu-satunya cara untuk menghilangkan beberapa dugaan dan membantu Anda mempersiapkan diri untuk keadaan yang tidak terduga dan membuat keputusan strategis, seperti kapan harus memperluas atau merekrut karyawan baru.

Membuat penggajian dengan cadangan kas. Membayar karyawan secara konsisten, pajak gaji, tunjangan kesehatan karyawan dan gaji pemilik dari kas yang tersedia merupakan indikator kuat kesehatan keuangan. Sekitar 90% bisnis dengan kesehatan keuangan yang sangat baik dalam studi Federal Reserve Bank of Chicago mengatakan mereka selalu memiliki cukup uang tunai dari operasi untuk memenuhi kewajiban ini. Hanya 50% bisnis yang memiliki kesehatan keuangan yang buruk dilaporkan selalu memenuhi kewajiban ini. Jika Anda tidak menggunakan cadangan kas untuk penggajian, menetapkan tujuan untuk melakukannya.

Tetap di atas tagihan. Dengan manajemen keuangan yang kuat, muncul kemampuan untuk memenuhi kewajiban bisnis Anda. Ini membantu Anda menghindari biaya kelebihan penggunaan dan meningkatkan kredit Anda. Faktanya, hingga 35% dari nilai kredit Anda didasarkan pada riwayat pembayaran tepat waktu.

Mengontrol utang. Tidak peduli seberapa kuat bisnis Anda, ada kemungkinan besar bahwa pada titik tertentu Anda akan membutuhkan lebih banyak uang daripada yang Anda miliki. Dan apakah itu pinjaman usaha kecil atau kartu kredit bisnis, terkadang mengambil utang masuk akal secara finansial. Tapi mengambil terlalu banyak hutang, Memaksimalkan kartu kredit atau tidak memenuhi persyaratan pembayaran dapat merusak kredit Anda, tingkatkan jumlah bunga yang Anda bayar dan tarik bisnis Anda ke bawah. Sebelum berhutang, penting untuk memiliki rencana bagaimana Anda akan membayarnya.

Pembiayaan yang aman. Manajemen keuangan yang buruk menyebabkan kredit macet dan ketidakmampuan untuk menerima pembiayaan dari bank. Hal ini dapat menghambat pertumbuhan dengan tidak memanfaatkan peluang bisnis saat muncul, seperti melakukan belanja modal untuk peralatan baru yang dapat meningkatkan pendapatan. Mengamankan pembiayaan itu menantang, memakan waktu dan membutuhkan keahlian.

Memahami produk pembiayaan. Manajemen keuangan yang baik membantu usaha kecil mempersiapkan diri menghadapi ketidakpastian ekonomi saat mengamankan jalur kredit dan modal ventura. Pemahaman tentang pembiayaan berbasis aset, pembiayaan piutang, kredit perdagangan dan sewa peralatan dikaitkan dengan skor kesehatan keuangan yang lebih tinggi dalam studi Federal Reserve Bank of Chicago.

Tiga KPI dan Metrik untuk Manajemen Keuangan

Membuat laporan keuangan yang akurat merupakan langkah awal dalam membangun disiplin keuangan. Setiap pernyataan memberikan informasi yang dapat digunakan untuk menganalisis profitabilitas, efisiensi dan solvabilitas.

1. Profitabilitas. Laporan laba rugi (atau laporan laba rugi (P&L)) membantu bisnis melihat laba atau rugi secara keseluruhan selama periode waktu tertentu. Gunakan data pada pernyataan ini untuk menghitung margin keuntungan – termasuk margin keuntungan kotor, margin laba operasi dan margin laba bersih. Berikut adalah rumus untuk menghitung margin tersebut.

Marjin laba kotor:

Margin laba kotor = total penjualan – HPP (atau biaya penjualan) / total penjualan x 100

Margin laba kotor yang lebih tinggi menunjukkan perusahaan Anda secara efisien menggunakan asetnya untuk menghasilkan keuntungan.

Margin Laba Operasi:

Margin laba operasi = pendapatan/pendapatan operasional

Margin laba operasi juga dikenal sebagai laba sebelum bunga dan pajak (EBIT). Meningkatkan margin operasi dapat menunjukkan manajemen yang lebih baik dan pengendalian biaya dalam perusahaan Anda.

Margin Laba Bersih:

Margin keuntungan bersih = laba bersih / penjualan x 100

Margin laba bersih yang lebih tinggi menunjukkan bahwa perusahaan Anda secara efisien mengubah penjualan menjadi laba. Margin keuntungan akan bervariasi berdasarkan industri. Membandingkan dengan perusahaan sejenis akan membantu Anda membuat tolok ukur dan tujuan.

2. Efisiensi. Beberapa metrik mengukur seberapa baik perusahaan Anda menggunakan modal dan asetnya untuk menghasilkan pendapatan. Untuk metrik ini, Anda akan memerlukan informasi dari laporan laba rugi dan neraca Anda, yang merupakan gambaran pada waktu tertentu tentang berapa banyak hutang perusahaan Anda dan berapa banyak yang dimilikinya.

Pengembalian Aset :

Seberapa efisien bisnis Anda mengubah uang yang diinvestasikan dalam aset menjadi keuntungan? Sebagai patokan, bandingkan dengan orang lain di industri Anda, karena ini akan bervariasi tergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki.

Pengembalian aset = laba bersih / nilai rata-rata aset x 100

Rasio Modal Kerja:

Rasio ini adalah ukuran likuiditas dan menunjukkan kemampuan Anda untuk membayar kewajiban jangka pendek. Rasio sekitar 2 menunjukkan likuiditas jangka pendek yang baik.

Rasio modal kerja = aset lancar / kewajiban lancar

Perputaran Modal Kerja:

Ukuran ini bernuansa dan Anda harus membandingkan dengan perusahaan sejenis di industri yang sama. Ini adalah indikator seberapa baik Anda menggunakan modal untuk menghasilkan penjualan.

Perputaran modal kerja = penjualan tahunan bersih / jumlah rata-rata modal kerja untuk tahun yang sama

3. Solvabilitas. Untuk mengukur solvabilitas, atau kemampuan perusahaan Anda untuk membayar utang jangka panjangnya, menggunakan laporan arus kas, yang mengukur berapa banyak uang tunai yang masuk dan keluar dari perusahaan Anda. Menghitung arus kas operasi akan menunjukkan seberapa baik perusahaan dapat menutupi kewajiban lancarnya.

Rasio arus kas operasi =
laba bersih + pengeluaran non tunai + perubahan modal kerja / kewajiban lancar

Jika rasio arus kas operasi adalah 2, misalnya, itu berarti perusahaan Anda menghasilkan $2 untuk setiap dolar kewajiban. Cara lain untuk melihatnya adalah perusahaan Anda dapat menutupi kewajibannya dua kali lipat.

Tujuh Tips Manajemen Keuangan Usaha Kecil

Berikut adalah tujuh langkah yang dapat Anda ambil untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik:

1. Buat anggaran. Lacak pengeluaran bulanan Anda dan bandingkan dengan pengeluaran historis. Ketika Anda melihat potensi masalah, seperti pengeluaran yang berlebihan atau kekurangan modal, membuat rencana untuk mengatasinya.

2. Menerapkan pembukuan yang baik. Langkah pertama untuk pembukuan menurut U.S. Small Business Administration adalah mendapatkan software akuntansi bisnis. Entah baru memulai, atau mencoba mengatur keuangan Anda dengan lebih baik, software akuntansi akan menghemat waktu dan menyediakan data yang akurat dan berwawasan luas dalam format yang mudah dipahami.

Pastikan untuk membuka rekening giro bisnis yang terpisah. Rekonsiliasi akun setidaknya setiap bulan. Lacak semua penjualan dengan pita register, faktur atau buku penjualan (atau perangkat lunak) dan menyimpan semua penjualan dan menghubungkan simpanan dengan dokumen penjualan. Jangan menghabiskan penjualan tunai. Tulis cek untuk semua pengeluaran bisnis atau gunakan kartu debit bisnis.

3. Buat proyeksi arus kas. Pastikan arus kas masuk dari piutang akan menutupi arus kas keluar. Ini membantu bisnis menetapkan tujuan dan mengubah arah bila diperlukan untuk mencapainya. Hal ini sangat penting untuk bisnis musiman, di mana beberapa bulan dalam setahun dapat menjelaskan sebagian besar penjualan perusahaan, dan perusahaan rintisan baru saja berdiri.

4. Dapatkan kartu kredit bisnis. Membebankan biaya ke kartu kredit bisnis memudahkan untuk melacak dan memantau pengeluaran. Banyak kartu kredit bisnis memiliki fasilitas lain seperti pembiayaan tanpa bunga selama 60 hari dan hadiah uang kembali.

5. Membangun pengetahuan keuangan dan kekuatan keuangan pribadi. Mulailah mengembangkan rencana keuntungan saat mencari pinjaman. Ini harus mencakup pernyataan tujuan, daftar pemilik bisnis, deskripsi bisnis dan cara menghasilkan uang, laporan keuangan dan dokumentasi asuransi. Juga, meningkatkan skor kredit pribadi Anda. Banyak pemilik usaha kecil menggunakan skor mereka sendiri untuk mengamankan pembiayaan.

6. Dapatkan perangkat lunak manajemen keuangan. Rumus dan laporan utama dibangun ke dalam solusi ini, yang dapat menghemat waktu dan menurunkan kemungkinan kesalahan dengan mengotomatiskan proses untuk faktur, laporan keuangan, pengumpulan data, penyimpanan dan kepatuhan dokumen.

7. Dapatkan bantuan. Jika memungkinkan, mempekerjakan tim kecil untuk menangani hal-hal seperti hutang, piutang, daftar gaji, pelaporan dan laporan keuangan, menempatkan kontrol keuangan pada tempatnya dan memberikan panduan tentang masalah pajak dan kepatuhan. Sebuah survei dari Robert Half, sebuah perusahaan konsultan sumber daya manusia, menemukan bahwa bisnis dengan pendapatan tahunan di bawah $25 juta mempekerjakan rata-rata tiga orang di fungsi keuangan.

Bagaimana Software Keuangan dan Akuntansi Dapat Membantu Memecahkan Masalah Keuangan

Menjaga anggaran dan memantau keuangan Anda sangat penting agar bisnis Anda berhasil. Dan rumus serta laporan utama dapat membantu Anda melacak kesehatan keuangan bisnis Anda dan memperoleh dana dari pemberi pinjaman dan investor.

Tapi melacak semua faktur, laporan keuangan, pengumpulan data, penyimpanan dan kepatuhan dokumen memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan jika dilakukan secara manual. Perangkat lunak akuntansi bisnis dapat membantu mengurangi biaya dan mengotomatisasi tugas-tugas ini. Ini juga menghasilkan pelaporan prediktif dan pemodelan keuangan. Perangkat lunak akuntansi bisnis menempatkan data keuangan yang akurat ke dalam dasbor dan bagan sehingga Anda dan tim Anda dapat mengakses informasi keuangan terkini. Ini memberi Anda kepercayaan diri untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang lebih baik dan lebih mudah menetapkan tujuan dan melacak kemajuan menuju tujuan.

Manajemen keuangan yang baik adalah mesin yang menggerakkan bisnis Anda. Tanpa itu, bisnis Anda tidak akan berjalan atau membawa Anda ke tempat yang Anda inginkan. Dimulai dengan membuat anggaran dan memperoleh perangkat lunak akuntansi bisnis. Dari sana, Anda akan memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk membantu Anda membuat keputusan yang dapat membantu memajukan perusahaan Anda. Pelajari lebih lanjut tentang solusi manajemen keuangan.