Apa itu formulir pajak W-9 dan apa yang harus Anda lakukan jika mendapatkannya?

Artikel ini telah diperiksa faktanya oleh editor kami dan Rachel Weatherly, spesialis produk pajak dengan Credit Karma Tax®.

IRS ingin tahu tentang semua penghasilan Anda, dan itu tidak hanya mengambil kata Anda untuk itu ketika Anda melaporkan total pendapatan Anda pada pengembalian pajak penghasilan federal Anda.

Umumnya, organisasi yang memberikan penghasilan Anda — seperti pemberi kerja, perusahaan yang mengontrak pekerjaan lepas dari Anda, atau administrator IRA — harus membagikan informasi itu dengan IRS juga. Untuk melakukan itu, organisasi ini memerlukan beberapa informasi pajak dasar dari Anda, termasuk nomor pokok wajib pajak Anda, nama atau nama bisnis, dan alamat.

Untuk memperoleh informasi tersebut, sebuah perusahaan mungkin meminta Anda untuk melengkapi formulir pajak W-9. Formulir ini juga membantu perusahaan memahami apakah harus memotong pajak dari jumlah yang dibayarkan kepada Anda atau tidak.

Mari kita lihat informasi pada Formulir W-9, kapan Anda mungkin menerima permintaan untuk menyelesaikannya dan apa yang harus Anda lakukan jika itu terjadi.

• Apa itu formulir pajak W-9?
• Informasi apa yang ada di W-9?
• Siapa yang mungkin meminta saya untuk W-9?
• Apakah saya harus mengisi lebih dari satu W-9?
• Apa yang harus saya lakukan dengan Formulir W-9 yang sudah diisi?

Apa itu formulir pajak W-9?

Sebuah W-9, Permintaan Nomor Pokok Wajib Pajak dan Sertifikasi, adalah formulir pajak yang digunakan perusahaan untuk meminta nomor identifikasi pajak, atau NPWP, dari wajib pajak dengan siapa mereka berbisnis.

Setiap orang atau perusahaan memiliki NPWP unik yang digunakan IRS untuk mengidentifikasi wajib pajak tersebut. Untuk individu, itu biasanya nomor Jaminan Sosial, yang dikeluarkan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial. Orang yang harus membayar pajak penghasilan federal, tetapi tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan nomor Jaminan Sosial, dapat mengajukan permohonan NPWP orang pribadi, atau ITIN, dari IRS. Untuk perusahaan, NPWP adalah nomor identifikasi pemberi kerja, yang dikeluarkan oleh IRS.

NPWP unik Anda harus dikirimkan bersama semua formulir pajak Anda sehingga IRS dapat dengan mudah mengidentifikasi informasi pajak Anda.

Ketika Anda seorang karyawan yang digaji, majikan Anda bisa mendapatkan nomor Jaminan Sosial Anda dari W-4 Anda — formulir pajak yang memberi tahu berapa banyak pajak yang harus dipotong dari gaji Anda. Tetapi jika Anda wiraswasta atau memperoleh penghasilan selain upah karyawan, perusahaan atau orang yang membayar Anda mungkin meminta Anda untuk melengkapi W-9. Informasi pada formulir dapat membantu memastikan perusahaan menggunakan NPWP Anda yang benar saat melaporkan jumlah yang dibayarkan kepada Anda selama tahun pajak ke IRS.

Perusahaan kemungkinan akan melaporkan jumlah tersebut ke IRS pada beberapa jenis formulir 1099. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat melengkapi dan mengajukan Formulir 1099-MISC untuk pekerja lepas yang dibayar $600 atau lebih untuk layanan selama tahun pajak.

Informasi apa yang ada di W-9?

Formulir pajak W-9 berisi beberapa informasi pajak dasar, termasuk …

• Nama Anda seperti yang Anda tulis di SPT Anda
• Nama bisnis Anda, jika itu berbeda dari namamu
• Bagaimana Anda atau bisnis Anda diklasifikasikan untuk tujuan pajak federal (kepemilikan tunggal/individu atau anggota tunggal LLC, Perseroan terbatas, perusahaan, kemitraan, atau kepercayaan atau real)
• Alamat lengkap Anda
• Nomor Pokok Wajib Pajak Anda, dengan bidang terpisah untuk nomor Jaminan Sosial (untuk individu) atau nomor identifikasi pemberi kerja, atau EIN, untuk bisnis.

Anda harus menandatangani formulir W-9 Anda. Dengan melakukan itu, Anda menyatakan bahwa Anda telah memberikan ID wajib pajak yang benar, bahwa Anda adalah warga negara AS atau orang asing yang tinggal di AS, dan bahwa Anda tidak tunduk pada pemotongan pajak cadangan atau persyaratan pelaporan berdasarkan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing, atau FATCA.

Informasi opsional juga dapat dimasukkan pada formulir, termasuk nama orang atau perusahaan yang meminta penyelesaiannya.

Apa itu pemotongan cadangan?

Dalam beberapa situasi, perusahaan yang melakukan jenis pembayaran tertentu mungkin diminta untuk menahan 24% dari jumlah pembayaran dan membayarnya ke IRS. Ini dikenal sebagai “penahanan cadangan, ” dan itu bisa muncul ketika seorang wajib pajak …

• Gagal memberikan perusahaan yang melakukan pembayaran dengan NPWP mereka.
• Memberikan NPWP yang salah kepada perusahaan yang membayar yang tidak sesuai dengan nomor yang dimiliki IRS untuk pembayar pajak tersebut.
• Tidak melaporkan pengembalian pajak mereka semua bunga dan dividen yang harus mereka laporkan.
• Tidak menyatakan kepada perusahaan yang membayar bahwa mereka tidak dikenakan pemotongan cadangan.

Tetapi jika Anda melakukan semua yang seharusnya Anda lakukan — berikan TIN Anda yang benar kepada perusahaan, termasuk semua bunga dan dividen kena pajak Anda pada pengembalian pajak Anda, dan menyatakan pengecualian Anda dari pemotongan cadangan — Anda tidak akan dikenakan pemotongan cadangan.

Siapa yang mungkin meminta saya untuk W-9?

Umumnya, jika sebuah perusahaan diharuskan untuk mengajukan pengembalian informasi dengan IRS untuk melaporkan jumlah $600 atau lebih yang dibayarkan kepada Anda selama satu tahun pajak, mungkin meminta Anda untuk melengkapi formulir pajak W-9. Itu berarti pekerja lepas dan kontraktor independen dapat menerima permintaan untuk W-9 dari perusahaan tempat mereka bekerja, tetapi mereka bukan satu-satunya wajib pajak yang mungkin menerima permintaan untuk melengkapi formulir.

IRS juga mengharuskan perusahaan untuk mengirimkan pengembalian informasi untuk transaksi real estat, bunga hipotek yang dibayarkan wajib pajak kepada perusahaan hipotek, hutang yang dibatalkan, Kontribusi IRA dan situasi lainnya. Dalam situasi-situasi tersebut, perusahaan juga dapat meminta pembayar pajak untuk W-9.

Apakah saya harus mengisi lebih dari satu W-9?

Anda mungkin menerima permintaan untuk lebih dari satu W-9.

Sebagai contoh, jika Anda bekerja dengan lebih dari satu perusahaan yang membayar Anda $600 atau lebih, masing-masing dapat meminta Anda untuk menyelesaikan W-9 karena mereka semua membutuhkan TIN Anda untuk melengkapi dan mengajukan 1099 untuk Anda. Perusahaan juga dapat melengkapi 1099 formulir meskipun Anda belum memenuhi ambang batas $600, hanya untuk memastikan mereka melaporkan dengan benar uang yang mereka bayarkan saat melakukan bisnis.

Anda harus melengkapi formulir pajak W-9 untuk setiap perusahaan yang memiliki alasan yang sah untuk memintanya, dan Anda harus melengkapi formulir dengan akurat atau menghadapi penalti dan kemungkinan pemotongan cadangan di masa mendatang.

Setelah Anda mengisi W-9 sekali, Anda tidak perlu melengkapinya lagi untuk pemohon yang sama. Tetapi jika informasi Anda berubah, Anda harus memberi tahu perusahaan yang meminta W-9 bahwa Anda perlu mengubah informasi pribadi Anda. Ini penting agar pemohon memiliki alamat dan NPWP yang tepat untuk disertakan pada 1099 Anda.

Waspadai pencurian identitas

Saat Anda menerima permintaan untuk W-9, mungkin ide yang baik untuk memeriksa pemohon untuk memastikan mereka benar-benar membutuhkan informasi yang mereka minta. W-9 berisi informasi sensitif yang mungkin berharga bagi pencuri identitas.

Apa yang harus saya lakukan dengan Formulir W-9 yang sudah diisi?

Saat Anda menyelesaikan W-9, Anda harus mengembalikannya ke perusahaan, organisasi atau individu yang memintanya dari Anda. IRS mengizinkan pemohon untuk menggunakan sistem elektronik untuk menerima W-9, tetapi pastikan Anda memahami bagaimana perusahaan yang meminta formulir ingin Anda mengirimkannya kembali.

Sebaiknya simpan juga salinan formulir pajak yang Anda lengkapi sepanjang tahun. Mungkin tidak ada satu jawaban yang tepat untuk berapa lama Anda harus menyimpan salinan W-9. Tetapi IRS umumnya menyarankan pembayar pajak untuk menyimpan catatan selama mereka mungkin membutuhkannya untuk membantu mendokumentasikan pendapatan atau pengurangan pada pengembalian pajak.

Intinya

Anda akan menerima formulir pajak W-9 dari perusahaan atau individu mana pun, selain majikan, yang membayar Anda lebih dari $600 per tahun. Bentuknya sederhana, tetapi pastikan Anda mengisinya dengan akurat dan memberikan nomor dan alamat wajib pajak yang benar. Perusahaan yang meminta mungkin memerlukan informasi untuk menyiapkan dan mengajukan 1099 yang akan memberi tahu IRS berapa banyak yang dibayarkan kepada Anda selama tahun pajak. Dan gagal menyelesaikan W-9 dengan benar dapat berarti pembayaran Anda akan dikenakan pemotongan cadangan.

Rachel Weatherly adalah spesialis produk pajak dengan Credit Karma Tax®. Dia belajar akuntansi dan keuangan di Western Carolina University dan juga bekerja sebagai analis pajak. Anda dapat menemukannya di LinkedIn .