Tren Industri Manajemen Beban Teratas di 2020

Pikirkan memasukkan tanda terima dengan tangan dan kemudian mengirim file melalui email untuk persetujuan masih merupakan cara manajemen pengeluaran dilakukan? Tidak begitu, dan jika perusahaan Anda terjebak dalam mode manual, Anda membuang-buang waktu semua orang, belum lagi berpotensi memperlambat audit, pelanggaran kebijakan yang hilang dan penipuan dan mungkin bertentangan dengan aturan pengurangan IRS.

Pekerja Milenial dan Gen Z khususnya tidak memiliki kesabaran untuk mengocok kuitansi secara manual. Mereka menginginkan aplikasi, dan industri manajemen perjalanan dan pengeluaran telah merespons. Kemajuan teknologi telah memberikan kemampuan baru. Solusi otomatis, cloud dan pembelajaran mesin dapat mempercepat proses manajemen biaya dan mengurangi frustrasi bagi karyawan dan tim akuntansi, yang harus mengelola proses persetujuan dan pembayaran di semua departemen dan karyawan.

Bukan berarti semua orang mengambil keuntungan.

Tantangan Industri

Empat puluh enam persen perusahaan tidak melacak biaya untuk memproses laporan pengeluaran, menurut Laporan Tren Manajemen Perjalanan &Pengeluaran Tallie 2019, dan 43% masih mengelola pelaporan pengeluaran secara manual.

Survei tersebut mencakup hampir 600 profesional keuangan dari berbagai jenis dan ukuran perusahaan. Paling, 44%, responden berada di garis depan keuangan sebagai pengendali, manajer atau akuntan. Laporan ini menyoroti berapa banyak pengeluaran bisnis untuk T&E, serta waktu dan biaya pengelolaan pengeluaran dari sudut pandang akuntansi:

• Untuk 29%, biayanya $10 atau kurang untuk memproses laporan pengeluaran; 14% menghabiskan $21 atau lebih. Tetapi mayoritas (46%) mengatakan mereka tidak tahu biayanya.
• Profesional keuangan mengatakan bahwa mereka menemukan nilai tertinggi dalam sistem yang menggunakan aplikasi seluler untuk menangkap tanda terima (dikutip oleh 48%) dan memungkinkan setoran langsung oleh ACH (36%). Kedua tanggapan masuk akal karena mengejar dokumentasi yang hilang dan memproses pembayaran adalah tugas yang memakan waktu.
• Hanya 27% yang memiliki sistem yang secara otomatis menandai pengeluaran di luar kebijakan. Itu berarti baik akuntansi secara manual meninjau laporan, atau item yang tidak diizinkan lewat—itu adalah bom waktu audit yang berdetak, belum lagi menguras uang.

Meskipun begitu, Tallie melaporkan bahwa 44% perusahaan tidak memiliki rencana untuk menambahkan solusi manajemen pengeluaran khusus yang dapat secara otomatis menandai masalah, mengatakan bahwa proses mereka saat ini "bekerja dengan cukup baik."

Mungkin, tapi mungkin tidak. Manajemen pengeluaran manual sangat memakan waktu dan mahal serta menciptakan inefisiensi besar bagi karyawan dan tim keuangan. Ini adalah proses multi-langkah yang dimulai dengan menerima klaim penggantian biaya karyawan dan melalui persetujuan atau penolakan klaim tersebut, laporan penjadwalan untuk penggantian, membayar karyawan dan terus-menerus memeriksa penipuan dan kesalahan.

Selain menimbulkan biaya tinggi dan memakan banyak waktu, inefisiensi menyebabkan karyawan frustrasi naik turun bagan organisasi. Ketika otomatisasi diperkenalkan, prosesnya menjadi lebih mudah serta lebih terjangkau dan sesuai dengan peraturan pajak IRS dan harapan auditor.

Ingat, IRS memiliki aturan yang rumit tentang, Misalnya, tarif per diem yang diperbolehkan, dan auditor melihat banyak proses manual sebagai tanda bahaya bahwa perusahaan memiliki kontrol yang lemah.

Sering, kesan itu tepat.

Inefisiensi Manajemen Biaya Teratas

Mastercard melaporkan bahwa biaya T&E biasanya merupakan biaya tidak langsung tertinggi kedua organisasi, di belakang tenaga kerja. Laporan itu juga menyatakan bahwa fungsi akuntansi, seperti pemrosesan biaya, mengaudit, kepatuhan dan manajemen program, rata-rata, berkisar antara 11% hingga 23% dari total biaya program.

Jadi jika Anda membelanjakan $100, 000 pada T&E dan berada di tengah-tengah paket dalam hal efisiensi back-end sebesar 17%, itu $17, 000.

Apakah itu terdengar akurat? Dalam banyak kasus, pemimpin keuangan tidak tahu, karena mereka menangani manajemen pengeluaran secara manual dan memiliki sedikit atau tidak ada visibilitas ke pengeluaran mereka secara keseluruhan, tidak dapat menghasilkan laporan yang akurat dan tidak dapat mengidentifikasi (dan menindaklanjuti) area yang berpotensi menjadi perhatian.

Sebagai contoh, dalam survei Tallie, 26% responden mengatakan perusahaan mereka bahkan tidak tahu apakah laporan pengeluaran yang dikirimkan sesuai dengan kebijakan perusahaan mereka, dan hanya sekitar satu dari empat yang dapat secara otomatis menandai laporan yang tidak sesuai untuk ditindaklanjuti. Lagi, itu adalah bendera audit atau pelanggaran pajak yang menunggu untuk terjadi.

Masalah lain:Proses manual tidak berskala, dan perusahaan dengan data yang tersebar tidak dapat menemukan area untuk dihemat, seperti menindak perjalanan yang dipesan di luar pemasok yang disetujui atau, akhir-akhir ini, pembelian terkait kantor rumah yang tidak diizinkan.

Teknologi ada di belakang

IDC memperkirakan pasar perangkat lunak manajemen T&E di seluruh dunia akan mencapai $2,7 miliar pada tahun 2022—itu adalah tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 8,7%.

Itu pertumbuhan yang cukup sehat, namun tidak seperti yang kami harapkan mengingat jumlah perusahaan yang melakukan fungsi keuangan ini secara manual. Pandangan kami:Sistem manajemen biaya lokal belum memenuhi kebutuhan perusahaan, jadi tim keuangan mungkin tidak melihat gunanya menginvestasikan waktu dan uang.

Jawabannya, sering, melompati sistem T&E lawas itu dan langsung menuju solusi yang lebih maju. IDC mendukungnya, mengatakan bahwa permintaan untuk perangkat lunak manajemen biaya berbasis cloud tumbuh pada CAGR 11,2%.

Itu sangat masuk akal, apalagi di era bekerja dari rumah. Saat orang tidak ada di kantor, proses manajemen biaya manual menjadi lebih rumit. Perangkat lunak berbasis cloud membuatnya lebih mudah untuk mengelola proses secara efektif dari mana saja.

ROI untuk Perangkat Lunak T&E

Tallie mengatakan area di mana investasi dalam manajemen biaya otomatis terbayar termasuk peningkatan produktivitas dengan, Misalnya, mengurangi entri data manual; mendorong karyawan untuk menyerahkan laporan pengeluaran lebih sering dan cepat; dan manajer menghabiskan lebih sedikit waktu untuk meneliti laporan untuk masalah.

Untuk keuangan, kemenangan besar adalah mampu mengalokasikan uang tunai secara efisien karena tim mengetahui pada waktu tertentu berapa biaya T&E.

Dan menariknya, perusahaan kecil melihat pengembalian lebih cepat daripada perusahaan, menurut jajak pendapat:

• Untuk perusahaan, 50% merealisasikan ROI positif dalam satu tahun atau kurang, sementara 57% menyadari ROI positif dalam dua tahun atau kurang.
• Di antara perusahaan pasar menengah, 55% melihat ROI positif dalam satu tahun atau kurang, sementara 76% menyadari ROI positif dalam dua tahun atau kurang.
• Untuk usaha kecil, 64% merealisasikan ROI positif dalam satu tahun atau kurang, sementara 71% melihat ROI positif dalam dua tahun atau kurang.

Analisis Grand View Research menegaskan bahwa ROI bermuara pada otomatisasi proses terkait T&E, seperti mengirimkan permintaan untuk pra-persetujuan pembelian, dan integrasi dengan perangkat lunak perusahaan lainnya, seperti ERP, CRM dan sistem sumber daya manusia. Mengaktifkan mobilitas—kunci bagi para pekerja Milenial dan Gen Z—juga merupakan faktor yang berkontribusi, seperti mengotomatisasi proses peninjauan dan persetujuan.

Mari gali lebih banyak tren untuk ditonton.

4 Tren Industri Manajemen Beban Teratas di 2020

1. Mobilitas

Karyawan ingin menggunakan perangkat seluler mereka untuk membuat laporan lalu memasukkan, melacak dan menyerahkan pengeluaran mereka. Faktanya, aplikasi seluler dan integrasi harus menjadi titik keputusan inti saat memilih perangkat lunak pelaporan pengeluaran.

Vendor menanggapi hal ini dengan meluncurkan sistem yang memungkinkan pengajuan dan persetujuan klaim melalui ponsel cerdas—termasuk mengambil foto tanda terima dan mengunggahnya ke dalam sistem. Bahkan lebih baik:kemampuan OCR untuk "membaca" tanda terima dan bidang pengisian otomatis.

Harapkan tren ini akan terus berlanjut. Saat profesional yang sedang bepergian dapat menangani tugas pelaporan pengeluaran dengan cepat—di rumah untuk saat ini, tapi akhirnya saat makan siang, dari kamar hotel, bagian belakang Uber atau dalam penerbangan pulang—yang tidak hanya menghemat waktu bagi karyawan, itu mempercepat penagihan back-office dan rekonsiliasi keuangan.

Tiga kemampuan lagi yang harus dicari dalam solusi manajemen pengeluaran yang mendukung mobilitas:

• Integrasi dengan aplikasi pemesanan perjalanan dan rencana perjalanan.
• Kemampuan GPS untuk mengisi entri pengeluaran secara otomatis berdasarkan lokasi, seperti bandara atau restoran.
• Kemampuan khusus industri, seperti konversi mata uang seluler untuk perusahaan global.

2. Perjalanan

Ketika perusahaan membayangkan kembali perjalanan bisnis di dunia pasca-pandemi, kebutuhan akan pelacakan pengeluaran yang baik akan terus berlanjut. Dengan solusi manajemen pengeluaran otomatis, tim keuangan dapat melembagakan kebijakan baru dan memantau kepatuhan untuk memastikan bahwa karyawan tidak menyalahgunakan sistem penggantian biaya—dan mengambil tindakan korektif cepat jika memang demikian. Cukup dengan memberi tahu penyelia dalam waktu dekat sehingga mereka dapat memberi tahu karyawan individu bahwa mereka membelanjakan lebih dari yang seharusnya dapat mengatasi masalah sejak awal.

Mengatakan, Misalnya, penjual mencoba memesan penerbangan yang berada di luar kebijakan. Sistem manajemen pengeluaran cerdas yang terintegrasi dengan sistem pemesanan perjalanan akan menandainya dan menyarankan opsi yang sesuai dengan kebijakan. Mungkin wiraniaga akan mengabaikan peringatan tersebut; dalam hal itu, manajernya akan mendapatkan notifikasi dan dapat mengizinkan atau menolak pembelanjaan.

Atau, katakanlah dua karyawan bertemu saat makan siang dan membagi tab 50/50 daripada orang senior yang membayar. Nanti, keduanya menghabiskan makanan yang sama dengan tanda terima yang menunjukkan jumlah yang sama. Pada kasus ini, itu bukan penipuan, tapi itu pasti sesuatu yang harus ditandai; itu juga bukan praktik terbaik untuk memiliki akuntansi menangani satu kali makan dua kali.

Tanpa alur kerja persetujuan berbasis aturan, inefisiensi seperti itu, bendera merah dan pelanggaran terkait perjalanan mungkin sulit dikenali, khususnya untuk perusahaan besar.

Hal yang sama berlaku untuk kebijakan baru bekerja dari rumah yang diberlakukan banyak perusahaan. Laporan Spend Insights yang baru-baru ini dirilis oleh Oversight menunjukkan lonjakan yang mengkhawatirkan dalam penipuan dan penyalahgunaan sistem pengeluaran. Faktanya, meskipun pengeluaran T&E keseluruhan turun 64%, tingkat pelanggaran naik 207% dibandingkan waktu sebelum COVID.

Apa yang salah? Mungkin, "pagar pembatas" berbasis aturan yang dapat menandai pelanggaran tidak diaktifkan atau tidak diperbarui untuk mencerminkan kenyataan saat ini, jadi pengeluaran disetujui tanpa peninjauan yang tepat. Kemudian, ketika pengawas menangkap, persetujuan laporan yang sah mungkin memakan waktu lama. Hal ini membuat karyawan bertanya-tanya di mana cek mereka—bahkan saat mereka sudah mengumpulkan biaya baru untuk periode penutupan mendatang.

Lagi, sistem pintar dapat membantu keuangan membuat dan memperbarui pagar pembatas ini dan memanggil (secara cerdas) pengiriman yang menyimpang di luar batas.

3. Integrasi

Integrasi manajemen biaya dengan ERP dan sistem akuntansi lainnya menguntungkan karyawan dan keuangan.

Untuk pekerja, mencari kemampuan untuk mengikuti perkembangan laporan pengeluaran dari awal hingga persetujuan hingga pembayaran, baik setoran langsung atau remittance ke penerbit kartu kredit. Itu saja akan mengurangi email ke akuntansi.

Bagi mereka di bidang akuntansi yang bertugas melacak pengeluaran biaya, pandangan keuangan yang terkonsolidasi dengan integrasi ke dalam solusi akuntansi dan/atau ERP—yaitu, kemampuan untuk berbagi data secara langsung dan terus-menerus tanpa perlu campur tangan manusia—memberikan pandangan terpadu tentang pengeluaran. Itu sangat penting bagi perusahaan dengan landasan kas pendek atau sumber daya keuangan terbatas.

Dengan menggabungkan berbagai data T&E dan secara otomatis membagikannya dengan ERP perusahaan dan sistem lainnya, solusi manajemen biaya terintegrasi mendorong sebagian besar gesekan keluar dari masalah yang biasanya tidak praktis, proses yang mahal.

Cari integrasi bawaan dengan sistem akuntansi Anda, kemampuan untuk menautkan kebijakan dan pagar pembatas tersebut ke alat pemesanan perjalanan apa pun, kemampuan untuk melaporkan pengeluaran T&E secara terperinci dan dukungan untuk mematuhi peraturan yang relevan.

4. AI, Otomasi dan Pembelajaran Mesin dalam Manajemen Biaya

Sistem pembelajaran mesin melihat banyak data dan belajar darinya. Sebuah perusahaan dapat memasukkan laporan pengeluaran senilai satu tahun ke dalam sistem T&E berkemampuan ML dengan tujuan mengajarkannya untuk menandai anomali yang mungkin mengindikasikan penipuan atau kesalahan manusia. Semakin banyak laporan yang harus dipelajari sistem, semakin baik akan menemukan masalah potensial.

Perbedaan antara ML, yang melihat contoh yang baik dan yang buruk dan belajar bagaimana mengenali yang buruk, dan AI adalah kecerdasan buatan yang meningkatkan taruhan dengan menambahkan konteks tambahan.

Sebagai contoh, sistem berkemampuan AI yang sebenarnya akan dapat memanfaatkan sumber data eksternal untuk mengetahui bahwa hampir tidak ada yang membayar tarif tertentu untuk layanan ini, atau penerbangan yang dibiayai seseorang dibatalkan. Mungkin itu bisa mengikat ke dalam sistem pemesanan perjalanan Anda dan melihat itu, ketika di New York, tim penjualan Anda selalu pergi ke Momofuko. Itu mahal, sehingga AI dapat merekomendasikan tempat serupa lebih sesuai dengan kebijakan per diem, lalu berikan info pemesanan dan cantumkan alamatnya di kalender VP penjualan?

Jika vendor mulai menawarkan Anda "kecerdasan buatan canggih, mengajukan beberapa pertanyaan sulit. Apakah ini benar-benar pembelajaran mesin di bawah tenda dengan beberapa pemasaran AI mewah untuk membenarkan harga premium? Bagaimana itu akan memberikan saran yang benar-benar cerdas tentang apakah suatu pengeluaran keluar dari jalur atau tidak? Konteks apa yang dapat dibawanya selain hanya melihat data Anda sendiri?

Apa yang perlu dipahami CFO adalah jenis wawasan yang akan muncul dari sistem tertentu dan apakah temuan tersebut layak untuk Anda dalam hal biaya sistem. Bagi kebanyakan perusahaan, yang penting adalah menemukan anomali yang menunjukkan kesalahan dan penipuan. Mengungkap ini memakan waktu, membosankan dan kritis, dan dengan demikian layak untuk diotomatisasi. Solusi berbasis cloud lebih baik dalam hal ini karena mereka memiliki kumpulan data yang jauh lebih besar dan dapat dilatih lebih ekstensif untuk menemukan pelanggaran aturan.

Dalam hal otomatisasi, tujuannya adalah untuk mengurangi semaksimal mungkin kebutuhan akan intervensi dan pemantauan manual. Itu terkait kembali dengan pagar pembatas berbasis kebijakan dan kemampuan ML yang telah kita diskusikan. Bertanya apa, tepat, akankah karyawan dan tim keuangan kami perlu melakukan secara manual untuk mendorong laporan pengeluaran dari awal hingga pembayaran hingga pelaporan?

Intinya: Jika Anda masih mengirim spreadsheet melalui email dan mengumpulkan tanda terima kertas, jadikan 2020 tahun yang Anda dapatkan dengan tren.