13 Kesalahan Penggajian Usaha Kecil Teratas dan Cara Menghindarinya

Mengelola penggajian adalah salah satu fungsi terpenting untuk bisnis yang sedang berkembang. Tapi itu juga sangat kompleks, dan mudah untuk membuat kesalahan yang mungkin memiliki konsekuensi yang mahal dan menyakitkan.

Kesalahan penggajian yang umum termasuk salah mengklasifikasikan pekerja, salah menghitung upah, pajak atau potongan, dan penanganan kompensasi yang salah untuk pelatihan atau cedera terkait pekerjaan. Artikel ini akan membahas beberapa kesalahan yang sering dilakukan oleh usaha kecil—dan cara menghindarinya.

Apa Yang Terjadi Jika Anda Melakukan Kesalahan Penggajian?

Kesalahan penggajian dapat mengakibatkan hukuman finansial yang besar, serta tuntutan hukum dan audit. Anda mungkin menghadapi penyelidikan oleh IRS atau Departemen Tenaga Kerja AS, serta lembaga negara bagian dan lokal. Dan jika kesalahan Anda melibatkan penghitungan upah yang salah atau berdampak negatif pada karyawan, mereka dapat merusak moral tenaga kerja yang mengarah ke masalah lebih lanjut seperti produktivitas yang lebih rendah.

Ini bisa jadi kelalaian yang tidak bersalah. Usaha kecil menghadapi banyak tantangan terkait penggajian. Tapi itu tidak mengubah fakta bahwa kesalahan penggajian mengganggu bisnis dan menyebabkan kerugian yang langgeng, sehingga organisasi perlu melakukan segala yang mereka bisa untuk menghindarinya. Dan untuk melakukan itu, mereka perlu menyadari kesalahan paling umum yang mungkin mereka lakukan.

Masalah dan Kesalahan Penggajian Teratas

Berikut adalah 13 kesalahan penggajian usaha kecil yang paling umum dan bagaimana bisnis Anda dapat menghindarinya.

1. Tidak mengklasifikasikan pekerja dengan benar. Ada dua klasifikasi utama yang perlu dipertimbangkan dengan staf Anda:apakah pekerja adalah kontraktor independen atau karyawan, dan apakah karyawan dikecualikan atau tidak dikecualikan berdasarkan Fair Labor Standards Act (FLSA).

   Terkadang sulit untuk menentukan apakah pekerja harus diklasifikasikan sebagai karyawan atau kontraktor. Departemen Tenaga Kerja (DOL) menawarkan panduan enam langkah untuk membantu Anda menentukan penunjukan yang benar, namun diantara faktor penentunya adalah lamanya seseorang bekerja pada perusahaan tersebut, apakah mereka menggunakan peralatan mereka sendiri dan siapa yang menentukan jadwal mereka. Kalau tidak, Anda dapat mengajukan Formulir SS-8 untuk meminta IRS menentukannya untuk Anda. Penting untuk mendapatkan klasifikasi yang tepat:karyawan mungkin berhak atas upah minimum dan lembur, sedangkan kontraktor tidak. Jika seseorang adalah karyawan, Anda perlu membayar bagian majikan dari pajak gaji dan menahan pajak penghasilan dari gaji mereka. Kesalahan klasifikasi dapat mengakibatkan hukuman di samping kebutuhan untuk membayar pajak dengan bunga.

   Pekerja yang dibebaskan dari FLSA tidak berhak atas beberapa perlindungan Undang-Undang. Sebagai contoh, mereka tidak diwajibkan secara hukum untuk menerima uang lembur. Karyawan yang dikecualikan biasanya termasuk eksekutif dan beberapa karyawan bergaji lainnya, tetapi Anda harus meninjau pedoman DOL dengan cermat sebelum membuat keputusan.

2. Salah menghitung upah lembur. Secara umum, FLSA mengharuskan perusahaan untuk memberi kompensasi kepada karyawan yang tidak dikecualikan sebesar 1,5 kali (setengah waktu) tingkat gaji standar mereka jika mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Tetapi beberapa negara bagian memberlakukan persyaratan tambahan yang dapat menggantikan undang-undang federal. Di Alaska, California dan Nevada, Misalnya, majikan harus membayar lembur jika karyawan bekerja lebih dari delapan jam dalam sehari. Memahami hukum setempat Anda sangat penting untuk menghindari hukuman, minat, pembayaran kembali dan tuntutan hukum potensial.

3. Membayar tarif pajak yang salah. Kesalahan pajak adalah salah satu kesalahan penggajian yang paling umum. Itu karena pajak gaji rumit dan sering berubah. Bisnis Anda mungkin tunduk pada lokal, negara, dan pajak federal, dan Anda perlu melacak perubahan di setiap level. Lebih-lebih lagi, kewajiban pajak mungkin berbeda untuk karyawan yang tinggal di yurisdiksi yang berbeda.

4. Menjalankan penggajian terlambat. Karyawan mengandalkan mendapatkan gaji mereka tepat waktu sehingga mereka dapat membayar tagihan mereka sendiri. Membayar terlambat dapat mengikis kepercayaan karyawan dan mengakibatkan masalah dengan otoritas negara. Jadi, penting untuk memantau arus kas sehingga Anda memiliki cukup dana untuk membayar karyawan segera pada hari gajian. Mengotomatiskan penggajian dengan perangkat lunak atau layanan outsourcing dapat membantu. Jika masalah memang muncul, beri tahu karyawan sesegera mungkin sehingga mereka dapat merencanakannya dengan tepat.

5. Membayar jumlah yang salah. Karyawan yang membayar lebih rendah mungkin lebih umum daripada yang Anda pikirkan:pada tahun 2019, DOL mengumpulkan $322 juta dalam bentuk upah yang harus dibayarkan kepada para pekerja. Jika Anda menemukan bahwa Anda telah membayar lebih rendah kepada seorang pekerja, sebaiknya segera perbaiki kesalahan untuk menjaga hubungan positif dan menghindari potensi klaim dan kerusakan reputasi. Penting untuk menjaga dokumentasi yang jelas tentang masalah dan penyelesaiannya.

   Membayar lebih seorang karyawan bisa menjadi masalah yang lebih rumit untuk diatasi. Lagi, catatan yang jelas dan komprehensif adalah kuncinya. Tidak ada yang ingin mendengar bahwa mereka perlu membayar majikan mereka tetapi menunjukkan bukti kesalahan yang jelas kepada karyawan dapat membantu. Jika kelebihan pembayaran cukup besar, disarankan untuk membuat kesepakatan dengan karyawan untuk mendapatkan kembali uang melalui pembayaran sekaligus atau cicilan kecil.

6. Perencanaan liburan yang buruk. Sangat penting untuk merencanakan liburan—dan melakukannya dengan baik sebelumnya. Anda harus memberi tahu karyawan tentang penutupan apa pun sebelumnya. Di bawah hukum federal, Anda tidak diharuskan untuk memberikan hari libur berbayar atau membayar karyawan lembur jika mereka bekerja pada hari-hari federal itu, meskipun banyak perusahaan memilih untuk melakukannya. Tapi bagaimanapun juga, Sebaiknya posting jadwal liburan jauh hari sebelumnya dan jelaskan tentang perubahan terkait penggajian.

   Perhatikan bahwa jika hari gajian yang dijadwalkan secara rutin adalah hari libur bank, karyawan yang dibayar melalui setoran langsung tidak akan menerima pembayaran sampai hari berikutnya. Untuk memastikan karyawan dibayar tepat waktu dan memiliki uang yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya, Anda harus menjadwalkan pembayaran satu hari kerja lebih awal.

7. Tidak membayar dalam periode pembayaran minimum. Sebagian besar negara bagian memiliki undang-undang yang menentukan frekuensi minimum untuk membayar karyawan, seperti mingguan, setengah bulanan atau bulanan; di beberapa negara bagian, seperti Kalifornia, frekuensi minimum tergantung pada pekerjaan. Gagal mematuhi persyaratan negara bagian Anda dapat menyebabkan denda dan kemungkinan tuntutan hukum karyawan. DOL menyediakan bagan yang dengan jelas menjabarkan persyaratan di setiap negara bagian.

8. Salah mengira gaji kotor vs bersih. Penting untuk membedakan antara gaji kotor dan bersih—dan untuk menghitung biaya bisnis Anda sesuai dengan itu. Penggajian kotor mengacu pada upah yang diterima oleh semua karyawan sebelum pajak dan pemotongan. Untuk menentukan total biaya penggajian untuk bisnis Anda, Anda juga harus memperhitungkan kontribusi pemberi kerja terhadap pajak gaji dan tunjangan apa pun. Gaji bersih adalah jumlah yang diterima oleh karyawan, setelah dipotong untuk federal, negara, dan pajak daerah, serta pemotongan wajib atau opsional lainnya.

9. Gagal membayar karyawan yang tidak dikecualikan untuk hal-hal seperti pelatihan. Secara umum, Anda harus membayar karyawan yang tidak dikecualikan untuk jam yang mereka habiskan untuk menghadiri pelatihan yang berhubungan dengan pekerjaan atau kegiatan lain seperti menghadiri kuliah dan rapat. Ini termasuk waktu yang dihabiskan untuk pelatihan online yang terkait dengan pekerjaan, bahkan jika itu dilakukan di luar jam kerja normal. Di bawah FLSA, agar suatu kegiatan bukan dianggap sebagai bagian dari jam kerja, itu harus sukarela, tidak berhubungan dengan pekerjaan, tidak dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain dan berlangsung di luar jam normal.

10. Tidak memelihara catatan penggajian. Gagal mempertahankan catatan karyawan dan penggajian yang akurat dapat menyebabkan audit dan denda besar—perhatikan bahwa IRS mendenda perusahaan dengan total $13,7 miliar pada tahun 2019 karena tidak mematuhi undang-undang pajak penggajian. IRS mengharuskan Anda menyimpan catatan untuk semua karyawan, termasuk informasi seperti jumlah dan tanggal semua upah dan salinan formulir pemotongan pajak W-4. Tambahan, FLSA mengharuskan Anda menyimpan informasi yang lebih terperinci untuk semua karyawan yang tidak dikecualikan, termasuk jam kerja. Untuk mematuhi FLSA, Anda harus menyimpan catatan tersebut setidaknya selama tiga tahun.

11. Tidak membayar waktu yang dihabiskan untuk pulih dari cedera. Sebagian besar majikan diwajibkan oleh undang-undang negara bagian untuk membawa asuransi kompensasi pekerja, yang membayar sebagian dari upah reguler karyawan jika mereka tidak masuk kerja saat mereka pulih dari cedera atau penyakit terkait pekerjaan. Tambahan, di bawah FLSA majikan bertanggung jawab untuk memberi kompensasi kepada karyawan atas waktu yang mereka habiskan untuk menunggu dan menerima perhatian medis di tempat kerja mereka atau atas arahan majikan.

12. Gagal untuk tetap up to date pada undang-undang penggajian. Banyak undang-undang—di federal, tingkat negara bagian dan lokal—tetapkan aturan tentang bagaimana Anda mempekerjakan orang dan membayar mereka. Selain FLSA, hukum federal utama meliputi:

    • Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA), yang memberikan hak kepada karyawan yang memenuhi syarat untuk cuti hingga 12 minggu tanpa dibayar untuk kebutuhan keluarga dan medis.
    • Undang-undang kesempatan kerja yang sama seperti Civil Rights Act, yang melarang berbagai bentuk diskriminasi, dan Undang-Undang Pembayaran Setara, yang mensyaratkan bahwa perempuan dibayar upah yang sama dengan laki-laki untuk pekerjaan yang sama.
    • Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA), yang dirancang untuk menjamin keselamatan kerja.

    Saat Anda menjalankan perusahaan kecil, mungkin sulit untuk tetap mengikuti semua undang-undang yang relevan, terutama jika Anda tidak memiliki keahlian SDM dan hukum yang berdedikasi. Mungkin bermanfaat untuk bergabung dengan asosiasi profesional yang melacak undang-undang yang terkait dengan industri Anda.

13. Lupa memasang rambu undang-undang perburuhan. Secara hukum, Anda harus memasang pemberitahuan yang memberi tahu karyawan tentang hak-hak mereka. Sebagai contoh, DOL mengharuskan pemberi kerja untuk memposting ketentuan FMLA dan FLSA dan langkah-langkah yang harus diikuti karyawan untuk mengajukan keluhan. Untuk membantu hal ini, DOL menyarankan poster mana yang Anda perlukan dan memungkinkan Anda memesannya secara gratis.

Hindari Kesalahan Penggajian dan Masalah dengan Perangkat Lunak Penggajian

Perangkat lunak penggajian dapat sangat mengurangi kemungkinan kesalahan penggajian dengan mengotomatiskan perhitungan yang rumit, pelaporan pajak dan pembayaran karyawan. Ini harus secara otomatis menerapkan federal terbaru, pajak negara bagian dan daerah, membebaskan Anda dari sakit kepala dan risiko mencoba melacak perubahan dalam peraturan pajak dan tenaga kerja. Itu dapat mengotomatiskan proses pemeliharaan catatan penggajian seperti yang dipersyaratkan oleh hukum.

Memilih perangkat lunak penggajian yang merupakan bagian dari rangkaian aplikasi bisnis terintegrasi dapat menyederhanakan akuntansi dengan memperbarui buku besar secara otomatis dan menangani rekonsiliasi. Konektivitas ini juga memungkinkan pelaporan dan analitik yang lebih cepat yang didasarkan pada data waktu nyata. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk menghindari integrasi, yang mahal dan menimbulkan risiko tambahan, dan memberi mereka satu sumber daya dukungan jika mereka mengalami masalah apa pun.

Tugas kompleks mengelola penggajian memiliki banyak potensi jebakan. Bagi banyak usaha kecil, sulit untuk mengawasi perubahan persyaratan dan memastikan Anda menangani setiap aspek penggajian dengan benar, setiap saat. Perangkat lunak penggajian dapat meringankan banyak beban dengan secara otomatis mengikuti perubahan peraturan dan memastikan bahwa Anda membayar karyawan secara akurat dan tepat waktu.