Penggajian Usaha Kecil:Dari Pengeluaran hingga Pemotongan dan Pelaporan—Semua yang Perlu Anda Ketahui

Bagi banyak usaha kecil, biaya penggajian adalah salah satu biaya terbesar dalam menjalankan bisnis. Membayar karyawan juga bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu—dan sangat penting untuk dilakukan dengan benar. Bahkan jika Anda memiliki karyawan yang relatif sedikit, mungkin sulit untuk mengikuti undang-undang pajak dan upah yang terus berkembang, memelihara semua catatan yang diperlukan dan membayar semua orang secara akurat dan tepat waktu. Hukuman untuk ketidakpatuhan sangat berat dan kesalahan juga dapat berdampak negatif pada kepercayaan dan moral karyawan. Solusi penggajian dapat sangat mengurangi kompleksitas dan risiko, tetapi Anda masih perlu memahami apa yang terlibat dalam proses penggajian.

Takeaways Kunci

• Penggajian adalah salah satu dari dua atau tiga biaya berulang teratas untuk sebagian besar bisnis kecil.
• Penggajian adalah salah satu poin terpenting dari keterlibatan antara majikan dan karyawan. Cara Anda menangani penggajian dapat memengaruhi kepercayaan dan moral karyawan secara signifikan.
• Penggajian itu rumit. Pemotongan pajak dan pemotongan lainnya mungkin berbeda untuk setiap karyawan. Hukum pajak dan upah sering berubah.
• Jika penggajian tidak ditangani dengan benar, bisnis dapat menghadapi hukuman ketidakpatuhan yang besar dan kuat.
• Perangkat lunak dan layanan penggajian dapat membantu bisnis menjalankan penggajian secara efisien, tetap up to date dengan federal, peraturan penggajian negara bagian dan lokal, memotong dan membayar pajak dengan benar, dan menangani tunjangan karyawan.

Apa itu Penggajian?

Payroll umumnya mengacu pada proses membayar karyawan, meskipun istilah ini juga kadang-kadang digunakan untuk berarti daftar karyawan perusahaan atau total biaya gaji staf.

Dari sudut pandang karyawan, penggajian mungkin tampak menipu langsung. Seorang karyawan melakukan pekerjaan seminggu dan menerima gaji bersih mereka pada hari gajian yang dijadwalkan, dengan pajak dan kontribusi manfaat yang sudah dipotong.

Tetapi banyak hal yang terjadi di balik layar untuk memastikan setiap karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu. Upah, kewajiban pajak dan pengurangan lainnya mungkin berbeda untuk setiap karyawan. Bisnis harus memperhatikan federal yang kompleks, kewajiban pembayaran dan pelaporan pajak gaji negara bagian dan lokal. Bisnis harus selalu memastikan bahwa mereka memiliki cukup uang untuk membayar tepat waktu, yang berarti mereka perlu menarik pendapatan yang cukup untuk secara konsisten menutupi biaya penggajian.

Bagaimana Cara Kerja Penggajian?

Berikut gambaran umum tentang cara kerja penggajian:

Untuk setiap periode pembayaran, bisnis menghitung gaji karyawan berdasarkan gaji atau upah per jam dan jam kerja mereka, dikurangi kewajiban pajak yang disyaratkan dan pengurangan lainnya yang relevan, seperti asuransi kesehatan atau kontribusi program pensiun. Karyawan dapat memilih untuk memotong pajak tambahan (formulir W-4). Tunjangan tambahan ini juga perlu diperhitungkan dalam perhitungan gross-to-net.

Berdasarkan perhitungan tersebut, perusahaan kemudian memberikan gaji bersih kepada semua karyawan pada hari gajian, baik secara elektronik maupun melalui cek. Bisnis juga membayar pajak gaji karyawan dan bagiannya sendiri kepada IRS dan otoritas lokal yang sesuai dan memperbarui buku besar untuk mencerminkan apa yang telah dibayarkan. Perusahaan juga harus menyimpan catatan sesuai dengan peraturan IRS dan Departemen Tenaga Kerja AS, dan melaporkan pajak sesuai dengan jadwal IRS—ditambah persyaratan pelaporan dan pencatatan pajak negara bagian dan lokal yang diperlukan.

Bisnis dapat memilih untuk menjalankan penggajian secara manual di rumah, mengalihdayakan tenaga kerja ke perusahaan penggajian atau akuntan khusus, atau gunakan solusi penggajian perangkat lunak.

Siapa yang Ada di Penggajian?

Secara umum, istilah penggajian hanya berlaku untuk pekerja yang dianggap sebagai karyawan berdasarkan Fair Labor Standards Act (FLSA); itu tidak termasuk kontraktor independen. Perusahaan diharuskan menahan, membayar dan melaporkan pajak gaji karyawan, tapi tidak untuk kontraktor.

Banyak solusi penggajian dapat digunakan untuk membayar kontraktor serta karyawan; Namun, kontraktor dan “non-karyawan” lainnya biasanya dibayar melalui hutang usaha—tidak ada pajak gaji yang dipotong. Kontraktor menerima Formulir 1099 pada akhir tahun kalender dan harus membayar pajak gaji mereka sendiri.

• Apa perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen? Kontraktor independen, dikenal di beberapa industri sebagai pekerja lepas, dapat melakukan pekerjaan untuk bisnis, tetapi mereka secara teknis tidak dianggap sebagai karyawan menurut standar IRS. Mereka menerima formulir pajak penghasilan yang berbeda dari bisnis (sebuah 1099-MISC bukan W-2), dan mereka tidak berhak atas tunjangan yang dapat diperoleh karyawan, seperti asuransi pengangguran dan kecacatan negara bagian dan federal. Kontraktor independen harus membayar pajak gaji mereka sendiri ketika musim pajak tiba; bisnis tidak diwajibkan secara hukum untuk menahan, menyetor dan membayar pajak gaji mereka. Karena itu, kontraktor independen umumnya menerima total gaji kotor mereka tanpa pemotongan atau pemotongan.

• Bagaimana jika saya satu-satunya karyawan saya? Jika Anda adalah satu-satunya karyawan bisnis kecil Anda, cara bisnis Anda diklasifikasikan akan menentukan bagaimana Anda dibayar. Jika bisnis Anda diatur sebagai perusahaan S atau C, Anda diwajibkan secara hukum untuk menerima upah seperti karyawan mana pun (yaitu, pajak penghasilan dipotong dari gaji Anda dan bisnis menutupi bagiannya dari pajak gaji).

  Jika bisnis Anda didirikan sebagai kepemilikan tunggal atau kemitraan, Anda biasanya tidak memenuhi syarat sebagai karyawan dan sebaliknya menerima pembayaran melalui penarikan pemilik yang diambil langsung dari pendapatan dan keuntungan perusahaan Anda. Anda secara pribadi bertanggung jawab untuk membayar semua pajak yang relevan.

Apakah Bisnis Kecil Saya Membutuhkan Penggajian?

Jika Anda memiliki karyawan, bisnis Anda perlu menjalankan penggajian. Apakah Anda memutuskan untuk melakukannya secara manual, outsourcing atau menggunakan solusi perangkat lunak penggajian, setiap bisnis dengan karyawan membutuhkan cara yang terorganisir untuk melacak jam kerja karyawan, membayar pekerja, mengelola pajak gaji dan menyimpan catatan.

Tetapi mengingat kompleksitas penggajian, hanya mengetahui bahwa Anda perlu Lari gaji tidak cukup. Kamu butuh memahami gaji untuk membuat karyawan senang, mengoptimalkan keuangan usaha dan mematuhi peraturan. Gagal melakukan uji tuntas Anda dapat menyebabkan masalah dengan karyawan Anda, IRS dan Departemen Tenaga Kerja AS.

Penggajian untuk Usaha Kecil Dijelaskan

Penggajian usaha kecil lebih dari sekadar memberikan gaji kepada karyawan tepat waktu—meskipun itu penting. Penggajian juga tentang melindungi karyawan, membuat mereka bahagia, memenuhi persyaratan pajak gaji, mengelola arus kas dan mengoptimalkan kinerja bisnis:

• Melindungi karyawan: Karyawan yang digaji umumnya memenuhi syarat untuk tunjangan seperti kompensasi pengangguran. Imbalan kerja lainnya yang terkait langsung dengan penggajian termasuk asuransi kesehatan dan kontribusi program pensiun. Usaha kecil yang mampu menawarkan manfaat tersebut dapat menikmati keunggulan kompetitif dalam hal mempekerjakan dan mempertahankan karyawan.
• Menjaga karyawan tetap terlibat: Ketika karyawan yakin bahwa gaji mereka teratur dan akurat, dapat meningkatkan moral, keterlibatan dan kepercayaan pada majikan mereka. Sebaliknya, kesalahan penggajian seperti pembayaran terlambat atau salah dapat dengan cepat menguras dan menyebabkan ketegangan. Satu survei menemukan bahwa 49% pekerja Amerika akan mulai mencari pekerjaan baru setelah hanya dua masalah gaji.
• Mematuhi persyaratan pajak gaji dan undang-undang ketenagakerjaan: Bisnis harus tetap mengikuti peraturan pajak dan tenaga kerja yang kompleks yang beroperasi di federal, tingkat negara bagian dan lokal. Peraturan ini dapat berubah terus-menerus. Pada tahun 2020, Misalnya, banyak persyaratan pembayaran pajak untuk sementara dilonggarkan karena pandemi COVID-19. Kepatuhan bisa menjadi lebih rumit jika karyawan tinggal di satu yurisdiksi tetapi bekerja di yurisdiksi lain, seperti yang sering terjadi pada bisnis yang berlokasi di dekat perbatasan negara bagian atau yang mempekerjakan pekerja jarak jauh.
• Mengelola arus kas dan likuiditas: Penggajian adalah pengeluaran berulang terbesar bagi banyak usaha kecil. Manajemen keuangan yang cermat diperlukan untuk memastikan perusahaan memiliki arus kas dan likuiditas yang memadai untuk mengelola kewajibannya—terutama karena biaya penggajian bisa lebih tinggi daripada yang disadari banyak usaha kecil pada awalnya. Kontribusi pemberi kerja seperti pajak, tunjangan dan biaya layanan penggajian biasanya menambahkan 15% -20% dari total biaya gaji karyawan. Penggajian juga sangat sensitif terhadap waktu; bisnis harus memiliki cukup uang tunai untuk membayar gaji sepenuhnya.
• Mengoptimalkan kinerja bisnis: Mengelola penggajian secara efisien mengharuskan perusahaan mencapai keseimbangan antara memiliki cukup karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa mempekerjakan lebih banyak pekerja daripada yang diperlukan. Pada waktu bersamaan, perusahaan mungkin perlu menyimpan uang tunai yang cukup untuk mendatangkan pekerja tambahan jika mereka diperlukan dalam waktu singkat untuk memenuhi permintaan atau menutupi karyawan yang sakit. Banyak bisnis yang mengerjakan proyek pelanggan juga memerlukan pandangan yang jelas tentang biaya penggajian untuk menganalisis biaya dan profitabilitas.

Cara Mengatur Penggajian untuk Bisnis Kecil

Menyiapkan penggajian untuk bisnis kecil mungkin tidak terlalu rumit—tetapi Anda perlu mengetahui persyaratan penggajian yang tepat. Proses ini dapat dipecah menjadi tujuh langkah utama:

1. Terapkan untuk Nomor Identifikasi Pemberi Kerja federal (EIN). Juga dikenal sebagai ID pajak bisnis, EIN Anda adalah nomor unik yang diberikan IRS untuk bisnis Anda. Anda dapat mengajukan permohonan EIN secara online melalui situs web IRS, melalui surat atau faks. Beberapa negara bagian dan lokalitas memiliki persyaratan pendaftaran pajak pemberi kerja tambahan—seperti ID pajak negara bagian—jadi pastikan untuk menghubungi lembaga pemerintah negara bagian dan lokal yang sesuai.

2. Pahami keuangan bisnis Anda. Mulailah dengan menyiapkan struktur yang sesuai untuk melacak pengeluaran penggajian di buku besar Anda. Hitung biaya penggajian Anda dalam dolar dan sebagai persentase dari pendapatan. Meskipun biaya penggajian bervariasi tergantung pada industri dan bisnis, itu umumnya aturan praktis yang baik untuk menjaga biaya yang sama dengan pesaing yang sukses.

3. Lakukan uji tuntas regulasi Anda. Untuk mengurangi denda pajak gaji dan risiko ketidakpatuhan lainnya, Anda perlu mengetahui seluk beluk pajak dan undang-undang perburuhan. Hukum sering berubah dan pajak gaji dapat berbeda untuk masing-masing karyawan, terutama jika mereka tinggal di negara bagian atau yurisdiksi yang berbeda.

4. Klasifikasikan karyawan Anda. Apakah Anda akan mempekerjakan karyawan penuh waktu atau kontraktor independen? Apakah karyawan akan digaji atau per jam? Apakah Anda juga akan memiliki karyawan musiman atau magang? Berapa tingkat gaji dan status pajak setiap karyawan? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu menentukan kewajiban Anda menurut undang-undang pajak dan tenaga kerja. Jika karyawan salah diklasifikasikan, Anda bisa menghadapi denda yang besar dan menodai kepercayaan dengan pekerja Anda. Sebagai contoh, memperlakukan kontraktor sebagai karyawan dan mengendalikan kapan dan bagaimana mereka bekerja, bukan hanya hasil kerja mereka, dapat dianggap sebagai bentuk pencurian upah. Pastikan setiap karyawan mengisi dokumentasi perekrutan baru yang diperlukan dan formulir pajak yang relevan, seperti bentuk IRS I-9 dan W-4.

5. Tentukan periode pembayaran. Apakah Anda akan menjalankan penggajian mingguan, dua minggu sekali, bulanan atau setengah bulanan? Menjalankan penggajian lebih jarang berarti lebih sedikit dokumen dan mungkin juga menurunkan biaya pemrosesan, tetapi karyawan mungkin ingin dibayar lebih sering dan beberapa negara bagian memiliki persyaratan frekuensi minimum. Tanyakan kepada departemen tenaga kerja negara bagian Anda untuk memastikan periode pembayaran yang Anda pilih memenuhi peraturan. Dua mingguan adalah yang paling umum, diikuti mingguan. Hanya sekitar 5% orang Amerika yang dibayar bulanan. Setelah Anda menetapkan jadwal pembayaran yang sesuai untuk bisnis dan karyawan Anda, ada baiknya untuk mendistribusikan kalender penggajian dan penjelasan tentang cara kerja penggajian sehingga semua karyawan memiliki pemahaman yang jelas.

6. Tetapkan kebijakan cuti dan kelayakan manfaat. Apakah Anda akan menawarkan cuti berbayar dan cuti sakit berbayar? Jika begitu, berapa hari atau jam yang akan diterima karyawan? Akankah jam bertambah dan terbawa ke tahun berikutnya jika tidak digunakan? Jika perusahaan Anda berencana untuk menawarkan keuntungan, kapan karyawan akan memenuhi syarat, dan apa dampak manfaat terhadap pengeluaran dan perhitungan gaji Anda? Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas kebijakan dan tunjangan kepada semua karyawan.

7. Mulailah dengan solusi penggajian. Putuskan bagaimana mengelola sistem penggajian Anda, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan bisnis Anda. Pilihan termasuk melakukannya secara manual di rumah, outsourcing ke akuntan atau layanan penggajian atau menggunakan perangkat lunak penggajian.

Setelah Anda menyusun rencana penggajian lengkap Anda, mengklasifikasikan karyawan Anda dan menerima EIN, Anda siap untuk mulai menjalankan penggajian.

3 Cara Menjalankan Penggajian

Ada tiga cara utama bisnis kecil dapat menjalankan penggajian:

1. Secara manual di rumah: Pendekatan DIY ini biasanya melibatkan penggunaan spreadsheet dan kalkulator penggajian online untuk menghitung gaji dan menentukan pemotongan pajak dan pengurangan lainnya. Anda harus melacak dengan cermat perubahan peraturan pajak dan tenaga kerja untuk memastikan Anda menghitung gaji karyawan dengan benar dan mengikuti semua aturan. Anda juga harus mengikuti dokumen untuk memastikan Anda terlindungi jika terjadi audit.

   Menjalankan penggajian secara manual dapat memakan waktu, dan perhitungan dapat dengan cepat menjadi rumit saat Anda menambahkan karyawan dan tunjangan—bahkan dua karyawan dengan gaji yang sama mungkin memiliki tunjangan pemotongan pajak yang berbeda. Penggajian manual paling baik untuk bisnis yang memiliki sedikit karyawan dan sederhana, kebutuhan gaji langsung. Ini umumnya bukan solusi jangka panjang terbaik untuk bisnis yang ingin tumbuh dan mempekerjakan lebih banyak karyawan.

2. Sumber luar: Ini melibatkan mempekerjakan perusahaan penggajian eksternal atau akuntan untuk sepenuhnya menangani penggajian untuk bisnis Anda. Outsourcing biasanya berarti proses lepas tangan setelah pengaturan penggajian awal, meskipun Anda mungkin harus memberikan informasi seperti kartu waktu karyawan jika perusahaan penggajian tidak menawarkan cara untuk melacak jam kerja.

   Penyedia menangani semua perhitungan penggajian dan mendistribusikan cek gaji. Penyedia outsourcing juga bertanggung jawab untuk mematuhi undang-undang pajak dan ketenagakerjaan, jadi bisnis Anda tidak bertanggung jawab atas hukuman jika cek gaji atau pengajuan pajak tidak benar.

3. Perangkat lunak penggajian: Solusi perangkat lunak penggajian dapat dipahami sebagai titik tengah antara opsi internal dan outsourcing. Perangkat lunak penggajian biasanya mengotomatiskan banyak aspek penggajian, termasuk melakukan semua perhitungan, memotong pajak dan membayar karyawan. Namun, dibandingkan dengan outsourcing, perangkat lunak penggajian biasanya memberi bisnis tingkat kontrol yang lebih besar.

   Solusi perangkat lunak penggajian juga dapat berintegrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti sistem akuntansi atau SDM. Namun, bisnis bertanggung jawab penuh untuk mematuhi undang-undang pajak dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku—meskipun solusi perangkat lunak penggajian yang baik harus tetap mengikuti perkembangan persyaratan di setiap yurisdiksi.

   Fitur perangkat lunak penggajian bisnis kecil

   Perangkat lunak penggajian biasanya menawarkan fitur seperti perhitungan otomatis penghasilan dan pemotongan, tinjauan dan pengeditan penggajian waktu-nyata dan beberapa opsi pembayaran termasuk setoran langsung atau cek kertas. Beberapa perangkat lunak penggajian juga menangani pengajuan pajak penggajian dan menyediakan formulir pajak akhir tahun untuk bisnis dan karyawan mereka. Karyawan mungkin memiliki akses ke portal online atau aplikasi seluler yang memungkinkan mereka memeriksa slip gaji, informasi manfaat dan berapa banyak waktu luang berbayar yang mereka peroleh, serta memungkinkan mereka untuk memasukkan informasi seperti perubahan alamat.

   Bagaimana memilih perangkat lunak penggajian

   Saat memilih perangkat lunak penggajian, Anda akan ingin mempertimbangkan beberapa poin penting:

   • Akankah perangkat lunak terintegrasi dengan solusi bisnis yang ada seperti program akuntansi dan SDM? Bisakah secara otomatis memperbarui buku besar perusahaan Anda dengan biaya penggajian, atau hanya memberikan ringkasan informasi yang harus dimasukkan kembali ke dalam sistem akuntansi?
   • Berapa banyak detail dan kontrol yang akan Anda miliki atas penggajian? Sebagai contoh, dapatkah Anda melihat biaya penggajian menurut departemen?
   • Jika seorang karyawan diberhentikan atau diberhentikan sebelum masa pembayarannya berakhir, Anda harus menjalankan penggajian di luar siklus untuk segera membayarnya. Akankah perangkat lunak membiarkan Anda menjalankan penggajian dari siklus penggajian standar? Jika begitu, apakah penggajian off-cycle berjalan gratis atau akan ada biaya tambahan?
   • Apakah perangkat lunak memiliki fleksibilitas untuk menangani pajak negara bagian dan lokal jika karyawan tinggal di yurisdiksi yang berbeda? Apakah perusahaan perangkat lunak memiliki sumber daya untuk mengikuti semua perubahan yang terjadi di federal, tingkat negara bagian dan lokal?
   • Apakah ada opsi swalayan sehingga karyawan dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui informasi tanpa harus menghubungi manajer atau spesialis penggajian?
   • Seberapa aman sistemnya? Data penggajian bersifat pribadi dan sangat sensitif. Melindungi privasi karyawan sangat penting, dan informasi gaji seringkali menjadi topik yang sensitif. Perangkat lunak harus menawarkan kemampuan untuk membatasi akses berdasarkan jenis informasi dan peran pengguna.
   • Apakah perangkat lunak mudah digunakan, dan berapa banyak pelatihan dan dukungan teknis yang diberikan pemasok?
   • Apakah biaya solusi perangkat lunak penggajian sesuai dengan anggaran Anda?

Metode Pembayaran Penggajian

Ada tiga cara utama untuk membayar karyawan:gaji, kartu penggajian dan setoran langsung.

Secara tradisional, menghasilkan gaji telah memakan waktu, tetapi solusi penggajian sekarang dapat mengotomatiskan proses dan membiarkan bisnis langsung mencetak cek sendiri.

Kartu penggajian, jenis kartu debit, semakin populer. Setiap karyawan menerima kartu isi ulang. Gaji karyawan disetorkan ke rekening kartu debit setiap hari gajian. Kartu biasanya bekerja pada jaringan kartu utama, seperti Visa dan Mastercard, sehingga karyawan dapat menggunakannya di mana saja kartu tersebut diterima, tetapi tidak ditautkan ke rekening giro seperti kartu debit biasa.

Setoran langsung menggunakan jaringan pembayaran Automated Clearing House (ACH) untuk langsung menyetor dana dari rekening bank bisnis Anda ke rekening bank karyawan. Setelah pengaturan awal, setoran langsung adalah cara cepat dan mudah untuk membayar karyawan dan telah menjadi metode pembayaran penggajian yang paling umum.

Setoran Langsung untuk Usaha Kecil

Bisnis apa pun, kecil atau besar, dapat membayar karyawan melalui setoran langsung—dan sebagian besar melakukannya. Menurut survei tahun 2020, hampir 94% karyawan Amerika sekarang dibayar menggunakan metode ini. Cepat dan nyaman, dan karyawan menerima pembayaran langsung di rekening bank mereka, tanpa harus menyetor atau berisiko kehilangan cek.

Untuk membayar karyawan melalui setoran langsung, pertama-tama Anda harus menyiapkan setoran langsung baik dengan bank yang menyimpan rekening bank bisnis Anda atau melalui layanan penggajian. Setelah Anda menyelesaikan penyiapan awal, Anda memerlukan nomor rekening bank dan nomor perutean setiap karyawan. Dari titik itu, setiap kali Anda menjalankan penggajian, bank Anda akan mengirimkan sejumlah setoran langsung melalui jaringan ACH ke rekening bank karyawan Anda. Biasanya diperlukan waktu satu hingga dua hari untuk mendebit akun Anda, mengkredit rekening karyawan dan membersihkan dana untuk digunakan oleh karyawan.

Tetap, setoran langsung bukan tanpa kekurangannya. Sebagai contoh, bisnis harus ekstra hati-hati terhadap privasi karyawan saat menyimpan data perbankan yang sensitif, dan tidak ada cara untuk menghentikan pembayaran pada setoran langsung jika penggajian dihitung secara tidak benar. Ini juga sensitif terhadap waktu. Pastikan untuk memeriksa tenggat waktu awal setoran langsung bank Anda untuk memastikan pembayaran karyawan akan diselesaikan tepat waktu. Lebih jauh, semua pembayaran karyawan akan ditarik dari rekening bank Anda secara bersamaan sehingga sangat penting untuk memiliki cukup dana di akun Anda untuk melakukan penggajian.

Apa yang Termasuk dalam Gaji?

Meskipun tidak ada persyaratan federal, sebagian besar undang-undang perburuhan negara bagian mengharuskan bisnis menyediakan cara bagi karyawan untuk melihat laporan gaji mereka, juga dikenal sebagai slip gaji, dengan setiap gaji—bahkan jika mereka dibayar melalui setoran langsung atau dengan kartu penggajian. Slip gaji diterbitkan pada setiap hari gajian dan menyertakan informasi berikut:

• Informasi Umum seperti nama karyawan, tanggal, periode pembayaran dan jam kerja.
• Pajak dipotong dari gaji karyawan. Pajak biasanya dipecah menjadi federal, pajak negara bagian dan daerah, ditambah Jaminan Sosial dan Medicare.
• Potongan tambahan dikurangkan dari gaji karyawan untuk tujuan seperti kontribusi program pensiun, tunjangan asuransi kesehatan atau pemotongan upah.
• Pendapatan termasuk upah pokok, lembur dan penghasilan tambahan seperti tip, komisi atau bonus. Slip gaji menunjukkan gaji kotor (penghasilan total sebelum pemotongan) dan gaji bersih (juga dikenal sebagai gaji yang dibawa pulang). Penghasilan biasanya ditampilkan untuk periode pembayaran saat ini dan untuk tahun ini.

5 Langkah Menuju Penggajian Usaha Kecil

Setelah solusi penggajian bisnis kecil Anda disiapkan dan siap digunakan, Ada lima langkah untuk menjalankan setiap batch penggajian:

1. Lacak jam kerja karyawan. Anda dapat melakukannya secara manual dengan memasukkan data, dengan menggunakan mesin pencatat waktu atau mesin pelubang atau dengan perangkat lunak waktu dan kehadiran. Beberapa solusi perangkat lunak penggajian termasuk perangkat lunak pelacakan waktu.

2. Jalankan angka. Hitung gaji kotor karyawan berdasarkan gaji atau jam kerja mereka, ditambah penghasilan tambahan seperti tip atau komisi. Kurangi semua pajak yang relevan dan potongan lainnya.

3. Membayar karyawan. Bagikan gaji, isi ulang kartu pembayaran atau transfer dana melalui setoran langsung. Menyediakan slip gaji. Catat pembayaran kepada setiap karyawan, jumlah total penggajian dan informasi lainnya untuk tujuan pembukuan dan pajak.

4. Membayar pajak gaji dan biaya lainnya. Menyetorkan pajak dan mengajukan formulir pajak ke instansi pemerintah sesuai dengan jadwal yang diminta. Anda akan membayar bagian kedua karyawan dari pajak gaji, yang dipotong dari gaji mereka, dan bagian majikan. Pajak gaji harus dibayar secara elektronik, biasanya melalui Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS). Anda juga akan membayar perusahaan yang memberikan tunjangan karyawan, seperti penyedia asuransi kesehatan, dan biaya apa pun karena perusahaan outsourcing penggajian atau vendor perangkat lunak penggajian.

5. Simpan catatan menyeluruh. Di bawah FLSA Anda diharuskan menyimpan catatan pembayaran gaji yang akurat selama tiga tahun. Tidak masalah bagaimana Anda menyimpan catatan penggajian itu. Yang penting adalah Anda menyimpannya di lokasi yang aman dan dapat diakses yang dapat disediakan untuk Departemen Tenaga Kerja A.S. dalam waktu 72 jam setelah permintaan.

Pelaporan Penggajian dan Tanggung Jawab Pajak Apa yang Dimiliki Pengusaha?

Mengurus pajak gaji, juga dikenal sebagai pajak pekerjaan, adalah salah satu aspek penggajian yang paling rumit. Ada beberapa alasan untuk ini:

• Ada federal, pajak gaji negara bagian dan lokal yang perlu dikhawatirkan, beberapa yang hanya dibayar oleh karyawan, yang lain hanya dibayar oleh majikan dan yang lain dibayar oleh keduanya. Ini termasuk pajak pendapatan federal, Federal Insurance Contributions Act (FICA) pajak yang mendanai Jaminan Sosial dan Medicare, Pajak Federal Unemployment Tax Act (FUTA) yang mendanai tunjangan kompensasi pengangguran dan pajak negara bagian dan lokal seperti pajak pendapatan negara bagian dan pajak cacat.
• Undang-undang perpajakan dapat berubah dan hukuman ketidakpatuhan dapat menjadi berat.
• Karyawan mungkin dikenakan pajak secara berbeda tergantung pada situasi keuangan pribadi mereka dan di mana mereka tinggal.
• Pengusaha harus memberikan formulir pajak akhir tahun dan dokumen yang tepat kepada karyawan, serta memelihara catatan yang diperlukan untuk setiap instansi pemerintah terkait.
• Karena beberapa pajak gaji dibayar oleh pemberi kerja, mereka meningkatkan total biaya gaji untuk bisnis.

Mengingat kompleksitasnya, Sangat penting bahwa bisnis memiliki pemahaman yang jelas tentang pelaporan penggajian dan tanggung jawab pajak mereka untuk mencegah penalti IRS dan masalah potensial lainnya—terutama jika mereka berencana untuk mengelola penggajian secara manual di rumah.

Bagan di bawah ini memberikan rincian pajak gaji dan kewajiban pelaporan usaha kecil. Publikasi IRS 15 juga menjelaskan bagaimana mengelola tanggung jawab pajak gaji federal.

5 Langkah Menghitung Pajak Gaji

Menghitung pajak gaji bisa jadi rumit. Sebuah survei Deloitte menemukan bahwa 35% bisnis mengatakan tantangan terbesar mereka adalah mengelola perhitungan pemotongan pajak untuk pembayaran reguler atau tambahan. Perusahaan outsourcing penggajian dan solusi perangkat lunak penggajian umumnya mengotomatiskan pemotongan untuk Anda. Tetapi jika Anda berencana untuk melakukannya sendiri, Anda perlu tahu cara menghitung pajak gaji dengan benar. Begini caranya.

1. Hitung gaji kotor karyawan dengan mengalikan tarif per jam mereka dengan total jam kerja dalam periode pembayaran. Jika karyawan digaji, Anda dapat menemukan gaji pokok kotor mereka untuk setiap periode pembayaran dengan membagi gaji tahunan mereka dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun. Gaji kotor adalah titik awal untuk sebagian besar perhitungan pajak gaji. Sebagai contoh:Jika seorang karyawan menghasilkan $52, 000 setahun dan dibayar mingguan, gaji kotornya untuk setiap periode pembayaran adalah $1, 000.

2. Hitung pajak pendapatan federal. Setiap karyawan dapat dikenakan pajak pada tingkat yang berbeda berdasarkan pendapatan dan tunjangan pemotongan. IRS menyediakan asisten pemotongan pajak penghasilan untuk membantu Anda menghitung pajak penghasilan federal untuk setiap karyawan.

3. Hitung pajak FICA. Untuk menghitung bagian Jaminan Sosial dari pajak FICA, kalikan gaji kotor karyawan Anda untuk periode pembayaran sebesar 6,2%, yang merupakan bagian mereka dari kewajiban pajak Jaminan Sosial. Menggunakan contoh yang sama pada langkah 1, karyawan akan membayar $62 per cek gaji untuk pajak Jaminan Sosial (1, 000 x 0,062 =$62). Namun, kewajiban pajak Jaminan Sosial didasarkan pada dasar upah kena pajak sebesar $137, 700, yang berarti bahwa seorang karyawan yang menghasilkan lebih dari itu hanya dikenakan pajak untuk $137 pertama, 000 yang diperoleh dalam setahun.

   Untuk bagian Medicare, kalikan gaji kotor karyawan dengan 1,45%, bagian mereka dari kewajiban pajak Medicare. Menggunakan contoh yang sama, kewajiban pajak Medicare karyawan untuk periode pembayaran tersebut adalah $14,50 ($1, 000 x 0,0145 =$14,50).

   Tambahkan dua jumlah ($62 + $14,50 =$76,50) untuk mendapatkan total kontribusi FICA karyawan untuk periode pembayaran tersebut.

   Ingat:Pajak FICA adalah kewajiban pajak bersama dan pemberi kerja diharuskan untuk mencocokkan kontribusi karyawan mereka. Menggunakan contoh yang sama, bisnis Anda juga akan membayar $76,50 pajak FICA untuk karyawan tersebut.

4. Hitung pajak FUTA. FUTA hanya dibayar oleh majikan. Tarif pajak FUTA adalah 6% pada $7 pertama, 000 dalam upah yang dibayarkan kepada seorang karyawan dalam satu tahun kalender, kecuali negara bagian Anda menerima kredit pajak yang menurunkan total pembayaran FUTA Anda. Banyak negara bagian mendapatkan kredit pajak yang secara efektif menurunkan kontribusi FUTA mereka, jadi sebagian besar negara bagian membayar secara signifikan kurang dari 6% untuk pajak FUTA. Pajak FUTA tidak tergantung pada pendapatan karyawan atau gaji kotor.

5. Hitung pajak negara bagian atau lokal yang relevan. Undang-undang pajak gaji negara bagian dan tarif pajak berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, jadi pastikan untuk memeriksa dengan semua lembaga pemerintah negara bagian dan lokal yang relevan untuk menentukan dan menghitung pajak yang diperlukan dengan benar.

   Untuk menghitung gaji bersih karyawan Anda, Anda kemudian harus mengurangi pendapatan federal mereka, FICA dan pemotongan pajak negara bagian dan lokal—ditambah potongan lainnya—dari gaji kotor.

Masalah dan Tantangan Penggajian untuk Usaha Kecil

Banyak usaha kecil tidak menyadari waktu, energi dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan penggajian secara akurat. Penggajian begitu integral dengan bisnis yang bahkan kesalahan kecil dapat memiliki efek negatif yang besar. Untung, tantangan dan masalah penggajian usaha kecil dan menengah (UKM) yang paling umum dapat dihindari dengan tinjauan ke masa depan:

Meremehkan biaya penggajian. Total biaya penggajian sangat bervariasi tetapi dapat mencapai 50%-60% dari total biaya operasi bisnis di beberapa industri. Kontribusi pemberi kerja seperti pajak FICA, asuransi pengangguran, tunjangan dan biaya penyedia dapat menambahkan 15% -20% ke total tagihan upah.

• Larutan: Pastikan Anda memiliki gambaran akurat tentang kesehatan keuangan dan biaya penggajian bisnis Anda secara keseluruhan, memperhitungkan semua biaya.

Membuat kesalahan penggajian. Menjalankan penggajian adalah tugas yang kritis dan sensitif terhadap waktu karena karyawan bergantung pada gaji mereka. Lebih dari sepertiga karyawan terpaksa melakukan pembayaran tagihan terlambat karena kesalahan penggajian. Gaji yang terlambat dan/atau salah dapat merusak kepercayaan karyawan dan pada akhirnya menyebabkan masalah yang lebih besar:Departemen Tenaga Kerja AS memulihkan rekor $322 juta sebagai upah balik yang terutang kepada pekerja pada tahun 2019.

• Larutan: Ambil langkah-langkah untuk memastikan akurasi. Jika Anda menjalankan penggajian secara manual, Anda akan membutuhkan staf dengan keahlian penggajian yang sesuai. Kalau tidak, Anda dapat mengalihdayakan penggajian ke penyedia penggajian layanan lengkap.

Mengabaikan kewajiban pajak. Kode pajak dan undang-undang perburuhan rumit dan dapat berubah. Setiap perusahaan harus membayar pajak secara akurat dan tepat waktu, atau mungkin menghadapi hukuman atau bahkan tuntutan pidana.

• Larutan: Pakar penggajian khusus atau solusi penggajian tertentu dapat membantu memastikan bisnis tetap up to date dengan kewajiban pajak di federal, tingkat negara bagian dan lokal.

Kegagalan untuk menyimpan catatan. Bisnis diwajibkan secara hukum untuk membuat jejak audit yang jelas dengan akurat, catatan up-to-date pada proses penggajian mereka. Baik IRS dan Departemen Tenaga Kerja AS memiliki persyaratan khusus, dan departemen tenaga kerja negara bagian mungkin memiliki kewajiban pencatatan tambahan.

• Larutan: Lakukan due diligence Anda. Ketahui catatan mana yang harus disimpan di arsip untuk setiap lembaga pemerintah dan lamanya waktu Anda harus menyimpannya.

Gagal memperbarui data. Karyawan, data penggajian dan pajak harus dipelihara dan diperbarui secara akurat. Bahkan perubahan kecil seperti perubahan alamat dapat mempengaruhi perhitungan pajak gaji jika karyawan pindah ke yurisdiksi pajak yang berbeda. Tambahan, sangat sulit untuk mempertahankan data yang diperbarui dan akurat jika bisnis memiliki akuntansi terpisah, SDM dan sistem penggajian.

• Larutan: Gunakan solusi perangkat lunak penggajian yang terintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak bisnis lainnya untuk memastikan catatan akurat dan terkini setiap saat.

Daftar Periksa Penggajian Bisnis Kecil Gratis

Gunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda mengatur dan menjalankan penggajian dan memenuhi persyaratan pajak dan pelaporan.

Menyiapkan penggajian:

• Apakah Anda menerima EIN Anda?
• Apakah semua karyawan diklasifikasikan dengan benar?
• Apakah Anda tahu federal, undang-undang perburuhan negara bagian dan lokal?
• Mintalah karyawan mengisi semua pajak yang diperlukan dan dokumen perekrutan, seperti W-2 dan I-9?
• Apakah semua informasi karyawan akurat?
• Jika menggunakan setoran langsung, apakah Anda memiliki catatan akurat dari semua informasi perbankan karyawan?
• Apakah periode pembayaran, kebijakan dan manfaat cuti didefinisikan dengan jelas?

Menjalankan penggajian:

• Apakah Anda memiliki cara untuk menjalankan penggajian yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, apakah itu di rumah, dengan perusahaan penggajian atau solusi perangkat lunak penggajian?
• Apakah Anda memiliki cara untuk melacak berapa lama setiap karyawan bekerja?
• Jika tidak menggunakan perangkat lunak penggajian atau solusi outsourcing, apakah Anda tahu cara menghitung gaji secara akurat dan menahan semua pajak dan potongan yang diperlukan?
• Apakah Anda perlu mendistribusikan slip gaji kepada karyawan pada hari gajian?

Kewajiban pajak dan pelaporan:

• Apakah Anda tahu kewajiban pajak gaji Anda, serta apa yang harus Anda bayar atas nama karyawan Anda?
• Apakah Anda tahu semua batas waktu pembayaran dan pelaporan pajak?
• Apakah Anda tahu semua persyaratan pencatatan? Bagaimana Anda akan menyimpan catatan?

Ketentuan Penggajian Penting untuk Diketahui

940: Formulir IRS 940 adalah Pengembalian Pajak Pengangguran Federal Tahunan (FUTA) Majikan, digunakan untuk melaporkan pembayaran pajak FUTA tahunan majikan ke IRS. Hanya majikan yang membayar pajak FUTA.

941: Pengembalian Pajak Federal Triwulanan Majikan. Pengusaha harus mengajukan Formulir IRS 941 setiap kuartal untuk membayar bagian majikan dari pajak FICA dan melaporkan pajak penghasilan dan pajak FICA yang dipotong dari gaji karyawan.

945: Pengembalian Tahunan dari Pajak Penghasilan Federal yang Dipotong dari pemberi kerja. Formulir IRS ini digunakan untuk melaporkan pajak penghasilan nonpayroll yang dipotong, seperti pajak penghasilan yang dipotong dari distribusi pensiun atau pemotongan cadangan.

1040: Formulir Pengembalian Pajak Penghasilan Perorangan AS. Formulir IRS ini digunakan oleh wajib pajak untuk mengajukan pengembalian pajak penghasilan tahunan mereka.

1096: Ringkasan Tahunan dan Pengiriman Pengembalian Informasi A.S. One use of this form is for employers to provide the IRS with a summary of all the 1099-MISCs provided to independent contractors. IRS form 1096 is also used to transmit forms 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, and W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, bonus, commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: Umumnya, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Khas, exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Sebagai contoh, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Sebagai contoh, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Salary: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Sebagai contoh, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. Untuk tahun 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Tips: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, jika berlaku.
• Any relevant annual state payroll reports, jika berlaku.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Name, social security number, address, birthdate and gender
• Occupation
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

Tambahan, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

Tambahan, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

It depends. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.