9 Manfaat Utama Perangkat Lunak Manajemen Biaya

Manfaatnya juga meluas ke tim keuangan .

T&E biasanya merupakan biaya tidak langsung tertinggi kedua organisasi, di balik penggajian, laporan mastercard, dengan fungsi akuntansi—pemrosesan biaya, mengaudit, kepatuhan dan manajemen—mewakili hingga 23% dari total biaya program. Upaya untuk meningkatkan efisiensi dan menekan biaya tersebut adalah tren manajemen pengeluaran teratas saat ini. Berikut adalah empat cara perangkat lunak membantu:

Aturan khusus menegakkan kebijakan, merutekan laporan pengeluaran untuk persetujuan atau bahkan secara otomatis menyetujui pengeluaran berulang dan mendeteksi kesalahan yang tidak disengaja serta penipuan langsung. Sebuah laporan dari Association of Certified Fraud Examiners menemukan bahwa, di perusahaan dengan lebih dari 100 karyawan, 11% kasus penipuan muncul dari laporan pengeluaran. Klaim palsu atau entri duplikat menyedot uang dari perusahaan dan masuk ke kantong karyawan yang tidak jujur.

Kepatuhan dengan arahan dari IRS dan agen pajak lainnya membuat perangkat lunak manajemen pengeluaran menjadi penting. Menggunakan perangkat lunak membantu melacak pengeluaran mana yang berhak dipotong oleh bisnis dan menyediakan dokumentasi yang mudah diakses jika perusahaan pernah diaudit.

Dasbor memberi manajer data pengeluaran terpadu dan menyajikannya dalam format visual yang membuatnya lebih mudah untuk dipahami dan dianalisis. Informasi real-time memberikan wawasan tentang keadaan operasi bisnis saat ini. Juga, memiliki data pengeluaran di satu tempat dapat membantu tim keuangan menetapkan anggaran pengeluaran di masa mendatang.

Laporan khusus selami detailnya—siapa yang membelanjakan, berapa banyak dan dalam kategori apa. Mereka juga menyoroti tren, seperti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui laporan pengeluaran, status laporan dan di mana mereka berada dalam siklus persetujuan. Ini membantu tim keuangan mengidentifikasi area di mana mereka dapat memperoleh efisiensi, memperketat kontrol pengeluaran untuk penghematan biaya dan memperkuat laba.

9 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Biaya

Selain memberikan semua manfaat di atas, perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis mengatasi banyak tantangan pelacakan dan pelaporan pengeluaran.

Manfaat dari proses otomatis sangat banyak:kepuasan karyawan, peningkatan produktivitas, penghematan biaya dan kepatuhan yang lebih baik. Pelaporan yang disempurnakan membantu perencanaan dan analisis keuangan karena perusahaan menilai pengeluaran saat ini dan menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya.

Inilah yang dapat diharapkan perusahaan ketika mereka menerapkan perangkat lunak manajemen pengeluaran:

1. Lebih cepat, proses yang lebih sederhana.

Cara lama mengirimkan biaya melibatkan pencetakan salinan kertas, melampirkan kuitansi dan menyampaikan laporan kepada manajer, yang kemudian akan menyetujuinya atau menendangnya kembali ke karyawan untuk penyesuaian. Tetapi dengan perangkat lunak manajemen biaya, alur kerja otomatis. Setelah karyawan menekan “kirim, ” laporan tersebut secara otomatis diarahkan ke orang yang tepat untuk disetujui. Setelah disetujui, jumlah yang akan diganti dapat secara otomatis diserahkan ke penggajian. Jika manajer yang biasanya menyetujui laporan karyawan itu sedang cuti, laporan dapat dikirim ke pemberi persetujuan sementara.

Hasil dari proses yang disederhanakan adalah bahwa perusahaan:

• Potong biaya pemrosesan. Ada yang berwujud, seperti kertas, yang dihilangkan. Tetapi perusahaan juga menghapus biaya yang terkait dengan karyawan dan manajer yang sama-sama bersaing dengan hard copy, mencari tanda terima atau jumlah yang cocok secara manual. Banyak perusahaan bahkan tidak melacak berapa biaya untuk memproses laporan ini, jadi memperkenalkan perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat membantu perusahaan menghemat uang yang bahkan tidak mereka sadari telah terbuang percuma.
• Memotong waktu pemrosesan. Karena perangkat lunak manajemen pengeluaran menggunakan otomatisasi untuk mengirim laporan untuk persetujuan, menandai pengeluaran yang berpotensi di luar kebijakan dan menyerahkan laporan yang disetujui untuk pembayaran, perusahaan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses laporan. Departemen akuntansi dapat menjalankan laporan hutang usaha tepat waktu alih-alih menunggu laporan pengeluaran hard-copy terakhir untuk diarahkan dan disetujui.

2. Penggantian karyawan lebih cepat.

Dengan penggantian biaya otomatis, karyawan dapat mengirimkan laporan pengeluaran dan dokumentasi terkait tanpa penundaan, dan manajer dapat dengan cepat dan mudah meninjau dan menyetujui klaim saat notifikasi masuk. Dengan demikian, alat-alat ini mengembalikan uang tunai ke rekening bank karyawan lebih cepat dan menghilangkan frustrasi yang datang karena kesalahan dan penundaan—sehingga meningkatkan kepuasan karyawan.

3. Lebih sedikit penundaan dan kesalahan.

Selain mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengganti karyawan, fitur otomatisasi dalam perangkat lunak manajemen biaya meningkatkan akurasi akuntansi. Sebagai contoh, dengan laporan pengeluaran manual, karyawan mungkin membuat kesalahan entri data yang dapat lebih diperparah ketika staf keuangan menyalin informasi ke dalam spreadsheet. Perangkat lunak manajemen biaya dapat menandai kesalahan dan entri duplikat dan mencegah kelebihan pembayaran, atau beri tahu manajer jika angka dolar tampaknya terlalu tinggi. Perangkat lunak ini juga dapat mengirim peringatan jika laporan atau pembayaran terlambat.

Solusi menarik data langsung dari rekening bank dan laporan kartu kredit dan dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perjalanan perusahaan. Karyawan dapat menangkap tanda terima menggunakan perangkat seluler mereka dan melampirkannya ke laporan menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) yang diaktifkan aplikasi, menghilangkan potensi kesalahan dari mencoba mengetik di layar kecil.

4. Peningkatan efisiensi operasional.

Jika Anda menagih biaya langsung ke klien, laporan karyawan harus tepat waktu dan akurat untuk memaksimalkan arus kas. Idealnya, perangkat lunak manajemen biaya terintegrasi dengan pelacakan waktu, manajemen proyek, akuntansi dan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Ketika proses ini sederhana untuk karyawan yang melacak dan manajer yang menyetujui dan melaporkan, perusahaan Anda dapat melihat peningkatan arus kas.

Dan karena semua karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk hal-hal duniawi, laporan pengeluaran manual yang rawan kesalahan dan memakan waktu, mereka tidak fokus pada bagian "input" dari rasio input:output. Sebagai gantinya, mereka dapat fokus pada tugas dan proyek yang membawa nilai bagi organisasi, apakah itu melakukan panggilan penjualan atau menyiapkan anggaran strategis. Ini adalah salah satu alasan utama mengapa perusahaan rintisan dapat memperoleh manfaat besar dari perangkat lunak manajemen biaya.

5. Penegakan kebijakan biaya.

Bahkan manajer yang paling teliti pun mungkin tidak mengetahui informasi terbaru tentang setiap kebijakan pengeluaran baru dan perubahan pajak. Dengan menerapkan aturan khusus yang disesuaikan dengan bisnis Anda, perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis menandai biaya perjalanan di luar kebijakan. Sebagai contoh, tunjangan makan per diem mungkin telah meningkat per pedoman federal, tetapi karyawan menyerahkan laporan pengeluaran berdasarkan jumlah yang lama. Atau, seorang karyawan mungkin mencoba meminta penggantian untuk tambahan baru pada polis, seperti keyboard yang ergonomis, tapi ditolak.

5 Petunjuk Penipuan Pengeluaran Teratas

6. Peningkatan visibilitas.

Sebagian besar perangkat lunak manajemen pengeluaran menyertakan dasbor yang mengkompilasi data pengeluaran karyawan dan menyajikannya dalam format visual yang mudah dipahami menggunakan bagan dan grafik lainnya. Manajer dapat melihat metrik, seperti berapa banyak perusahaan menghabiskan per karyawan atau per kategori atau rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyetujui laporan pengeluaran.

7. Peningkatan pencegahan penipuan.

Laporan dari Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat mengatakan 20% bisnis dengan kurang dari 100 karyawan dan 13% organisasi besar telah melaporkan penggantian biaya penipuan. Dapat dimengerti bahwa tim dan manajer keuangan yang sibuk mungkin mengabaikan entri palsu yang disamarkan dengan baik dari karyawan atau kontraktor tepercaya. Setelah uang itu dibayarkan, sulit untuk mendapatkannya kembali. Dan, jika auditor melihat entri yang meragukan, yang mengibarkan bendera merah besar dan memacu lebih banyak penggalian.

8. Pelaporan yang disederhanakan.

Pelaporan dan analitik memberikan wawasan waktu nyata tentang pengeluaran perusahaan. Pilihan untuk pelaporan biaya termasuk oleh karyawan, berdasarkan proyek dan kategori. Perangkat lunak manajemen biaya memungkinkan untuk mengkonsolidasikan biaya ke dalam satu laporan. Selain itu, perusahaan dapat menerapkan praktik terbaik manajemen biaya dengan:

• Mengidentifikasi individu dengan pengeluaran tinggi, pelanggar kebijakan kronis dan tren pengeluaran setiap karyawan dari waktu ke waktu.
• Menyarankan hotel nasional mana, persewaan mobil dan bahkan perusahaan rantai restoran mungkin ingin melakukan pendekatan untuk mendapatkan diskon volume.
• Mendorong karyawan untuk membantu menghemat uang menghubungkan titik-titik antara berhemat dan kemampuan untuk berinvestasi dalam pertumbuhan.

Wawasan ini juga membantu perusahaan mengidentifikasi lebih lanjut area di mana mereka perlu mengklarifikasi atau menegakkan kebijakan pengeluaran dengan lebih baik.

9. Peningkatan kepatuhan.

Perangkat lunak manajemen biaya membantu perusahaan tetap berada di sisi kanan kepatuhan dengan lokal, lembaga pajak negara bagian dan federal. Perusahaan dapat menempatkan biaya ke dalam kategori, seperti kantor, perjalanan dan jarak tempuh, dan beri tag dengan tepat; beberapa pengeluaran, seperti sebagian besar hiburan dan iuran ke negara, klub golf dan atletik, sekarang tidak dipotong pajak, jadi termasuk mereka dapat menarik perhatian IRS. Perangkat lunak manajemen biaya juga memberikan salinan laporan dan kuitansi elektronik yang mudah diakses, yang sangat berharga jika organisasi diaudit.

Memilih Sistem Manajemen Biaya

Seperti halnya proyek implementasi perangkat lunak, ikuti praktik terbaik saat membeli solusi manajemen pengeluaran, dan ingat beberapa petunjuk:

• Mulailah dengan fase penemuan dan perencanaan, yang mencakup menentukan persyaratan sistem berdasarkan alur kerja manajemen biaya yang terperinci dan kemudian meneliti dan memilih sistem. Apakah Anda akan memilih lokal atau software-as-a-service (SaaS)?
• Tanyakan penyedia tentang struktur biaya untuk pembelian, pengaturan dan penyesuaian, dan perhatikan baik-baik biaya yang sedang berlangsung dan tidak langsung untuk peningkatan, dukungan pelanggan, pembaruan lisensi perangkat lunak dan banyak lagi.
• Pastikan solusinya dapat disesuaikan untuk mengatasi alur kerja dan kebijakan perusahaan Anda tanpa sumber daya pengembang yang ekstensif. Taruhan yang lebih baik mungkin untuk melihat apakah proses Anda dapat diubah agar sesuai dengan perangkat lunak, mengingat bahwa itu telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan ratusan atau ribuan perusahaan.
• Pilih sistem yang mudah digunakan untuk semua karyawan—mereka yang melapor, setujui dan analisis—dengan kemampuan seluler, fungsionalitas yang dirancang dengan baik dan antarmuka intuitif yang menarik bagi tenaga kerja multi-generasi saat ini.
• Alokasikan sumber daya yang cukup untuk memberikan pelatihan dan dukungan teknis bagi semua pengguna.
• Jangan hanya memigrasikan semua data historis ke sistem baru; luangkan waktu untuk menghapus akun pelanggan yang usang dan mencari ketidakakuratan.
• Integrasi mendalam dengan solusi akuntansi dan biaya proyek.