ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> keuangan

11 Tantangan Manajemen Biaya Perjalanan Teratas &Cara Menghindarinya

Cek pembayaran yang telah jatuh tempo, visibilitas yang buruk tentang berapa banyak yang dibelanjakan karyawan dan sistem pelacakan berbasis spreadsheet yang kaku hanyalah beberapa dari tantangan manajemen biaya perjalanan yang dihadapi organisasi saat ini.

Yang kedua mungkin yang paling menyakitkan:Perusahaan perlu tahu ke mana uang mereka pergi dan apakah karyawan mengikuti aturan pengeluaran. Dan usaha kecil mungkin merasakan inefisiensi perjalanan dan pengeluaran (T&E) yang paling akut:Banyak yang tidak memiliki sistem otomatis untuk memproses laporan dengan cepat dan murah, dan tim keuangan mereka sering terbengkalai.

Taruhan yang lebih baik untuk semua ukuran perusahaan:Identifikasi dan atasi tantangan manajemen T&E sebelum inefisiensi dan kesalahan menaikkan biaya—atau mempersingkat landasan Anda.

11 Tantangan Teratas dalam Manajemen Perjalanan dan Pengeluaran

Ketika karyawan melakukan perjalanan bisnis, biaya tiket pesawat, penginapan, transportasi darat dan makanan dapat bertambah dengan cepat. Bahkan mereka yang bekerja di rumah atau secara lokal mengeluarkan biaya, seperti perlengkapan kantor dan jarak tempuh untuk kunjungan pelanggan.

Biaya ini harus diproses, disetujui dan diganti secara tepat waktu dan hemat biaya. Namun, 46% persen perusahaan bahkan tidak melacak berapa banyak yang mereka keluarkan untuk memproses laporan pengeluaran, menurut Laporan Tren Manajemen Perjalanan &Pengeluaran Tallie 2019.

Kurangnya visibilitas hanyalah salah satu tantangan manajemen perjalanan dan pengeluaran (T&E) yang harus diwaspadai oleh perusahaan.

1. Visibilitas data yang buruk

Mengelola keuangan tidak mungkin dilakukan ketika perusahaan tidak tahu bagaimana uangnya dihabiskan oleh karyawan di lapangan. Kurangnya visibilitas ini juga menyebabkan tim keuangan kehilangan kesalahan, laporan duplikat, kehilangan tanda terima, bahkan potensi penipuan.

Beberapa perusahaan memiliki pegangan yang cukup baik pada pola perjalanan dan dapat melakukan "perkiraan terdidik" pada pengeluaran bulanan. Tapi COVID-19 mengguncang semua itu. Dataconomy melaporkan bahwa pandemi menurunkan pengeluaran T&E dan meningkatkan kategori. Pada Maret 2020, hotel mewakili 51% dari pengeluaran. Itu turun 31% hanya dalam sebulan, menjadi 20%. Sementara itu, pengeluaran untuk layanan bisnis melonjak dari 10% menjadi 27%.

Data:Analisis ekonomi data pengeluaran T&E pada bulan Maret dan April 2020

Aman untuk mengasumsikan akan ada lebih banyak, dan abadi, perubahan. Begitu banyak untuk perkiraan.

Jawabannya adalah perangkat lunak manajemen biaya terpusat yang mengumpulkan dan mengkategorikan semua penerimaan dan dokumen dalam database terpusat yang dapat ditinjau setiap saat. Selain melacak pengeluaran karyawan, Sistem manajemen T&E menentukan bagaimana organisasi akan mengganti biaya karyawan. Dan karena mengurangi kebutuhan entri data manual, software ini juga membantu mencegah kesalahan dan mempercepat proses T&E.

2. Proses yang tidak efisien

Karena melibatkan banyak kertas, email dan spreadsheet, proses manajemen biaya manual memakan waktu dan rawan kesalahan. Mereka juga memperkenalkan inefisiensi besar dan kemacetan. Dengan 43% perusahaan masih menggunakan proses manual untuk mengelola laporan pengeluaran, menurut survei Tallie, dan 46% tidak melacak biaya yang terkait dengan pekerjaan ini, pindah ke sistem manajemen biaya otomatis akan menguntungkan berbagai perusahaan.

Tidak sulit untuk melihat bagaimana bekerja dari rumah dapat menambah lebih banyak kemacetan pada proses yang sudah rumit, terutama di organisasi yang memerlukan otorisasi dan audit T&E.

Salah satu tip untuk perusahaan rintisan yang baru saja merumuskan proses manajemen pengeluaran—dan yang ingin menjaga kepuasan karyawan tetap tinggi—adalah fokus pada pengalaman pengguna yang menyenangkan dan efisien saat mengevaluasi perangkat lunak. Cari kemampuan pembayaran seluler, Misalnya. Lebih lanjut tentang mobilitas nanti.

3. Solusi biaya tinggi (baik dalam waktu dan uang)

Saat mengevaluasi manajemen biaya, jangan hanya fokus pada biaya perangkat lunak satu kali (untuk lokal) atau bulanan (untuk SaaS/cloud). Sistem yang berbeda yang tidak "berbicara" satu sama lain menambah lebih banyak penundaan dan biaya untuk proses pelaporan. Dan karyawan yang harus berbelanja online untuk mendapatkan penawaran penerbangan dan hotel terbaik membuang waktu yang berharga.

Untuk memperkirakan biaya sebenarnya dari penambahan perangkat lunak manajemen biaya, sesuaikan lembar kerja ini:

Menghitung Biaya T&E

Proses Manual Saat Ini, Karyawan Rata-rata waktu yang dihabiskan per laporan pengeluaran per karyawan Gaji rata-rata per jam Jumlah karyawan yang menghasilkan T&E Jumlah laporan yang dibuat setiap bulan Dengan Perangkat Lunak T&E, Diperkirakan Rata-rata waktu yang dihabiskan per laporan pengeluaran per karyawan Gaji rata-rata per jam Jumlah karyawan yang menghasilkan T&E Jumlah laporan yang dibuat setiap bulan Proses Manual Saat Ini, Keuangan Rata-rata waktu yang dihabiskan per laporan pengeluaran per pegawai keuangan Gaji rata-rata per jam pegawai keuangan Jumlah laporan yang diproses bulanan Rata-rata waktu yang dihabiskan untuk mengatasi kesalahan dalam laporan Dengan Perangkat Lunak T&E, Diperkirakan Rata-rata waktu yang dihabiskan per laporan pengeluaran per pegawai keuangan Gaji rata-rata per jam pegawai keuangan Jumlah laporan yang diproses bulanan Rata-rata waktu yang dihabiskan untuk mengatasi kesalahan dalam laporan

4. Sistem/teknologi yang ketinggalan jaman

Semua orang setuju bahwa sistem manual tidak praktis dan rawan kesalahan, namun perusahaan terus menyusun spreadsheet, email, solusi poin dan tanda terima kertas dengan harapan berakhir dengan pendekatan yang kohesif.

Seiring berjalannya waktu, sistem ad-hoc cenderung menjadi beban utama baik bagi tim keuangan maupun karyawan. Hanya 27% perusahaan, Misalnya, memiliki sistem yang secara otomatis menandai pengeluaran di luar kebijakan, per Tallie. Itu berarti baik akuntansi secara manual meninjau laporan, atau barang-barang yang tidak diizinkan lewat.

Satu titik terang untuk perusahaan dengan teknologi yang lebih tua adalah bahwa mereka dapat melompati rekan-rekan dan mengambil keuntungan dari beberapa tren industri manajemen biaya yang panas, seperti mobilitas, integrasi yang ditingkatkan, dan perluasan penggunaan AI, otomatisasi dan pembelajaran mesin.

5. Peningkatan pembelanjaan di T+E

Perusahaan yang tidak melacak tren pengeluaran T&E dari waktu ke waktu kehilangan peluang untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang kebijakan dan melakukan intervensi lebih awal untuk mengatasi aktivitas di luar kebijakan atau berpotensi penipuan.

Contohnya, jika seorang karyawan yang biasanya menghabiskan sekitar $500 sebulan untuk mengunjungi pelanggan di lokasi mereka tiba-tiba menghabiskan $750 tanpa persetujuan atau penjelasan sebelumnya, pendekatan spreadsheet untuk manajemen T&E tidak akan mengambilnya.

Perusahaan dengan perangkat lunak perjalanan dan pengeluaran yang memanfaatkan pembelajaran mesin yang kami sebutkan, Namun, dapat melakukan intervensi lebih awal. Sistem ML yang telah disetel dengan benar dapat menandai anomali, seperti itu peningkatan pengeluaran $250 per bulan, yang mungkin mengindikasikan penipuan atau kesalahan manusia.

Perusahaan berbasis layanan yang mengirimkan proyek kepada pelanggan mereka menghadapi lebih banyak tantangan dengan pendekatan manual untuk manajemen pengeluaran. Untuk perusahaan-perusahaan ini, mereka harus mengganti uang karyawan mereka tetapi juga meneruskan pengeluaran kepada pelanggan mereka dan dengan rapi menghitungnya setiap bulan untuk menyeimbangkan pembukuan dan memahami keuntungan proyek.

Perusahaan besar yang menghadapi biaya yang melonjak juga dapat mempertimbangkan tim manajemen perjalanan korporat yang akan menangani semua fungsi yang terkait dengan mendukung perjalanan bisnis bagi karyawan, pelanggan, vendor dan mitra bisnis, termasuk mengandung biaya dan menegakkan kebijakan.

6. Kurangnya penegakan kebijakan

Salah satu praktik terbaik manajemen pengeluaran teratas adalah membuat kebijakan yang harus diikuti oleh semua orang di organisasi. Kebijakan Anda harus menguraikan dengan tepat apa yang dapat dan tidak merupakan pengeluaran yang dapat disetujui berdasarkan peraturan IRS terkini yang mengatur penggantian biaya dan budaya serta realitas anggaran perusahaan Anda.

Kebijakan formal yang dengan jelas menguraikan dengan tepat apa yang dapat dan tidak merupakan pengeluaran yang dapat disetujui juga membantu departemen akuntansi dan/atau pemberi persetujuan dengan cepat dan adil memutuskan apakah suatu pengeluaran diperbolehkan atau tidak. Karyawan tahu kapan mereka dapat mengharapkan untuk mendapatkan penggantian dan jalan apa yang mereka miliki jika biaya ditolak.

Tidak ada kebijakan untuk ditegakkan? SHRM menyediakan template kebijakan biaya perjalanan, seperti halnya kelompok industri lainnya, sehingga perusahaan tidak perlu memulai dari awal.

7. Keterlambatan penyampaian laporan

Ketika laporan pengeluaran datang terlambat, Anda mungkin dikenakan biaya untuk kartu perusahaan, yang dapat mempengaruhi nilai kredit karyawan dalam kasus tanggung jawab bersama. Keterlambatan juga menghadirkan tantangan akuntansi saat tim keuangan berjuang untuk mengumpulkan dokumentasi dan mendapatkan persetujuan pengeluaran sebelum penutupan bulanan atau triwulanan.

Untuk menghindari masalah ini, kebijakan pengeluaran Anda harus mencakup tenggat waktu yang tegas—misalnya, “kirim semua laporan pengeluaran pada hari terakhir bulan berikutnya setelah bulan terjadinya”—dan manajer harus diberi tahu secara otomatis pada waktunya untuk mendorong staf mereka agar mendapatkan laporan sesuai jadwal.

8. Pembayaran kembali karyawan yang lambat

Tidak ada yang lebih buruk daripada bergegas untuk mendapatkan laporan, kemudian menunggu berbulan-bulan setelah pengeluaran biaya untuk mendapatkan penggantian—khususnya untuk karyawan yang membayar sendiri untuk produk atau layanan yang mahal. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi di pihak pekerja dan bahkan berdampak pada produktivitas dan moral. Dengan proses dan perangkat lunak manajemen biaya yang efektif, Namun, perusahaan dapat mengotomatiskan proses persetujuan dan penggantian biaya dan memastikan bahwa karyawan mendapatkan pembayaran tepat waktu.

9. Manajemen penerimaan yang tidak efisien

Agar proses pengelolaan T&E berjalan dengan lancar, karyawan membutuhkan cara mudah untuk mengirimkan tanda terima beserta laporan pengeluaran mereka. Pada akhir akuntansi, untuk mematuhi aturan penyimpanan catatan IRS, versi digital atau salinan tanda terima untuk sebagian besar pengeluaran di atas $75 harus disimpan setidaknya selama tiga tahun.

Jawaban bagi sebagian besar perusahaan adalah memastikan karyawan dapat menggunakan aplikasi smartphone manajemen tanda terima, idealnya dengan teknologi GPS dan OCR, untuk dengan mudah menangkap dan mengunggah tanda terima ke repositori pusat. Kemudian, ketika tiba waktunya untuk mengajukan laporan pengeluaran, tidak perlu mencari kertas, dan tim keuangan memiliki catatan yang dapat dicari.

10. Kurangnya integrasi sistem

Ketika sistem bisnis tidak dapat berkomunikasi secara langsung satu sama lain tanpa campur tangan manusia, proses seperti manajemen T&E menjadi memakan waktu, mahal dan rawan kesalahan. Dengan mengkonsolidasikan berbagai kegiatan, dan dengan secara otomatis memasukkan data yang dihasilkan ke dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) perusahaan, buku besar atau sistem akuntansi lainnya, solusi manajemen biaya terintegrasi dapat sangat meningkatkan proses yang mahal.

Dan sebenarnya, integrasi yang lebih baik adalah tren industri manajemen biaya teratas lainnya. Saat mempertimbangkan perangkat lunak manajemen T&E, karyawan akan menghargai kemampuan untuk melacak laporan mereka dari pengarsipan hingga pembayaran. Tim keuangan akan mendapat manfaat dari tampilan data keuangan yang terkonsolidasi.

Cari integrasi bawaan yang kompatibel dengan sistem akuntansi Anda dan kemampuan untuk melaporkan pengeluaran T&E secara terperinci. Itu penting bagi mereka yang bertanggung jawab atas perencanaan dan analisis keuangan untuk perusahaan Anda, karena perencanaan dan akuntansi keuangan (FP&A) membutuhkan data, dan banyak itu. Namun tim FP&A menghabiskan 75% waktu mereka hanya untuk mengumpulkan dan memproses data, per survei Asosiasi Profesional Keuangan, sebagian karena mereka tidak memiliki akses ke sistem sumber.

11. Kurangnya pelaporan

Analisis bisnis telah berkembang pesat selama dekade terakhir, tetapi perusahaan yang masih menggunakan spreadsheet dan proses manual untuk mengelola pengeluaran tidak dapat memanfaatkan kemajuan ini.

Terkait dengan diskusi FP&A, tim keuangan tanpa sistem terpusat dari mana mereka dapat menarik laporan akan merasa tidak mungkin untuk memahami pengeluaran T&E dari waktu ke waktu. Itu menghalangi segalanya mulai dari proyeksi keuangan hingga analisis arus kas hingga negosiasi vendor.

Intinya tentang tantangan:Pemimpin membutuhkan wawasan tentang bagaimana departemen mengalokasikan anggaran T&E mereka setiap bulan, bagaimana pengeluaran menjadi tren dan di mana penghematan dapat ditemukan. Tim keuangan membutuhkan otomatisasi untuk mengurangi jumlah waktu yang mereka habiskan untuk hal-hal yang membosankan, proses manual dan kemampuan untuk menemukan kesalahan dan anomali. Dan karyawan membutuhkan aplikasi untuk dengan mudah menangani tanda terima dan cara untuk melacak kemajuan laporan mereka.

Masalah ini dapat diselesaikan dengan platform perangkat lunak terpadu yang tidak hanya mengotomatiskan proses manajemen biaya, tetapi juga terintegrasi dengan sistem keuangan lainnya untuk menciptakan akurasi, laporan tepat waktu.

keuangan

keuangan