Kompleksitas Membunuh Keuntungan – CEO perlu menyederhanakan bisnis mereka

Oleh Simon Collinson dan Melvin Jay

Lingkungan persaingan menjadi lebih kompleks dan tidak dapat diprediksi, dan manajer senior tidak memiliki kendali atas tren yang mendasarinya, dari globalisasi ke perubahan teknologi. Jenis kerumitan yang paling merusak, Namun, datang dari dalam.

Tidak diragukan lagi bahwa Nokia ketinggalan perahu ketika pasar konsumen beralih ke smartphone. Ini bukan hanya hasil dari pilihan strategis yang tidak beruntung; ada tanda-tanda bahwa perusahaan telah tersesat jauh sebelum mengambil belokan yang salah ini. Itu telah memulai serangkaian akuisisi dan membangun portofolio produk yang semakin beragam melalui investasi ke dalam perangkat lunak, konten dan layanan yang semuanya menambah kompleksitas, tapi bukan nilai. Baru-baru ini, kepemimpinan baru dan restrukturisasi organisasi telah diperparah, daripada memecahkan masalah. Nokia menjadi lebih kompleks dan bahkan kurang menguntungkan.

Meskipun Nokia adalah favorit 'bintang jatuh' saat ini untuk media bisnis, pengalamannya dengan kompleksitas yang luar biasa adalah hal yang umum bagi perusahaan di semua sektor industri. Kita tahu bahwa lingkungan yang kompetitif menjadi lebih kompleks, bergejolak dan tidak dapat diprediksi dan manajer senior tidak memiliki kendali atas tren yang mendasarinya, dari globalisasi ke perubahan teknologi. Jenis kerumitan yang paling merusak, Namun, datang dari dalam. Di sinilah CEO dapat bertindak dan perlu berbuat lebih banyak.

Penelitian Kami:Mengukur dampak kinerja dari kompleksitas

Meskipun kompleksitas secara luas diakui sebagai penghalang yang berkembang untuk kesuksesan bisnis, ada beberapa studi akademis yang kuat tentang efeknya atau bagaimana mengatasinya. Juga terlihat bahwa para CEO tidak berbuat cukup untuk mengatasi masalah ini. Tantangan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kompleksitas yang mahal berarti sering kali menjadi tumpukan yang 'terlalu sulit'.

Untuk mengatasi kedua masalah tersebut, kami melakukan dua studi utama tentang dampak kompleksitas pada kinerja perusahaan. Yang pertama mengarah pada pengembangan Global Simplicity Index (GSI), menghubungkan peningkatan kompleksitas dengan penurunan profitabilitas. Ini mengungkapkan bahwa 200 perusahaan terbesar di Forbes Global 500 merugi, rata-rata, 10,2 persen dari keuntungan tahunan mereka atau $1,2 miliar per tahun masing-masing karena kompleksitas yang merusak nilai. Ini menambah kerugian kolektif yang luar biasa sebesar $237 miliar setiap tahun. ¹

Namun, hubungan antara kompleksitas dan kinerja tidaklah sederhana. Seiring pertumbuhan perusahaan yang sukses, mereka menambahkan produk dan layanan baru ke dalam portofolio mereka; memasuki pasar baru; terlibat dalam usaha patungan dan akuisisi; menambah unit bisnis dan lini manajemen baru, keuntungan juga tumbuh. Ada titik kritis, Namun, ketika menambahkan kompleksitas – lini produk baru, satu akuisisi lagi, lapisan manajemen tambahan – tidak menambah nilai proporsional.

GSI menunjukkan ini dalam bentuk kurva kompleksitas kinerja U terbalik.

GSI juga memungkinkan kami untuk menentukan peringkat perusahaan terkenal, dari 200 global kami, relatif terhadap kurva ini, sebagai 'Pelaku' (seperti GSK, China Mobile dan Goldman Sachs), 'Komplikator' (seperti IBM, Johnson &Johnson dan BHP Billiton), 'Penyederhanaan' (Renault, Safeway dan Nippon Life) dan 'Strugglers' (Nokia, Hitachi, Fiat dan EADS).

Apa dampak kompleksitas pada kinerja individu?

Studi besar kedua kami adalah survei skala besar terhadap lebih dari 400 eksekutif di perusahaan besar Eropa, untuk mengidentifikasi sumber kompleksitas yang berdampak tinggi dan bagaimana hal ini bervariasi menurut manajer, perusahaan dan industri.

Kami mengidentifikasi lebih dari 100 sumber umum kompleksitas, dikelompokkan menjadi enam kategori keseluruhan.

Temuan keseluruhan dari survei ini adalah peringatan bagi para CEO.

63 persen manajer dalam survei kami melaporkan bahwa kompleksitas bertanggung jawab atas lebih dari 5 persen hilangnya produktivitas dalam bisnis mereka. 10 persen manajer mengklaim bahwa lebih dari 30 persen kehilangan produktivitas disebabkan oleh kompleksitas.

10 pendorong kompleksitas teratas diberi peringkat di bawah ini dalam hal 'skor dampak kompleksitas' kami

(tingkat kerumitan yang disebabkan oleh sumber ini dikalikan dengan dampaknya terhadap kinerja).

Beberapa penyebab utama kompleksitas berdampak tinggi dari responden survei kami meliputi:

Perubahan dalam strategi atau beberapa tuntutan proyek:

• 30% manajer menghadapi 6 atau lebih inisiatif strategis pada satu waktu; 12% mengatasi lebih dari 16

Hirarki manajemen yang berbelit-belit:

• 57% melaporkan 6 atau lebih tingkat manajemen di perusahaan mereka; 19% memiliki lebih dari 16

Pemantauan, prosedur pengendalian dan perencanaan:

• 56% memiliki 5 atau lebih tahapan dalam proses penandatanganan belanja modal mereka; 11% memiliki lebih dari 11 tahap
• 41% mengelola 4 atau lebih laporan manajemen internal setiap bulan; 9% mengelola lebih dari 16
• 61% perusahaan membutuhkan waktu 4 minggu atau lebih untuk perencanaan anggaran; 35% membutuhkan waktu lebih dari 6 minggu dan 10% selama 16 minggu

Proses dan sistem:

• 38% menangani 6 atau lebih jenis sistem TI khusus yang berbeda di tempat kerja mereka; 13% berurusan dengan lebih dari 16 sistem

Komunikasi dan koordinasi:

• 46% manajer secara teratur berinteraksi dengan 6 atau lebih divisi internal lainnya; 14% dengan lebih dari 11
• Email menghabiskan sekitar 8% dari waktu manajer, rata-rata. Tetapi untuk 16% manajer yang berurusan dengan email menghabiskan lebih dari 30% waktu mereka.

Mengapa kompleksitas mengurangi keuntungan Anda begitu banyak?

Jadi untuk pertama kalinya kami telah membuktikan bahwa kompleksitas memiliki dampak yang besar dan terukur terhadap profitabilitas. Kenapa ini?

1. Kompleksitas menambahkan biaya non-produktif:Anda membayar untuk sumber daya/aktivitas yang sebenarnya tidak Anda butuhkan. Bahkan mereka mempersulit Anda untuk mencapai apa yang telah Anda tetapkan!
2. Kompleksitas mengurangi kecepatan dan kelincahan:itu membuat Anda lambat untuk merespons kekuatan pasar. Bisnis yang lebih sederhana bekerja lebih baik di masa yang penuh gejolak.
3. Kompleksitas mengurangi motivasi karyawan:studi psikologis menunjukkan bahwa orang lebih suka hidup dalam organisasi yang lebih sederhana dan kinerja mereka menurun karena kompleksitas menjadi luar biasa.
4. Kompleksitas membuang waktu karyawan Anda:hal itu mengalihkan perhatian karyawan dari fokus pada aktivitas yang menghasilkan nilai, menciptakan 'orang bodoh yang sibuk' – orang yang bekerja keras, berlari ke arah yang salah, atau berjuang untuk menyelesaikan hal-hal sederhana.

Jadi, kompleksitas membuat semakin sulit bagi manajer untuk mengontrol, fokus dan mendorong bisnis mereka ke depan. Bagi banyak perusahaan, proses internal, sistem, produk, inisiatif strategis dan struktur organisasi telah berkembang ke titik di mana mereka terlalu kompleks untuk dikelola.

Seperti yang dikatakan salah satu manajer dalam salah satu wawancara kami “Saya bisa melihat dengan jelas di mana A dan saya bisa melihat di mana B. Saya tidak bisa mencapai B karena kompleksitas organisasi saya dan proses kami.” Dalam kasus terburuk 'B', sasaran strategis itu sendiri, disembunyikan oleh treacle perusahaan. Manajer tidak tahu di mana harus memfokuskan upaya mereka.

Kompleksitas mengurangi kecepatan dan kelincahan:itu membuat Anda lambat untuk merespons kekuatan pasar. Bisnis yang lebih sederhana bekerja lebih baik di masa yang penuh gejolak.

Dari mana datangnya kompleksitas 'buruk' ini?

Manajer dan karyawan di semua tingkatan mengeluh tentang efek merusak dari kompleksitas, tetapi kerumitan tidak menciptakan dirinya sendiri, itu adalah hasil dari gabungan, keputusan dan perilaku kumulatif dari manajer dan karyawan yang sama ini. Mengutamakan, fakta ironisnya adalah bahwa manusia adalah pencipta kompleksitas dan juga korbannya.

Jadi, dengan cara yang sama kita dilatih untuk mempertimbangkan dampak keuangan dari keputusan kita, kita juga perlu belajar mengidentifikasi 'dampak kompleksitas' dari keputusan kita. Anda tidak dapat mengatasi kompleksitas tanpa mengatasi perilaku manusia yang menyebabkannya. Program pengurangan kompleksitas yang besar mungkin membuat perusahaan Anda lebih sederhana di beberapa area utama untuk saat ini, seperti 'proses rekayasa ulang' atau 'inisiatif ramping' tetapi kompleksitas baru akan merayap kembali jika orang tidak mengubah cara berpikir dan bekerja mereka juga.

Apa yang dapat dilakukan pemimpin untuk mengatasi masalah tersebut?

Lebih dari 10% keuntungan disia-siakan oleh kompleksitas yang berlebihan. Mengabaikannya sama saja dengan kelalaian perusahaan! Jadi bagaimana Anda mengubah perilaku yang disebutkan di atas? Bagaimana Anda dapat melibatkan energi orang-orang Anda di seluruh organisasi untuk menghilangkan kompleksitas? Bagaimana Anda dapat menjadikan kesederhanaan sebagai nilai inti dan prinsip operasi utama di perusahaan Anda?

Mantan CEO GE Jack Welsh menjadikan misinya untuk mengurangi kompleksitas. Dia melakukan serangkaian proyek penyederhanaan di seluruh perusahaan, berargumen bahwa “agar organisasi besar menjadi efektif, itu harus sederhana.”

Berikut beberapa saran praktis tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mulai revolusi kesederhanaan dalam bisnis Anda .

1. Mulai dari atas . Ini adalah masalah bisnis secara keseluruhan, jadi revolusi harus dimulai dengan para pemimpin organisasi yang menunjukkan bahwa mereka sangat berkomitmen untuk mengurangi kerumitan di mana pun ia bersembunyi.

2. Diagnosis di mana masalah kompleksitas terbesar Anda. Kompleksitas bersembunyi di setiap sudut bisnis besar. Langkah pertama adalah mengidentifikasi 5 -10 masalah kompleksitas terbesar di perusahaan Anda (mereka berbeda di setiap organisasi), kemudian kembangkan proyek untuk mengurangi kerumitan di tempat yang paling banyak menimbulkan kerugian. Ini juga akan mengungkapkan perilaku manajemen spesifik yang mendasari kompleksitas yang merusak.

3. Mengembangkan strategi penyederhanaan. Semua perusahaan harus memiliki strategi yang jelas untuk mengurangi kompleksitas yang berbahaya. Ini harus terdiri dari:

• Beberapa 'Prinsip Kesederhanaan' inti yang dapat dijalankan setiap orang di perusahaan Anda dari hari ke hari. Ini menciptakan seperangkat aturan umum yang dapat diterapkan secara luas oleh semua orang Anda setiap hari.
• Beberapa proyek 'Kesederhanaan 101'. Ini adalah ide penyederhanaan yang mudah dijalankan yang dapat diterapkan oleh semua orang dengan cepat (misalnya aturan tentang presentasi yang lebih sederhana, proses pengambilan keputusan yang lebih sederhana, dll)
• Beberapa 'Proyek Penyederhanaan Berdampak Tinggi':ini adalah area kompleksitas besar yang diidentifikasi dalam diagnostik yang, setelah dihapus atau dikurangi, secara signifikan akan mengurangi jejak kompleksitas Anda secara keseluruhan (ini seringkali sulit, tapi itu harus dilakukan)
• Program ‘Perubahan dan Nilai Kesederhanaan’ yang menunjukkan bagaimana Anda akan mengubah budaya dan perilaku manajer sehingga Anda dapat menjadikan kesederhanaan sebagai gaya hidup sehari-hari di perusahaan Anda, selamanya.

4. Sekarang libatkan massa. Momentum untuk perubahan sekarang harus datang dari bawah ke atas juga. Komunikasikan perlunya perubahan dan tunjukkan manfaat pribadi dan bisnis dari penyederhanaan. Tunjukkan bahwa Anda memiliki strategi yang kredibel untuk mengatasi kompleksitas. Ajak orang-orang untuk mulai menjalankan Prinsip Kesederhanaan Anda dan minta mereka untuk segera mengimplementasikan proyek 'Kesederhanaan 101' di area bisnis mereka.

5. Aktifkan orang dengan menunjukkan kepada mereka 'cara' menyederhanakan dan mengubah. Mengetahui bahwa Anda perlu berubah dan ingin berubah adalah penting. Tetapi mengetahui 'apa' yang perlu Anda lakukan tidak cukup, Anda juga perlu tahu 'bagaimana' membuat pekerjaan lebih sederhana. Kebanyakan orang tidak memiliki keterampilan untuk menyederhanakan bisnis mereka. Jadi, melatih orang tentang alat diagnostik dan teknik penyederhanaan juga penting. Jika Anda berinvestasi dalam hal ini, Anda dapat memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan masalah kompleksitas lokal atau departemen mereka sendiri.

6. Perkuat perilaku kesederhanaan. Akhirnya tentu saja seperti yang kita semua tahu, Anda harus memperkuat perilaku yang ingin Anda ubah dengan membangun nilai kesederhanaan ke dalam semua elemen bisnis Anda termasuk:

• Sistem penghargaan dan pengakuan
• Umpan balik dan ulasan tahunan
• Pengerahan

Memecahkan teka-teki kompleksitas adalah inti dari keunggulan kompetitif perusahaan. Berhasil menyederhanakan hari ini akan menciptakan perusahaan yang cocok untuk hari esok.

Kesimpulan:Imperatif Kesederhanaan

Memecahkan teka-teki kompleksitas adalah inti dari keunggulan kompetitif perusahaan dalam lingkungan bisnis saat ini. Jelas bahwa para pemimpin bisnis besar perlu menangani masalah kompleksitas dengan serius dan membuat komitmen yang langgeng untuk menguranginya. Kegagalan untuk mengatasi masalah ini sudah memukul orang-orang Anda dan keuntungan Anda dengan keras hari ini, tetapi juga akan membuat lebih sulit untuk menanggapi turbulensi yang terus meningkat dan ketidakpastian pasar dan ekonomi di masa depan.

Berhasil menyederhanakan hari ini akan menciptakan perusahaan yang cocok untuk hari esok.