Pemeriksaan Masa Depan Ruang Rapat

Oleh Lucy P. Marcus

Ruang dewan sedang mengalami masa transisi yang luar biasa. Lebih banyak yang dituntut dari dewan daripada sebelumnya, dan kegiatan dewan berada di bawah pengawasan yang lebih besar.

Dewan perusahaan tidak lagi beroperasi di dunia rahasia di balik pintu tertutup, di luar pengawasan publik dan media. investor, pemangku kepentingan, badan pengatur, dan pemerintah menuntut lebih banyak transparansi dan akuntabilitas. Pengawasan yang meningkat ini adalah hasil dari pemahaman publik yang lebih besar tentang peran yang dapat dan harus dimainkan oleh dewan. Kesadaran investor semakin meningkat, karyawan, dan pelanggan dari konsekuensi dewan dan anggota dewan tidak mengajukan pertanyaan sulit, tidak menambah nilai nyata bagi organisasi, dan tidak melindungi kesehatan dan kekayaannya di masa depan.

Banyak yang mempertanyakan apa yang dilakukan papan dan apakah mereka memiliki keterampilan, penglihatan, dan tekad, dan memang kekuatan apa pun, untuk mempengaruhi perubahan nyata yang diperlukan dalam mengarahkan organisasi dan meningkatkan praktik bisnis mereka. Jawabannya adalah bahwa papan terbaik melakukannya. Sebagian besar organisasi memiliki dewan, apakah mereka di sektor publik atau swasta, perusahaan FTSE 100 atau LSM, universitas atau utilitas, dan dewan ini memiliki kekuatan untuk mempengaruhi arah bisnis, untuk memastikan bahwa organisasi melakukan apa yang diperlukan untuk beroperasi sebaik mungkin, dan untuk mengambil tindakan nyata jika organisasi tidak berkinerja baik.

Dewan akan dinilai di masa depan berdasarkan kemampuan mereka untuk "membuktikan masa depan" organisasi mereka, memastikan bahwa organisasi mereka memiliki umur panjang dan ketabahan dan kemampuan untuk menahan keanehan pasar.

Dewan akan dinilai di masa depan berdasarkan kemampuan mereka untuk "membuktikan masa depan" organisasi mereka, memastikan bahwa organisasi mereka memiliki umur panjang dan ketabahan dan kemampuan untuk menahan keanehan pasar, melayani tidak hanya mereka yang diinvestasikan di perusahaan saat ini, tetapi para investor dan semua pemangku kepentingan masa depan. Mereka juga akan dilihat seberapa baik mereka memenuhi dan menyeimbangkan tanggung jawab "pembumian dan pengamatan bintang", memastikan perusahaan memenuhi kebutuhan sehari-hari dan taktisnya, sekaligus membangun organisasi yang kuat untuk masa depan. Dewan akan dinilai apakah mereka hanya mengejar keuntungan jangka pendek atau membangun organisasi yang kuat untuk jangka panjang, dan apakah orang-orang di sekitar meja di ruang dewan saling melengkapi dengan baik untuk tugas-tugas yang ada.

Organisasi terbaik dari semua ukuran, baik di sektor profit maupun non profit, memiliki dewan dengan ketua independen yang dapat membantu mengurangi konflik kepentingan dan memastikan bahwa dewan bertindak sebagai badan pengawas yang efektif. Papan ini terdiri dari yang benar-benar aktif, bertunangan, Mandiri, dan direktur yang tertarik yang berusaha untuk memiliki pemahaman terbaik tentang bisnis tempat organisasi berada, dan yang diinginkan. Papan ini beragam dalam arti kata yang sebenarnya, tidak hanya dalam hal gender tetapi juga dalam hal keahlian profesional, latar belakang sektor, warna, usia, perspektif internasional, dan banyak lagi, mewakili pemangku kepentingan bisnis dan lingkungan di mana ia beroperasi.

Lebih dari itu, organisasi terbaik mendorong iklim di mana benar-benar memiliki orang-orang terbaik di kapal dapat membuahkan hasil. Ruang dewan ini adalah lingkungan di mana anggota dewan independen merasa nyaman, dan memang diperlukan, untuk mengajukan pertanyaan sulit, menantang status quo, dan melangkah untuk membantu di area di mana mereka bisa. Dalam lingkungan seperti itu, dewan dapat mendiskusikan seluruh rangkaian item agenda yang penting untuk kesuksesan jangka pendek dan jangka panjang organisasi mereka. Peran dewan di sini adalah untuk membantu organisasi menempatkan hal-hal yang relevan dalam agendanya dan memprioritaskan tanpa mengabaikan gambaran yang lebih besar dari ekosistem lokal dan global di mana mereka beroperasi.

Di saat krisis seperti yang kita alami saat ini, dewan yang efektif membantu organisasi mereka muncul dengan kekuatan dan untuk mengenali dan memanfaatkan peluang untuk inovasi dan investasi penting ke masa depan pertumbuhan berkelanjutan yang menguntungkan semua pemangku kepentingan organisasi.

Pengawasan publik dan pemegang saham yang lebih besar akan menuntut lebih banyak keterlibatan dari anggota dewan yang, pada gilirannya, harus secara aktif mempromosikan transparansi dan akuntabilitas sebagai sarana untuk memastikan bahwa organisasi dapat benar-benar melayani pemangku kepentingan dan kepentingan publik mereka.

Grounding dan Pengamatan Bintang

Peran dewan perusahaan modern adalah penjajaran dari "pembumian dan pengamatan bintang."

Pembumian adalah tentang memastikan perusahaan memenuhi semua persyaratan hukumnya, mengelola risiko dengan benar dan menjalankan bisnis dengan cara yang bertanggung jawab. Ini tentang semua hal penting yang kita kaitkan dengan tugas pengawasan dewan dalam tata kelola perusahaan, kepatuhan dan risiko perusahaan.

Tetapi dengan itu muncul peran yang sama dan mungkin bahkan lebih penting:landasan perlu dilengkapi dengan pengamatan bintang. Di sinilah dewan menunjukkan keberaniannya dalam memastikan organisasi mereka siap dan mampu memperluas cakrawala, berusaha untuk mencapai lebih dan mengembangkan diri untuk menjadi bisnis yang kuat dan tangguh yang mampu merespons secara efektif hal-hal yang tidak diketahui di masa depan. Pengamatan bintang harus menjadi komponen besar dari pekerjaan strategis yang dilakukan dewan.

Baik grounding maupun stargazing membutuhkan pertanyaan, melihat melampaui yang jelas dan nyaman, dan secara aktif terlibat dengan organisasi.

Penekanan dalam beberapa tahun terakhir tampaknya berada di kotak centang manajemen risiko. Dalam berbicara dengan sesama anggota dewan dari seluruh dunia dan di berbagai sektor, Saya telah menemukan bahwa kepedulian terhadap eksposur risiko ditambah dengan keinginan untuk tidak terlihat terlalu suka ikut campur dan komitmen waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan benar berarti mereka terkadang memberikan terlalu sedikit waktu untuk diskusi tentang strategi.

Ini adalah kerugian nyata bagi organisasi dari semua ukuran, sebagai bagian dari tujuan memiliki direktur independen dengan berbagai keterampilan adalah untuk memanfaatkan pengetahuan dan pemahaman di sekitar meja dan perspektif yang lebih luas yang mereka bawa untuk membantu mendorong organisasi ke ketinggian baru.

Grounding adalah bagian besar dari peran vital direktur – memastikan bahwa perusahaan mengelola risiko mereka, memenuhi persyaratan mereka, “bermain sesuai aturan” dan menjadi warga korporat yang baik. Tetapi bahkan ketika memenuhi peran itu, strategi perlu berperan. Di setiap komite audit dan komite kompensasi, harus ada ruang untuk mempertimbangkan apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mendorong dirinya lebih jauh untuk mencapai lebih banyak, dan lebih baik, sesuatu untuk semua pemangku kepentingannya.

Yang paling penting, mendapatkan keseimbangan yang tepat antara dua fungsi landasan dan pengamatan bintang membantu memastikan perusahaan melakukan apa yang dibutuhkan untuk membuktikan diri di masa depan. Hal ini membutuhkan anggota dewan yang dapat berpikir di luar kotak, dan yang juga tahu kapan harus kembali ke kotak.

Mendapatkan keseimbangan yang tepat antara dua fungsi grounding dan stargazing membantu memastikan perusahaan melakukan apa yang dibutuhkan untuk membuktikan diri di masa depan. Hal ini membutuhkan anggota dewan yang dapat berpikir di luar kotak, dan yang juga tahu kapan harus kembali ke kotak.

Agenda hari ini

Agenda ruang rapat sedang mengalami reformasi. Untuk memastikan kami membantu organisasi membuktikan diri di masa depan, apa beberapa hal penting yang perlu dipikirkan oleh dewan dan anggota dewan, tidak peduli ukuran, lokasi atau sektor organisasi? Lima  area perlu diperbarui dalam cara kita sebagai anggota dewan berpikir tentang  mereka:infrastruktur, teknologi, penginternasionalan, komunikasi dan keseimbangan kesinambungan dan perubahan.

Infrastruktur

Dewan harus merangkul politik, realitas ekonomi dan sosial dari cara dunia beroperasi hari ini dan besok. Salah satu bidang yang membutuhkan pemikiran ulang yang nyata adalah membangun organisasi yang dapat beroperasi secara efektif dalam ekonomi rendah karbon. Isu utama di sini adalah tentang konsumsi energi dan mengintegrasikan teknologi bersih dan keberlanjutan. Mereka berlaku untuk semua aspek bisnis:dari fasilitas hingga stok bangunan dan kereta api; dari mengubah pola dan praktik kerja hingga cara perusahaan terlibat dengan pemangku kepentingan mereka dan komunitas lokal tempat mereka berada. Ini menyentuh semua yang dilakukan organisasi, bagaimana berperilaku dan bagaimana berinvestasi. Ini berarti anggota dewan perlu mengajukan pertanyaan tentang bagaimana keputusan ini akan berdampak pada bisnis lima dan 10 tahun ke depan. Yang paling penting, ini bukan tentang pencucian hijau atau persepsi; ini pada dasarnya tentang bagaimana organisasi melakukan bisnis.

Teknologi

Inti dari banyak isu dalam agenda dewan modern adalah inovasi teknologi. Teknologi, jadi, bukanlah masalah yang berdiri sendiri, tetapi merupakan bagian integral dari seberapa efektif dan sukses sebuah perusahaan dapat dijalankan. Itu bukan tujuan itu sendiri, tetapi instrumen yang hanya dapat membuktikan nilainya jika memiliki tujuan yang konkret. Ditambah dengan kecepatan di mana teknologi baru berperan dan tingkat gangguan yang diciptakannya dalam proses mengintegrasikannya ke dalam operasional harian perusahaan. Untuk semua pentingnya inovasi yang mengganggu, jika 'industri lama' dan sektor teknologi berkomunikasi secara efektif, memahami kebutuhan satu sama lain dan memahami manfaat signifikan yang ditawarkan teknologi saat ini, inovasi dapat sangat membantu dalam perusahaan pemeriksaan masa depan.

Agar potensi tersebut dapat terpenuhi, dewan harus memastikan organisasi mereka cukup fleksibel untuk mengenali perkembangan teknologi penting dan memasukkannya ke dalam model bisnis yang ada.

Dewan direksi harus mampu berpikir di luar tembok ruang rapat perusahaan mereka sendiri. Mereka perlu berbicara dalam bahasa mereka sendiri serta bahasa pasar yang mereka inginkan.

Penginternasionalan

Terlepas dari bisnis utama perusahaan atau di mana lokasinya, keberhasilannya pada akhirnya akan bergantung pada pemahaman lingkungan internasional di mana ia beroperasi. Dunia saat ini secara politik, secara sosial, dan saling berhubungan secara ekonomi.

Ini menawarkan peluang dan sekaligus menimbulkan risiko. Dewan direksi harus mampu berpikir di luar tembok ruang rapat perusahaan mereka sendiri. Mereka perlu berbicara dalam bahasa mereka sendiri serta bahasa pasar yang mereka inginkan; untuk sementara dunia semakin kecil dan dalam beberapa hal lebih mirip, perbedaan budaya lokal tetap ada dan pemahaman itu memberi perusahaan keunggulan yang berbeda.

Dewan perusahaan perlu memberi contoh dan membantu menerapkan agenda yang difokuskan untuk menarik orang-orang terbaik dari mana saja dan menempatkan mereka di tempat di mana mereka bekerja paling produktif untuk keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.

Komunikasi

Tidak ada dewan perusahaan yang dapat mengimplementasikan agenda modernnya tanpa komunikasi yang efektif dan dinamis, baik dengan pemangku kepentingannya (pelanggan, staf, investor, dll.) dan di dalam ruang rapat.

Di dalam ruang rapat, ini tentang mengajukan pertanyaan yang diperlukan dan terbuka untuk mendengar jawabannya, betapapun tidak nyamannya mereka. Komunikasi di luar ruang rapat adalah tentang citra dan strategi perusahaan; ini tentang metode yang digunakan untuk mengomunikasikan pesan ini, dan semakin menjadi.

Sebuah papan yang mengirimkan pesan berwawasan ke depan, bertanggung jawab secara sosial dan ekonomi, dan strategi sadar politik dan melakukannya dengan bentuk komunikasi lama dan baru juga mengirimkan pesan tentang keseimbangan yang tepat antara kontinuitas dan perubahan, tentang kesatuan kata dan perbuatan, mendemonstrasikan dalam tindakan yang dilakukan secara retoris.

Menyeimbangkan Kontinuitas dan Perubahan

Merangkul ide dan cara berpikir baru tidak berarti sepenuhnya mengabaikan yang lama. Dewan hanya akan berhasil dalam tugas mereka untuk membuktikan organisasi mereka di masa depan jika mereka melihat hubungan antara yang lama dan yang baru.

Ini membutuhkan pandangan kritis terhadap yang lama, berinovasi di mana bermanfaat, dan mengintegrasikan teknologi dan item baru dalam agenda tanggung jawab sosial perusahaan ke dalam praktik bisnis tata kelola perusahaan yang telah dicoba dan diuji, penilaian risiko dan keuangan.

Direktur perusahaan perlu memahami tujuan, kekuatan dan keterbatasan praktik yang ada serta bersedia dan mampu mengambil langkah-langkah untuk mengatasinya. Agenda dewan modern tidak mengabaikan 'isu lama, ' itu tidak didorong oleh 'rasa bulan ini' yang berumur pendek atau godaan dari setiap teknologi atau ide yang mengganggu yang masuk ke dalam ruangan, tetapi lebih dipandu oleh kebutuhan dan visi bisnis. Kebutuhan akan keseimbangan ini membutuhkan ruang rapat untuk memiliki campuran orang untuk memastikan keragaman pendekatan yang komprehensif dan saling melengkapi, latar belakang dan keterampilan.

Pengamatan bintang paling efektif jika dilakukan dari fondasi yang kuat tempat mur dan baut perusahaan bekerja, dan di mana mereka didasarkan pada fondasi yang kokoh. Ini tidak lebih jelas dari pada stabilitas dan keberlanjutan keuangan perusahaan. Masa lalu, sekarang dan masa depan adalah kontinum ketika perusahaan mencari peluang untuk investasi dan ekspansi, ketika mereka dengan hati-hati menilai risiko yang terkait dengan keduanya, dan saat mereka menentukan tingkat kompensasi yang tepat (bukan hanya uang) untuk direktur dan staf mereka.