ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Financial management >> Akuntansi

Faktur

Apa itu Faktur?

Faktur adalah dokumen komersial stempel waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, faktur biasanya menentukan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.

Jenis faktur mungkin termasuk tanda terima kertas, tagihan penjualan, catatan debit, faktur penjualan, atau catatan elektronik online.

Takeaways Kunci

  • Faktur adalah dokumen yang menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer.
  • Faktur adalah elemen penting dari pengendalian dan audit internal akuntansi.
  • Biaya yang ditemukan pada faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab.
  • Faktur umumnya menguraikan persyaratan pembayaran, biaya satuan, pengiriman, penanganan, dan persyaratan lain yang diuraikan selama transaksi.
1:10

Faktur

Dasar-dasar Faktur

Faktur harus menyatakan itu adalah faktur di muka tagihan. Biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor faktur yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Faktur biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait dengan penagihan.

Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada faktur, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, rincian pembayaran awal atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran terlambat. Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, jumlah unit yang dibeli, kargo, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan itu menguraikan jumlah total hutang.

Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim laporan akhir bulan sebagai faktur untuk semua transaksi yang belum diselesaikan. Jika ini masalahnya, pernyataan harus menunjukkan bahwa tidak ada faktur berikutnya yang akan dikirim. Secara historis, faktur telah dicatat di atas kertas, seringkali dengan banyak salinan yang dihasilkan sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri. Saat ini, faktur yang dihasilkan komputer cukup umum. Mereka dapat dicetak ke kertas sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi. Catatan elektronik juga memungkinkan pencarian dan penyortiran transaksi tertentu atau tanggal tertentu dengan lebih mudah.

Faktur pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Faktur biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Faktur pro forma sering ikut bermain dengan transaksi internasional, terutama untuk keperluan kepabeanan atas impor.

Faktur pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, meskipun syarat penjualan dapat berubah.

Pentingnya Tanggal Faktur

Tanggal faktur mewakili waktu dan tanggal yang dicap waktu di mana barang telah ditagih dan transaksi dicatat secara resmi. Karena itu, tanggal faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Hal ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tanggal jatuh tempo sebenarnya dari faktur biasanya 30 hari setelah tanggal faktur. Juga, perusahaan menawarkan pelanggan opsi untuk mengembalikan barang biasanya memiliki tenggat waktu berdasarkan jumlah hari tertentu sejak bukti pembelian, seperti yang tertera pada faktur.

Faktur Elektronik

Sejak munculnya era komputer, orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. faktur elektronik, atau e-faktur, adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan dan memantau dokumen terkait transaksi antar pihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.

Dokumen elektronik ini dapat mencakup faktur dan tanda terima, order pembelian, nota debet dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web atau aplikasi. Keuntungannya antara lain sebagai berikut:

  • Keabadian dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
  • Kemudahan mencari dan menyortir nama tertentu, ketentuan, atau tanggal
  • Peningkatan kemampuan audit
  • Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
  • Kemampuan untuk pengumpulan data dan intelijen bisnis
  • Pengurangan penggunaan kertas

Faktur elektronik mencakup beberapa teknologi dan opsi entri dan digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun yang digunakan untuk menyajikan faktur secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-faktur, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan di seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.

Faktur dan Hutang Usaha

Faktur melacak penjualan produk untuk pengendalian persediaan, tujuan akuntansi dan pajak, yang membantu melacak hutang dagang dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, jadi jumlah total yang harus dibayar menjadi hutang dagang bagi pembeli dan piutang bagi penjual.

Faktur modern ditransmisikan secara elektronik, daripada berbasis kertas. Jika faktur hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

Faktur berbeda dari pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau jasa.

Faktur dan Kontrol Internal

Faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal akuntansi. Tagihan pada faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Kalau tidak, faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran dilakukan untuk transaksi yang disetujui. Sebuah perusahaan audit memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang sesuai saat menguji pisah batas biaya.