Cara Merampingkan Proses Hutang Anda

Hutang Usaha (AP) tidak selalu menjadi pusat perhatian karena perusahaan berusaha untuk berkembang, meningkatkan penjualan dan membangun keunggulan dalam persaingan.

Dan tidak selalu menjadi prioritas utama bagi manajemen meskipun seharusnya, karena manajemen AP yang baik menghasilkan hubungan vendor yang lebih baik, kesempatan untuk memanfaatkan diskon, dan menghindari biaya keterlambatan pembayaran.

Mengapa Proses Hutang Anda Membutuhkan Perubahan

Pemrosesan AP layak mendapat perhatian lebih. Pembayaran yang tertunda kepada vendor dapat mengikis niat baik dengan pemasok yang berharga dan memengaruhi persyaratan pembayaran dan tingkat layanan.

Membayar faktur lebih awal juga memungkinkan perusahaan memanfaatkan diskon (mis., 1% Bersih 10 Hari) yang dapat bertambah seiring waktu. Dengan mengambil pendekatan hutang usaha yang strategis, organisasi dapat memanfaatkan ini dan peluang lainnya.

Jika Anda belum menilai alur kerja AP Anda dalam beberapa tahun terakhir, maka sudah waktunya untuk evaluasi menyeluruh dari orang-orang, proses dan teknologi yang Anda gunakan untuk mengelola utang usaha.

Cara Merampingkan Proses AP Anda dalam 9 Langkah

Sekitar 55% perusahaan masih menangani proses AP mereka secara manual, memberikan kesempatan untuk perbaikan besar. Bahkan perusahaan yang telah mengotomatiskan beberapa atau semua proses AP mereka dapat memperoleh manfaat dari perubahan.

Berikut adalah sembilan cara agar perusahaan dari semua ukuran dapat meningkatkan struktur AP mereka dan berkembang lebih efisien, pendekatan produktif untuk fungsi akuntansi yang penting ini.

1. Evaluasi Kembali Operasi AP Dasar Anda

   Saatnya untuk introspeksi menyeluruh dan penilaian jujur ​​tentang bagaimana Anda telah menangani hutang dagang sampai saat ini. Apakah Anda mengelolanya secara manual? Apakah Anda menerima dan memindai faktur kertas dari vendor ketika versi elektronik merupakan pilihan? Apakah Anda secara konsisten menerima permintaan tindak lanjut dari mereka tentang faktur yang belum dibayar?

   Bendera merah lain yang harus dicari selama latihan ini meliputi:

   • Staf akuntansi dan manajer yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memproses persetujuan faktur.
   • Vendor yang tidak mengetahui tentang pembayaran yang terlambat (dan kapan mereka akan mendapatkan uang mereka).
   • Tingkat layanan yang lebih rendah dari vendor yang tidak dibayar tepat waktu.
   • Proses AP yang tidak konsisten (ini terutama terjadi di perusahaan besar yang memiliki banyak divisi atau lokasi).
   • Pemrosesan faktur dan distribusi pembayaran yang terdesentralisasi.
   • Redundansi pekerjaan di berbagai departemen AP.

   Dengan memetakan proses AP mereka, perusahaan dapat memperoleh pandangan yang akurat tentang fungsi apa yang harus ditangani oleh perangkat lunak AP mereka sementara pada saat yang sama mengidentifikasi potensi kesenjangan dalam efisiensi hutang lancar mereka.

2. Memikirkan Kembali Proses yang Kedaluwarsa

   Jika faktur terus menumpuk dari bulan ke bulan—menunggu panggilan telepon yang menakutkan dari pemasok Anda, meminta uang—maka proses hutang usaha Anda mungkin perlu dirombak.

   Pilihan Anda termasuk outsourcing AP, mengotomatisasi proses atau memperbarui proses hutang Anda saat ini. Masing-masing opsi ini jauh lebih baik daripada proses manual dan berbasis kertas, yang sangat tidak efisien dan cenderung menimbulkan kesalahan, entri data yang berlebihan dan masalah lain ke dalam alur kerja AP.

   Jika perusahaan Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelola AP, saatnya untuk menilai kembali pendekatan Anda saat ini dan menemukan cara baru untuk membuat proses AP end-to-end lebih efisien.

3. Standarisasi Proses AP yang Tidak Efisien

   Mulailah dengan memastikan pemasok Anda tahu persis siapa yang harus mengirim faktur mereka. Dan, mengembangkan proses yang dengan jelas menguraikan secara tepat apa yang harus dilakukan oleh profesional pengadaan atau pemberi persetujuan lapangan jika mereka menerima faktur dari vendor (dibandingkan membiarkan faktur duduk di meja mereka, mengumpulkan debu sementara pemasok menunggu untuk dibayar). Praktik penerimaan faktur yang tidak efisien adalah tempat yang tepat untuk mulai menstandardisasi pemrosesan AP Anda. Sebagai contoh, jika faktur vendor dikirim ke masing-masing departemen dan sering hilang atau salah tempat, kemudian minta mereka mengalir ke lokasi pusat sebagai gantinya.

   Saat faktur tersebut tiba, pastikan mereka dipesan sesuai dengan prioritas dan tanggal jatuh tempo. Gunakan laporan penuaan akun untuk mengelola tanggal jatuh tempo tersebut, dengan label seperti "saat ini" dan "lewat jatuh tempo 1-30 hari" untuk mengatur dan tetap di atas tagihan. Dengan menstandardisasi bagaimana faktur diterima dan disetujui, Anda dapat mempercepat siklus pengadaan hingga pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan pemasok.

   Berusaha keras untuk penyederhanaan saat Anda mengerjakan ini dan teknik standardisasi lainnya, mengetahui bahwa waktu yang Anda luangkan untuk latihan ini tidak hanya akan memastikan bahwa vendor dibayar tepat waktu, tetapi juga akan membebaskan waktu berharga bagi staf akuntansi, manajer departemen dan CFO.

4. Terima Faktur Elektronik

   Banyak perusahaan mengandalkan persetujuan manual dan proses faktur berbasis kertas. Inilah kabar baiknya:Berkat kemajuan teknologi dan perangkat lunak, proses yang memakan waktu dan sumber daya ini dapat diotomatisasi dan lebih mudah untuk dikelola.

   Dengan komputer yang menangani banyak pekerjaan berat yang pernah ditangani oleh karyawan akuntansi, menerima dan membayar faktur secara elektronik membantu perusahaan menghemat uang dan waktu sambil membiarkan karyawan fokus pada tugas yang lebih penting.

   Faktur elektronik juga membantu mengubah proses AP berulang menjadi sistem yang lebih optimal yang membutuhkan lebih sedikit "sentuhan, ” meminimalkan kesalahan, dan memastikan bahwa pemasok dibayar tepat waktu.

5. Cari Tahu Bagaimana Anda Akan Membayar Faktur

   Menentukan kapan Anda akan membayar faktur terdengar mudah, tetapi sebenarnya ini adalah langkah penting yang akan membantu menetapkan harapan untuk vendor dan perusahaan Anda sendiri. Beberapa opsi yang lebih populer meliputi:

   • Batch pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo dan bayar beberapa faktur yang jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu secara bersamaan.
   • Pilih hari-hari tertentu dalam sebulan (mis., tanggal 1 dan 15 setiap bulan) saat Anda akan membayar faktur.

   Juga pertimbangkan bagaimana Anda akan membayar faktur. Maukah Anda memotong kertas cek dan mengirimkannya? Apakah Anda menggunakan ACH untuk faktur berulang? Apakah Anda akan menggunakan kartu kredit online melalui layanan seperti Stripe jika ditawarkan?

   Saat Anda membuat keputusan ini, pastikan untuk mendokumentasikannya dalam manual yang dapat dirujuk oleh semua karyawan. Dengan cara itu, seluruh organisasi akan memahami prosedur AP dan dapat membaginya di antara anggota tim dan dengan vendor yang menanyakan.

6. Gunakan Otomatisasi AP

   Hutang Usaha adalah proses yang memakan waktu yang harus dikelola secara berkelanjutan, dan secara historis mengandalkan proses manual. Dengan kata lain, sudah matang untuk otomatisasi. Seiring pertumbuhan perusahaan, menambahkan lebih banyak vendor dan tanggung jawab pembayaran di sepanjang jalan, kebutuhan akan otomatisasi semakin meningkat.

   Perangkat lunak akuntansi dapat mengotomatiskan pembayaran dan proses AP lainnya, mengurangi beban departemen akuntansi. Dengan pindah ke sistem otomatis, perusahaan:

   • Hindari kehilangan faktur kertas
   • Dapat mempercepat otorisasi pembayaran
   • Lebih baik mengatur catatan mereka
   • Dapat mengirimkan pembayaran atau menangani tugas AP lainnya dari mana saja (dengan sistem berbasis cloud)

   Mengotomatiskan proses yang pernah ditangani secara manual menggunakan kertas, spreadsheet dan sistem yang terputus juga mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas yang besar. Ini juga membantu menghemat uang, membebaskan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna, mengurangi kesalahan dan mengurangi kemungkinan penipuan.

7. Delegasikan Di Mana Anda Bisa

   Saat Anda menilai proses AP Anda saat ini dan menentukan langkah mana yang perlu Anda ambil untuk meningkatkannya, mencari cara untuk mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada rekan kerja.

   Sebagai contoh, jika Anda masih mengharapkan untuk menerima beberapa faktur kertas setiap bulan, pilih titik kontak tertentu untuk menerima, memindai dan memasukkannya ke dalam sistem AP Anda. Dengan cara itu, jika faktur hilang atau pembayaran terlambat dikeluarkan, akan ada satu titik kontak untuk vendor. Anda juga dapat menugaskan anggota tim ke peran lain untuk mendistribusikan tanggung jawab AP secara merata dan membebaskan semua orang untuk menyelesaikan pekerjaan yang lebih penting.

8. Hilangkan Entri Data Manual

   Membuang-buang waktu, membosankan, mahal dan rawan kesalahan, entri data manual mengurangi efisiensi hutang dan membuka banyak peluang untuk kesalahan. Saat anggota tim akuntansi mengambil data dari faktur vendor dan memasukkannya secara manual ke komputer mereka, kesalahan tidak bisa dihindari dan mahal.

   Sebagai contoh, bahkan hanya satu angka yang hilang atau titik desimal yang salah tempat dapat menyebabkan biaya besar untuk bisnis. Jika sistem otomatis diprogram untuk membayar pemasok $35, 000 bukannya $3, 500, contohnya, kesalahan itu secara signifikan dapat berdampak pada bottom line. Setelah diidentifikasi, masalahnya kemudian harus diselesaikan—sekali lagi menguras waktu dan sumber daya bagi organisasi.

   Lipat gandakan kesalahan ini di beberapa faktur dan mudah untuk melihat mengapa menghilangkan entri data manual adalah alasan penting untuk merampingkan proses AP. Menerapkan sistem ERP dengan otomatisasi AP memungkinkan perusahaan untuk menangkap semua data faktur, sinkronkan dengan sistem akuntansi mereka, periksa semua data untuk akurasi (mis., terhadap pesanan pembelian yang dikeluarkan) dan meminimalkan kemungkinan kesalahan data.

9. Arsipkan Data Secara Efektif dan Otomatis

   Proses AP tidak berakhir ketika faktur dibayar. Ini juga mencakup pengarsipan data pasca-pembayaran yang dapat diambil, ditinjau dan ditindaklanjuti (sesuai kebutuhan) di kemudian hari. Baik itu berbasis kertas atau digital, catatan sejarah semua tagihan vendor yang telah diselesaikan ini adalah bagian penting dari catatan keuangan perusahaan.

   Selain mengurangi kesalahan entri data, Perangkat lunak otomatisasi AP menyediakan "jejak kertas digital" ini dan memberi karyawan kendali dan waktu kembali di hari mereka untuk mengerjakan proyek yang lebih penting.

   Dengan perangkat lunak berbasis cloud, terdapat database informasi AP terpusat yang dapat berinteraksi dan diakses oleh anggota tim yang berwenang di seluruh departemen dan diakses dari mana saja.

Haruskah Anda Mempertimbangkan Otomatisasi AP untuk Bisnis Anda?

Menurut Mitra Ardent, 55% bisnis melihat departemen AP mereka sebagai "sangat" atau "sangat" berharga bagi perusahaan secara keseluruhan. Terlepas dari nilai yang dirasakan, memproses faktur masih membebani perusahaan lebih dari yang seharusnya. Sementara departemen AP terbaik di kelasnya memiliki biaya pemrosesan faktur rata-rata hanya $2,18 per faktur, lamban menghabiskan $12,60—hampir 500% lebih banyak.

Dengan persetujuan faktur yang tertunda, banyak kertas dan visibilitas yang buruk ke dalam faktur dan data pembayaran, perusahaan semakin beralih ke otomatisasi AP. Sebagai imbalannya, perusahaan-perusahaan ini mendapat manfaat dari analisis AP yang lebih baik, menghilangkan kertas, menurunkan biaya pemrosesan dan meningkatkan kolaborasi pemasok.

Dengan perkiraan 81% perusahaan terkena dampak penipuan pembayaran pada tahun 2019, Otomatisasi AP membantu bisnis melindungi dari penipuan dengan mengontrol karyawan mana yang memiliki akses ke persetujuan faktur dan pelepasan pembayaran. Mereka kemudian dapat membangun alur kerja persetujuan dengan banyak orang dan meningkatkan kemungkinan menangkap faktur palsu sebelum pembayaran diproses.

Bagaimana NetSuite Membantu Bisnis dari Semua Ukuran dengan Penyederhanaan dan Otomatisasi AP

Perusahaan dari semua ukuran dapat mengelola proses hutang akun lengkap dengan solusi terkemuka NetSuite. Dirancang dari bawah ke atas untuk melayani kebutuhan bisnis di semua industri, NetSuite mudah diimplementasikan dan mudah dirawat.

NetSuite memungkinkan bisnis untuk menyimpan semua faktur dan informasi vendor di satu tempat, mengotomatisasi pembayaran melalui metode yang berbeda (cek, transfer Bank, kabel, dll.) dan mengelola proses lain dari pesanan pembelian hingga pembayaran. Itu juga dapat menghasilkan laporan yang mengungkapkan informasi berharga tentang status pembayaran, jumlah total tagihan terutang, tagihan jatuh tempo dan banyak lagi.